普查檔案管理課件

1、來自來自 中國最大的資料庫下載中國最大的資料庫下載普查工作檔案 是指經(jīng)國務(wù)院批準、由國家統(tǒng)計部門承辦的各項普查工作過程中形成的、具有保存價值的文件材料，包括各種文字、圖表、聲像及實物憑證等形式的歷史記錄。 普查工作檔案管理規(guī)定（國統(tǒng)字200670號）普查文件材料歸檔范圍 文件類 資料、表冊類 音像類 實物類 關(guān)于認真做好北京市第二次全國農(nóng)業(yè)普查檔案工作的通知（京農(nóng)普辦發(fā)200630號）文書檔案 1. 各級黨政機關(guān)有關(guān)普查工作的命令、決定及批復(fù)；各級黨政領(lǐng)導(dǎo)同志的重要講話、題詞； 2. 各級普查機構(gòu)的請示、批復(fù)、報告、通知、工作計劃、簡報、會議文件材料（包括會議通知、議程、講話、會議記錄、會議紀

2、要）、匯報提綱、工作總結(jié)； 3. 普查辦法、普查方案、普查細則及重要的修改稿； 4. 普查公報； 5. 各級普查機構(gòu)設(shè)置、人事任免、工作人員名冊、先進集體和先進人員名單； 6. 接待外賓的日程安排、談話記錄及出國考察報告； 7. 普查文件材料匯編。 普查檔案 1. 普查登記表樣表、手工匯總表、機器匯總表、普查匯總資料，填表說明等紙質(zhì)及電子文件材料（包括相應(yīng)的元數(shù)據(jù)、背景信息和計算機應(yīng)用程序軟件等）； 2行政區(qū)劃代碼本，地址編碼本； 3普查員、普查指導(dǎo)員、編碼員、錄入人員的培訓(xùn)教材； 4. 內(nèi)部編印和公開出版的普查資料、普查分析報告及匯編； 5. 普查宣傳材料、宣傳畫和報紙雜志發(fā)表的有關(guān)社論、評

3、論和報道等。 聲像檔案 普查工作中及普查會議的照片、錄音帶、錄像帶，電影片、電視片、幻燈片及整理匯編的相冊、畫冊。實物檔案 有紀念意義的憑證性實物，包括普查標志、調(diào)查證件、證書、獎?wù)隆⒓o念品、首日封、紀念郵票、普查機構(gòu)印章等。檔案檔案文件文件 辦理完畢的文件才能作為檔案保存辦理完畢的文件才能作為檔案保存 對日后工作和研究活動有查考利用價對日后工作和研究活動有查考利用價值的文件才有必要作為檔案保存值的文件才有必要作為檔案保存 按照一定規(guī)律集中保存起來的文件才按照一定規(guī)律集中保存起來的文件才是現(xiàn)代意義上的檔案是現(xiàn)代意義上的檔案檔案工作 收集 管理 利用收集工作 收集工作，是按照黨和國家的規(guī)定，通過

4、例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機關(guān)、個人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到各有關(guān)機關(guān)檔案室和各級各類檔案館的工作。收集的內(nèi)容 公文； 業(yè)務(wù)文件，如調(diào)研報告、工作記錄； 綜合性文件，如工作計劃、總結(jié)、會議記錄； 零散文件，如外出開會帶回文件。收集的重點 反映本單位基本歷史面貌和主要職能活動的文件材料。 要注意突出本單位的特色。 收集工作的要求歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長期保管的質(zhì)量要求（不能少）歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)精練準確，并反映立檔單位的主要職能（不能多）檔案部門要加強收集工作的調(diào)查和指導(dǎo) 整理工作的原則 遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系； 區(qū)分不同價值； 便

