飯店接待預(yù)定系統(tǒng)

1、一、一、FoxHISFoxHIS預(yù)定接待系統(tǒng)簡(jiǎn)介預(yù)定接待系統(tǒng)簡(jiǎn)介二、散客操作二、散客操作三、團(tuán)體操作三、團(tuán)體操作四、其他功能四、其他功能 FoxHIS軟件的預(yù)訂接待系統(tǒng)功能強(qiáng)大，集成了預(yù)訂、接待、查詢、公關(guān)銷售等功能，是FoxHIS系統(tǒng)中操作步驟最為復(fù)雜的一個(gè)模塊。 一、一、FoxHISFoxHIS預(yù)定接待系統(tǒng)簡(jiǎn)介預(yù)定接待系統(tǒng)簡(jiǎn)介1 1、客人的預(yù)定信息可以直接成為入、客人的預(yù)定信息可以直接成為入 住信息，減少等待時(shí)間住信息，減少等待時(shí)間2 2、設(shè)置賓客聯(lián)房，可以多人一起結(jié)賬、設(shè)置賓客聯(lián)房，可以多人一起結(jié)賬3 3、自動(dòng)識(shí)別回頭客，存檔客人信息、自動(dòng)識(shí)別回頭客，存檔客人信息4 4、提供實(shí)時(shí)房態(tài)表、

2、提供實(shí)時(shí)房態(tài)表5 5、快速的檢索功能，建立操作日記、快速的檢索功能，建立操作日記二、散客操作二、散客操作二二三三四四新建散新建散客預(yù)定客預(yù)定散客散客登記登記散客信散客信息查詢息查詢散客其散客其他操作他操作 預(yù)定接待系統(tǒng)的主菜單總共包括七個(gè)部分：散客、團(tuán)體、房類、房間、輔助、報(bào)表、其他 本系統(tǒng)所指的散客散客是一般零星客人、長住戶客人的總稱。二、散客操作二、散客操作 散客的基本操作有散客的預(yù)訂、登記、信息查詢與修改等。（一）新建散客預(yù)定（一）新建散客預(yù)定 一張散客工作窗口（也稱客人主單）包含三部分的內(nèi)容：主單信息、客人信息及附加信息。1 1、主單信息：、主單信息：反映了客人的姓名、證件、性別、單位

3、地反映了客人的姓名、證件、性別、單位地址以及該主單的來源、房類、房態(tài)、房?jī)r(jià)址以及該主單的來源、房類、房態(tài)、房?jī)r(jià)等主要信息。等主要信息。A區(qū)B區(qū)C區(qū)輸入界面說明：輸入界面說明：通過選擇 Alt+阿拉伯?dāng)?shù)字 可快速將光標(biāo)定位至屏幕的相應(yīng)位置。單擊？處或按F1鍵可得到幫助。單擊日歷樣圖標(biāo)可編輯日期?；疑@示的輸入欄為不可編輯欄，其內(nèi)容由系統(tǒng)自動(dòng)賦予。 【A區(qū)】：客人主要信息欄，可輸入當(dāng)前客人的姓名、證件、性別、單位、地址等主要信息。 “1. 標(biāo)識(shí)”:是第一次保存客人資料時(shí)電腦自動(dòng)生成的客人流水號(hào)。 “別名”：即客人的其它稱呼。當(dāng)你輸完客人姓名后，按回車，系統(tǒng)將自動(dòng)生成一個(gè)別名。 若輸入的姓名在特別提

4、醒檔案、當(dāng)前客人檔案或客史檔案中出現(xiàn)，系統(tǒng)將自動(dòng)在屏幕中顯示。 按回車鍵可將其證件、單位地址等信息自動(dòng)彈出，以已達(dá)到快速入住的目的 “2. 證件”：要求輸入各類證件的代碼，如身份證、護(hù)照等。 “編號(hào)”：該證件的號(hào)碼，如果輸入的是正確的身份證編號(hào)，則客人的籍貫、性別、生日等項(xiàng)將自動(dòng)顯示。 如有記錄，提醒。 輸入有誤，系統(tǒng)將提示身份證不正確。 “VIP”：本系統(tǒng)可事先設(shè)置多種VIP類別，本項(xiàng)設(shè)定后在查詢客人信息時(shí)即可通過相關(guān)的指示燈識(shí)別其為VIP客人。 “保密”：選擇該項(xiàng)后，在查詢客人信息時(shí)也可通過相關(guān)的指示燈識(shí)別其為保密客人。 注意：注意：客人信息輸入出現(xiàn)下列情況之一，則該客人離店后其信息將不進(jìn)

