總部合作流程

1、總部合作流程一、立項1、拓展部銷售經理負責將新項目的信息通知到行政部經理；2、行政部經理填寫在建項目信息表交總公司建筑智能部文員；3、由總公司工程技術部立項，行政部經理將立項信息反饋到拓展部、設計部和財務部。二、報名約件1、負責項目的銷售經理要及時和招標單位聯(lián)系，打好提前量，最好是能在報名前一周準確得到信息；2、設計文員在得到項目報名信息后，第一時間和行政部經理聯(lián)系，由設計文員向總公司建筑智能部文員約件；3、行政部經理協(xié)調繳納“商務配合費”，金額根據總公司文件要求依據項目金額多少來繳納；4、繳納商務配合費后，總公司相關部門負責把項目報名的有關資質材料如：公司資質、行業(yè)資質、合同業(yè)績、人員組成、

2、項目經理證件、業(yè)績等準備齊全并派人攜帶有關資質材料來沈協(xié)助設計部文員辦理報名事宜；5、行政部經理負責報名約件一切相關事務的管理與協(xié)調。三、甲方驗點1、接到甲方驗點通知后，設計文員通知行政部經理，由設計文員負責與總公司建筑智能部文員聯(lián)系約件；2、此處會出現2 種情況：a) 一是甲方要求驗點的同時出示報名時提供的所有資質原件及此項目的項目經理到現場介紹公司情況；b) 二是甲方驗點時出示報名時提供的資質復印件及公司負責人介紹公司情況。3、第一種情況要求拓展部必須提前通知設計部和行政部，設計文員負責聯(lián)絡總公司建筑智能部文員安排約件及約項目經理到現場，此處時間要求拓展部最少提前3 天來通知；4、第二種情

3、況的時間大約為1 2 天即可；5、行政部提供相關的后勤輔助準備，以及準備會議環(huán)境和公司資料冊；6、通常預定總經理作為講解人，介紹公司情況以及業(yè)績等等；7、如果預定的講解人當天不能出現在公司，那么要提前寫一個關于介紹公司及回答甲方提出問題的計劃書或者演示文檔，好讓臨時講解人員一目了然。四、買標書、備案、規(guī)費證1、辦理外埠備案所需原件滯留的時間：a) 市里為一周，每周一、二收件，周五放件；b) 省里為二周，周一、二收件，次周五放件。2、設計部文員買完標書后立即開始備案；3、設計部文員通知人力資源部聯(lián)絡總公司相關部門、及通知行政部經理開始辦理規(guī)費證事宜；4、人力資源部通知總公司建筑智能部文員開始約件

4、來，到市建委來驗點看原件；5、省廳相關部門不要求驗點；6、辦理備案的同時，行政部經理就要同時著手辦理規(guī)費證；7、一般每個項目拿到標書后就可以開始辦理規(guī)費證，辦理時間為 8 15 天。8、約件、約人要按照招標要求，有公司證照、資質、業(yè)績證明、人員、人員證書、項目經理答辯等。五、投標保證金1、設計部文員把投標保證金的相關條款復印交財務部經理；2、設計部文員同時通知人力資源部與總公司建筑智能部文員聯(lián)系資金、付款時間、付款方式等問題；3、財務打款后通知人力資源部；告知設計部文員款辦理完畢，由設計部文員去招標公司取收據；4、保證金時間按規(guī)定是在投標前就把錢打到甲方指定帳戶，具體時間要根據公司實際情況做安

5、排。六、封標1、設計部文員帶投標文件正本、招標文件正本、答疑文件去總公司總部；2、由總公司建筑智能部文員聯(lián)絡總公司集成營銷部相關人員辦理封標手續(xù)；3、設計部文員給集成營銷部提供項目名稱、金額、規(guī)模等相關文件；4、集成營銷部去印信與檔案管理部辦理用章手續(xù)；5、印信與檔案管理部蓋章封標；6、投標文件無論是否中標，都要給總部一套副本。七、投標1、投標要求現場答疑或澄清的，法定代表授權人必須到場；2、答疑或澄清按投標文件準備，授權人簽字的要寫清晰，落款要寫總公司名稱。3、需要項目經理答辯的，項目經理如約來到答辯現場，由設計部負責安排相關的事宜；八、開標1、開標之前要驗原件，人力資源部要與之前提供的資質