5、于保管和利用。文書檔案整理方法 案卷級整理 公文立卷 文件級整理 歸檔文件整理立卷的步驟檢查、調(diào)整卷內(nèi)公文排列卷內(nèi)公文卷內(nèi)公文編號填寫卷內(nèi)文件目錄填寫卷內(nèi)備考表擬寫案卷題名填寫案卷封面案卷的裝訂檢查、調(diào)整卷內(nèi)公文 （1）檢查卷內(nèi)公文是否符合歸檔范圍要求； （2）檢查卷內(nèi)公文是否齊全、完整； （3）檢查組合成的案卷是否保持了公文之間的有機聯(lián)系； （4）檢查卷內(nèi)公文的保存價值是否盡量做到了統(tǒng)一。 （5）如不符合立卷要求的，要予以調(diào)整。排列卷內(nèi)公文單份文件的排列順序和要求： 正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 批復(fù)在前，請示在后； 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；排列卷內(nèi)公文 多份文件的排列順序和

6、要求： 方針政策性公文在前，業(yè)務(wù)性公文在后； 上級機關(guān)公文在前，本機關(guān)和下級機關(guān)公文在后； 案件的結(jié)論及判決性公文在前，依據(jù)性材料在后； 會議文件按照文件形成順序或重要程度排列； 其他公文材料可按重要程度或時間順序排列。卷內(nèi)公文編號 凡有字跡、圖表等內(nèi)容的頁面，都要編寫頁號?？瞻醉摬痪幪枴?編寫位置：正頁的右上角，反頁的左上角。 一般用鉛筆流水標阿拉伯?dāng)?shù)字。 填寫卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)文件目錄 順序號 文號 責(zé)任者 題名 日期 頁號 備注順序號 填寫卷內(nèi)每份公文排列順序的序號。 一份公文一個順序號。文號 文號，即公文發(fā)文機關(guān)的發(fā)文字號。 填寫要求：照抄實錄。責(zé)任者 責(zé)任者，即公文的制發(fā)機關(guān)或其代表

7、人。 填寫要求：使用全稱或規(guī)范化簡稱。題名 題名，即公文標題。 填寫要求：照抄實錄。 注意事項： 1、公文標題過于復(fù)雜，可縮寫； 2、沒有標題或標題過于簡單，不能反映公文內(nèi)容時，須重擬標題，并加“ ” 與原標題加以區(qū)別。日期 日期，即公文的形成時間。 年、月、日要齊全。 例：“2000.5.6”頁號 頁號，即卷內(nèi)公文所在頁號。 填寫要求： 1、卷內(nèi)最后一份公文須填寫起止頁號； 2、其余公文只填寫首頁頁號。備注 留待卷內(nèi)公文變化時作說明之用。填寫卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表的填寫內(nèi)容 1、卷內(nèi)情況說明 2、立卷人 3、檢查人 4、日期擬寫案卷題名 案卷題名，即案卷標題，是用簡潔的文字對卷內(nèi)一組公文的高度

8、概括。 擬寫要求： 1、內(nèi)容概括確切，文字簡明通順； 2、三要素：責(zé)任者、主要內(nèi)容、文種 3、50字以內(nèi)。填寫案卷封面案卷封面的填寫內(nèi)容 全宗名稱 類目名稱 案卷題名 時間 保管期限 件數(shù) 頁數(shù) 歸檔號 檔號全宗名稱 全宗名稱，即立檔單位名稱。 填寫要求：用全稱或規(guī)范化簡稱。類目名稱 類目名稱，即全宗內(nèi)分類方案的第一級類目名稱。 保管期限年度機構(gòu)（問題）分類法 年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法保管期限年度機構(gòu)（問題）分類法 將歸檔文件按保管期限分類； 在各保管期限內(nèi)按年度分類； 在同一年度內(nèi)按機構(gòu)分類。 2006年綜合組、宣傳組、數(shù)據(jù)處理組 永久 2007年綜合組、宣傳組、數(shù)據(jù)處理組 2006年

