高效會(huì)議管理技巧概述

1、 參加會(huì)議是我們生活中的一部分，全世界每天要開(kāi)無(wú)數(shù)次會(huì)議。 無(wú)論你是與會(huì)者還是主持人，都應(yīng)該學(xué)會(huì)開(kāi)會(huì)，懂得開(kāi)會(huì)的技巧，使會(huì)議開(kāi)得高效成功。 據(jù)調(diào)查，經(jīng)理級(jí)和專(zhuān)業(yè)人員每周約花1/4的時(shí)間在開(kāi)會(huì)上。美國(guó)權(quán)威機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)表明，1996年美國(guó)企業(yè)因不當(dāng)?shù)臅?huì)議管理導(dǎo)致的損失高達(dá)60億億美元。 因此如何開(kāi)會(huì)，如何使會(huì)議有效益和有效率，對(duì)于任何人或組織都具有重要的意義。 會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議管理還需要技巧嗎？會(huì)議的正面作用是解決問(wèn)題反面作用則是帶來(lái)難題因此：會(huì)議既需要管理更不能缺少技巧！ 第一篇當(dāng)今會(huì)議面面觀第二篇會(huì)議效率第三篇開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作第四篇成功會(huì)議的三種策略第五篇主持人的會(huì)議管理技巧第六篇如何對(duì)待會(huì)

2、議中的意外情況第七篇主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任第八篇會(huì)議記錄第九篇會(huì)后跟進(jìn)篇章篇章1、會(huì)議的目的2、會(huì)議的種類(lèi)3、會(huì)議的頻率4、會(huì)議成本的計(jì)算開(kāi)展有效的溝通傳達(dá)資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題資源共享開(kāi)發(fā)創(chuàng)意激勵(lì)士氣鞏固主管地位會(huì)議目的有哪些？點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并尋找解決方法衡量問(wèn)題的輕重緩急想出新點(diǎn)子評(píng)議新點(diǎn)子確定行動(dòng)綱領(lǐng) 按人數(shù)分類(lèi)按人數(shù)分類(lèi)按開(kāi)會(huì)方式分類(lèi)按開(kāi)會(huì)方式分類(lèi) 按開(kāi)會(huì)目的分類(lèi)按開(kāi)會(huì)目的分類(lèi)1.團(tuán)隊(duì)會(huì)議2.一對(duì)一會(huì)議1.面對(duì)面會(huì)議2.電話會(huì)議3.視頻會(huì)議1.宣布人事安排、講解政策的會(huì)議2.當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議3.臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議4.固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議5.集思廣益的會(huì)

3、議n固定的部門(mén)會(huì)議：固定的部門(mén)會(huì)議：建議頻率：至少每月一次注意事項(xiàng)：不能于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。建議頻率：至少每?jī)稍乱淮谓ㄗh頻率：至少每?jī)稍乱淮巫⒁馐马?xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào)注意事項(xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則會(huì)給政策，但不能頻繁，否則會(huì)給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。n全體會(huì)議：全體會(huì)議：建議頻率：隨時(shí)建議頻率：隨時(shí)注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會(huì)使員工感覺(jué)日日有危機(jī)，會(huì)會(huì)使員工感覺(jué)日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入工作無(wú)序的可怕境讓公司陷入工作無(wú)序的可怕境地。地。n處理突發(fā)事件的會(huì)議：處

4、理突發(fā)事件的會(huì)議：建議頻率：按需要建議頻率：按需要注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生，但是會(huì)議長(zhǎng)度最好不要超生，但是會(huì)議長(zhǎng)度最好不要超過(guò)過(guò)1小時(shí)。小時(shí)。n一對(duì)一會(huì)議：一對(duì)一會(huì)議：會(huì)議的時(shí)間時(shí)間成本直接的直接的會(huì)議成本效率損失效率損失成本1、高效會(huì)議的八大特征2、高效會(huì)議的評(píng)估3、固定的會(huì)議流程規(guī)范4、會(huì)議本身要遵守的規(guī)則1.只有必要時(shí)才召集2.好好籌劃過(guò)3.擬訂和分發(fā)了議程表4.遵守時(shí)間5.一切按部就班6.請(qǐng)最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席7.作出了評(píng)論和歸納8.記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人(1)發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題? (2)發(fā)言內(nèi)容是否出于個(gè)人的利害? (3)是否全體人員都專(zhuān)心