5、歷史檔案統(tǒng)計(jì)： “姓名”為空值或“NO NAME”； “編號(hào)”與“證件”同時(shí)為“？”或空值； “單位”與“地址”同時(shí)為空。 “5.來源”：客人的來源代碼，用于統(tǒng)計(jì)“客人來源表”。 “單位號(hào)”：若當(dāng)前入住客人為協(xié)議單位客人，則可在此選擇其單位號(hào)。選擇正確的單位號(hào)后，屏幕將自動(dòng)彈出單位名稱及相應(yīng)的協(xié)議號(hào)?！?.到達(dá)” “特要”：本主單的特殊要求,有別于附加信息中針對(duì)于單個(gè)客人的特要。 “7.房類”：房間類型代碼，由最多三個(gè)英文字母組成。 房號(hào)”：客人入住的房間號(hào)。點(diǎn)擊問號(hào)得到“客房簡(jiǎn)報(bào)”窗口。 “預(yù)訂方式”及”預(yù)訂單號(hào)”：針對(duì)預(yù)訂客人可設(shè)置相應(yīng)?！?.定價(jià)”：系統(tǒng)自動(dòng)彈出所選房類的門市價(jià)。 A實(shí)價(jià)

6、優(yōu)惠：如給一客人300元間，在第一個(gè)輸入框內(nèi)輸入300元；B百分比優(yōu)惠：如為8折，在第二個(gè)輸入框內(nèi)輸入0.2，即優(yōu)惠20%，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示8折后的房?jī)r(jià)； 若該主單為協(xié)議單位客人并已選擇相應(yīng)的單位號(hào)時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)顯示該單位可享受相應(yīng)房類的協(xié)議價(jià)。 “優(yōu)惠理由”：如有優(yōu)惠，則此項(xiàng)必須輸入，且不可以超過該理由的最高權(quán)限額度。 2.2.附加信息：附加信息： 可記錄客人的另名、民族、職業(yè)、事由等以及專門針對(duì)境外客人的簽證日期、有效期、簽證機(jī)關(guān)、入境時(shí)間、地點(diǎn)等公安境外管理需要的其它信息，還有主單的類別、付款方式、訂房人等附加信息。 “類別”獨(dú)占房：一般的散客用房方式，一個(gè)房間對(duì)應(yīng)于一個(gè)客房帳號(hào)；共享房：

7、即拼房，也即按床賣房，每個(gè)房間可對(duì)應(yīng)多個(gè)客房帳號(hào)，同一房間的不同散客或成員間帳務(wù)需要獨(dú)立核算時(shí)應(yīng)選擇該項(xiàng)；長包房：常租房或長期包房時(shí)應(yīng)選此項(xiàng)，在房態(tài)表中長包房的代號(hào)為”L”；自用占房：賓館內(nèi)部用房可將類別設(shè)為該項(xiàng)，在房態(tài)表中代號(hào)為”Z”。 “加床”：若主單有加床，則必須選中該復(fù)選框，框內(nèi)符號(hào)出現(xiàn)后，才能輸入加床的價(jià)格。 刪除預(yù)訂信息刪除預(yù)訂信息 賓館可能因客人要求、客房緊張、或者操作失誤等情況，需要?jiǎng)h除客人的預(yù)訂單，本系統(tǒng)提供以下幾個(gè)功能： （1）批量刪除預(yù)訂單：散客中的刪除超時(shí)預(yù)訂功能。 系統(tǒng)不刪除預(yù)訂狀態(tài)為或者已交訂金的預(yù)訂客人。 該功能必須在每天晚上六點(diǎn)之后才可以操作，一般在房間比較緊張

