費(fèi)用支付與報(bào)銷管理制度

1、適用部門：各部門政策與程序編號 擬稿： 行政部 /財(cái)務(wù)部 簽名： 版本號：1批準(zhǔn)： 總經(jīng)理簽名：主題： 費(fèi)用支付與報(bào)銷管理制度生效日期：目的1、明確費(fèi)用列支標(biāo)準(zhǔn)、審批權(quán)限和請款流程；2、加強(qiáng)費(fèi)用控制意識，落實(shí)費(fèi)用控制目標(biāo)及責(zé)任；3、為員工借款及報(bào)銷提供指引；4、提高公司資金使用效率，嚴(yán)格控制財(cái)務(wù)開支；流程一、管理原則1、集權(quán)管理原則：公司采取收支兩條線的集權(quán)管理模式管理資金，公司嚴(yán)格禁止任何形式的“坐支”和私設(shè)“小金庫”的行為。2、全面預(yù)算管理原則：實(shí)行全面預(yù)算制管理，公司年度經(jīng)營預(yù)算為各部門月度編制資金支付計(jì)劃的依據(jù)，所有預(yù)算外開支需上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。3、歸口化管理：各部門應(yīng)按照本規(guī)定所述之管

2、轄審批權(quán)審批支出，不能越權(quán)。二、費(fèi)用項(xiàng)目（一）、交際應(yīng)酬費(fèi)1. 交際應(yīng)酬費(fèi)支出必須是因商業(yè)目的與公司外部人員所發(fā)生的交際費(fèi)用，應(yīng)本著合理、節(jié)約的原則，嚴(yán)格在預(yù)算的額度內(nèi)開支，經(jīng)辦人必須事先征得其直屬上級的同意，并嚴(yán)格執(zhí)行宴請標(biāo)準(zhǔn)；2. 報(bào)銷時(shí)，經(jīng)辦人須填寫支付證明單（附件1），詳細(xì)注明交際應(yīng)酬的日期、地點(diǎn)、事由、宴請對象姓名、宴請對象聯(lián)系方式、公司參加人員、總?cè)藬?shù)、金額等內(nèi)容；3. 除交際應(yīng)酬費(fèi)，員工餐費(fèi)（含因加班產(chǎn)生的統(tǒng)一在外訂餐）以外的其他餐費(fèi)支出不予報(bào)銷。4. 員工餐廳物品由公司負(fù)責(zé)采購，以周為單位結(jié)款，結(jié)款前填寫“支付證明單”，履行簽字審批手續(xù)后到財(cái)務(wù)部辦理借款報(bào)帳事宜。5. 公司接待

3、客戶經(jīng)審批后由行政部負(fù)責(zé)訂房，按相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)入駐公司協(xié)議酒店，協(xié)議酒店簽署工作由行政部負(fù)責(zé)。6. 公司交際應(yīng)酬費(fèi)用執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),見下表（此標(biāo)準(zhǔn)隨市場變化如需調(diào)整時(shí)另行通知）： 招待級別宴請對象宴請標(biāo)準(zhǔn)（元/人）住宿標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)理及以下副總總經(jīng)理C級1、公務(wù)機(jī)關(guān)經(jīng)辦員/科員 2、一般性客戶50元/人60元/人80元/人快捷酒店標(biāo)準(zhǔn)間B級1、公務(wù)機(jī)關(guān)科、部室負(fù)責(zé)人 2、意向性客戶70元/人80元/人100元/人快捷酒店商務(wù)間A級1、公務(wù)機(jī)關(guān)局級及以上領(lǐng)導(dǎo) 2、貴賓90元/人100元/人120元/人五星酒店標(biāo)準(zhǔn)間（二）、通訊費(fèi)1）公司固定電話費(fèi)用的支付由行政部負(fù)責(zé)。費(fèi)用知曉至各部門。 2）公司根據(jù)業(yè)務(wù)需求將對部分