5、聆聽(tīng)發(fā)言呢? (4)是否發(fā)言者過(guò)于集中于某些人呢? (5)是否有從頭到尾都沒(méi)有發(fā)言過(guò)的人呢? (6)是否某個(gè)人的發(fā)言過(guò)于冗長(zhǎng)呢? (7)發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)呢? 開(kāi)始?xì)g迎會(huì)議目的議程具體時(shí)間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)2結(jié)束會(huì)議總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃1.參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席2.超過(guò)1小時(shí)的會(huì)議要有書(shū)面的通知3.所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4.會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束5.負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任6.在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)7.要有人提出不同的意見(jiàn)8.會(huì)后要能拿到書(shū)面的記錄9.參會(huì)者要履行反饋職責(zé)10.要請(qǐng)第三方監(jiān)控會(huì)

6、議質(zhì)量11.嚴(yán)格遵守的會(huì)議禮儀和紀(jì)律1、無(wú)需開(kāi)會(huì)的五方面2、需開(kāi)會(huì)的五方面3、會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H法4、主持會(huì)議注意方面+已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)+會(huì)議成本太大+還有比開(kāi)會(huì)更好的方法+沒(méi)什么特別的事情要討論+你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開(kāi)會(huì)讓他人參與只能把問(wèn)題弄糟）1、無(wú)需開(kāi)會(huì)的五方面、無(wú)需開(kāi)會(huì)的五方面+必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人+有些事情需要當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)+要讓別人參與決策以集思廣益+聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)工作+給小組委派任務(wù)2、 需開(kāi)會(huì)的五方面需開(kāi)會(huì)的五方面WhyWhatWhenWhoWhereHow1.要考慮與會(huì)者在群體合作狀況下的工作情況。 2.決定開(kāi)會(huì)時(shí)間前要先考慮交通時(shí)間。 3.如果人們不能

7、出席則應(yīng)該重新安排會(huì)議。 4.在議程各個(gè)項(xiàng)目旁列出發(fā)言人姓名。 5.要避免在低效能時(shí)間開(kāi)會(huì)，如午餐剛結(jié)束后。 6.任何議程變動(dòng)都必須通知主持人。 7.議程要盡可能短小簡(jiǎn)單。 8.盡量將議程限制于一頁(yè)紙上。 9.最重要的事應(yīng)該安排在議程的前面，要趁與會(huì)者精神狀態(tài)最好時(shí)討論。 10.要考慮須長(zhǎng)途跋涉趕來(lái)開(kāi)會(huì)的人所花的時(shí)間。 11.要確保有向殘疾與會(huì)者提供便利條件的設(shè)施。 12.必須將電話轉(zhuǎn)移出會(huì)場(chǎng)。 13.將有可能出問(wèn)題的會(huì)議安排在中立地開(kāi)。 14.要求你的后勤人員核實(shí)會(huì)場(chǎng)當(dāng)?shù)毓步煌ǖ木€路站點(diǎn)、運(yùn)行時(shí)刻表和季節(jié)變化。 15.要找個(gè)確保沒(méi)有干擾的會(huì)場(chǎng)。 16.要考慮多種座位方案后再選擇最合適的一種