9、綜合組、宣傳組、數(shù)據(jù)處理組 長期 2007年綜合組、宣傳組、數(shù)據(jù)處理組 2006年綜合組、宣傳組、數(shù)據(jù)處理組 短期 2007年綜合組、宣傳組、數(shù)據(jù)處理組 案卷題名 案卷題名，即案卷標題。時間 時間，即卷內(nèi)公文的起止日期。 填寫卷內(nèi)最早一份公文和最遲一份公文的落款日期。 阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，“2006年5月”保管期限 三分法 永久 長期16年-50年 短期15年 二分法 永久 定期（15年、30年等）件數(shù) 卷內(nèi)公文材料實有的總件數(shù)。頁數(shù) 卷內(nèi)公文材料的總頁數(shù)。歸檔號歸檔號=目錄號-案卷號由各單位檔案部門給定編制原則： 唯一性、合理性、穩(wěn)定性、簡明性全宗號的編制方法 （1）立檔單位按照規(guī)定需要向有關(guān)檔

10、案館移交檔案，其全宗號應(yīng)由檔案館確定。 （2）如果不需要向檔案館移交檔案，一般情況下不必填寫全宗號。 （3）由于立檔單位發(fā)生變化而產(chǎn)生和保存了兩個以上的全宗，檔案室應(yīng)按接收全宗的順序分別編制全宗號。目錄號的編制方法 見分類方案案卷號的編制方法根據(jù)各單位檔案部門給定的起始號碼，流水編號，不重、不空、不漏。 編號時注意案卷級檔案的排序。檔號 檔號=全宗號-目錄號-案卷號 可暫空，進館時再填。目錄號的編制方法目錄號的編制方法文書檔案文書檔案聲像檔案聲像檔案實物檔案實物檔案普查檔案普查檔案永久永久長期長期短期短期錄音錄像錄音錄像照片照片錄音錄音錄像錄像照片照片底片底片獎杯獎杯 獎狀獎狀證書證書錦旗錦旗

11、禮品禮品 印章印章案卷的裝訂 （1）去除金屬物； （2）破損的文件要裱糊； （3）紙張過大的要折疊；紙張過小的要貼邊； （4）三孔一線； （5）使用規(guī)范卷皮，軟皮一般不要超過50頁。 歸檔文件整理歸檔文件整理 指將歸檔文件以件為單位進行指將歸檔文件以件為單位進行裝訂裝訂、分分類類、排列排列、編號編號、編目編目、裝盒裝盒，使之有，使之有序化的過程。序化的過程。 歸檔文件：立檔單位在其歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形職能活動中形成成的、的、辦理完畢辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存、應(yīng)作為文書檔案保存的各種的各種紙質(zhì)文件紙質(zhì)文件材料。材料。 北京市檔案局關(guān)于印發(fā)北京市檔案局關(guān)于印發(fā)北京市歸檔文件整理標

12、北京市歸檔文件整理標 準（試行）準（試行）的通知的通知（京檔發(fā)（京檔發(fā)200110200110號）號）“件件”的界定的界定 “ “件件”是歸檔文件的整理單位，一是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件的不同稿本合為一件，般以每份文件的不同稿本合為一件，包括文件正本、定稿、附件、被轉(zhuǎn)發(fā)包括文件正本、定稿、附件、被轉(zhuǎn)發(fā)文、復(fù)制件，發(fā)文稿紙及有領(lǐng)導(dǎo)重要文、復(fù)制件，發(fā)文稿紙及有領(lǐng)導(dǎo)重要批示或有處理結(jié)果的文件處理單，報批示或有處理結(jié)果的文件處理單，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。 “件件”的判定的判定 正本與其他稿本正本與其他稿本 正文與附件正文與附件 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文

13、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文 原件與復(fù)制件原件與復(fù)制件 正文與正文與“表單表單” 報表、名冊、圖冊等報表、名冊、圖冊等 來文與復(fù)文來文與復(fù)文正本與其他稿本正本與其他稿本 1 1、文件的正本與定稿為一件，但文件的正本與定稿為一件，但定稿過厚不易裝訂的，可單獨作為定稿過厚不易裝訂的，可單獨作為一件；一件； 2 2、重要文件（如法律法規(guī)等）須、重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，其正本與歷次保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿（包括定稿）各為一件。稿（包括定稿）各為一件。正文與附件正文與附件 正文與附件為一件； 如附件數(shù)量較多，或太厚不易裝訂時，可各為一件。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文 為一件為一件原件

