雅世集團(tuán)會(huì)議管理制度

1、雅世集團(tuán)會(huì)議管理制度編制人汪凈編制日期2007年12月審核人簽發(fā)人修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人簽發(fā)人2010-12第一次修訂調(diào)整集團(tuán)會(huì)議內(nèi)容與形式汪凈目錄第一章總則 1第二章集團(tuán)董事會(huì) 1第三章集團(tuán)專項(xiàng)委員會(huì) 2第四章主要議事管理會(huì)議 5第五章其他會(huì)議 9第六章會(huì)議組織形式及通過(guò)方式 1.0.第七章注意事項(xiàng) 1.0.第八章附則 1.1第一章 總則第1 條 管理目的 為使集團(tuán)會(huì)議管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)國(guó)家相關(guān)管理規(guī)定和集團(tuán)實(shí)際情況，特制定本制度。第2 條 適用范圍 本制度適用于集團(tuán)總部、各下屬子公司范圍各類會(huì)議召開(kāi)和管理。第二章 集團(tuán)董事會(huì)第3 條 集團(tuán)董事會(huì)3.1 會(huì)

2、議內(nèi)容：按照公司章程，解決公司經(jīng)營(yíng)決策中需要董事會(huì)決定 的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略等重大問(wèn)題。3.1.1 審議、修訂公司的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，提出年度經(jīng)營(yíng)總目標(biāo)及經(jīng)營(yíng) 方針；3.1.2 審核、論證公司年度投資方案和年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃；3.1.3 審查、監(jiān)督公司年度投資方案和年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的執(zhí)行情況；對(duì)公司年度投資活動(dòng)進(jìn)行最終評(píng)價(jià)，撰寫(xiě)評(píng)估報(bào)告；3.1.4 對(duì)下屬企業(yè)的股份轉(zhuǎn)讓、兼并、整頓、清產(chǎn)等重大問(wèn)題提出決策建議3.1.5 負(fù)責(zé)對(duì)公司投資項(xiàng)目的評(píng)審，提出決策建議；3.1.6 審議公司組織機(jī)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整方案，提出相關(guān)建議。3.2 參加人員：集團(tuán)董事。3.3 會(huì)議時(shí)間：董事會(huì)由董事長(zhǎng)提議或按公司章程規(guī)定的程序召開(kāi)。3.4

3、會(huì)議主持：董事會(huì)由董事長(zhǎng)主持召開(kāi)。3.5 會(huì)議組織：董事會(huì)由公司專人組織， 提出會(huì)議議題， 并負(fù)責(zé)紀(jì)要、 決議的整理。第三章 集團(tuán)專項(xiàng)委員會(huì)第4 條 預(yù)算招投標(biāo)委員會(huì)4.1 會(huì)議內(nèi)容4.1.1 審定項(xiàng)目整體預(yù)算。4.1.2 審定成本控制部提交的項(xiàng)目、工程物資預(yù)算，經(jīng)董事長(zhǎng)簽批后 下達(dá)正式預(yù)算。4.1.3 批準(zhǔn)成本控制部審議提交的項(xiàng)目、工程物資預(yù)算調(diào)整、修正方 案。4.1.4 對(duì)項(xiàng)目、工程物資預(yù)算運(yùn)行狀況實(shí)施整體監(jiān)控。4.1.5 對(duì)集團(tuán)重大項(xiàng)目 （以成本控制部提交的項(xiàng)目招標(biāo)清單經(jīng)本委員 會(huì)確定為準(zhǔn)）招投標(biāo)評(píng)審，審議結(jié)果經(jīng)董事長(zhǎng)簽批后下達(dá)執(zhí)行。4.2 參加人員4.2.1 委員會(huì)主任由集團(tuán)總裁擔(dān)任，

