檔案本質(zhì)的信息化闡釋

1、檔案本質(zhì)的信息化闡釋 檔案本質(zhì)的信息化闡釋 摘 要 檔案是人們用言語或其他形式來表達(dá)人類歷史活動(dòng)、思想感情、思維過程與結(jié)果而保持下來的具有原始性、歷史性、價(jià)值性的各種原始記錄。其本質(zhì)可以從語言學(xué)方面得以闡釋，通過對檔案本質(zhì)的多元化探討，有利于進(jìn)一步更好地開展檔案工作。 關(guān)鍵詞 檔案；本質(zhì)；信息論 檔案是什么，這是檔案工作的元論問題，深刻理解檔案的本質(zhì)，將有助于我們更好的解決檔案理論和實(shí)踐工作中遇到的種種問題。筆者認(rèn)為檔案的本質(zhì)可以從信息論的角度得以闡釋。 一、現(xiàn)代信息論 信息論是由美國數(shù)學(xué)家香農(nóng)創(chuàng)立的，它是用概率論和數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法，從量的方面來研究系統(tǒng)的信息如何獲取、加工、處理、傳輸和控制的一門

2、科學(xué)?，F(xiàn)代信息論信息論認(rèn)為，系統(tǒng)正是通過獲取、傳遞、加工與處理以及反應(yīng)信息而實(shí)現(xiàn)其有目的的運(yùn)動(dòng)的過程。 二、檔案與信息論 現(xiàn)代信息論為我們認(rèn)識檔案本質(zhì)提供了科學(xué)的思維方法，按照現(xiàn)代信息論觀念，以文字、語言、圖象等抽象概念符號把客觀物質(zhì)運(yùn)動(dòng)和主觀思維運(yùn)動(dòng)的狀態(tài)表達(dá)出來就成了信息。由定義我們可知：信息不是物質(zhì)，也不是能量，信息既是客觀存在的，又受主觀影響。既然是客觀的，我們就能夠感知、探測、識別。既然是主觀的，我們對信息的理解、運(yùn)用等都要受到個(gè)人觀念、氣質(zhì)、性格、動(dòng)機(jī)、興趣的影響。 “檔案與信息有沒有聯(lián)系呢？答復(fù)顯然是肯定的。檔案作為信息的一種存在形式，是重要的原生信息源。檔案是在社會實(shí)踐活動(dòng)中直

3、接形成的人類認(rèn)識世界與改造世界的歷史記錄，是珍貴的歷史文化財(cái)富，它聚集了浩瀚的知識和豐富的信息，是社會信息資源的重要組成局部，是取之不盡，用之不竭的信息源。檔案收集過程即信息積累過程，加工處理那么是信息同化過程，提供利用那么是信息外化過程，對實(shí)際效果和預(yù)期目的進(jìn)行評估那么是信息反應(yīng)。 三、檔案信息化 筆者認(rèn)為，檔案工作的整個(gè)過程即：信息積累信息同化信息外化信息反應(yīng)。整個(gè)過程即是一個(gè)信息化過程。 1、信息積累 信息積累就是專職檔案工作者，通過專業(yè)手段感知外部世界的信息，對他們進(jìn)行收集，以備整理。檔案工作者收集檔案的過程即信息的收集過程，在浩瀚的信息材料中，檔案工作者需要從那些明顯具有原始性、真實(shí)

4、性、權(quán)威性紙質(zhì)檔案中，將這些信息積累起來，通過通過自己的專業(yè)知識來進(jìn)一步確認(rèn)能轉(zhuǎn)化為檔案的材料。對于目前我國檔案信息實(shí)際情況來看，除了傳統(tǒng)的檔案以為，新興的檔案信息領(lǐng)域也不斷豐富，包括各種聲像資料、網(wǎng)絡(luò)資料等，因此對于現(xiàn)代的檔案工作者的收集工作更是進(jìn)一步要求做到門類齊全、結(jié)構(gòu)合理，為開展檔案信息積累工作提供資源保障。正是因?yàn)闄n案工作者的積累過程才有了轉(zhuǎn)化為信息的可能性，所以信息客觀地存在于物質(zhì)世界，但對檔案來說還只是“可能性的信息，要成為現(xiàn)實(shí)性的信息，中間還必須少不了檔案工作者實(shí)踐這個(gè)中介環(huán)節(jié)，只有通過檔案工作者辛苦勞作，那些客觀存在的物質(zhì)信息才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)性的信息，所以信息積累就是要把潛在檔

