公文處理“零差錯(cuò)”舉例說明公文處理過程中遇到的一些問題及對(duì)策探析

1、精品公文處理“零差錯(cuò)”舉例說明公文處理過程中遇到的一些問題及對(duì)策探析摘 要：企業(yè)公文處理工作內(nèi)容繁多、規(guī)則各異、環(huán)節(jié)復(fù)雜，如何提高企業(yè)公文處理工作的質(zhì)量和效率，是文秘同行們反復(fù)思考的問題。筆者結(jié)合個(gè)人從業(yè)實(shí)踐，針對(duì)企業(yè)公文處理過程中的常見問題，擺實(shí)例、析根源，并嘗試從認(rèn)識(shí)境界、 隊(duì)伍建設(shè)、 制度規(guī)范等方面著手探討整改的對(duì)策，以公文處理“零差錯(cuò)”給力企業(yè)核心能力提升。另外，本文講的問題及對(duì)策探析都很好，但是文中有個(gè)別地方與最新的黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例要求不符， 請(qǐng)大家注意！前 言所謂公文，一般指行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在行政管理活動(dòng)或處理公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范

2、的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。對(duì)企業(yè)而言，公文是安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理及商務(wù)活動(dòng)的重要工具，公文處理如出現(xiàn)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的情況，對(duì)內(nèi)影響企業(yè)工作開展，對(duì)外有損企業(yè)形象提升。加強(qiáng)公文處理工作，提高公文處理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，是優(yōu)化企業(yè)管理、提高工作效率、 提升企業(yè)形象的重要途徑之一。著眼于永煤集團(tuán)的科學(xué)發(fā)展和形象提升，公文管理規(guī)范化正日益為永煤集團(tuán)及其下屬單位所重視，辦公設(shè)備的不斷更新，可編輯精品公文流轉(zhuǎn)及檔案管理信息化程度的不斷提高，公文處理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度的不斷加大， ISO9001 文件控制程序貫徹力度的不斷深入等，很大程度上促進(jìn)了企業(yè)公文處理質(zhì)量和工作效率的提升，企業(yè)公文管理

3、工作逐步邁入了規(guī)范化軌道。但是“規(guī)范化”不可能一蹴而就，難免存在一些問題，需要我們予以整改落實(shí)。筆者從事企業(yè)公文處理工作近四年來，在日常工作中也因認(rèn)識(shí)不到位、學(xué)力不深厚、規(guī)范不熟悉等原因出現(xiàn)過一些失誤。通過學(xué)習(xí)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法、國家行政機(jī)關(guān)公文格式、中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例和河南省國家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施辦法及企業(yè)內(nèi)部公文處理辦法等，還重溫了公文寫作 、現(xiàn)代漢語等相關(guān)理論書籍，并根據(jù)筆者的工作經(jīng)歷及日常積累的經(jīng)驗(yàn)，就企業(yè)公文處理過程中常見問題及相關(guān)對(duì)策予以簡要闡述。一、常見問題實(shí)例及規(guī)范用法(一)發(fā)文字號(hào)方面發(fā)文字號(hào)是公文格式中不可缺少的組成部分。國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法和國家行政機(jī)

4、關(guān)公文格式對(duì)發(fā)文字號(hào)的編制均有明確規(guī)定，即“發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。其中年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí);年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)括入;序號(hào)不編虛位 (即 l 不編為 O01) ，不加第字。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)”。1. 2011 X 黨發(fā) 7 號(hào);可編輯精品此類問題屬于“要素顛倒”。該單位在編制發(fā)文字號(hào)時(shí)不是按規(guī)定順序排列，出現(xiàn)了三要素位置顛倒的排法。如“ 2011 X 黨發(fā) 7 號(hào)”就將排列順序顛倒了，應(yīng)先排單位代字，再是年度，最后才是序號(hào)，而不應(yīng)把年度前置。規(guī)范的寫法是“X 黨發(fā) 2011 7 號(hào)”。2. X 政字 2011 第 2 號(hào)、X 政發(fā) 2011 第 01

