寫作(二)：商務(wù)信函結(jié)構(gòu)

1、 商務(wù)信函英文寫作商務(wù)信函英文寫作（二）商務(wù)信件結(jié)構(gòu)（二）商務(wù)信件結(jié)構(gòu)Structure of a Commerce Letter(1)(1)信頭信頭(Letter heading)(Letter heading)(2)(2)日期日期(Date)(Date)(3)(3)郵寄記錄郵寄記錄(Special mailing notation)(Special mailing notation)(4)(4)內(nèi)部記錄內(nèi)部記錄(On-arrival notations)(On-arrival notations)(5)(5)封內(nèi)名稱和地址封內(nèi)名稱和地址 (Inside address)(Inside ad

2、dress)(6)(6)經(jīng)辦人經(jīng)辦人/ /指定收信人指定收信人(Attention) (Attention) (7)(7)信件編號（信件編號（ReferenceReference）(8)(8)稱呼稱呼(Greeting)(Greeting)Parts of a Complete Business Letter (9)(9)信件主旨信件主旨(Subject)(Subject)(10)(10)正文正文(Body)(Body)(11)(11)結(jié)尾敬語結(jié)尾敬語(Closing)(Closing)(12)(12)簽名簽名(Signature)(Signature)(13)(13)打印姓名打印姓名(Pri

3、nted Name)(Printed Name)(14)(14)寫信者的頭銜寫信者的頭銜(Title)(Title)(15)(15)鑒別符號鑒別符號(Identification initials)(Identification initials)(16)(16)附件附件 (Enclosure)(Enclosure)(17)(17)抄送抄送(cc: XXX, carbon copies)(cc: XXX, carbon copies)(18)(18)附言附言(P.S. Postscript)(P.S. Postscript)Parts of a Complete Business Letter

4、 請看例子必要部分必要部分l 信頭信頭l 日期日期l 封內(nèi)地址封內(nèi)地址l 稱呼稱呼l 正文正文l 信尾敬語信尾敬語l 簽名簽名l 打印姓名打印姓名l 郵寄記錄郵寄記錄l 內(nèi)部記錄內(nèi)部記錄l 經(jīng)辦人經(jīng)辦人l 信函編號信函編號l 信件主旨信件主旨l 寫信者頭銜寫信者頭銜l 鑒別符號鑒別符號l 附件附件l 抄送抄送l 附言附言Parts of a Complete Business Letter 附加部分附加部分1.信頭信頭(letter heading) 信頭是寫信人（信頭是寫信人（ sender）的）的單位名稱單位名稱和和地址地址（包括（包括郵編郵編），），電話號碼電話號碼、傳真號傳真號、及、及

5、E-mail地址等地址等，以便于收信人選擇答復(fù)的方式。，以便于收信人選擇答復(fù)的方式。Business Machine Co., Ltd. 1234 South Main StreetAnyTown, AK, 12345 U.S.A.Telephone: (999) 555-5555Fax: (999) 555- 格式格式寫信人姓名寫信人姓名寫信人單位寫信人單位門牌號門牌號 街道街道/ /路名路名城市城市 州州/ /省省 郵編郵編國家名國家名電話、傳真電話、傳真 郵箱等信息郵箱等信息Alaska 美國阿拉斯美國阿拉斯加州加州 一般公司的專用信紙上在中間上方印有公司的標(biāo)一般公司的專用信紙上在中間上

6、方印有公司的標(biāo)識符號，以及相關(guān)的信頭信息，寫信時只需從日識符號，以及相關(guān)的信頭信息，寫信時只需從日期開始寫即可。期開始寫即可。1.信頭信頭(letter heading) 一些常用地址的寫法：一些常用地址的寫法： 注意：注意： 英語：地址先小后大英語：地址先小后大 中文：地址先大后小中文：地址先大后小Road (Rd.)Street (St.)Avenue (Av.)Lane Alley DistrictResidential quarterUnit1.信頭信頭(letter heading)路路街街道道里、弄、巷里、弄、巷 胡同、小巷胡同、小巷區(qū)區(qū)小區(qū)小區(qū)單元單元Sinochem Jiang

7、su Import and Export CorporationJiangsu International Business Mansion50 Zhonghua RoadNanjing, Jiangsu Province 210001P.R.C./ P.R.China /China單位名稱單位名稱門牌號門牌號大樓名稱大樓名稱街道街道郵編郵編城市城市 ,省省國家國家 中國江蘇省南京市中國江蘇省南京市(郵編：郵編：210001)中華路中華路50號江蘇國際號江蘇國際商務(wù)大廈商務(wù)大廈中化江蘇進(jìn)出口公司中化江蘇進(jìn)出口公司例：例：1.信頭信頭(letter heading)2.日期日期 (date)寫法

