全宗卷規(guī)范xx

1、全宗卷規(guī)范及相關(guān)模板2014年4月一、范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了全宗卷的編制原則、內(nèi)容構(gòu)成、整理方法和基本格式。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級各類檔案館和檔案室。二、規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB/T 970588 文書檔案案卷格式GB/T 1296792 全宗單GB/T 1296892 檔案交接文據(jù)格式DA/T 1494 全宗指南編制規(guī)范DA/T 181999 檔案著錄規(guī)則

2、DA/T 12000 檔案工作基本術(shù)語DA/T 222000 歸檔文件整理規(guī)則三、術(shù)語和定義全宗卷： 定義：由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。 內(nèi)涵：全宗卷是檔案館(室)在管理某一全宗過程中形成的。是管理檔案的檔案。 通過全宗卷可以了解該全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容、數(shù)量和利用等歷史與發(fā)展變化狀況，可以了解該全宗管理過程的情況。它對于澄清事實、明確責(zé)任，保持檔案管理的連續(xù)性具有不可替代的作用。 四、全宗卷編制原則檔案館（室）應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷，收集、保管在檔案管理過程中以單個全宗為對象形成的相關(guān)文件材料。全宗卷中收集的文件材料應(yīng)做到齊全、

3、完整、真實，力求全面反映全宗及其管理的歷史面貌。全宗卷的整理應(yīng)做到分類合理、方法科學(xué)、格式規(guī)范。簡單地說，就是以全宗為單位進(jìn)行編制，收集材料要齊全、完整，整理要科學(xué)、規(guī)范。五、全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成1、 全宗（館藏）介紹類全宗（館藏）介紹類：全宗指南（全宗介紹）、大事記等說明全宗背景和檔案狀況的文件材料。2、 檔案收集類檔案收集類：檔案接收和征集工作的辦法、標(biāo)準(zhǔn)，檔案（資料）交接文據(jù)及相關(guān)目錄，檔案來源和檔案歷史轉(zhuǎn)移過程說明材料等。3、 檔案整理類檔案整理類：文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理工作方案、整理工作說明和小結(jié)等。4、 檔案鑒定類檔案鑒定類：檔案保管期限鑒定、檔案開放鑒定、檔

4、案分級鑒定、檔案銷毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定等鑒定工作的制度、組織、方案和標(biāo)準(zhǔn)，鑒定工作形成的報告、請示及批復(fù)，鑒定及銷毀處置檔案的目錄（清冊）等。5、檔案保管類檔案保管類：檔案保管工作制度，檔案安全檢查、檔案破 損情況調(diào)查與修復(fù)（搶救）、重點檔案保護(hù)、珍貴檔案仿真復(fù)制件制作等工作的記錄和說明材料，檔案保管狀況分析和工作總結(jié)、報告等。6、檔案統(tǒng)計類檔案統(tǒng)計類：檔案基礎(chǔ)統(tǒng)計臺賬，檔案工作基本情況統(tǒng)計報表，檔案工作統(tǒng)計分析材料等。7、檔案利用類檔案利用類：檔案利用制度，檢索工具編制情況，檔案開放與控制情況，檔案編研與出版情況，檔案展覽與公布情況，珍貴檔案介紹，檔案利用效果典型事例等。8、新技術(shù)應(yīng)用類

5、新技術(shù)應(yīng)用類：應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的情況記錄、工作報告及說明材料，檔案信息化和數(shù)字化工作情況，電子檔案（文件）創(chuàng)建和應(yīng)用環(huán)境（硬件和軟件）及數(shù)據(jù)格式說明等。六、全宗卷的整理 全宗卷內(nèi)文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，平時必須注意積累，把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，先歸入預(yù)設(shè)的卷夾內(nèi)，文件材料積累到一定數(shù)量時，及時進(jìn)行整理組卷。 文件材料的排序文件材料的排序。以件為單位，按照全宗介紹類、檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、新技術(shù)應(yīng)用類的順序進(jìn)行排列。 文件材料的編號文件材料的編號。在文件材料首頁上方的空白處進(jìn)行編號。文件材料的編號由全宗號-件號兩部分組成。 編制文件材料目錄編制文件材料

