如何做一個(gè)合格的開單員

1、如何成為一個(gè)合格的開單員 用心服務(wù) 成就你我 金天達(dá)物流品質(zhì)部： 趙祖?zhèn)?深圳市金天達(dá)物流有限公司 目錄一、開單不準(zhǔn)確帶來(lái)的影響二、員工與企業(yè)的相互關(guān)系二、開單時(shí)如何獲取并錄入完整信息 開單不準(zhǔn)確帶來(lái)的影響開單不準(zhǔn)確會(huì)導(dǎo)致客戶滿意度降低，增加財(cái)務(wù)部、營(yíng)業(yè)部及各部門的工作量，每天需要花很多時(shí)間去查單，改單，審單、賠款等等給公司帶來(lái)人力和物力的浪費(fèi)，致使工作效率下降，公司的運(yùn)營(yíng)不暢。所以開單準(zhǔn)確、完整是作為一個(gè)營(yíng)業(yè)員最基礎(chǔ)的工作職責(zé)，也是自我工作能力的提升和鍛煉 很多東西一講都懂一些，但是一做就錯(cuò)，或者做得不好。深圳市金天達(dá)物流有限公司運(yùn)單頁(yè)面 如何獲取完整的開單信息 首先要明白開單要包括的項(xiàng)目1

2、.發(fā)貨人信息我們要知道發(fā)貨人公司名稱、地址、姓名、電話公司名稱和地址：有助于我們掌握客戶的信息，便于以后公司開發(fā)業(yè)務(wù)（所以盡量問(wèn)客戶要信息）姓名：要求規(guī)范錄入全稱，如很多寫張先生，李小姐的，這是不規(guī)范的，除非客戶實(shí)在不說(shuō)電話：有手機(jī)盡量錄手機(jī)號(hào)碼，有固話的也一起錄入，不要怕麻煩，只錄手機(jī)，有時(shí)候聯(lián)系客戶手機(jī)會(huì)關(guān)機(jī)或者不方便接聽；只寫固話，聯(lián)系客戶時(shí)固話在公司客戶不在，或者客戶下班了，所以優(yōu)先錄入手機(jī)及固話一起，有些客戶閑麻煩的也要給他說(shuō)明其重要性。 員工與企業(yè)的相互關(guān)系首先.你是為自己工作，做好工作是一種責(zé)任與態(tài)度其次.員工把工作做好了，企業(yè)才能高效運(yùn)轉(zhuǎn)，才能有更強(qiáng)的盈利能力，給員工支付更高的

3、工資及報(bào)酬，賦予員工提升自己的平臺(tái)和機(jī)會(huì)，比如給做得好的人加工資或者提升職位。最后.在企業(yè)所給的平臺(tái)和機(jī)會(huì)中更好的展示、鍛煉自己的能力，找到歸屬感、社會(huì)認(rèn)同感與個(gè)人成就感所以員工與企業(yè)之間是互利共贏關(guān)系！ 我憑什么要好好工作？ 2.收貨人信息公司：寫上公司的好處便于提貨時(shí)到達(dá)部門確認(rèn)身份便于到達(dá)部門開發(fā)到達(dá)貨的客戶。如南昌電子市場(chǎng)就很重要姓名：要求寫上全稱，因?yàn)榈竭_(dá)部門提貨要憑收貨人的身份證放貨的，寫錯(cuò)了或者寫X先生、X小姐的會(huì)導(dǎo)致收貨人提不到貨，嚴(yán)重的還有人去冒領(lǐng)的電話：電話的準(zhǔn)確性尤為重要，電話錯(cuò)一位，貨物接收人就會(huì)發(fā)生改變，這樣正確的收貨人收不到貨，別人回去冒領(lǐng)的，這樣給發(fā)貨人及公司都會(huì)

4、帶來(lái)很大的損失地址：（這里指自提地址）涉及到送貨時(shí)這個(gè)尤為重要，涉及到轉(zhuǎn)貨時(shí)有些公司一個(gè)城市有多個(gè)提貨地址的，寫對(duì)地址方便客戶取貨。 3.目的站（到達(dá)站）每個(gè)公司叫法不一，有的說(shuō)成到站、到達(dá)站、終點(diǎn)站。我們金天達(dá)公司是叫到達(dá)站，但是這個(gè)都一個(gè)意思，就是物流公司的運(yùn)輸目的地。這個(gè)容易出現(xiàn)錯(cuò)誤是的客戶到縣里結(jié)果只寫了市名，或者我們開單是不慎寫錯(cuò)這個(gè)寫錯(cuò)導(dǎo)致貨物運(yùn)錯(cuò)了地方帶來(lái)的問(wèn)題很嚴(yán)重，轉(zhuǎn)貨增加成本，增加人力物力，有些中轉(zhuǎn)公司轉(zhuǎn)貨拖拖拉拉等等問(wèn)題 4.提貨方式（交接方式）目前我們公司有市內(nèi)送貨、市外送貨、司機(jī)直送、網(wǎng)點(diǎn)送貨、自提根據(jù)客戶要求正確開單，避免造成不必要的麻煩5.送貨地址貨物到達(dá)后客戶要

