信托投資公司綜合管理部行政秘書職務(wù)說明書

1、綜合管理部行政秘書職務(wù)說明書崗位名稱行政秘書崗位編號(hào)所在部門綜合管理部崗位定員直接上級(jí)行政公文副經(jīng)理工資等級(jí)直接下級(jí)無薪酬類型所轄人員無崗位分析日期本職： 協(xié)助分管副經(jīng)理負(fù)責(zé)綜合管理部的文書、行政事務(wù)、檔案管理和采購(gòu)物資發(fā)放等工作職責(zé)與工作任務(wù)：職責(zé)一職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公文處理及會(huì)議通知、布置工作工作時(shí)間百分比：30%工作任務(wù)登記、批分、送簽各類文件頻次：日常根據(jù)登文記錄和時(shí)間傳遞文件并督促辦理頻次：日常負(fù)責(zé)機(jī)要文件的交換和傳遞工作頻次：日常承擔(dān)公文及會(huì)議內(nèi)容的安全和保密責(zé)任頻次：日常承擔(dān)公司總經(jīng)理辦公會(huì)等會(huì)議的通知和會(huì)場(chǎng)布置頻次：日常職責(zé)二職責(zé)表述：負(fù)責(zé)采購(gòu)物資入庫(kù)、保管、發(fā)放等工作工作時(shí)間百分

2、比：30%工作任務(wù)負(fù)責(zé)起草、完善公司物資管理制度，報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批頻次：1次/年負(fù)責(zé)對(duì)入庫(kù)物資按照“入庫(kù)驗(yàn)收單”驗(yàn)收數(shù)量、規(guī)格、品質(zhì)等項(xiàng)目，登記入庫(kù)，填寫相關(guān)單據(jù)，底聯(lián)送交相關(guān)部門備案頻次：2次/年根據(jù)入庫(kù)單對(duì)入庫(kù)物資進(jìn)行分類、存放，定期整理、清檢入庫(kù)物資，維護(hù)物資保存環(huán)境清潔，進(jìn)行日常安全檢查頻次：4次/年承擔(dān)物品的發(fā)放工作，包括審核、保存物資領(lǐng)用單據(jù)，查核被領(lǐng)用物資庫(kù)存，照單發(fā)放被領(lǐng)用物資等頻次：日常負(fù)責(zé)建立物資出庫(kù)賬目，按規(guī)定保管采購(gòu)文件頻次：日常負(fù)責(zé)及時(shí)知會(huì)后勤管理專責(zé)各類庫(kù)存物資的動(dòng)態(tài)存放數(shù)量，以確保公司常規(guī)性物資使用的連續(xù)性頻次：日常承擔(dān)準(zhǔn)備、管理公司定期各類禮品的工作頻次：日常職

3、責(zé)三職責(zé)表述：承擔(dān)公司檔案整理、保管和使用的工作工作時(shí)間百分比：20%工作任務(wù)負(fù)責(zé)起草公司檔案管理制度，報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批頻次：1次/年按照文書、基建類等檔案管理制度的規(guī)定對(duì)文件材料進(jìn)行收集、登記、歸檔，并對(duì)所接收的文件資料進(jìn)行分類、編號(hào)、組卷、復(fù)印副本、確定密級(jí)并辦理入庫(kù)手續(xù)頻次：日常負(fù)責(zé)入庫(kù)檔案的保管、整理工作，完成對(duì)檔案的入庫(kù)驗(yàn)收、登記、檢索卡編制、檔案上架、保管和統(tǒng)計(jì)等工作，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新數(shù)據(jù)頻次：日常負(fù)責(zé)檔案的使用管理工作，包括辦理檔案的借閱手續(xù)，定期催還檔案；按規(guī)定進(jìn)行檔案的復(fù)制、調(diào)撥和外來文件的處理，以及提供檔案借閱和使用咨詢并參與檔案的編研工作等頻次：日常負(fù)責(zé)檔案庫(kù)

4、房的管理，即定期清點(diǎn)庫(kù)藏檔案，保證帳、物、卡相符；及時(shí)修復(fù)破損檔案；定期參加檔案鑒定，對(duì)應(yīng)銷毀檔案進(jìn)行監(jiān)銷，以及維護(hù)檔案庫(kù)房的清潔、衛(wèi)生和安全工作，即落實(shí)對(duì)庫(kù)房的“七防”(防火、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜)等頻次：日常協(xié)助分管副經(jīng)理監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查公司職能部門檔案管理工作頻次：日常職責(zé)四職責(zé)表述：負(fù)責(zé)印鑒、信證的管理工作時(shí)間百分比：5%工作任務(wù)保管印鑒、介紹信并對(duì)其使用進(jìn)行權(quán)限內(nèi)的管理，權(quán)限外上報(bào)分管副經(jīng)理頻次：日常職責(zé)五職責(zé)表述：承擔(dān)其他行政事宜工作時(shí)間百分比：10%工作任務(wù)具體承擔(dān)公司領(lǐng)導(dǎo)的后勤保障、差旅費(fèi)用的借還、外出機(jī)車票的訂購(gòu)等工作頻次：日常接待來訪，接聽、傳達(dá)日常電話，收發(fā)

5、傳真，處理、回復(fù)信函頻次：日常負(fù)責(zé)打字工作，即及時(shí)、規(guī)范地完成規(guī)定范圍內(nèi)的文稿錄入、校對(duì)和排版打印工作，存檔、上交、送還或銷毀錄入后的文稿，負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)內(nèi)文件的安全和保密工作，并維護(hù)打字設(shè)備的頻次：日常承擔(dān)復(fù)印工作，即文檔的復(fù)印及復(fù)印記錄單的填寫、復(fù)印設(shè)備的日常維護(hù)等頻次：日常負(fù)責(zé)公司報(bào)刊征訂工作，即收集、匯總報(bào)刊征訂信息，具體辦理報(bào)刊征訂的交款和相關(guān)手續(xù)工作頻次：1次/年職責(zé)六職責(zé)表述：完成上級(jí)交辦的其他工作工作時(shí)間百分比：5%權(quán)力：辦公室文件傳遞的督促權(quán)印鑒、介紹信使用的審查權(quán)工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系公司各部門外部協(xié)調(diào)關(guān)系省政府、省委秘書處、省委企業(yè)工委、省財(cái)政廳、省工商局、省檔案局、省保密局、省技術(shù)監(jiān)督局、人行太原中心支行、省委機(jī)要交換站任職資格：教育水平大學(xué)?？萍耙陨蠈W(xué)歷專業(yè)文秘專業(yè)、中文專業(yè)或者其他文科類專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷經(jīng)過文秘及相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)2年以上工作經(jīng)驗(yàn)知識(shí)具備相應(yīng)的行政管理知識(shí)、秘書知識(shí)、文書撰寫知識(shí)技能技巧能夠熟練使用辦公自動(dòng)化設(shè)備和辦公軟件；具備一定的寫作能力、表達(dá)能力其它：使用工具設(shè)備一般