利用2010郵件合并功能批量制作入場證帶照片

1、1.1批量制作入場證1 .項目介紹“郵件合并”這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的。 具體地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率。顯然，“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，一樣可以輕松地批量制 作標簽、工資條、成績單、準考證、入場證等。在下面兩種情況下，我們一般選用郵件合并功能：一是我們需要制作的數(shù)量比較大；二是這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)容，比如入場證上：入場證的格式、比賽項目、參賽人需提供信息的類別等，這些都

2、是固定不變的內(nèi)容；而參賽人的具體個人信息就屬 于變化的內(nèi)容。其中變化的部分可以由數(shù)據(jù)表中含有標題行的數(shù)據(jù)記錄來表示。本項目中，要求用 WORD2010提供的郵件合并功能，完成“明星跳水入場證”。其中第一頁最終效果如圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-1 :*二八二審縣選點行明星入場證明星入場證明星入場證堂B1AA ifl圖 錯誤！文檔中沒有指定不¥式的文字。-1明星跳水入場證效果圖2 .具體步驟(1)建立主文檔主文檔是指郵件合并內(nèi)容的固定不變的部分，如入場證中的“第二八屆明星跳水入場證”“姓名” “性別” “組別”等通用部分。建立主文檔的過程就和平時新建一個Word文檔一模一樣，在

3、進行郵件合并之前它只是一個普通的文檔。唯一不同的是，如果你正在為郵件合并創(chuàng)建一個主文檔，你可能需要花點心思考慮一下，這份文檔要如何寫才能與數(shù)據(jù)源更完美地結(jié)合，滿足你的要求(最基本的一點，就是在合適的位置留下數(shù)據(jù)填充的空間)；另一方面，建立主文檔的時候也可以反過來提醒你，是否需要對數(shù)據(jù)源的信息進行必要的修改，以符合入場證的要求。本案例要求一張頁面上要做出四個入場證， 所以做主文檔時，盡量縮小頁邊距?？梢酝?過“頁面布局”菜單中的“頁邊距”中“自定義頁邊距”來實現(xiàn)，過程如圖錯誤!文檔中沒有指定樣式的文字。-2和圖 錯誤!文檔中沒有指定樣式的文字。 -3:尸若 犯人里宜布度玨*臼！tmFtL芝總自足

4、生片巨:同一-3頁邊圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-2自定義頁邊距圖 錯誤！文檔中沒有指定樣工 距修改做出的入場證需大小一致，所以采用“表格”定位每個入場證在頁面中的位置：即在頁面中繪制一個盡量與頁面大小一致的兩行兩列的表格，再通過平均分布行與列功能，使每個單元格的大小一致。同時，為不影響最終效果，再把表格的邊框設(shè)置為“無邊框”，這樣，表格僅能起到頁面入場證均勻布局的功能，而不會影響到終效果的美觀。過程如圖錯誤!文檔中沒有指定樣式的文字。-4圖 錯誤!文檔中沒有指定樣式的文字。-7所示：I tff am營由SA 工酉三M ?ffl tlrt 工再圖口口口口口口口 nn-X WKD , B

5、*X£> A faKUhM.KXKP* a&T«o l仔戶一格M T辛小引入 力于吉mukjh Jf 闿 口山田峰皿Ur整三倍理笄方式0，STflVlA 卜 I!文檔中沒有指定樣式的文字。-5平均分布行與列國邊塞卜0.5 851孔淺目1電妃S?fflS(R)蛇黃口框:毛電注國)3 M巖唱用國國外n福嵐£i圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。去除邊框線-6表格-7四個入場證的布局頁面繪制如圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的在布局好的頁面中，鼠標定位在第一個單元格, 文字。-8所示的入場證框架表格。明星入場證，-8入場證框架為增加美感，可以插入入場證的背景圖片

6、。點擊“插入”菜單“插圖”功能區(qū)的“圖片”按鈕，插入來自文件中的圖片， 如圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-9;將圖片插入后， 在圖片上點擊右鍵，選擇“大小和位置”，如圖 錯誤！文檔中沒有指定小¥式的文字。-10,彈出如圖 錯誤！文檔中沒有指定小¥式的文字。-11的圖片布局對話框，選擇環(huán)繞方式為“襯于文字下方”；在選中圖片的情況下，點擊圖片浮動工具欄中“格式”菜單下的“顏色”按鈕， 在“重新著色”區(qū)內(nèi)選擇“沖蝕”效果，如圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-12,然后調(diào)整圖片大小，使整個圖片襯于入場證框架表格的下方，入場證背景效果如圖錯誤!文檔中沒有指定樣式的文字。-13