6、目錄。其格式如下頁： 文件材料裝盒文件材料裝盒。全宗卷文件目錄 件號件號責(zé)任者責(zé)任者 題題 名名日期日期備注備注1XX局檔案室XX局全宗指南2013.03.01七、全宗卷的管理 保管單一全宗的檔案室，全宗卷宜與檔案一起保管，將全宗卷置于該全宗檔案的卷首。也可以將全宗卷與書本式檢索工具放在一起管理。 檔案室建立全宗卷，宜采用雙套制。檔案室向檔案館移交檔案時，應(yīng)同時移交與該批移交檔案相關(guān)的全宗卷文件材料。附件：全宗卷部分基本項 全宗指南(全宗介紹) 組織機構(gòu)沿革 大事記 檔案整理工作方案(三定方案) 檔案安全檢查記錄 檔案工作管理制度全宗指南(全宗介紹) 概念：全宗指南是向利用者介紹和報道全宗構(gòu)成

7、者（立檔單位）及其所形成檔案的情況。 由組織機構(gòu)沿革、全宗內(nèi)檔案情況簡介和全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成份介紹三部分組成。 組織機構(gòu)沿革組織機構(gòu)沿革:由全宗構(gòu)成者名稱、成立時間、主要職能、隸屬關(guān)系、全宗構(gòu)成者主要負(fù)責(zé)人、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置及各歷史階段演變情況等內(nèi)容組成。 全宗內(nèi)檔案情況簡介全宗內(nèi)檔案情況簡介:(a)檔案的數(shù)量及保管期限；(b)檔案的完整程度；(c)檔案的利用價值及鑒定情況；(d)檢索工具的配置情況；(e)檔案的整理情況。（有話則長，無話則短） 全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成份介紹全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成份介紹:這是全宗介紹的重點內(nèi)容，應(yīng)作較全面而具體的介紹。以文章敘述的形式，按檔案的實際分類體系結(jié)合問題介紹。沿革

8、簡介由全宗構(gòu)成者名稱、時間、主要職能、隸屬關(guān)系、全宗構(gòu)成者主要負(fù)責(zé)人、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置及各歷史階段演變情況等內(nèi)容組成。 (a)名稱：全宗構(gòu)成者名稱首次出現(xiàn)時應(yīng)按全稱書寫，并將通用簡稱寫在全稱后面的圓括號內(nèi)。如：威海市人民代表大會常務(wù)委員會（威海市人大常委會）全宗構(gòu)成者所有曾用名按其時間先后順序書寫在全宗構(gòu)成者的沿革中。(b)時間：沿革應(yīng)結(jié)合時間撰寫，和下列內(nèi)容有關(guān)的時間應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中。全宗構(gòu)成者成立、合并、改組、更名和撤銷的時間；內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置及重要部門調(diào)整、增設(shè)、合并、更名、撤銷的時間；全宗構(gòu)成者的上級主管機關(guān)變更的時間；其它所有反映全宗構(gòu)成者重要活動的時間。(c)主要職能：包括全宗構(gòu)成

9、者的性質(zhì)特征、職權(quán)范圍，主要工作和任務(wù)。(d)隸屬關(guān)系：主要寫全宗構(gòu)成者與其上級主管機關(guān)和與其重要的直屬下級機關(guān)的組織關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系。(e)全宗構(gòu)成者負(fù)責(zé)人名錄：包括正、副職負(fù)責(zé)人姓名、職務(wù)、任職時間。(f)內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置及其各歷史階段演變情況：主要介紹內(nèi)設(shè)機構(gòu)的名稱及其變化情況。(g)其它對全宗構(gòu)成者有重大影響的事件或活動。 全宗內(nèi)檔案情況簡介全宗內(nèi)檔案情況簡介:(a)檔案的數(shù)量及保管期限：一般先介紹室藏檔案的總數(shù)（包括卷/件數(shù)和排架長度），再分別介紹各類檔案的數(shù)量，最后介紹保管期限的劃分情況。(b)檔案的完整程度：主要是說明庫存的各類檔案中，有無斷年、缺項、少頁等現(xiàn)象。(c)檔案的利用價值及