4、委員會(huì)副主任由主任指定。4.2.2 成員由董事會(huì)成員及具有相關(guān)決策能力的高層與專業(yè)人員構(gòu) 成。具體成員由主任根據(jù)項(xiàng)目和決策事項(xiàng)單獨(dú)指定。4.3 會(huì)議時(shí)間：不定期舉行。會(huì)議在公司審批項(xiàng)目預(yù)算、整體預(yù)算調(diào) 整和重大招投標(biāo)評(píng)審時(shí)召開(kāi)，時(shí)間視需要而定。4.4 會(huì)議主持：會(huì)議由會(huì)議由主任主持召開(kāi)。 如主任因特殊原因缺席， 由主任指定副主任或其他委員代為履行上述職責(zé)。4.5 議事規(guī)則4.5.1 預(yù)算招投標(biāo)委員會(huì)為非常設(shè)機(jī)構(gòu)。4.5.2 會(huì)議應(yīng)提前一定時(shí)間（如：三天）通知委員會(huì)成員。4.5.3 預(yù)算招投標(biāo)委員會(huì)會(huì)議應(yīng)當(dāng)由二分之一以上的委員出席方可 舉行。預(yù)算招投標(biāo)委員會(huì)做出的決議，必須經(jīng)出席會(huì)議全體委 員三

5、分之二表決通過(guò)方為有效。4.6 會(huì)議組織：4.6.1 會(huì)務(wù)由集團(tuán)成本控制部負(fù)責(zé)，包括：會(huì)議通知、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì) 議記錄與紀(jì)要整理、 會(huì)議決議起草。 集團(tuán)總裁辦公室協(xié)助配合。4.6.2 由成本控制部匯總擬定公司項(xiàng)目、 工程物資預(yù)算方案和調(diào)整方 案，提交預(yù)算招投標(biāo)委員會(huì)審議。第5 條 產(chǎn)品技術(shù)委員會(huì)5.1 會(huì)議內(nèi)容5.1.1 組織評(píng)審產(chǎn)品、設(shè)計(jì)、技術(shù)、質(zhì)量方面的制度及標(biāo)準(zhǔn)。5.1.2 組織確定公司產(chǎn)品方案。5.1.3 評(píng)審規(guī)劃設(shè)計(jì)方案，并提出改進(jìn)建議。5.1.4 審查開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的重大技術(shù)方案，新技術(shù)、新工藝、新材料應(yīng)用 方案，并提出改進(jìn)建議。5.1.5 會(huì)審重大技術(shù)變更，并提出建議。5.1.6 組織論

6、證重大技術(shù)質(zhì)量事故，并給出裁定建議。5.2 參加人員5.2.1 產(chǎn)品技術(shù)委員會(huì)主任由總裁擔(dān)任，委員會(huì)副主任由主任指定。5.2.2 成員由董事會(huì)成員及具有相關(guān)決策能力的高層、規(guī)劃設(shè)計(jì)部、 成本控制部、運(yùn)營(yíng)管理部、財(cái)務(wù)資金部、營(yíng)銷(xiāo)中心負(fù)責(zé)人等。5.2.3 可以邀請(qǐng)外部專家參加。5.3 會(huì)議時(shí)間：不定期舉行。會(huì)議在公司有產(chǎn)品方案評(píng)審、重大技術(shù) 變更及公司有技術(shù)研發(fā)等重大質(zhì)量技術(shù)事項(xiàng)需要決策時(shí)召開(kāi)， 時(shí) 間視需要而定。5.4 會(huì)議主持：會(huì)議由會(huì)議由主任主持召開(kāi)。 如主任因特殊原因缺席， 由主任指定副主任或其他委員代為履行上述職責(zé)。5.5 議事規(guī)則5.5.1 產(chǎn)品技術(shù)委員會(huì)為非常設(shè)機(jī)構(gòu)。5.5.2 會(huì)議