7、。至此，郵件合并的主文檔制作完畢。插入n曷藝三頁分頁定面布彳引用 郵庫 畝同圖片EQ再貼亙9宿I形狀 SmanArt 0年格甫司疑入來日文件的圖片&有關(guān)注翱第明請按F1,圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。3£叼口EU 3.7 Be ： 一 -S 5>» 睇：/ 二k明星E=iJ虹Si一匕人M，主山W司五片上口.小知團水錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。片圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-11設(shè)置文-10設(shè)置圖片大小與位置圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-12字環(huán)繞方式設(shè)置圖片顏色效果第二八屆明 M趺水干一明星入場證.圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-1

8、3入場證背景效果(2)準備數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源就是數(shù)據(jù)記錄表， 其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。 一般情況下，我們考慮使 用郵件合并來提高效率正是因為我們手上已經(jīng)有了相關(guān)的數(shù)據(jù)源，如Excel表格、Outlook聯(lián)系人或Access數(shù)據(jù)庫。如果沒有現(xiàn)成的，我們也可以重新建立一個數(shù)據(jù)源。需要特別提醒的是，在實際工作中，我們可能會在 Excel表格中加一行標題。如果要用 為數(shù)據(jù)源，應(yīng)該先將其刪除，得到以標題行(字段名)開始的一張 Excel表格，因為我們將 使用這些字段名來引用數(shù)據(jù)表中的記錄。本次入場證制作，所需的數(shù)據(jù)源為一張“明星信息表”，內(nèi)容如下：ADC1十號性毛13覓 L克然*一在3光飛號塞無?正4

9、座青立能水點工61二 30EG 3荒土于支段水A迎5二：二加一，門啟始注 7KA!»7耍等京J8"SlOIOHsCkT由舌匚日型口R和rF豆科說Jioa&sozOT年寧硬玄三二：二至F1 SC-i-D 1 二十庭國立駐才3班12飛逋3c右k :我我安缺水山里13匕律里):於上笫1 i. J U J!.玄15aaSiMO： ia演中W再-'：161-3OF3：5戶否之堂水陽皿17L i任精飛女泳E巨1S二_ Ml =311：*+T&京盆小二五iy上鼻布： rJ；(3)批量生成入場證：單擊菜單欄中的“郵件”選項，在下方工具欄中單擊“開始郵件合并”選項，在

10、下拉菜單中選擇“信函”型主文檔并單擊“確定”按鈕，如圖 錯誤！文檔中沒有指定小¥式的文字。-15。圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-15開始郵件合并選擇數(shù)據(jù)源：單擊郵件合并工具欄上的“選擇收件人”按鈕，選擇“使用現(xiàn)有列表”，然后選擇此次合并數(shù)據(jù)所在的工作表 “明星信息表.xls”并單擊打開，然后選擇信息所在的工作表 “sheetl”, 單擊“確定”按鈕，如圖 錯誤！文檔中沒有指定小¥式的文字。-16-圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-18所示。圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-16選擇收件人圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-17選擇“明星信息表”圖 錯誤！文

11、檔中沒有指定樣式的文字。-18選擇信息所在工作表插入合并域：先將光標定位在需要插入合并域的位置上（如第一位明星的跳水號處），然后單擊郵件合并工具欄上的“插入合并域”按鈕，如圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-19,選擇需要插入的合并域（跳水號處為序號），并按“插入”按鈕，再單擊“關(guān)閉”按鈕，這樣就完成了一個合并域的插入。重復(fù)以上操作，直至將所需插入的合并域全部插入為止，如圖錯誤!文檔中沒有指定樣式的文字。-20。保存。圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-19 圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-20完插入合并域成合并域插入照片域：插入域代碼：在照片區(qū)域點菜單“插入”-“文檔部件”-“域”，如