14、與復(fù)制件原件與復(fù)制件 熱敏紙傳真件熱敏紙傳真件 鉛筆書寫的重要文件鉛筆書寫的重要文件正文與正文與“表單表單” 文件處理單文件處理單 擬辦單擬辦單 發(fā)文稿紙發(fā)文稿紙 領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條報表、名冊、圖冊等報表、名冊、圖冊等 按照原裝訂方式，一冊（本）為按照原裝訂方式，一冊（本）為一件一件來文與復(fù)文來文與復(fù)文 請示請示批復(fù)批復(fù) 報告報告批示批示 函函復(fù)函復(fù)函 通知通知報告報告歸檔文件整理流程歸檔文件整理流程 裝訂裝訂 分類分類 排列排列 編號編號 編目編目 裝盒裝盒 單份文件的初步整理單份文件的初步整理 修裱破損文件修裱破損文件 復(fù)制字跡模糊或易退變的文件復(fù)制字跡模糊或易退變的文件 超

15、大紙張的折疊超大紙張的折疊 去除易銹蝕的金屬物去除易銹蝕的金屬物 文件文件排序排序和和裝訂裝訂單份文件的排序單份文件的排序 發(fā)文稿紙發(fā)文稿紙/ /文件處理單文件處理單/ /擬辦單擬辦單/ /簽批條簽批條 正本正本/ /轉(zhuǎn)發(fā)文轉(zhuǎn)發(fā)文 附件附件/ /被轉(zhuǎn)發(fā)文被轉(zhuǎn)發(fā)文 定稿定稿 草稿草稿 少數(shù)民族文字文本少數(shù)民族文字文本/ /外文本外文本 復(fù)制件復(fù)制件單份文件的裝訂位置單份文件的裝訂位置 一般采用左上角裝訂一般采用左上角裝訂 左側(cè)、上側(cè)對齊左側(cè)、上側(cè)對齊單份文件的裝訂材料單份文件的裝訂材料 線裝線裝 防銹金屬制品防銹金屬制品 漿糊、膠水漿糊、膠水 穿孔式、鉚接式穿孔式、鉚接式 無酸紙封套無酸紙封套分

16、類分類 將文件按某些特征分別歸類。將文件按某些特征分別歸類。 歸檔文件一般可以采用年度、機構(gòu)、歸檔文件一般可以采用年度、機構(gòu)、問題、保管期限等特征進行分類，或問題、保管期限等特征進行分類，或?qū)⑸鲜鎏卣鹘Y(jié)合使用。將上述特征結(jié)合使用。 一個立檔單位內(nèi)的歸檔文件一般只能一個立檔單位內(nèi)的歸檔文件一般只能采用一種分類方法。推薦使用采用一種分類方法。推薦使用保管期保管期限限年度年度機構(gòu)（問題）機構(gòu)（問題）或年度或年度機構(gòu)（問題）機構(gòu)（問題）保管期限的分類方保管期限的分類方法。法。 按年度分類按年度分類 即根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔即根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進行分類。文件進行分類。 文件有多個

17、時間特征文件有多個時間特征 跨年度形成的文件跨年度形成的文件 幾份文件作為一件時幾份文件作為一件時 ,“,“件件”的日期的日期 文件沒有標注日期文件沒有標注日期按機構(gòu)（問題）分類按機構(gòu)（問題）分類 按機構(gòu)分類，即根據(jù)文書處理階段形成和處理文按機構(gòu)分類，即根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件進行分類。件的承辦單位對歸檔文件進行分類。 綜合組、宣傳組、數(shù)據(jù)處理組 按問題分類，即按照文件內(nèi)容所說明的問題對歸按問題分類，即按照文件內(nèi)容所說明的問題對歸檔文件進行分類。檔文件進行分類。 會議類、業(yè)務(wù)類、人事類、綜合會議類、業(yè)務(wù)類、人事類、綜合類類按保管期限分類按保管期限分類 即根據(jù)劃定的不同