8、時(shí)才需使用。 刪除預(yù)訂信息刪除預(yù)訂信息 （2）單個(gè)刪除預(yù)訂客人：通過散客信息查詢查找到需刪除的預(yù)訂單,執(zhí)行工具欄中的刪除功能即可。 （3）在夜間稽核時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)把所有到達(dá)日期小于或等于今天的預(yù)訂客人變?yōu)椤拔吹娇腿恕保ǜ臓顟B(tài)為“”）。 預(yù)訂確認(rèn)預(yù)訂確認(rèn) 如一個(gè)客人已預(yù)交了訂金，或飯店內(nèi)部人員對(duì)該客人進(jìn)行擔(dān)保，就必須把該預(yù)訂客人的狀態(tài)改為確認(rèn)狀態(tài)“C”，以免因客房緊張、或者操作失誤等原因，被飯店批量刪除。 具體方法是找到該預(yù)訂主單后，選擇”狀態(tài)”下的“確認(rèn)”功能來進(jìn)行預(yù)訂確認(rèn)。 預(yù)訂客人轉(zhuǎn)館預(yù)訂客人轉(zhuǎn)館 如果一客人已經(jīng)預(yù)訂，但由于客人要求或者飯店方面沒有空余的房間來分配，而介紹他去另一飯店，則可選

9、擇”狀態(tài)”下的“轉(zhuǎn)館”功能來處理，即把客人的有效預(yù)訂狀態(tài)改為“”。 最好先在“備注”處記錄下他新去的飯店名稱。這樣，如果他人要查詢?cè)摽腿说男畔?，飯店就可告知他的新地址。飯店方以后在有房間的情況下也可把他接回。 注意：如果該客人已交預(yù)訂金，則須先到收銀注意：如果該客人已交預(yù)訂金，則須先到收銀處退還訂金后才能轉(zhuǎn)館。處退還訂金后才能轉(zhuǎn)館。 預(yù)訂恢復(fù)預(yù)訂恢復(fù) 系統(tǒng)可以把已取消、已轉(zhuǎn)館的無效預(yù)訂主單恢復(fù)為正常預(yù)訂狀態(tài)R， 方法是找到無效預(yù)訂主單后，選擇”狀態(tài)”下的“恢復(fù)”功能并確認(rèn)即可。散客預(yù)定實(shí)際操作（1）執(zhí)行散客 新建散客預(yù)訂；（2）在散客工作窗口中，輸入客人姓名王小二，回 車，系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生一個(gè)別名

10、。 如果此客人是本酒店的歷史客人，回車的同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)出王小二的歷史檔案主單，雙擊圖中的藍(lán)色部分，系統(tǒng)將自動(dòng)把歷史檔案中的有關(guān)信息錄入到散客工作窗口。 如果王小二不是酒店的歷史客人，則在A區(qū)手工輸入有關(guān)信息。（二）散客登記（二）散客登記 散客的入住方式多種多樣，有直接登記、先預(yù)訂后登記、回頭客入住等。 若該主單有多位客人入住，則可通過工具欄中的“增加新客人”、 “刪除客人”、 “另存為一新客人”等按鈕進(jìn)行編輯。 （三）散客信息查詢（三）散客信息查詢（四）散客的其他操作（四）散客的其他操作 1 1、賓客留言、賓客留言 具體包括留言、記事、備注、去向等四類內(nèi)容。 留言一般用于記錄給客人的留言。 記

11、事一般用于輸入飯店為客人服務(wù)的記事，如幾點(diǎn)接機(jī)、幾點(diǎn)送餐等。 備注用于記錄飯店對(duì)該客人的備注信息，一般情況下該信息不讓客人知曉。 去向用于記錄該客人的去向，便于他的親朋好友尋找。 若該主單有多位客人，則需指定其中的某一客人；如果已經(jīng)把該留言轉(zhuǎn)告給客若該主單有多位客人，則需指定其中的某一客人；如果已經(jīng)把該留言轉(zhuǎn)告給客人，請(qǐng)?jiān)诹粞陨习慈?，?qǐng)?jiān)诹粞陨习础癟.傳達(dá)傳達(dá)”鍵。這樣留言的內(nèi)容就不能再修改了，同時(shí)對(duì)傳達(dá)鍵。這樣留言的內(nèi)容就不能再修改了，同時(shí)對(duì)傳達(dá)的時(shí)間進(jìn)行記錄。的時(shí)間進(jìn)行記錄。一旦留言成功，在查詢客人信息欄中，標(biāo)志中的留言燈會(huì)點(diǎn)亮，直接雙擊留言一旦留言成功，在查詢客人信息欄中，標(biāo)志中的留言燈