5、求送貨的，必須提供正確的收貨地址正確填寫方式：XX省XX市XX區(qū)（縣）XX鎮(zhèn)XX路XX號(hào)，很多客戶不會(huì)寫那么詳細(xì)，那么就需要我們開單員去幫客戶完善，可能你會(huì)說(shuō)我也不知道那地址是在哪，有三個(gè)辦法：首選谷歌地圖：客戶一般只寫什么市什么路，客戶只寫南昌市雅苑路，你無(wú)法辨別在哪個(gè)區(qū)，你可以直接在谷歌地圖上輸入客戶地址 ，就能自動(dòng)找出所在區(qū)，是青山區(qū)再如客戶只寫了贛州高樓村，你不確定在哪個(gè)區(qū)，送貨費(fèi)怎么收，也可以谷歌搜索到屬于章貢區(qū)，知道送貨打電話問(wèn)收貨人詢問(wèn)：這樣也能問(wèn)道詳細(xì)地址，缺點(diǎn)：長(zhǎng)途電話話費(fèi)貴，有時(shí)候有貨人不接電話問(wèn)發(fā)貨人公司的負(fù)責(zé)人：如果發(fā)貨人當(dāng)時(shí)沒能給的，你讓他問(wèn)問(wèn)公司的負(fù)責(zé)人或者讓他給發(fā)

6、貨人確認(rèn)收貨地址 6.送貨費(fèi)如何按照公司的要求收取客戶的送貨費(fèi)？1.收集、保存并熟悉公司的送貨費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。營(yíng)業(yè)員可問(wèn)部門主管及經(jīng)理，部門負(fù)責(zé)人會(huì)向到達(dá)部門咨詢整理2.錄入客戶的準(zhǔn)確發(fā)貨地址。以上已說(shuō)明如何獲知準(zhǔn)確地址，對(duì)號(hào)入座3.特殊情況。如大票貨是否免送貨費(fèi)、協(xié)議客戶的優(yōu)惠或者固定收費(fèi)、大車直送等問(wèn)題，不能處理得及時(shí)問(wèn)部門經(jīng)理4.中轉(zhuǎn)貨物的送貨費(fèi)。一是想外發(fā)的要收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，二是發(fā)貨時(shí)電話咨詢中轉(zhuǎn)公司 7.貨名開單時(shí)寫清貨名有助于及時(shí)的查找貨物，貼標(biāo)簽，貨物到達(dá)目的地時(shí)容易分貨找貨，不寫清楚有些客戶會(huì)拒收甚至要拆包先看再收，由此可見，貨名寫正確也很重要此外到達(dá)部門知道品名后，在裝車和搬運(yùn)時(shí)會(huì)提高警惕

7、，能減低公司貨物破損 8.重量和體積開單重量和體積不準(zhǔn)確：一、不利于安排裝車走貨，送貨，造成成本增加； 二、有些收貨人會(huì)鉆空子一看重量/體積相差太大，會(huì)懷疑公司偷盜要求索賠，特別是貴重物品；三、造成收費(fèi)不準(zhǔn)；四、公司在統(tǒng)計(jì)月度年度貨量時(shí)無(wú)法準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)如何獲取正確重量/體積：，開單時(shí)發(fā)貨人會(huì)給重量/體積，但是我們必須要確認(rèn)，叫搬運(yùn)工過(guò)磅，一看便知，體積要盡量量出每一件的尺寸計(jì)算出體積，貨多體積大小不一的要采取適當(dāng)?shù)姆椒ü浪?大票貨物、整車的重量，這個(gè)一般是經(jīng)理/老板跟客戶約定的，開單時(shí)咨詢負(fù)責(zé)人 9.包裝 開單時(shí)寫清包裝有助于及時(shí)的查找貨物，貼標(biāo)簽，貨物打打目的地時(shí)容易分貨找貨，不寫清楚有些客戶會(huì)