7、應(yīng)提前一定時(shí)間（如：三天）通知委員會(huì)成員。5.5.3 產(chǎn)品技術(shù)委員會(huì)會(huì)議應(yīng)當(dāng)由二分之一以上的委員出席方可舉 行。產(chǎn)品技術(shù)委員會(huì)做出的決議，必須經(jīng)出席會(huì)議全體委員三 分之二表決通過(guò)方為有效。5.6 會(huì)議組織5.6.1 涉及產(chǎn)品設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)方案的會(huì)務(wù)由集團(tuán)規(guī)劃設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)。 包括：會(huì)議通知、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議記錄與紀(jì)要整理、會(huì)議決議 草案起草。集團(tuán)總裁辦公室協(xié)助配合。5.6.2 涉及產(chǎn)品質(zhì)量、 施工技術(shù)的會(huì)務(wù)由集團(tuán)運(yùn)營(yíng)管理部負(fù)責(zé)。 包括： 會(huì)議通知、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議記錄與紀(jì)要整理、會(huì)議決議草案起 草。集團(tuán)總裁辦公室協(xié)助配合。第四章 主要議事管理會(huì)議第6 條 總裁辦公會(huì)6.1 會(huì)議內(nèi)容：公司日常經(jīng)營(yíng)管理事

8、項(xiàng)的決策會(huì)議，辦公會(huì)主要審議 經(jīng)營(yíng)、管理、人事、財(cái)務(wù)等方面的重大事項(xiàng)，公司總體工作安排 和檢查、協(xié)調(diào)各部門(mén)工作。6.2 會(huì)議時(shí)間：每月一次，召開(kāi)時(shí)間為每個(gè)月下旬。6.3 會(huì)議主持：會(huì)議由集團(tuán)總裁召集并主持召開(kāi)，如總裁遇特殊事務(wù)不能主持會(huì)議，由總裁指定執(zhí)行總裁主持。6.4 會(huì)議決策：會(huì)議審議的所有事項(xiàng)，應(yīng)在充分聽(tīng)取與會(huì)人員意見(jiàn)的 基礎(chǔ)上由總裁最終決策并形成決議。6.5 會(huì)議組織：集團(tuán)由集團(tuán)總裁辦公室負(fù)責(zé)。 如遇在項(xiàng)目公司召開(kāi)的， 由集團(tuán)總裁辦公室和項(xiàng)目公司行政人事部協(xié)商確定會(huì)議時(shí)間后， 由項(xiàng)目公司行政人事部負(fù)責(zé)，包括：會(huì)議通知、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議 記錄與紀(jì)要整理、會(huì)議決議起草。第7 條 集團(tuán)年會(huì)7.

9、1 會(huì)議內(nèi)容：年度工作計(jì)劃部署暨上年度總結(jié)及表彰大會(huì)。公司年 會(huì)是向全體員工通報(bào)公司年度投資與經(jīng)營(yíng)情況、 重大項(xiàng)目進(jìn)展情 況和下一年度公司重要工作安排， 以及討論與解決關(guān)系員工切實(shí) 利益的重大事項(xiàng)。7.2 參加人員：原則上為集團(tuán)全體員工參加，根據(jù)年會(huì)組織的實(shí)際情 況可適當(dāng)調(diào)整人員范圍。7.3 會(huì)議時(shí)間：會(huì)議一般每年舉行一次，每年 12 月或次年召開(kāi)一次 工作會(huì)議，可同時(shí)舉行聯(lián)歡活動(dòng)。7.4 會(huì)議主持：會(huì)議由總裁召集并主持召開(kāi)，如總裁遇特殊事務(wù)不能 主持會(huì)議，由總裁指定執(zhí)行總裁主持。7.5 會(huì)議組織：會(huì)務(wù)由集團(tuán)總裁辦公室負(fù)責(zé)，包括：會(huì)議通知、會(huì)前 準(zhǔn)備、會(huì)議記錄與紀(jì)要整理、會(huì)議決議草案起草。各項(xiàng)