12、會(huì)點(diǎn)亮，直接雙擊留言燈可查看相應(yīng)的留言內(nèi)容。燈可查看相應(yīng)的留言內(nèi)容。 2、 聯(lián)房設(shè)置聯(lián)房設(shè)置 聯(lián)房設(shè)置方便收銀員在最后結(jié)帳時(shí)的一起結(jié)帳，以及方便查找客人。 一旦聯(lián)房成功，在查詢客人信息時(shí)，其聯(lián)房燈會(huì)變亮，直接雙擊聯(lián)房燈可以查看聯(lián)房情況。 3、拼房也稱共享房，在輸?shù)怯泦螘r(shí)，其類別需選擇共享房，這樣就可以再為該房間登記另一張主單，即實(shí)現(xiàn)拼房。 4、換房就是修改他的房間號(hào)碼，在本系統(tǒng)中有兩種方法進(jìn)行換房操作： 找到客人主單信息后，修改他的房號(hào)。 在排房表中選擇該房號(hào)按右鍵，選擇“換房”功能直接操作。 團(tuán)隊(duì)操作其設(shè)計(jì)宗旨是盡可能方便、快捷、完整地記錄團(tuán)隊(duì)及其成員的各種信息。團(tuán)體子菜單的情況，如圖所示。

13、三、團(tuán)隊(duì)操作三、團(tuán)隊(duì)操作 一個(gè)完整的團(tuán)隊(duì)信息包含了兩類帳：團(tuán)體主單帳與各成員主單帳。 成員主單界面與散客界面基本一致，散客中的各種操作在成員主單中也可完成。 （一）新建團(tuán)體（一）新建團(tuán)體& &會(huì)議預(yù)定會(huì)議預(yù)定 1 1、團(tuán)體主單工作窗口介紹、團(tuán)體主單工作窗口介紹 與散客一樣，系統(tǒng)提供團(tuán)隊(duì)預(yù)訂、登記、修改以及成員信息輸入、批量修改等功能。 一個(gè)完整的團(tuán)體信息主要應(yīng)包含這幾個(gè)部分：主要信息、附加信息、預(yù)留房信息、團(tuán)體成員信息、團(tuán)體付費(fèi)及記帳情況、會(huì)議室預(yù)留信息等。 （1 1）主要信息：）主要信息： 記錄了團(tuán)名、國籍、到日、離日、人數(shù)、房?jī)r(jià)、來源、類別、是否允許記帳等基本信息。其中：“

14、人數(shù)人數(shù)”：團(tuán)體成員的人數(shù)（不包括陪同或?qū)в蔚娜藬?shù)）?！胺繑?shù)房數(shù)”：團(tuán)隊(duì)的總房間數(shù)。 “房?jī)r(jià)房?jī)r(jià)”：是指團(tuán)體中各種房類中最高的價(jià)格?！按?hào)代號(hào)”：此處可輸入該團(tuán)在實(shí)際操作中的編號(hào)?！皝碓磥碓础保焊鶕?jù)酒店銷售統(tǒng)計(jì)需要可事先對(duì)團(tuán)隊(duì)來源進(jìn)行設(shè)定?！邦悇e類別”：有會(huì)議團(tuán)、旅行團(tuán)、散客團(tuán)等?！皢挝惶?hào)單位號(hào)”：若當(dāng)前團(tuán)為協(xié)議單位消費(fèi)，則可在此選擇其單位號(hào)。選擇正確的單位號(hào)后，屏幕將自動(dòng)彈出單位名稱及相應(yīng)的協(xié)議號(hào)。是否允許記帳：是否允許記帳：可從界面中的指示燈看出，紅色禁止記帳，灰色部分允許記帳，綠色全部允許記帳。 （2 2）附加信息：）附加信息： 記錄了團(tuán)隊(duì)的預(yù)訂人、電話、預(yù)訂方式、預(yù)訂號(hào)、來地、去地、抵