5、號(hào) ;此類問題屬于“搭配虛宇或亂設(shè)虛位”。這里的“字”、“第”屬于毫無實(shí)際意義的多余字，應(yīng)刪去?！癤政發(fā) 2011 第 01 號(hào)”中的“0 ”是虛位，違反了“序號(hào)不編虛位(即 1 不編為 O01) ”的規(guī)定，應(yīng)刪去。上述兩例規(guī)范化的字號(hào)應(yīng)該是：“X政發(fā) 2011 2 號(hào)、 X 政發(fā) 2011 1 號(hào)”。3. X 黨發(fā) (2011)8號(hào) ;此類問題屬于“錯(cuò)用括號(hào)”， 年份所用的括號(hào)“( )”是錯(cuò)誤的。規(guī)范的用法應(yīng)是六角括號(hào)“”。規(guī)范的用法應(yīng)該是“X黨發(fā) 2011 8 號(hào)”。4. X 黨發(fā) 99 1號(hào) ;此類問題屬于“年份不全”。 ，其中“ 99 ”的標(biāo)法違反了“年份應(yīng)標(biāo)全稱”的規(guī)定。正確的寫法應(yīng)

6、該是“X黨發(fā) 1999 1號(hào)”。5. 中共 XX 廠委員會(huì)XX 廠工會(huì)委員會(huì)文件X黨發(fā) 2011 7 號(hào) X 工發(fā) 2011 8號(hào)此類問題屬于“聯(lián)合行文多編文號(hào)”。上例是聯(lián)合發(fā)文。按規(guī)定，聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。根據(jù)“聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前”這一規(guī)定，該例應(yīng)只編“中共xx 廠委員會(huì)”的發(fā)文字號(hào)。否則，將造成文件管理的混亂，不利于日后的檔案可編輯精品管理。規(guī)范的寫法是：中共 XX 廠委員會(huì)XX 廠工會(huì)委員會(huì)文件X 黨發(fā) 2011 7 號(hào)(二)公文標(biāo)題方面公文標(biāo)題要素及一般規(guī)定：公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和

7、文種三要素組成。1. “××廠關(guān)于EBZ-160掘進(jìn)機(jī)研發(fā)情況的匯報(bào)”。此類問題屬于公文標(biāo)題方面的“生造文種”，“匯報(bào)”不是一種規(guī)范文種，該廠本意是，準(zhǔn)備把EBZ-160掘進(jìn)機(jī)研發(fā)情況報(bào)告給上級(jí)單位，因此應(yīng)該將文件標(biāo)題改成“××廠關(guān)于EBZ-160掘進(jìn)機(jī)研發(fā)情況的報(bào)告”。2. “××車間關(guān)于增加人員的請(qǐng)示報(bào)告”。 此類問題屬于公文標(biāo)題方面的“亂用、混用文種”， 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：“報(bào)告，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問” ; “適請(qǐng)用示于，向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”?！?#215;×車間關(guān)于

8、增加人員的請(qǐng)示報(bào)告”標(biāo)題用了“請(qǐng)示、報(bào)告”兩個(gè)文種，“報(bào)告”與“請(qǐng)示”沒有明確區(qū)分開，該文件標(biāo)題應(yīng)擬為：“××車間關(guān)于增加人員的請(qǐng)示”。 3. “關(guān)于做好全國兩會(huì)期間安全生產(chǎn)工作安排”。此類問題屬于公文標(biāo)題方面的“缺少要素”，上述標(biāo)題擬寫不正確，缺少要素，應(yīng)該擬為“關(guān)于做好全國兩會(huì)期間安全生產(chǎn)工作安排的通知”。4. “統(tǒng)一思想，創(chuàng)新思路，持續(xù)提升部門核心工作能力”。此類問題屬于公文標(biāo)題可編輯精品方面的“濫用標(biāo)點(diǎn)”， 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”，該標(biāo)題應(yīng)該改為“統(tǒng)一思想創(chuàng)新思路持續(xù)提升部門核心工作能力”。(三 )公文

9、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)方面國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法明確規(guī)定：“結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為一、，第二層為( 一 ) ，第三層為1. ，層為(1) 。 1.下面是“××公司關(guān)于開展安全評(píng)先的通知”的一部分：二、評(píng)選條件1.優(yōu)秀礦長( 一)認(rèn)真貫徹和落實(shí)黨的安全生產(chǎn)方針、政策,認(rèn)同并積極踐行集團(tuán)公司企業(yè)文化、核心價(jià)值觀和安全理念。此類問題屬于層次順序顛倒，即下位序數(shù)與上位序數(shù)倒置。根據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法有關(guān)“結(jié)構(gòu)層次序數(shù)”的規(guī)定，此例應(yīng)該改為：二、評(píng)選條件(一 )優(yōu)秀礦長1.認(rèn)真貫徹和落實(shí)黨的安全生產(chǎn)方針、 政策 ,認(rèn)同并積極踐行集團(tuán)公司企業(yè)文化、核心價(jià)值觀和安全理念。2. 下面是“關(guān)于