12、圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-21,在彈出的"域”對話框中選擇 IncludePicture ,并在右側(cè)域?qū)傩?的“文件名或URL”中輸入文件名。此時輸入的文件名可任意，比如本次文件名輸入“1”,點擊確定，如圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-22。插入照片域后，效果如圖錯誤!文檔中沒有指定樣式的文字。-23。插入合并域：選中圖錯誤!文檔中沒有指定樣式的文字。-23的圖片（此時還示顯示照片，為“回”狀態(tài)），點擊組合鍵“ Alt+F9”，切換成源代碼方式，如圖錯誤!文檔中沒有指定樣式的文字。-24,將上一步隨意輸入的圖片文件名“1”，利用插入合并域功能替換為“序號”（照片是以序

13、號命名），如圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-25。并在“序號”域后輸入照片的擴展名“ .JPG”，效果如圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-26。再點擊組合鍵“ Alt+F9 ”，切換成圖片方式，如圖錯誤!文檔中沒有指定樣式的文字。-27。保存到照片所在文件夾（注意一定要和照片保存在同一文件夾，否則圖片不能刷新），然后選中整個文檔，點擊F9鍵，刷出第一張照片，至此，明星入場證主文檔的插入合并域完成，效果 如圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-28。生成主文檔：將鼠標定位在“組別”域后，點擊“郵件”菜單“編寫和插入域”功能區(qū)的“規(guī)則”按鈕，選擇“下一記錄”，如圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式

14、的文字。-29,插入下一記錄后，效果圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-30。將第一張入場證復(fù)制，粘貼到主文檔表格其它三個單元格，并將最后一張入場證的“下一記錄”刪除，完成了主文檔的制作。主文檔效果如圖錯誤!文檔中沒有指定樣式的文字。-31。賓百瑪任 e R IC-fT圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-22插入照片域INCLUDEPimJHE- "'I'"' ' VMzGEFORAIAT-弟二八屆明星跳水節(jié)r明星入場證圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-24域源代碼-25圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。插入合并域“序號”三,三三王匹三

15、的其宙.泛女斗弓建m占苒 錐 比 二-三亡一者一產(chǎn)，裝_二,注三飛口小 水 正舞E=伊的；H.3：號居F刈;IH:d姓|姓名 M w -fe 匚i吧性性 ?。簞e組組 綁制I J圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-23插入照片域效果IMCLLDEPCTURE '? MERGEflELD 席懸r (7 ERG EFORMAT名圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-26輸入照片擴展名圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-28主明星入場證司 走臉起不卷挨四圖博.逑文件可建E在甚I-1電、量或差田上工區(qū)徑7是再推F :嘴曲工注如包量.木T號號* i'姓 #例性性31：我組組累：別:#&qu

16、ot;圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-27切換為圖片狀態(tài)文檔中合并域插入完成效果¥工八屆叫風魏永節(jié)iSS 心育二日冉Wi明星入1TSff4rEll.切記愛/S.塞藤唧斗,入下一記錄-29插明星入場證圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-30插入下一記錄效果完成合并：單擊郵件合并工具欄上的 “完成并合并”按鈕，在彈出的對話框中選擇 “編輯單個文檔” 如圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-32,在彈出的“合并到新文檔” 對話框中選擇“全部”，并按“確定”按鈕，如圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-33,則可以生成數(shù)據(jù)源中所有明星的入場證信息文檔，如圖錯誤！文檔中沒有指定小¥

17、;式的文字。-34,但此時的明星照片卻都是第一位明星的照片，需進行照片的刷新。 照片刷新的關(guān)鍵在于： 新生成的文檔必須保存在照片所在的文件夾“photo”中，如圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-35,然后全選整個文檔，點擊F9鍵，即完成照片的刷新，最終效果如圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-36。鼻件9 B S S .->,01-,H1*=i5 膽I# 巨片西嫌人臺井設(shè)心fl®些斗£檔出.市合并域，"=量計 時隹融發(fā)te迪子修件®%圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-32完成并合并圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-33合并到新文檔圖錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-34合并生成的新文檔圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-35合并文檔的保存位置圖 錯誤！文檔中沒有指定樣式的文字。-36明星入場證最后效果【項目小結(jié)】“郵件合并”是 Word的一項高級功能，是辦公自