15、離班次、掛帳帳號(hào)等其它信息。 (3)(3)預(yù)留房信息預(yù)留房信息 左下方為團(tuán)體的預(yù)留房信息，反映了團(tuán)體各種房類的預(yù)留數(shù)、房?jī)r(jià)、排房情況等信息。無論是預(yù)訂團(tuán)體，還是直接登記無論是預(yù)訂團(tuán)體，還是直接登記的團(tuán)體都須包括此信息的團(tuán)體都須包括此信息。點(diǎn)擊“明細(xì)”項(xiàng)，則可看到預(yù)期住店各日預(yù)留數(shù)與排房數(shù)等信息。 預(yù)留房操作：預(yù)留房操作：點(diǎn)擊功能鍵“預(yù)留”或選擇Alt+U或F6鍵,可進(jìn)入圖所示窗口完成預(yù)留房操作 房?jī)r(jià)定義：房?jī)r(jià)定義： 考慮到相同的房類也可能收不同的房?jī)r(jià)，例如導(dǎo)游的房?jī)r(jià)就可能比團(tuán)體成員的房?jī)r(jià)要低，這時(shí)可修改相應(yīng)房間的成員信息的實(shí)際房?jī)r(jià)。在具體分房前不能處理。 點(diǎn)擊功能鍵”房?jī)r(jià)”或選擇Alt+U、C

16、trl+J,可進(jìn)入圖窗口完成房?jī)r(jià)定義操作 排房操作：排房操作： 點(diǎn)擊預(yù)留房功能鍵”排房”或選擇Alt_P或F7鍵,可進(jìn)入下窗口進(jìn)行快速排房操作 直接分房直接分房：主要的排房方法。 第一步：選擇排房的日期范圍。 第二步：選擇相關(guān)房類。雙擊相應(yīng)的房類后，將列出該房類的滿足房間列表要求的所有客房。 第三步：選擇客房。雙擊可選中該客房，按住Shift鍵再雙擊可選中一批房間。 第四步：執(zhí)行”自動(dòng)排房”。系統(tǒng)將自動(dòng)生成相應(yīng)數(shù)量的客房主單及客人信息，分別列于成員列表中。 （4 4）成員信息）成員信息 團(tuán)體成員的許多信息，例如到日、離日、國籍、特殊要求、到達(dá)信息、離開信息等，一般情況下和團(tuán)體主單一致，系統(tǒng)將在

17、排房時(shí)直接取用主單的信息而不必再輸入。 當(dāng)然，操作員也可修改這些信息，例如當(dāng)團(tuán)體成員的到日或離日與團(tuán)體主單不一致時(shí)，就得修改該團(tuán)成員的到日或離日。 成員信息的輸入主要通過三個(gè)功能來實(shí)現(xiàn)：快速排房、成員批量處理和賓客信息編輯。 成員的原始信息在快速排房時(shí)即自動(dòng)生成。雙擊某一成員可進(jìn)入團(tuán)隊(duì)成員工作窗口進(jìn)行查詢可修改操作。團(tuán)隊(duì)成員工作窗口與散客工作窗口基本一致。 （5 5）團(tuán)體付費(fèi)及記帳）團(tuán)體付費(fèi)及記帳 團(tuán)體付款設(shè)置可靈活定義團(tuán)體應(yīng)為其成員支付哪些款項(xiàng)，是自動(dòng)轉(zhuǎn)帳的一種。選擇主菜單”其它”下的”付費(fèi)”一項(xiàng)，如圖：付費(fèi)定義可細(xì)化到付費(fèi)定義可細(xì)化到每一個(gè)營業(yè)項(xiàng)目。每一個(gè)營業(yè)項(xiàng)目。例如，可定義國內(nèi)例如，可

18、定義國內(nèi)電話由團(tuán)體主單支電話由團(tuán)體主單支付，而國際電話則付，而國際電話則由成員自己承擔(dān)。由成員自己承擔(dān)。 2 2、會(huì)議室預(yù)留與會(huì)議備要、會(huì)議室預(yù)留與會(huì)議備要 系統(tǒng)為會(huì)議團(tuán)專門設(shè)計(jì)了會(huì)議室預(yù)留與會(huì)議備要記錄兩個(gè)輔助功能。 選擇工具欄中的”會(huì)議室預(yù)留”項(xiàng) 在系統(tǒng)的主菜單中，還提供了查詢所有會(huì)議室預(yù)留情況的動(dòng)態(tài)窗口。選擇主菜單的”輔助”欄下的”會(huì)議室預(yù)留情況”，屏幕如圖 ”團(tuán)體會(huì)議詳細(xì)資料備要”窗口主要用來記錄該團(tuán)對(duì)會(huì)議室的要求、服務(wù)注意事項(xiàng)等情況。一旦輸入了備要，則在每次進(jìn)入該團(tuán)主單時(shí)屏幕將自動(dòng)彈出備要窗口。 （二）團(tuán)體登記（二）團(tuán)體登記 團(tuán)體登記一般有團(tuán)體直接登記和預(yù)訂團(tuán)體登記入住兩種情況。 一