4、崗位統(tǒng)一配發(fā)電話卡； 3）公司行政部負(fù)責(zé)電話卡的購置；（三）、差旅費(fèi)用1、審批備案1) 員工出差均需提前填寫 “出差申請單”履行簽批手續(xù)，并于出差返回后1個(gè)工作日內(nèi)至人事行政部銷假，并報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用；2) 出差期間的考勤由人力行政部負(fù)責(zé)監(jiān)管，所在部門提供協(xié)助。出差行程因故臨時(shí)更改的，應(yīng)立即向所在部門及人力資源部進(jìn)行備注。因未備注更改行程等原因造成額外費(fèi)用的，不予以報(bào)銷。2、差旅費(fèi)用報(bào)銷的范圍1) 出差期間發(fā)生的交通費(fèi)、訂票費(fèi)、住宿費(fèi)、補(bǔ)助等相關(guān)費(fèi)用。2) 出差期間發(fā)生的郵寄費(fèi)等其它雜項(xiàng)小額費(fèi)用。3) 出差期間因游覽或個(gè)人需要的參觀、購物而支出的一切費(fèi)用，均由個(gè)人自理。3、票務(wù)管理 1) 為節(jié)約成

5、本、規(guī)范管理，出差機(jī)票、火車票、酒店的預(yù)訂工作統(tǒng)一由公司行政部負(fù)責(zé)，采取集中預(yù)訂原則。2) 行政部應(yīng)逐步建立并豐富公司的票務(wù)資源及協(xié)議酒店資源，最大程度地降低成本。如因業(yè)務(wù)不熟練導(dǎo)致增加出行成本的。3) 出差人應(yīng)提前計(jì)劃行程并申請，行政部將根據(jù)“出差申請單”記載的時(shí)間預(yù)訂。如遇節(jié)假日票源緊張，應(yīng)提供其他時(shí)間的車票以供選擇。4) 為避免票務(wù)更改造成的損失，行政部將在出票的最后時(shí)限與出差人做最終確認(rèn)。如因口頭更改造成的損失，查實(shí)不清的，以申請單記載為依據(jù)確定責(zé)任人并承擔(dān)損失賠付。5) 出票后無特殊原因一般不做更改。4、交通工具及費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1) 員工在埠際交通有鐵路可乘的條件下，應(yīng)首選乘坐火車。經(jīng)理級

6、及以下人員出差，原則上不得乘坐飛機(jī)。2) 白天連續(xù)乘坐火車在8小時(shí)以上（含8小時(shí)）或在晚22:00時(shí)至次日晨4:00時(shí)之間乘坐火車超過5小時(shí)的，可按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)購臥鋪票，其余為坐票。3) 特殊情況下，超標(biāo)準(zhǔn)使用交通工具的（包括但不限于硬座改硬臥、軟臥、火車改飛機(jī)等）須有總經(jīng)理書面核準(zhǔn)。出差途中提高乘坐標(biāo)準(zhǔn)的，須在報(bào)銷時(shí)寫清“出差超標(biāo)準(zhǔn)原因說明”。4) 未經(jīng)批準(zhǔn)自行提高乘坐標(biāo)準(zhǔn)的，按原標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，超過部分自行承擔(dān)，同時(shí)需由行政部簽字確認(rèn)原標(biāo)準(zhǔn)金額。5) 本著快速、高效的原則，出差人應(yīng)選擇最佳行走路線，如遇特殊情況需要繞道的，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，出差費(fèi)用據(jù)實(shí)報(bào)銷。如因私繞道途中和停留期間，視為請假，不

7、報(bào)任何費(fèi)用，由此產(chǎn)生的額外交通費(fèi)用也由個(gè)人承擔(dān)。6) 出差期間員工應(yīng)使用經(jīng)濟(jì)、便利的公共交通工具，除以下情況，不報(bào)銷出租車費(fèi)。 6.1 特殊情況乘坐飛機(jī)應(yīng)首選機(jī)場大巴，出租車限費(fèi)用100元。 6.2緊急事務(wù)或攜帶大量公物和機(jī)密文件，須提前征得部門經(jīng)理同意； 6.3出差期間加班至20：30后 6.4 2人以上同時(shí)出行且地點(diǎn)相同，如因需要發(fā)生出租車費(fèi)時(shí)，只報(bào)銷1人，不重復(fù)報(bào)銷。人數(shù)較多時(shí)以每4人同乘一輛車的原則報(bào)銷費(fèi)用。7) 報(bào)銷出租車費(fèi)時(shí)應(yīng)據(jù)實(shí)注明去處及事宜，憑發(fā)票報(bào)銷。8) 公司已安排車輛的不再報(bào)銷任何交通費(fèi)。5、住宿及補(bǔ)助1) 因參加工作會議、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等，所交會務(wù)（培訓(xùn)）費(fèi)含食宿費(fèi)的，不再