18、保管期限對歸即根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。檔文件進行分類。保管期限保管期限年度年度機構(gòu)（問題）分類法機構(gòu)（問題）分類法 永久永久- 2006- 2006-綜合組綜合組 1 1-10-10 永久永久- 2006- 2006-宣傳組宣傳組 1 1-11-11 長期長期- 2006- 2006-綜合組綜合組 1 1-20-20 長期長期- 2006- 2006-宣傳組宣傳組 1 1-14-14 短期短期- 2006- 2006-綜合組綜合組 1 1-30-30 短期短期- 2006- 2006-宣傳組宣傳組 1 1-8-8 永久永久- 2007- 2007-綜合組綜合組 1 1-15-

19、15 永久永久- 2007- 2007-宣傳組宣傳組 1 1-12-12年度年度機構(gòu)（問題機構(gòu)（問題）保管期限保管期限分類法分類法 1998-1998-辦公室辦公室- -永久永久 1-101-10 1998- 1998-辦公室辦公室- -長期長期 11-1611-16 1998- 1998-辦公室辦公室- -短期短期 17-3017-30 1998- 1998-人事處人事處- -永久永久 1-101-10 1998- 1998-人事人事處處- -長期長期 11-1611-16 1998- 1998-人事處人事處- -短期短期 17-3017-30 1999- 1999-辦公室辦公室- -永久永

20、久 1-101-10 1999- 1999-辦公室辦公室- -長期長期 11-1611-16 1998- 1998-辦公室辦公室- -短期短期 17-3017-30 排列排列 將歸檔文件依據(jù)分類，將歸檔文件依據(jù)分類，結(jié)合事由，按結(jié)合事由，按時間順序排列時間順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表、。會議文件、統(tǒng)計報表、案件材料等成套性文件可集中排列。案件材料等成套性文件可集中排列。 事由，可指一件具體的事，或一個具事由，可指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程體的問題，或一段較緊密的工作過程等。等。 文件按事由相對集中，成套形成的文件按事由相對集中，成套形成的文件要排列在一起。文件要排列

21、在一起。 不同份文件的排列次序不同份文件的排列次序 同一事由內(nèi)的歸檔文件排列：同一事由內(nèi)的歸檔文件排列： 可按文件形成時間的先后順序排列可按文件形成時間的先后順序排列 不同事由間的歸檔文件排列：不同事由間的歸檔文件排列： 可按不同事由形成時間的先后順序排可按不同事由形成時間的先后順序排列列編號編號 編號原則：歸檔文件應(yīng)依分類、編號原則：歸檔文件應(yīng)依分類、排列次序逐件編號。排列次序逐件編號。 編號方法：在文件首頁上端的空編號方法：在文件首頁上端的空白位置加蓋白位置加蓋歸檔章歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)并填寫相關(guān)內(nèi)容。容。 歸檔章歸檔章全宗號全宗號 年度年度20062006保管保管期限期限永久永久頁數(shù)頁數(shù)8

22、 8室編室編件號件號5 5館編件號館編件號 機構(gòu)（問題）機構(gòu)（問題）會議類會議類編目編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。號順序編制歸檔文件目錄。 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準際標準a4a4型型 （長（長寬為寬為297mm297mm210mm210mm）。）。 歸檔文件目錄歸檔文件目錄件號件號責(zé)任者責(zé)任者文文 號號 題題 名名 日日 期期頁數(shù)頁數(shù)備注備注1 1市檔案市檔案 局局京檔發(fā)京檔發(fā)200620064 4號號 北京市檔案局關(guān)于印北京市檔案局關(guān)于印發(fā)北京市檔案工作會發(fā)北京市檔案工作會議文件的議文件的 通知通知2006031720060317103103 絕密絕密2 2 歸檔文件目錄封面歸檔文件目錄封面 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。面。 全宗名稱 年度 保管期限 機構(gòu)（問題） 起止件號裝盒裝盒 將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表，放入歸檔文件目錄。表，放入歸檔文件目錄。檔案盒檔案盒 檔案盒外形尺寸為檔案盒外形尺寸為310mm310mm220mm(220mm(長長寬寬) )，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為為10