19、、預(yù)定團(tuán)體入住的具體操作步驟：一、預(yù)定團(tuán)體入住的具體操作步驟： （1）F3進(jìn)入”當(dāng)前團(tuán)隊(duì)列表”界面中找到該預(yù)訂團(tuán)隊(duì)； （2）團(tuán)體主單信息可能需要修改，如： 提前到達(dá)：修改到達(dá)日期，所有該團(tuán)隊(duì)的預(yù)留房會(huì)提示將自動(dòng)調(diào)整。 推遲離開：手工個(gè)別地修改晚離期間的團(tuán)體預(yù)留房和成員的離開日期。 （3）選擇Ctrl_C登記功能，完成團(tuán)體入住，此時(shí)團(tuán)體主單的狀態(tài)由”R”改為”I”； 二、團(tuán)體直接登記標(biāo)準(zhǔn)流程：二、團(tuán)體直接登記標(biāo)準(zhǔn)流程： （1）選擇主菜單“團(tuán)體”中的“團(tuán)體直接登記”，輸入團(tuán)體主要信息與附加信息； （2）F6預(yù)留房操作； （3）Ctrl_J房?jī)r(jià)定義； （4）F7排房操作； （5）選擇相應(yīng)的房間入住。

20、 （三）團(tuán)體信息查詢（三）團(tuán)體信息查詢 系統(tǒng)同樣提供了多個(gè)界面進(jìn)行團(tuán)體查詢操作。其中主要有“當(dāng)前團(tuán)體列表”與“團(tuán)體主單一覽表”兩種。 （一）散客成員轉(zhuǎn)化（一）散客成員轉(zhuǎn)化 在實(shí)際操作中經(jīng)常會(huì)遇到團(tuán)隊(duì)未到而某一成員先期到店上、或團(tuán)隊(duì)已走仍有成員滯留的情況，為了方便此類操作，系統(tǒng)專門設(shè)計(jì)了”散客成員轉(zhuǎn)化功能。可執(zhí)行主菜單散客 散客成員轉(zhuǎn)化，如圖 四、其他功能四、其他功能 賓客入團(tuán)必須注意該客人的離開日期不能大于團(tuán)隊(duì)的離開日期。一旦轉(zhuǎn)化成功，則該客人就成為團(tuán)隊(duì)成員，如該團(tuán)隊(duì)已定義團(tuán)體主單付房費(fèi)，則從轉(zhuǎn)化成功開始該客人所入住房間的房費(fèi)會(huì)自動(dòng)滾入團(tuán)隊(duì)主單帳務(wù)。 成員出團(tuán)主要處理團(tuán)隊(duì)成員遲于團(tuán)體主單離開的滯留問題，它必須在團(tuán)隊(duì)主單結(jié)帳前執(zhí)行。一旦轉(zhuǎn)化成功，就切斷了成員與團(tuán)隊(duì)之間的聯(lián)系，而變成一般的散客。注意：成員出團(tuán)后其房?jī)r(jià)將自動(dòng)變?yōu)殚T市價(jià)。 （二）賓客檔案管理（二）賓客檔案管理 從某種意義上說，賓客檔案是飯店的一種財(cái)富。賓客檔案對(duì)穩(wěn)定客源、吸引回頭客、搞好客人的個(gè)性化服務(wù)等方面具有非常重要的意義。 為此，系統(tǒng)提供了一整套完善的賓客檔案管理功能，主要在”賓客歷史檔案列表”、”賓客歷史檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告”、”團(tuán)體歷史檔案列表”等界面中實(shí)現(xiàn)。