8、報(bào)銷住宿費(fèi)和補(bǔ)助。2) 由公司統(tǒng)一安排食宿而不用出差人員承擔(dān)費(fèi)用的，不再另行報(bào)銷住宿費(fèi)及補(bǔ)助。3) 當(dāng)兩名或以上同性別員工在同一地點(diǎn)出差時(shí)，應(yīng)盡量合住，按級別較高的員工住宿標(biāo)準(zhǔn)據(jù)實(shí)報(bào)銷。4) 員工與其上級同行，在無法分開住宿而酒店最低價(jià)格又超過其享有標(biāo)準(zhǔn)的情況下，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)給予員工報(bào)銷其入住酒店的最低房價(jià)費(fèi)用并附同住上級簽字證明。5) 員工在出差期間需要在休息日加班的，可回工作地點(diǎn)給予調(diào)休。6) 員工在休息日出差的，以12：00為界點(diǎn)，出發(fā)時(shí)間在12：00以前的（含12：00）時(shí)給予調(diào)休1天，12：00以后出發(fā)的給予調(diào)休半天。（以車票時(shí)間為依據(jù)）7) 出差天數(shù)，以乘交通工具所取得的有

9、關(guān)憑據(jù)上注明的離開、抵達(dá)時(shí)間為準(zhǔn)。在14：00點(diǎn)之前返回工作地點(diǎn)的必須回公司報(bào)到，于次日正常上班，當(dāng)日出差津貼減半計(jì)算；在14：00點(diǎn)之后返回的可直接回家，于次日正常上班；在15：00以后離開工作地點(diǎn)的，出差當(dāng)天必須先到公司正常上班，出差當(dāng)日津貼減半計(jì)算8) 員工出差過程中，因交通中斷或其他意外情況等超過預(yù)定期限停留時(shí)，經(jīng)查實(shí)后，可報(bào)銷住宿和補(bǔ)助費(fèi)用。9) 在出差期間因倒車、中轉(zhuǎn)需在外住宿的，統(tǒng)一按公司出差住宿標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。差旅費(fèi)用執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn) 單位：元/天/人 級別交通工具住宿費(fèi)（元/天）出差補(bǔ)助（元/天）話費(fèi)補(bǔ)助一類城市二類城市三類城市四類城市一類城市二類城市三類城市四類城市市場經(jīng)理/會務(wù)經(jīng)理鐵路

10、、公路18015012010010080/說明：一類城市為：北京、上海、廣州、深圳、 二類城市為：天津市、重慶市、各省會城市、青島、大連、珠海、汕頭、廈門、海南、東莞、寧波等經(jīng)濟(jì)特區(qū)或深圳周邊的沿海城市。 三類城市為：各市級城市四類城市：縣級城市，縣、鎮(zhèn) （四）、水、電、暖費(fèi)用1、行政部每月根據(jù)相關(guān)部門的繳費(fèi)通知單，申請資金予以繳費(fèi)及報(bào)銷工作；2、行政部應(yīng)認(rèn)真核對使用量是否正確，并詳細(xì)登記費(fèi)用臺帳，對超正常使用情況應(yīng)做出合理說明。3、辦公類支出包括辦公用品、固定資產(chǎn)、耗材、日用雜品、各種物料、設(shè)備設(shè)施維護(hù)、等各項(xiàng)費(fèi)用支出；2、以上各項(xiàng)用品的需求由各部門視需要在每月5號報(bào)至行政部。確認(rèn)后統(tǒng)一進(jìn)行

11、采購.3、為加強(qiáng)公司資產(chǎn)管理，避免資產(chǎn)流失，所有采購物品均須入庫手續(xù)，并記錄入庫單。四.付款規(guī)定付款財(cái)務(wù)付款的憑據(jù)為經(jīng)相應(yīng)權(quán)限人簽字審批的“支付證明單”、經(jīng)相應(yīng)權(quán)限負(fù)責(zé)人審核簽批的報(bào)銷原始憑證及報(bào)銷單等，禁止任何口頭形式通知而進(jìn)行的付款，對口頭形式的付款由財(cái)務(wù)人員承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用。五、報(bào)銷規(guī)定1.報(bào)銷流程1) 員工報(bào)銷時(shí)至出納確認(rèn)所有單據(jù)是否符合報(bào)銷要求。將各項(xiàng)原始單據(jù)整齊美觀地粘貼，并注明報(bào)帳事由。2) 報(bào)銷差旅相關(guān)費(fèi)用時(shí)需同時(shí)填寫“出差（調(diào)遣）旅費(fèi)報(bào)銷表”。3) 經(jīng)財(cái)務(wù)部審核合格后報(bào)銷人持報(bào)銷單至部門經(jīng)理總經(jīng)理/人力行政部負(fù)責(zé)人依次簽字 。4) 報(bào)銷人持簽批后的報(bào)銷單至出納處簽字，付款或沖帳。