10、鑒定情況：一般先介紹各類檔案的利用情況（含人次、卷次、取得明顯效益的突出事例等），再介紹檔案的鑒定銷毀情況（包括鑒定時間、方法、結(jié)果、銷毀檔案的種類和數(shù)量等）。(d)檢索工具的配置情況：主要介紹室藏檔案檢索工具的種類、數(shù)量等。(e)檔案的整理情況：主要介紹室藏檔案的分類及各類檔案整理的基本方法。如果每一類檔案先后采用了不同的整理方法，也要一并交待（如，從何年開始實行文書檔案立卷改革，以單份文件為單位歸檔；從2007年開始所有檔案的保管期限由原來分為永久、長期、短期等改為永久、30年、10年等）。大事記 大事記是以時間為線索記載一個地區(qū)（或一個部門、一個專題）所發(fā)生的重大事件和重要活動的概要性資

11、料。 在整理編寫過程中，盡可能把握以下幾條： 一是真實準(zhǔn)確。大事記是對于客觀史實的敘述，無論是時間、地點、還是事情的始末，必須查實出處，真正做到確鑿無疑。 二是記述合體。要把握“一條一事”、擇要而述、詳略得當(dāng)?shù)仍瓌t。 三是文字簡明。用最精煉的文字講清事實即可，不加任何評說，不帶作者觀點，并盡可能地不用任何形容詞匯。 四是行文一致。重在史實，重在精當(dāng)?shù)皿w，保持通篇文風(fēng)一致和記述規(guī)范的基本一致。威海市XX局2012年大事記 3月7日，XXX局長出席在深圳召開的全國商業(yè)質(zhì)量工作會議并做典型發(fā)言。檔案整理工作方案 室藏檔案的分類及各類檔案的整理方法 （含分類標(biāo)識示意圖） 各類檔案的歸檔范圍、歸檔時間、

12、歸檔要求、保管期限。 檔案分類標(biāo)識示意圖 永久 01文書檔案 30年 10年 0201貸款檔案02專業(yè)檔案 0202提取檔案 0203匯繳檔案03人事檔案 0401憑證04會計檔案 0402賬簿05聲像檔案 0403報表06實物檔案 錯例: 0301 履歷材料 0302自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料 0303鑒定、考核、考察材料 0304學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料 03人事檔案 0305政治歷史情況的審查材料 0306參加黨團(tuán)組織的材料 0307獎勵材料 0308處分材料 0309反映職務(wù)、職稱、工資等方面材料 0310其他可供組織上參考的材料 檔案安全檢查記錄 檢查人員： 檢查日期： 年 月 日檔

13、案安全檢查記錄表檢查人員: 檢查日期: 年 月 日檢查項目檢查項目檢查內(nèi)容檢查內(nèi)容檢查要求檢查要求檢查情況檢查情況整改措施整改措施一、檔案室安全情況防火滅火器是否正常運行，是否存在其它消防隱患防水是否有水管通過，管道是否有破裂，屋頂排水是否良好等防盜防盜門窗是否齊全，是否及時關(guān)閉，監(jiān)控是否正常運轉(zhuǎn)二、檔案保管保護(hù)情況防強光窗簾是否達(dá)到防光防紫外線要求防蟲/鼠是否放有驅(qū)蟲防霉藥防潮/防高溫檔案是否受潮、霉變，是否進(jìn)行溫濕度測量記錄防塵是否有檔案裝具，是否清潔衛(wèi)生三、檔案實體安全檢查檔案數(shù)量檔案數(shù)量是否有缺失檔案質(zhì)量盒內(nèi)檔案有無破損、缺頁、褪跡現(xiàn)象檔案工作的制度建設(shè) 檔案法第十三條規(guī)定：“各級各類