10、印發(fā)××集團(tuán)公司 2010年節(jié)能減排項(xiàng)目管理實(shí)施辦法的通知”的一部分：一、節(jié)能減排項(xiàng)目年度目標(biāo)1.通過推進(jìn)節(jié)能減排工作，××廠、××公司、××公司全年降低能耗 9% 。此類問題屬于“層次跳躍”。根據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法有關(guān)“結(jié)構(gòu)層次序數(shù)”的規(guī)定，此例應(yīng)該改為：一、節(jié)能減排項(xiàng)目可編輯精品年度目標(biāo)(一 ) 通過推進(jìn)節(jié)能減排工作，××廠、××公司、××公司全年降低能耗 9% 。3.下面是“關(guān)于印發(fā)××集團(tuán)公司 2011 年×&#

11、215;項(xiàng)目管理實(shí)施辦法的通知”的一部分：四、建立項(xiàng)目評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)及考核機(jī)制( 一)、市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告評(píng)價(jià)與考核1. 市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)及考核辦法。(1) 、市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)此類問題屬于“標(biāo)點(diǎn)誤用”，根據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法有關(guān)“結(jié)構(gòu)層次序數(shù)”的規(guī)定，此例應(yīng)該改為：四、建立項(xiàng)目評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)及考核機(jī)制( 一)市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告評(píng)價(jià)與考核1.市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)及考核辦法。(1) 市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)(四 )主題詞方面公文主題詞是公文格式的一個(gè)重要內(nèi)容，由類別詞+ 類屬詞 + 文種組成。類別詞反映主題內(nèi)容的類別，類屬詞反映文件內(nèi)容，文種反映公文的形式。確定公文主題詞時(shí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)主題詞的含義由大到小、從內(nèi)容到

12、形式的次序進(jìn)行。主題詞的個(gè)數(shù)一般不超過7個(gè)，以 3 5 個(gè)為宜，而最后一個(gè)主題詞一般應(yīng)是公文的文種。1.關(guān)于調(diào)整××公司節(jié)能減排工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員的通知(調(diào)整 集團(tuán)公司 普法 工作 領(lǐng)導(dǎo) 通知 )。該標(biāo)題的主題詞缺少“類別詞”，依據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法有關(guān)公文主題詞的規(guī)定， “關(guān)于調(diào)整 X X ××公司節(jié)能減排工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員的通知”公文主題詞應(yīng)該標(biāo)引為：機(jī)構(gòu)、節(jié)能可編輯精品減排、領(lǐng)導(dǎo)小組、調(diào)整、通知。2.關(guān)于印發(fā)××廠黨委2011 年工作要點(diǎn)的通知(廠 黨委工作通知 )。該標(biāo)題的主題詞不符合要求，依據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法有關(guān)公

13、文主題詞的規(guī)定， “關(guān)于印發(fā) ××廠黨委 2011 年工作要點(diǎn)的通知”主題詞可以標(biāo)引為：黨的建設(shè)、工作要點(diǎn)、通知。3.關(guān)于開展慶祝中國共產(chǎn)黨建黨九十周年系列文體活動(dòng)的通知 (紀(jì)念建黨文體活動(dòng)通知 )。該標(biāo)題的主題詞不符合要求，依據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法有關(guān)公文主題詞的規(guī)定，“關(guān)于開展慶祝中國共產(chǎn)黨建黨九十周年系列文體活動(dòng)的通知”主題詞可以標(biāo)引為：紀(jì)念活動(dòng)、七一建黨、文體活動(dòng)、通知。(五 )其它方面公文擬制方面，部分單位“抄襲”和“借鑒”上級(jí)文件內(nèi)容太多，“結(jié)合實(shí)際”太少，有的甚至在上級(jí)文件的電子版中將上級(jí)單位名稱改為本單位名稱，直接將上級(jí)文件“拖”成本單位文件下發(fā)，導(dǎo)致公文的載體功能缺失，毫無實(shí)際指導(dǎo)意義可言。文秘隊(duì)伍建設(shè)方面，部分單位存在著“筆桿子”難覓，文秘隊(duì)伍“青黃不接”的問題。同時(shí)，隊(duì)伍