5、案信息轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)檔案信息。 2、信息同化 信息同化講的是檔案工作者傳遞、加工、處理、編碼、存儲信息的過程，通過收集獲取現(xiàn)實(shí)的檔案信息，充分發(fā)揮檔案工作者的主觀能動(dòng)性使那些原始記錄、原始材料、歷史記錄、信息材料、文獻(xiàn)材料等有利用價(jià)值的信息得以保持，變“廢為“保同化成為有價(jià)值的信息。在信息同化這一過程中，飽含著檔案工作者的辛勤勞作，這一過程也即是對那些有價(jià)值的檔案信息進(jìn)一步處理，使理論上存在有利用價(jià)值的檔案形成依附在一定的載體上而成為現(xiàn)實(shí)能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)價(jià)值的現(xiàn)實(shí)檔案，為進(jìn)一步為提高檔案信息利用提供了現(xiàn)實(shí)的可能性。 3、信息外化 信息外化那么指的是檔案利用工作，檔案工作的最終目的在于利用，檔案利用工作是

6、開展檔案信息化的重要目標(biāo)與意義，也是發(fā)揮檔案價(jià)值的有效途徑。隨著信息時(shí)代的到來、信息需求的日益膨脹、現(xiàn)代通訊技術(shù)的廣泛利用、生活節(jié)奏的加快，人們不僅對檔案信息內(nèi)容的精度與廣度提出更高的要求，對提供利用效勞方式的便捷與多樣性也要求更高要求，因此追求檔案利用的多元化也勢在必行。另外檔案利用者的范圍必須擴(kuò)展到社會的各個(gè)階層、各個(gè)領(lǐng)域。一方面，將檔案館收集、歸檔的資料擴(kuò)大到社會各層面，包括普通社會公眾的素材，為普通公眾提供平等的效勞；另一方面，隨著人們對信息需求量的日益擴(kuò)大，任何一個(gè)群眾都可能由于各方面原因而期待利用檔案、查找相關(guān)資料。因此檔案信息的外化同樣要求擴(kuò)大利用領(lǐng)域和利用的多元化，只有在檔案等

7、到多元化更多領(lǐng)域的利用，檔案信息的這一外化活動(dòng)才得以完成，檔案信息化的價(jià)值才得到表達(dá)。所以要不斷地有效地開發(fā)檔案信息資源，變檔案潛在價(jià)值為現(xiàn)實(shí)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)社會共同享受，最大地效勞于社會。 4、信息反應(yīng) 信息反應(yīng)，是指檔案提供利用后，將其利用結(jié)果作為信息收集回來的過程，檔案信息輸出后，是否到達(dá)原先預(yù)定的“有目的性的運(yùn)動(dòng)，換句話說，如果我們把檔案利用看成是一個(gè)系統(tǒng)的話，那么系統(tǒng)的運(yùn)行效果是否實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)本身并不能對其作一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的評價(jià)，實(shí)際效果和預(yù)期目的之間存在一定偏差，其內(nèi)在的糾正機(jī)制就是信息反應(yīng)。包括外部信息反應(yīng)和外部信息反應(yīng)。外部信息反應(yīng)主要是指檔案利用者的信息反應(yīng)，如對檔案提供利用方式的評價(jià)，利

8、用檔案取得的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益等。內(nèi)部信息反應(yīng)主要是指檔案部門內(nèi)部人員的信息反應(yīng)，如檔案提供利用工作存在的問題和不合理之處，檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等，不管是外部信息反應(yīng)還是外部信息反應(yīng)，都會促進(jìn)檔案工作者冷靜地反省自己的信息積累、信息同化、信息外化的歷程，從而改良下一次的檔案工作。因此檔案利用工作不僅包括檔案部門的提供利用和檔案利用者的利用檔案，而且還包括在這不同行為主體的信息反應(yīng)。在檔案利用這一活動(dòng)中檔案工作者和檔案利用者將發(fā)現(xiàn)的問題和情況、提出的要求、意見、評價(jià)和效益等， 以信息的方式反過來傳輸給檔案部門， 檔案部門據(jù)此來調(diào)節(jié)檔案工作諸環(huán)節(jié)， 使其逐步趨于完善， 在滿足利用者需求的過程中不斷提高檔案管理的水平。 參考文獻(xiàn) 【1】瞿瑤.檔案的本質(zhì)屬性研究J.蘭臺世界，2007. 【2】韓寶華.論檔案定義與檔案本質(zhì)屬性J.山西檔案，1995. 【3】查啟森.當(dāng)子檔子檔案J.北京檔案，1996. 【4】陳秀珍.檔案的定義及含義J.天中學(xué)刊，1995. 【5】張仕君.論檔案之美J.川東學(xué)刊，1994. 【6】沈濤.美學(xué)理論與檔案工作J.檔案學(xué)通訊，2000