8、拒收甚至要拆包先看再收，由此可見，包裝寫正確也很重要，常見的包裝：紙、木、膜、袋、卡板、桶、裸、泡沫 10.件數(shù)開單件數(shù)至關(guān)重要，開單件數(shù)不準(zhǔn)確，容易帶來(lái)多貨、少貨，丟貨等現(xiàn)象，給公司帶來(lái)的損失是相當(dāng)嚴(yán)重的，所以開單時(shí)務(wù)必確認(rèn)好件數(shù)，發(fā)貨報(bào)了件數(shù)要核實(shí) 怎么少一件貨？等我查下 11.開單運(yùn)價(jià)記住公司自有線路的價(jià)格是每個(gè)開單員必備的素質(zhì)，此外還要熟悉中轉(zhuǎn)的價(jià)格，了解公司VIP客戶的開單價(jià)格，掌握貨量分段價(jià)格（詳見金天達(dá)現(xiàn)行運(yùn)價(jià)表），大票貨及整車貨價(jià)格咨詢部門負(fù)責(zé)人 12.付款方式現(xiàn)付：這個(gè)主要是算好帳收好錢提付：計(jì)算準(zhǔn)確月結(jié)：是月結(jié)客戶的，記得輸入月結(jié)客戶的標(biāo)準(zhǔn)名稱，并熟知公司有哪些是月結(jié)客戶回

9、單付：按照公司要求制單，確認(rèn)是否能做回單付貨到前付：按照公司規(guī)定開單，是否有權(quán)限私自給客戶開回單付 13.回扣嚴(yán)格按照公司的規(guī)定操作回扣限制：無(wú)限制退款方式：現(xiàn)付的如何注明，提付的如何體現(xiàn)退領(lǐng)取時(shí)間：務(wù)必告知客戶我公司到每個(gè)城市的退回扣時(shí)間，以及在總部或者分部退回扣時(shí)間退回扣的要求：告知客戶如何退回扣 14 接貨費(fèi)接貨費(fèi)的收取需要根據(jù)公司要求來(lái)收，錄單時(shí)不知道的可以咨詢部門經(jīng)理，因?yàn)闃I(yè)務(wù)這塊主要是部門經(jīng)理在談，但是作為營(yíng)業(yè)員要熟知相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)你們上門提貨嗎？可以，你有多少貨呢？我有800公斤可以去提貨，要收提貨費(fèi)哦 15.其他費(fèi)用保險(xiǎn)及保險(xiǎn)費(fèi)：客戶買保險(xiǎn)的寫清楚申明價(jià)值，計(jì)算并錄入準(zhǔn)確的保險(xiǎn)費(fèi)

10、，沒有的就不填寫上樓費(fèi)：這個(gè)不知道可以問(wèn)部門經(jīng)理或者到達(dá)部門，不能漏寫代收貨款及手續(xù)費(fèi)：客戶要代收貨款的，寫清楚金額，退款是領(lǐng)現(xiàn)金還是打卡，打卡的是否錄入賬戶？手續(xù)費(fèi)錄入卸貨費(fèi)/分貨費(fèi)：有卸貨費(fèi)，分貨費(fèi)的，先咨詢清楚具體費(fèi)用，不要干感覺自己填寫 16.總運(yùn)費(fèi)公司藍(lán)橋系統(tǒng)能計(jì)算出總運(yùn)費(fèi)，但還是要核查運(yùn)費(fèi)的準(zhǔn)確性，是否有遺漏算的，或者多開的另外遵循誰(shuí)開單誰(shuí)收錢，用自己的系統(tǒng)開單 17.備注涉及到的相關(guān)備注要寫上。如此貨保丟不保損；此貨開單時(shí)貨物破損，是發(fā)貨人的原因；此貨送貨時(shí)間及要求 18.保存打印1.保存后檢查一遍，是否正確再打印2.要打印的回單信封不要遺漏3.運(yùn)單打印后給客戶簽字，告知客戶先確認(rèn)在簽字 19.運(yùn)單修改在出貨前發(fā)現(xiàn)運(yùn)單及貨物有異常的及時(shí)修改，出庫(kù)后不能修改的，要及時(shí)在系統(tǒng)上備注或者QQ、電話通知到達(dá)部門，避免異常異常發(fā)生 20.電話接聽規(guī)范這個(gè)雖然不是開單事項(xiàng)，但是卻和開單相聯(lián)系，接聽電話也有講究正常電話響了兩聲后接聽，然后清楚客戶是什么事？是詢價(jià)？查詢貨物，是發(fā)貨？還是別的事？自己能處理得給客戶