6、一一對應。發(fā)現缺件或錯件要馬上通知常務副總，采取相應的補救辦法。九、中標1、中標后人力資源部通知總公司建筑智能部文員，聯(lián)絡集成營銷部申請退回前期報名繳納的商務支持費；2、按照總公司文件規(guī)定，中標項目的一般商務支持費在中標后 10 日內扣500 元基本費用外，余額全部退還，未中標的一律不退；十、履約保函1、履約保函的申請由人力資源部負責與總公司建筑智能部文員聯(lián)絡；2、按照總公司要求先填寫保函申請書 ，并且必須將等同于保函額度的資金打入總公司總部帳戶，并承擔與辦理保函相關一切費用；3、經總公司總部總裁辦、政策法務部、財務部審核后報總裁審批后方能領取、領取保函需填寫保函領取審批單 。十一、合同簽訂1

7、、人力資源部拿到甲方合同樣本后，按合同審批流程在法律顧問的協(xié)助下修改合同，經雙方同意由工程副總簽訂；2、簽訂合同時，按照總公司總部要求交給總公司總部的合同100 萬以下的不少于 2 份， 100 萬（含） 500 萬元，不少于4 份； 500 萬元（含）1000 萬元，不少于6 份； 1000 萬元以上，不少于10 份；重點項目不少于 10 份；3、除了給甲方和總公司合同數目外，行政部要至少留存一份原件留底。十二、項目開工準備1、合同簽訂之后，人力資源部要立即與總公司建筑智能部文員聯(lián)系，申請刻印項目章、項目經理章、質檢員章；2、同時要填寫項目專用章管理協(xié)議、項目專用章申請報告、暫扣項目章押金及

8、刻章費的承諾書各一份；以及與總公司填寫一份項目合作協(xié)議（分包協(xié)議） ；3、項目章押金是1 萬元，等項目竣工結束后項目章返還給總公司，押金返還給本部帳戶；4、設計部經理負責給人力資源部一份本項目的采購清單，然后人力資源部負責將此清單抄送給總公司建筑智能部文員；5、采購清單一定準確詳細；6、技術部主任設計師制作深化設計時盡可能要把增補這塊考慮進去，以免在采購過程中，采購材料與總部的清單不符，發(fā)生不必要的麻煩。十三、采購合同簽訂流程1、采購經理按照總公司最新采購版本制作采購合同，并提供相應的廠家信息例如：營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、國、地稅、授權、生產許可證、付款信息，如果設備變更還需要甲方提供變更單

9、加蓋公章，或者是增補協(xié)議加蓋公章。2、人力資源部初審后交總公司建筑智能部文員，由總裁辦合約部審批，返還建筑智能部文員后，返還人力資源部確認此合同可以簽訂，這個周期大概是 3 天。3、采購經理在知悉合同可以簽訂后與供貨方簽訂合同，并要求供貨方提供發(fā)票；合同與發(fā)票交給財務部經理，財務部經理連帶付款信息一并寄給總公司建筑智能部文員（合同一式兩份） ；4、總公司建筑智能部文員把所有材料交給總裁辦合約部審核，總裁辦經理簽字授權可付款后，由建筑智能部文員把授權交給總公司財務部經理簽字，總公司財務出納方可去銀行匯款，此周期大概是5 天時間；5、付款后總公司建筑智能部文員會把其中一份合同寄回我公司采購部，采購

10、經理反給供貨商。6、如果采購合同涉及到分次付款的時候，要于總公司簽訂三方協(xié)議，總公司留一份、供貨方留一份、行政部留一份。十四、財務流程1、合同簽訂后在第一次付款10 天內通知總公司建筑智能部文員到總公司財務部辦理繳納印花稅；2、如果是營業(yè)稅、建安類的發(fā)票要辦理外經證，人力資源部聯(lián)絡總公司建筑智能部辦理，并填寫外經證申請單；3、項目在合同期內沒有如期完成，需要辦理延期協(xié)議，底稿傳到總公司建筑智能部，文員蓋章后郵回，交給項目經理，到甲方蓋章后，郵給總公司；4、外經證過期后，由財務到工程所在地的稅務局蓋章，連同延期協(xié)議寄給總公司建筑智能部文員辦理；5、開發(fā)票：建安類需要填寫代繳稅款申請表，連同總公司

11、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人身份證、代理人身份證、資質證明、授權、合同復印件一并郵回總公司；6、總公司財務經理蓋章后返回本部財務部，財務部會計到所屬地稅務局開具發(fā)票；7、發(fā)票開好后郵回總公司財務部蓋章，項目經理將發(fā)票送到甲方負責人處申請回款。十五、工程驗收、決算1、項目進入到竣工階段，首先工程部文員要配合項目經理做好工程竣工材料并向行政部歸檔；2、根據總公司要求，合同額在100 萬以下的不少于1 份，合同額在100 萬到 500萬元之間的不少于 4份，合同額在500萬元（含）到 1000萬元之間的不少于6 份；合同額超過1000 萬元（含）的不少于10 份，重點項10份。3進入竣工決算時，人力資源部負責與總公司建筑智能部文員