8、。 17.使用圓桌可使會(huì)議定調(diào)為非正式。 18.務(wù)必使全體與會(huì)者既能看見(jiàn)又能被看見(jiàn)。 19.座位之間應(yīng)有一臂長(zhǎng)的間隔。 20.不能讓與會(huì)者受太陽(yáng)直接曝曬。 21.要求與會(huì)者關(guān)閉移動(dòng)電話和傳呼機(jī)。 22.不要用很舒服的椅子，以防與會(huì)者打瞌睡。 23.開(kāi)會(huì)前要檢查所有的視聽(tīng)輔助是否完好。 24.要謹(jǐn)防會(huì)場(chǎng)過(guò)度提供酒菜牟取額外利潤(rùn)。 25.要確保特殊飲食在需要時(shí)能有供應(yīng)。 26.會(huì)前不要喝太多酒，酒很難提高工作效率。 會(huì)議準(zhǔn)備為準(zhǔn)備會(huì)議花的時(shí)間是不會(huì)浪費(fèi)的。確信正確的人于適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)前來(lái)參加會(huì)議，并確認(rèn)他們能作出正確的決定。1.要公開(kāi)提問(wèn)，鼓勵(lì)每位與會(huì)者說(shuō)出自己的觀點(diǎn)。2.要求某些與會(huì)者就

9、你主持會(huì)議的表現(xiàn)作出真實(shí)的反饋。3.盡量于會(huì)前認(rèn)識(shí)新來(lái)者。4.要于會(huì)前透徹研究主要觀點(diǎn)的領(lǐng)袖。5.將會(huì)議安排在午餐之前，這樣就較容易按時(shí)結(jié)束。6.會(huì)議一開(kāi)始就告訴與會(huì)者會(huì)議計(jì)劃需進(jìn)行多長(zhǎng)時(shí)間。7.讓遲到者知道他們的行為對(duì)會(huì)議不利。8.要制止支流辯論和私下交談。 9.請(qǐng)記住，你有權(quán)決定何時(shí)閉會(huì)。10.要用積極的響應(yīng)鼓勵(lì)遲疑的與會(huì)者。 11.如果有人必須在你之后發(fā)言，應(yīng)注意他們是否不耐煩。12.可挑選出某些人，向他們提一些直接的問(wèn)題，以引起辯論。13.用片刻沉默將會(huì)議從爭(zhēng)吵中帶回到正軌上來(lái)。14.開(kāi)會(huì)時(shí)要盡量使大多數(shù)與會(huì)者站在你這一方，從而孤立搗亂份子。15.驅(qū)逐任何搗亂份子須在不得已時(shí)而為之。預(yù)

10、先與保安人員商討處理?yè)v亂份子的程序規(guī)則.面對(duì)抗議示威要保持冷靜，示威可能會(huì)自行消失。 16.必須盡量以積極的調(diào)子結(jié)束會(huì)議。17.向每位到會(huì)者、所有的發(fā)言人致謝。 18.要區(qū)別書(shū)面規(guī)則與非書(shū)面儀式。19.可為正式會(huì)議錄音以確保會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性。 20.會(huì)場(chǎng)吵鬧時(shí)要站起身顯示主席的權(quán)威。21.不要過(guò)多使用程序，因?yàn)檫@樣有可能會(huì)抑制自由討論。22.可將復(fù)雜問(wèn)題委托給一個(gè)工作小組，由他們晚些時(shí)候匯報(bào)。23.為重要會(huì)議錄像，以便將來(lái)參考。24.要盡可能簡(jiǎn)化程序規(guī)則。 25.如果與會(huì)者大發(fā)脾氣，可宣布短暫休會(huì)。4、主持會(huì)議每個(gè)會(huì)議都需要主持人指導(dǎo)進(jìn)行。如果你主持會(huì)議，最重要的任務(wù)就是必須確休每次會(huì)議順利進(jìn)

11、行，成功結(jié)束。如何做開(kāi)場(chǎng)白如何分配發(fā)言時(shí)間如何達(dá)成決議決策方式 ? 定義：35分鐘的談話，系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔及有明確宗旨。內(nèi)容：開(kāi)會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。程序：概觀會(huì)議進(jìn)行程序；提供與會(huì)議有關(guān)的資訊；規(guī)范議程；指定會(huì)議記錄者；征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見(jiàn)。主持人發(fā)言最多的原因:1、對(duì)會(huì)議的議題特別熟2、地位最高而且聲音較大3、負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任1、如何做開(kāi)場(chǎng)白、如何做開(kāi)場(chǎng)白主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20%要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等；盡量開(kāi)成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍2、如何分配發(fā)言時(shí)間、如何分配發(fā)言時(shí)間1.發(fā)言時(shí)不可長(zhǎng)篇大論，滔滔不絕； 2.不可取用不正確的資料； 3.不要盡談些期待性的預(yù)測(cè)； 4.不