8、：寫法：美式：月美式：月-日日-年年英式：日英式：日-月月-年年例：例：美美 式式January 15, 1997May 1st, 1998Sept. 3, 1997英英 式式15 Jan. 1997(15 January, 1997)1st May 1998(1st May, 1998)3 Sept. 1997 (3 September, 1997)注意：注意：（1）年份必須全部寫出）年份必須全部寫出；（2）月份可以縮寫，但是最好用英文全拼；）月份可以縮寫，但是最好用英文全拼；（3）日期可以用序數(shù)詞或基數(shù)詞）日期可以用序數(shù)詞或基數(shù)詞；（4）年份前要加逗號（英式可以不加）年份前要加逗號（英式可

9、以不加）；（5）日期切忌全部用數(shù)字表示。）日期切忌全部用數(shù)字表示。24/03/20092.日期日期 (date)記錄郵寄的方式與性質(zhì)，如：記錄郵寄的方式與性質(zhì)，如：CERTIFIED MAIL 掛號信件掛號信件SPECIAL DELIVERY 限時專送限時專送AIR MAIL 航空信件航空信件3.郵寄記錄郵寄記錄 Special mailing notations記錄信件的性質(zhì)，如：記錄信件的性質(zhì)，如：PERSONAL 私人信件私人信件CONFIDENTIAL 機(jī)密文件機(jī)密文件PRIVATE AND CONFIDENTIAL 私人機(jī)密文件私人機(jī)密文件STRICTLY CONFIDENTIAL

10、極機(jī)密文件極機(jī)密文件4.內(nèi)部記錄內(nèi)部記錄(On-arrival notations)On-arrival notations) 格式格式收信人姓名收信人姓名職務(wù)職務(wù)單位名稱單位名稱門牌號門牌號 街名街名/ /路名路名城市，州城市，州/ /省省 郵政編碼郵政編碼寄送國家名寄送國家名5.封內(nèi)地址封內(nèi)地址 (inside address) 例例 1 1Mr.JamesMr.James Allen AllenAdvertising ManagerAdvertising ManagerHolton-Holton-PeetPeet Company Company50 State Street50 Stat

11、e StreetAlbany, NY 23456Albany, NY 23456U.S.AU.S.A紐約州的州府：紐約州的州府：奧爾巴尼奧爾巴尼For example : Dr. Calvin Carson Cross Country Coach Dept. of Athletics Colorado Community CollegeCripple Creek CO 806785.封內(nèi)地址封內(nèi)地址 (inside address)Colombia 哥倫比哥倫比亞亞科羅拉多社區(qū)學(xué)科羅拉多社區(qū)學(xué)院院克里克克里克 指明把信送給某個具體的人或部門處理。指明把信送給某個具體的人或部門處理。如果收信人地

12、址已經(jīng)寫明就不用加這一行。此如果收信人地址已經(jīng)寫明就不用加這一行。此外，外，Attention的對象應(yīng)與信封上的收信人相同。的對象應(yīng)與信封上的收信人相同。 (縮寫為縮寫為Attn.) 通常與封內(nèi)地址空一行開始寫。通常與封內(nèi)地址空一行開始寫。例：例：Department of Journalism,Colorado State UniversityCripple Creek CO 80678Attention: Human Resource Manager 6. 經(jīng)辦人經(jīng)辦人 (attention) 位置：位置： 1. 收信人地址信息下空一行收信人地址信息下空一行 2. 齊頭式靠左，齊頭式靠左，

13、縮行縮行式居中式居中 3. 一般要加一般要加下劃線下劃線 例：例： 1. Attention: Mr. Smith 2. Attention Mr. Smith （不加冒號）（不加冒號） 3. ATTN.: Mr. Smith （縮寫）（縮寫） 4. ATTENTION: Mr. Smith (大寫大寫) 5. Attention of Mr. Smith 6. To/For the attention of Mr. Smith 6.經(jīng)辦人經(jīng)辦人 (attention) 將信件分類和編碼，以便日后歸檔、查將信件分類和編碼，以便日后歸檔、查找之用。找之用。例：例： Re.:Our referen

14、ce 111208 Ref. :No. 111210 File number 111210 Reference number AR487.信函編號信函編號(reference)注意：注意： 如果我們收到的對方來信中有如果我們收到的對方來信中有Our ref. No.1234，那么我們在復(fù)信時要寫成，那么我們在復(fù)信時要寫成Your ref. No.1234。用于追蹤訂用于追蹤訂單和其他的單和其他的通信通信7.信函編號信函編號 (reference)寫法：寫法：對男士（正規(guī)）：對男士（正規(guī)）：Dear Sir，Dear Sirs,或或Gentlemen:對女士（正規(guī)）：對女士（正規(guī)）：Dear M