10、目公司行 政人事部協(xié)助配合。第8 條 項(xiàng)目匯報(bào)協(xié)調(diào)會(huì)8.1 會(huì)議內(nèi)容：項(xiàng)目月度工作情況匯報(bào)。包括：本月工作總結(jié)與下月 工作計(jì)劃，進(jìn)度計(jì)劃調(diào)整說(shuō)明， 需要集團(tuán)協(xié)調(diào)和安排的工作事項(xiàng)。8.2 參加人員：總裁、執(zhí)行總裁、項(xiàng)目公司高管與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé) 人。8.3 會(huì)議時(shí)間：總裁主持召開(kāi)，各項(xiàng)目每月一次，召開(kāi)時(shí)間為每個(gè)月 中旬（逢項(xiàng)目負(fù)責(zé)人季度述職會(huì)合并） 。8.4 會(huì)議主持：會(huì)議由集團(tuán)總裁召集并主持召開(kāi)，如總裁遇特殊事務(wù) 不能主持會(huì)議，由總裁指定執(zhí)行總裁主持。8.5 會(huì)議決策：會(huì)議審議的所有事項(xiàng)，應(yīng)在充分聽(tīng)取與會(huì)人員意見(jiàn)的 基礎(chǔ)上由總裁最終決策并形成決議。8.6 會(huì)議組織：8.6.1 在集團(tuán)總部召開(kāi)的

11、會(huì)議由總裁辦公室負(fù)責(zé)組織。8.6.2 在項(xiàng)目召開(kāi)的會(huì)議， 由集團(tuán)總裁辦公室負(fù)責(zé)確定會(huì)議時(shí)間和發(fā) 布會(huì)議通知，項(xiàng)目公司行政人事部負(fù)責(zé)會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議記錄與 紀(jì)要整理、會(huì)議決議起草，并將最終形成的會(huì)議決議交集團(tuán)總 裁辦公室備案。第9 條 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人季度述職會(huì)9.1 會(huì)議內(nèi)容：各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人本季度計(jì)劃完成情況總結(jié)與下季度工作計(jì)劃陳述9.2 參加人員：集團(tuán)總部部門(mén)經(jīng)理以上人員、項(xiàng)目高管。9.3 會(huì)議時(shí)間：每季度一次。召開(kāi)時(shí)間為每季度最后一周。9.4 會(huì)議主持：集團(tuán)總裁主持召開(kāi)。9.5 會(huì)議組織：9.5.1 會(huì)務(wù)由集團(tuán)總裁辦公室負(fù)責(zé)，包括：會(huì)議通知、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì) 議記錄與紀(jì)要整理、會(huì)議決議草案起草。9.5.

12、2 在項(xiàng)目召開(kāi)的會(huì)議， 由集團(tuán)總裁辦公室負(fù)責(zé)確定會(huì)議時(shí)間和發(fā) 布會(huì)議通知，項(xiàng)目公司行政人事部負(fù)責(zé)會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議記錄與 紀(jì)要整理、9.5.3 述職人員需準(zhǔn)備匯報(bào)內(nèi)容的 PPT 文件。第10條 集團(tuán)部門(mén) /項(xiàng)目周工作例會(huì)10.1 會(huì)議內(nèi)容：集團(tuán)總部各部門(mén)、各項(xiàng)目本周工作總結(jié)與下周工作計(jì) 劃。10.2 參加人員：集團(tuán)總部各部門(mén)、各項(xiàng)目單獨(dú)組織。10.3 會(huì)議時(shí)間：每周一次，集團(tuán)總部各部門(mén)召開(kāi)時(shí)間為每周五。各項(xiàng) 目召開(kāi)時(shí)間由項(xiàng)目自行確定。10.4 會(huì)議主持：集團(tuán)總部各部門(mén)由部門(mén)負(fù)責(zé)人主持召開(kāi)。各項(xiàng)目由項(xiàng) 目負(fù)責(zé)人主持召開(kāi)。10.5 會(huì)議決策：會(huì)議審議的所有事項(xiàng)，應(yīng)在充分聽(tīng)取與會(huì)人員意見(jiàn)的 基礎(chǔ)上由會(huì)議