12、2、報(bào)銷憑證1) 所有費(fèi)用報(bào)銷必須提供原始、正規(guī)、合法的票據(jù)，且票據(jù)的公司名頭要完整填寫，不能有誤。每名員工均需知曉發(fā)票中公司名頭的正確寫法，并在發(fā)生費(fèi)用前與財(cái)務(wù)部確認(rèn)，如無票據(jù)或票據(jù)不符合規(guī)范的不予報(bào)銷。2) 發(fā)票必須真實(shí)、有效，嚴(yán)謹(jǐn)假發(fā)票。報(bào)銷人在費(fèi)用報(bào)銷時(shí)出現(xiàn)假發(fā)票財(cái)務(wù)部需退回申請人不予報(bào)銷并要求報(bào)銷人簽字保留記錄，連續(xù)3次提供虛假發(fā)票或財(cái)務(wù)部門抽查時(shí)發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票等有違誠信的行為，公司將予以通告，做為員工不誠信進(jìn)行處理。3) 員工因公款消費(fèi)而取得有獎發(fā)票，獲得的獎金凈額需上繳公司所有或沖抵報(bào)銷金額。4) “原始憑證粘貼單”必須準(zhǔn)確而完整地填寫，且每一項(xiàng)報(bào)銷事項(xiàng)必須分開填寫。5) 如報(bào)銷人

13、與原借款人不為同一人，應(yīng)在報(bào)帳欄內(nèi)注明原借款人，加注經(jīng)辦人“*代辦”字樣。6) 報(bào)銷單上的簽名應(yīng)為申請和審批人員身份證件上的全名，且字跡清晰，容易辨認(rèn)。7) 所有采購類用品報(bào)銷時(shí)必須附驗(yàn)收入庫單，驗(yàn)收單上應(yīng)有行政部驗(yàn)收人簽字和蓋章。無入庫單的所有采購用品一律不予報(bào)銷。8) 差旅費(fèi)用報(bào)銷需另外填寫“出差（調(diào)遣）旅費(fèi)報(bào)銷表”并附出差申請表，所有票據(jù)背面都需注明具體事項(xiàng)。如員工不慎將單程票務(wù)遺失的，在有同行人員、部門經(jīng)理的書面證明下，可予以報(bào)銷單程車票。如雙程票務(wù)遺失的，將不予報(bào)銷。 3、報(bào)銷時(shí)間1) 差旅費(fèi)相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)在返回或相關(guān)工作結(jié)束的3個(gè)工作日內(nèi)報(bào)銷完畢。2) 其它各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷應(yīng)在費(fèi)用發(fā)

14、生的1個(gè)工作日到財(cái)務(wù)部履行報(bào)銷手續(xù)。3) 對超過上述報(bào)銷時(shí)限的各項(xiàng)費(fèi)用，財(cái)務(wù)部有權(quán)不予受理。 六、相關(guān)部門職責(zé)1、費(fèi)用發(fā)生部門1) 審核費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)性；2) 審核費(fèi)用發(fā)生是否符合成本效益原則，是否為預(yù)算內(nèi)開支；2、財(cái)務(wù)部1) 審核收據(jù)和發(fā)票是否真實(shí)、合理、完整；2) 審核是否為預(yù)算內(nèi)支付，預(yù)算外支付是否有董事長簽批；3) 審核相關(guān)借款單、報(bào)銷單填寫是否正確；4) 審核金額是否符合權(quán)限規(guī)定；5) 審核報(bào)銷金額是否與所附票據(jù)一致；6) 審核是否有個(gè)人借款；3、審批人1) 金額1000元（含1000元）以下的各項(xiàng)費(fèi)用的借支、報(bào)銷由 簽批；金額1000元以上的各項(xiàng)費(fèi)用的借支、報(bào)銷由總經(jīng)理簽批。七、監(jiān)察處罰1