15、adam 或或 Dear Mesdames,注意：注意： 對關(guān)系密切的伙伴可以直接寫對象的名字對關(guān)系密切的伙伴可以直接寫對象的名字(the first name)如如:“Dear Jack” 但是這種稱呼不太正式。但是這種稱呼不太正式。如果不是特別熟悉只能用如果不是特別熟悉只能用“頭銜頭銜+姓姓”的方式稱呼對的方式稱呼對方，如方，如:“Dear Dr. Benson ”詞首字母全大寫，英式結(jié)尾加逗號美式結(jié)尾加冒號 8.稱呼稱呼 (greeting)也可以不加符號 8.稱呼稱呼(greeting)Dear Mr. Jim ，Dear Jim,Jim,正式程度正式程度 事由可以作為信件的標(biāo)題，是使

16、對方在閱事由可以作為信件的標(biāo)題，是使對方在閱讀信的正文以前對信的主題、內(nèi)容有一個了解，讀信的正文以前對信的主題、內(nèi)容有一個了解，目的是為了使信件得到及時處理，也便于收信目的是為了使信件得到及時處理，也便于收信人分揀、歸檔和查閱。人分揀、歸檔和查閱。 通常在稱呼下空一行，信的中間或左側(cè)位通常在稱呼下空一行，信的中間或左側(cè)位置。事由下面可以劃線，也可以不劃線，有時置。事由下面可以劃線，也可以不劃線，有時可全部用大寫字體?？扇坑么髮懽煮w。例：例： 9. 主旨主旨/事由事由 (subject) Dear Sir or Madam, SUBJECT: Web Design Conference in

17、Norway 正文是書信的主體，表達(dá)發(fā)信人的意見。正文是書信的主體，表達(dá)發(fā)信人的意見。 正文一般遵循三段式的格式。第一段一般是引正文一般遵循三段式的格式。第一段一般是引入主題，第二段詳細(xì)討論，第三段以總結(jié)或建議來入主題，第二段詳細(xì)討論，第三段以總結(jié)或建議來結(jié)束全文。結(jié)束全文。例：例： We are pleased to submit A Proposal for the Riverfront Energy Project in response to your request of February 12, 2011.The dam described in the attached prop

18、osal uses the most advanced design and materials. As you know, the solution is a crucial issue for everyone involved in this project.If you have any questions, please do not hesitate to call us. 10.正文正文 (body)FormalSemi-formalInformal Yours faithfully,Yours very truly,Faithfully yours, Sincerely you

19、rs,Cordially yours,Sincerely, Cordially, (Best) regards, 11.結(jié)尾敬語結(jié)尾敬語 (complimentary close)正式程度正式程度遵循原則：遵循原則：1. 通常與正文空一行通常與正文空一行；2. 第一個單詞的第一個字母要大寫第一個單詞的第一個字母要大寫；3. 最后以逗號結(jié)尾最后以逗號結(jié)尾(齊頭式也可以不加齊頭式也可以不加)；4. 它應(yīng)與前面的稱呼相呼應(yīng)它應(yīng)與前面的稱呼相呼應(yīng)；11.結(jié)尾敬語結(jié)尾敬語(complimentary close) 在客套結(jié)束語后，手寫簽名一般占三行空間，在客套結(jié)束語后，手寫簽名一般占三行空間，緊接著是打

20、印簽名，寫信者的頭銜緊隨其下。緊接著是打印簽名，寫信者的頭銜緊隨其下。Sincerely, (Signature goes here) Elisabeth BellDirector of Marketing（12、13、14）簽名、打印名及頭銜）簽名、打印名及頭銜Yours faithfully, Yvonne ChenYvonne Chen Yvonne Chen Regional Sales Manager 職務(wù)職務(wù)結(jié)尾結(jié)尾套語套語手寫手寫簽名簽名打印打印簽名簽名 15.鑒別符號鑒別符號 identification initials 當(dāng)寫信人和打字者不是同一個人時使用，各取當(dāng)寫信人和打字者不是同一個人時使用，各取其姓名首字母縮寫。寫信人的姓名縮寫用大寫放在其姓名首字母縮寫。寫信人的姓名縮寫用大寫放在前面，打字者的姓名縮寫用小寫置于其后，格式如前面，打字者的姓名縮寫用小寫置于其后，格式如下：下： LS/jd LS:jd(指寫信人是指寫信人是Lrina Saf