13、主持人最終決策并形成決議。10.6 會(huì)議組織：10.6.1 集團(tuán)總部由各部門(mén)負(fù)文員負(fù)責(zé)會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議記錄與紀(jì)要整 理、會(huì)議決議起草。會(huì)議紀(jì)要于每周一前上傳至 OA 。10.6.2 項(xiàng)目公司由行政人事部負(fù)責(zé)會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議記錄與紀(jì)要整理、 會(huì)議決議起草。會(huì)議紀(jì)要于每周一前上傳至 OA 。第11 條 專題會(huì)11.1 會(huì)議內(nèi)容：各項(xiàng)專業(yè)專題會(huì)議。主要用于研究解決公司經(jīng)營(yíng)、管 理工作中出現(xiàn)的專業(yè)性、重要性、特殊性問(wèn)題，并需做出決定和 安排的事項(xiàng)。11.2 參加人員：根據(jù)會(huì)議內(nèi)容單獨(dú)確定。11.3 會(huì)議時(shí)間：根據(jù)業(yè)務(wù)需要不定期召開(kāi)。11.4 會(huì)議主持：由集團(tuán)總部各部門(mén)或各項(xiàng)目發(fā)起組織，發(fā)起組織的部 門(mén) 或

14、項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)人主持會(huì)議。11.5 會(huì)議組織：會(huì)務(wù)由發(fā)起部門(mén)或項(xiàng)目公司相關(guān)文員負(fù)責(zé)，包括：會(huì) 議通知、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議記錄與紀(jì)要整理、會(huì)議決議草案起草。 會(huì)議紀(jì)要會(huì)后提交至集團(tuán)總裁辦公室或項(xiàng)目行政人事部備案。第五章 其他會(huì)議其他會(huì)議包括但不限于研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等。由責(zé)任部門(mén)組織召開(kāi)。參加人員根據(jù)具體情況確定。第六章 會(huì)議組織形式及通過(guò)方式第12 條 會(huì)議組織形式：各項(xiàng)會(huì)議的組織原則上按照第二章至第五章 所述進(jìn)行。 第 3 條至第 9 條中所列會(huì)議如遇特殊情況， 部分參會(huì) 人員無(wú)法親自參加，經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)，可通過(guò)視頻會(huì)議系統(tǒng)、網(wǎng) 絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行上述會(huì)議，或委托他人參加。第13 條 通過(guò)方式：各項(xiàng)會(huì)議完成后

15、，由相關(guān)部門(mén)形成會(huì)議紀(jì)要或決 議，由發(fā)起人組織參會(huì)人員簽字確認(rèn)，如遇參會(huì)人員無(wú)法親筆簽 字，可通過(guò) OA 郵件、傳真或短信的方式確認(rèn)。第七章 注意事項(xiàng)第14 條 會(huì)議組織部門(mén)原則上應(yīng)提前 3 天將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi) 容通知到與會(huì)人員。遇有特殊情況可臨時(shí)由會(huì)議主持人決定，通 知與會(huì)人員。與會(huì)人員應(yīng)做好文件、資料和有關(guān)方案、意見(jiàn)的準(zhǔn) 備工作，以提高會(huì)議效率。第15 條 所有與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，遲到者應(yīng)向全體與會(huì)人員說(shuō)明原 因。因故不能參加會(huì)議的，必須提前向會(huì)議組織部門(mén)和主持人請(qǐng) 假說(shuō)明原因，并得到會(huì)議主持人同意；必要時(shí)，還應(yīng)委托他人參 加。第16 條 為保證會(huì)議的順利進(jìn)行，所有參加會(huì)議的成員須在會(huì)議期間關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑹謾C(jī)調(diào)至無(wú)聲狀態(tài)。如確實(shí)需要接聽(tīng)重要來(lái)電，請(qǐng) 向會(huì)議主持人示意后離開(kāi)會(huì)場(chǎng)接聽(tīng)電話。第17 條 為保證會(huì)議效率，所有會(huì)議原則上不超過(guò)三個(gè)小時(shí)。主持人 應(yīng)注意控制會(huì)議節(jié)奏，避免拖沓冗長(zhǎng)。第18 條 除研討會(huì)和培訓(xùn)會(huì)外，所有會(huì)議原則上均應(yīng)做記錄，并由組織部門(mén)于會(huì)后兩日內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括的內(nèi)容：會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員、主持人、紀(jì)要整理人、會(huì)議議題、會(huì)議所做的決定