14、檔案館、機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度”各單位要依據(jù)檔案法律、法規(guī)、規(guī)章以及行政規(guī)范性文件，結(jié)合實際情況，建立、健全檔案工作制度。 為了促進(jìn)檔案工作規(guī)章制度的落實，各單位對于一些需要全體工作人員周知并貫徹執(zhí)行的制度，應(yīng)將其內(nèi)容以公告形式或展板形式張掛上墻。 檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)圖 檔案人員崗位職責(zé) 檔案借閱制度 檔案保管制度 檔案保密制度檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)圖（副）局長 王XX辦公室主任 李XX綜合檔案室 孫XX 業(yè)務(wù)科 政工科 財務(wù)科 下屬單位檔案人員崗位職責(zé)一、認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行檔案法以及國家和本地區(qū)有關(guān)檔案工作的法規(guī)、規(guī)章和行政規(guī)范性文件。制定、完善本

15、單位各項檔案工作制度。舉報、制止檔案違法行為二、監(jiān)督和指導(dǎo)本單位各部門文件的形成、積累、立卷和歸檔工作。三、集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案，即負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作。四、負(fù)責(zé)編制本單位檔案案卷目錄、全引目錄等檢索工具，開發(fā)檔案信息資源，做好檔案利用服務(wù)工作。五、依法、按期、保質(zhì)保量地完成向國家檔案館移交檔案的工作。六、監(jiān)督和指導(dǎo)本單位所屬機構(gòu)做好檔案工作。七、定期參加有關(guān)檔案專業(yè)知識及相關(guān)管理知識的培訓(xùn)，組織或承擔(dān)本單位業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。八、接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查，積極組織參加檔案行政管理部門布置的各項活動。檔案借閱制度一、本單位工作人員因公需要借閱檔案時，須

16、履行借閱登記手續(xù)，借閱涉密檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。二、外單位人員因特定事宜借閱相關(guān)檔案，須持單位介紹信和本人有效證件，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、同意后，履行借閱登記手續(xù)。三、社會公眾持有效證件，經(jīng)審核同意并辦理登記手續(xù)，可以借閱法律規(guī)定應(yīng)當(dāng)予以公開的相關(guān)檔案。四、查檔者可在閱覽室里查閱。如有特殊情況需要外借時，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借出，但必須在二天內(nèi)交還，延長時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。五、查檔者須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁勾劃、涂改、損毀、抽取、拆散檔案，嚴(yán)禁摘錄、公布或轉(zhuǎn)借檔案，以保證檔案的完整與安全。六、檔案管理人員在工作中要做到主動、熱情，調(diào)檔及時、準(zhǔn)確。對歸還檔案要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，核對無誤后方可辦理借閱注銷手續(xù)。七

17、、檔案管理人員定期開展檔案借閱統(tǒng)計和利用效果分析工作，不斷提高借閱工作服務(wù)水平。檔案保管制度一、配置與本單位數(shù)量相適應(yīng)的、適宜保管檔案的專門庫房，并配備相應(yīng)的檔案裝具與設(shè)備。注意日常維護(hù)和定期檢查，確保各類設(shè)備的完好與正常運轉(zhuǎn)。二、建立全宗卷，全宗內(nèi)的檔案必須按照不同門類和載體進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)整理，檔案案卷排放有序。三、做好檔案的收進(jìn)、移出、利用等日常的登記、統(tǒng)計工作。調(diào)閱、搬運檔案時輕拿輕放。四、檔案人員調(diào)離時，要認(rèn)真做好檔案的清點工作，辦理交接手續(xù)。五、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作，使其控制在溫度14-24、相對濕度在45%-60%的標(biāo)準(zhǔn)范圍。六、切實做好防火、防水、防盜、防潮、防強光、防高溫、防蟲、防鼠、防塵工作。七、對破損或字跡退色的檔案要及時修補、復(fù)印或做其他技術(shù)處理。八、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、堆放雜物。未經(jīng)批準(zhǔn)，非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房。九、下班前，要進(jìn)行庫房安全檢查，關(guān)閉門窗、照明、電器設(shè)備、鎖好庫門。十、堅持定期開展檔案安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理，消除隱患，確保檔案實體安全。檔案保密制度一、嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定，開展檔案密級的劃分、變更與解密工作。二、嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管規(guī)定，案卷入柜上鎖保存，下班后辦公桌面不準(zhǔn)堆放檔案材料，不準(zhǔn)將非檔案人