12、可做人身攻擊； 6.不可打斷他人的發(fā)言； 7.不可不懂裝懂，胡言亂語(yǔ)； 8.不要談到抽象論或觀念論； 9.不可對(duì)其他發(fā)言者吹毛求疵；3、與會(huì)者發(fā)言時(shí)要注意避免發(fā)生如下情形：、與會(huì)者發(fā)言時(shí)要注意避免發(fā)生如下情形：用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并與參會(huì)者達(dá)成共識(shí)列舉或圖示各提案并開(kāi)始討論客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng)估計(jì)各提案之獲益率估計(jì)有無(wú)采集更多參考資料的需要征求反對(duì)意見(jiàn)以中立角度檢視正反意見(jiàn)尋求與會(huì)者對(duì)各題案之認(rèn)同對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。+權(quán)威決策+共識(shí)決策+無(wú)異議決策+少數(shù)服從多數(shù)決策v傾聽(tīng)的技巧v實(shí)際的說(shuō)話技巧傾聽(tīng)傾聽(tīng) 是暫時(shí)忘掉自我的思想、期

13、待、成見(jiàn)和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過(guò)程。這是一種管理技巧，可以通過(guò)學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。先聽(tīng)聽(tīng)別人完整的故事點(diǎn)頭且微笑眼神的接觸發(fā)出傾聽(tīng)的聲音身體向前傾重復(fù)和總結(jié)必要時(shí)做記錄別人說(shuō)話時(shí)你在想你自己的事邊聽(tīng)邊與自己的不同觀點(diǎn)比較經(jīng)常打斷別人的談話為演講者結(jié)束他的演講忽略過(guò)程只要結(jié)果僅聽(tīng)自己想聽(tīng)或愿聽(tīng)的東西精力不集中，易被其他東西干擾ONE：我也有過(guò)相同的經(jīng)歷TWO：如果我是你，我跟你感覺(jué)一樣1、與“cicada蟬”相遇2、與“shark鯊魚(yú)”相遇3、與“donkey驢”相遇4、遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤”5、與“crab螃蟹（跑題者）”相遇4.

14、拒絕傾聽(tīng)別人的主要觀點(diǎn)3.講的太模糊，沒(méi)有具體事例2.講了很長(zhǎng)才進(jìn)入主題）1.講故事（和討論的主題無(wú)關(guān)）v可用話語(yǔ)或非語(yǔ)言的暗示v事先提醒關(guān)于會(huì)議的程序和時(shí)間限制v用總結(jié)的方式結(jié)束與與“cicadacicada蟬蟬”相遇相遇對(duì)于對(duì)于“cicadacicada蟬蟬”解決辦法解決辦法v非語(yǔ)言性打斷v重申會(huì)議規(guī)范v反問(wèn)法與與“shark“shark鯊魚(yú)鯊魚(yú)”相遇相遇對(duì)于對(duì)于“shark“shark鯊魚(yú)鯊魚(yú)”解決辦法解決辦法v1、有攻擊別人的傾向v2、總是給予消極的、否定的意見(jiàn)v點(diǎn)名發(fā)言v重復(fù)問(wèn)題v突出他的貢獻(xiàn)與與“donkey“donkey驢驢”相遇相遇對(duì)于對(duì)于“donkey“donkey驢驢”解決

15、辦法解決辦法v過(guò)于敏感v防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻v不能站在別人的立場(chǎng)看問(wèn)題v1.肯定他的貢獻(xiàn)v2.重申可以試用現(xiàn)在的程序遭遇遭遇“rabbit trackingrabbit tracking兔兔子般追蹤子般追蹤”對(duì)于對(duì)于“rabbit tracking“rabbit tracking兔兔子子解決辦法解決辦法v質(zhì)疑正在使用的程序v總是提議不同的程序或建議v強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力v重申會(huì)議規(guī)范v帶入別人v短暫沉默與與“crab“crab螃蟹（跑螃蟹（跑題者）題者）”相遇相遇對(duì)于對(duì)于“crab“crab螃蟹（跑題螃蟹（跑題者）者）”解決辦法解決辦法v開(kāi)會(huì)的同時(shí)一并做別的工作v私自進(jìn)入小團(tuán)體討論v時(shí)常接電話v瞌睡

16、v其他：以筆敲桌，背對(duì)發(fā)言者，故意看別處等v主持人的守則與責(zé)任v參會(huì)者的守則與責(zé)任v如何處理會(huì)議中的沖突營(yíng)造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確討論總結(jié)內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言幫助參會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免會(huì)中意見(jiàn)一邊倒的情況減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯和討論保證中立態(tài)度1、主持人的守則與責(zé)任、主持人的守則與責(zé)任聽(tīng)完陳述后，就沒(méi)詞了向雙方之一表示贊同阻止對(duì)方宣泄，建議雙方冷靜下來(lái)后再談?wù)J為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩者各自存在的問(wèn)題建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會(huì)議引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問(wèn)題的嚴(yán)重性換話題當(dāng)雙方爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒2、主持人作為矛盾調(diào)停、主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)者的失敗表

17、現(xiàn)會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見(jiàn)以解決問(wèn)題為己任開(kāi)放的心態(tài)，摒除部門(mén)之見(jiàn)盡可能多的獲取信息耐心聆聽(tīng)，尊重他人的意見(jiàn)勇于發(fā)言，言之有物不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊避免不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言會(huì)后總結(jié)3、參會(huì)者的守則和責(zé)任、參會(huì)者的守則和責(zé)任v會(huì)議記錄者的功能v誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者v對(duì)會(huì)議記錄的10大建議v僅次于主持人v記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序v協(xié)助主持人總結(jié)與歸納v反應(yīng)快v寫(xiě)字快v知識(shí)面廣v記憶力特別強(qiáng)v組織能力強(qiáng)v傾聽(tīng)能力強(qiáng)v總結(jié)能力強(qiáng)1 1、會(huì)議記錄者的功能、會(huì)議記錄者的功能2 2、會(huì)議記錄者的才能、會(huì)議記錄者的才能1. 重要的會(huì)議應(yīng)該進(jìn)行錄音2. 定期召開(kāi)的會(huì)議不用錄音3. 多數(shù)會(huì)議指定記

18、錄者4. 記錄者的筆記流暢不失真5. 會(huì)議記錄者的責(zé)任更全面6. 會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確7. 會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議內(nèi)容8. 會(huì)議記錄應(yīng)有組織的整理9. 與主席共同修正錯(cuò)誤部分10. 將會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者3、會(huì)議記錄的、會(huì)議記錄的10大建議大建議v作參為者的會(huì)后跟進(jìn)v作為主持人的會(huì)后跟進(jìn)v自我評(píng)定v怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量v關(guān)于習(xí)慣拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀分析不同參會(huì)者的眾生相考慮自己任務(wù)的完成方法會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開(kāi)始請(qǐng)大家填寫(xiě)會(huì)議評(píng)估表針對(duì)意見(jiàn)做出改進(jìn)措施詢問(wèn)和聯(lián)絡(luò)缺席的同事制定跟進(jìn)計(jì)劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)如有需要找高層協(xié)助如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議會(huì)議之后檢討得失處理說(shuō)話緊張最好的方式是排練！1.在開(kāi)會(huì)中有沒(méi)有人誤解過(guò)在開(kāi)會(huì)中有沒(méi)有人誤解過(guò)我的意思？我的意思？2.我有沒(méi)有在別人談話時(shí)跳我有沒(méi)有在別人談話時(shí)跳到其他話題？到其他話題？3.有沒(méi)有在會(huì)前讓員工了解有沒(méi)有在會(huì)前讓員工了解會(huì)議的內(nèi)容？會(huì)議的內(nèi)容？4.面對(duì)別人說(shuō)話的時(shí)候是不面對(duì)別人說(shuō)話的時(shí)候是不是很緊張？是很緊張？處理說(shuō)話緊張最