【超市管理】分店訂貨作業(yè)規(guī)范

1、.天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632壹、目的：使各分店能夠正確靈活使用訂單系統(tǒng)，以達"準確訂貨"之目的。貳、適用范圍：各分店。叁、訂單系統(tǒng)（HOPESM系統(tǒng)）與使用時機： 一、總公司訂單（代號H）： 總公司使用之訂單，主要用于新品第一次訂貨、印花商品及一次性切貨商品之訂 貨。 二、電腦訂單（代號O）： 分店使用之主要訂單，由電腦系統(tǒng)自動產(chǎn)生建議訂貨量與建議到貨日期，主要使 用于新品第二次以后訂貨與正常商品訂貨。 三、日配訂單（代號P）： 分店使用之訂單，主要用于生鮮面銷商品及雜貨日配商品，保質(zhì)期短且每日配送 正常商品之訂貨。 四、緊

2、急訂單（代號E）： 分店使用之訂單，主要用于大宗、團購、瞬間大量需求商品或非電腦訂單行程中 發(fā)生可能缺貨商品之追加補單。 五、特殊訂單（代號S）： 分店使用之訂單，主要用于服飾、書籍、音像制品、鞋、香煙、特殊季節(jié)、節(jié)慶 商品（如年節(jié)飾品）等不適合以電腦及日配訂單方式訂貨的正常商 品。 六、促銷訂單(代號M)： 主要用于快報商品(促銷商品)之訂貨。 七、其它訂單： 區(qū)內(nèi)轉(zhuǎn)貨訂單：分店使用之訂單，主要使用于同一區(qū)內(nèi)分店之間轉(zhuǎn)貨（如華東區(qū) 各分店之間的轉(zhuǎn)貨）。 區(qū)間轉(zhuǎn)貨訂單：分店使用之訂單，主要使用于不同區(qū)分店之間的轉(zhuǎn)貨（如華東區(qū) 閘北店與華北區(qū)歷下店兩店間的轉(zhuǎn)貨）。肆、訂貨作業(yè)流程： 訂貨作業(yè)分為

3、訂單制作、訂單確認與催單和到貨確認三階段。伍、訂單制作流程： 一、總公司訂單（H）： （一）使用時機：新品與印花商品之訂貨由采購人員下總公司訂單,分店課長可從 S106總公司下單明細報表了解采購為分店下單的情況。 （二）課長必須確認下單數(shù)量與到貨日期符合分店之需求。 （三）若分店認為采購下單量或到貨時間異常，應立即聯(lián)系采購，了解情況，及 時修正。未得采購同意，分店不得擅自修改總公司訂單之訂貨量與到貨日 期，更不得自行刪單。 二、電腦訂單（O）： （一）使用時機：分店使用主要訂單，由電腦系統(tǒng)自動產(chǎn)生建議訂貨量與建議到 貨時間，主要使用于新品第二次以后訂貨與正常商品之訂貨 （生鮮面銷商品與少數(shù)特殊

4、商品除外）。 （二）課長閱讀S151訂貨參考報表，確認電腦建議訂購量與到貨日期（原則上不 做修改）；若有修改需在報表上注明修改原因,然后按規(guī)定簽注姓名、日 期與時間后交經(jīng)理檢查簽字，再交給物流管理部（課長必須在下午14時前 將S151報表交物流管理部）。物流管理部課長檢查各課的S151報表，審核 課長下單量與到貨日期是否合理。若合理，簽字后由組員下電腦訂單。若 修改數(shù)量與到貨日不合理，則與課長、經(jīng)理溝通修改的原因并探討最合理 之處理方法，確認后簽字交組員下電腦訂單。 （三）電腦下單流程： 訂單電腦訂單廠編Home預定到貨日期PageDown修改數(shù)量（如 需增加品項按Insert增加數(shù)量Ctrl

5、+F6兩下）。 （四）下單注意事項： 1、查看商品是否有待收訂單，根據(jù)需要刪除或修改待收訂單。 2、日均銷量是否準確，有無季節(jié)、類似商品促銷等影響因素。 3、注意備注欄的商品促銷檔期。 4、控制前七后八的訂貨量。 5、供應商的最低送貨量（MOC）。 三、日配訂單（P）： （一）課長在S152日配訂單訂貨報表上填寫目測庫存、訂購數(shù)量、交貨日期，下 午14：00前簽名后交物流管理部KEY IN并確認到貨日期。 （二）電腦下單流程： 訂單新日配訂單輸入廠編Home輸入預定收貨日期PageDown輸 入訂購數(shù)量Ctrl+F6兩下訂單號碼產(chǎn)生訂單立即傳真。 四、緊急訂單（E）： （一）使用時機：主要用于

6、大宗、團購、瞬間大量需求商品或非電腦訂單行程中 可能缺貨商品之追加補單。 電腦下單流程： 訂單緊急訂單輸入廠商編號預定到貨日期PageDown輸入貨號 輸入訂購量Ctrl+F6兩下訂單號碼產(chǎn)生訂單立即傳真。 （二）下單注意事項： 1、大宗、團購訂貨必須根據(jù)有店總簽字的大宗訂單方可確認下單。 2、業(yè)代將大宗單交與物流管理部，物流管理部接單后立即下緊急訂單。 3、輸入電腦后，訂單即自動生成，電腦立即自動傳真訂單。物流管理部 需立即與供應商確認訂單與到貨時間，然后在大宗訂單上（黃聯(lián)）簽 上姓名、時間與日期。 五、特殊訂單（S）： （一）使用時機：主要用于服飾、音像、書籍、鞋、香煙、特殊季節(jié)、節(jié)慶商

7、品（如年節(jié)飾品）等不適合以電腦及日配訂單方式訂貨的正 常商品。 （二）電腦下單流程： 訂單分店訂單輸入廠編輸入預定收貨日期PageDown輸入貨號 輸入數(shù)量Ctrl+F6兩下訂單號碼產(chǎn)生。 （三）下單注意事項： 1、此商品的日均銷量、最小訂購量與送貨行程。 2、大家電、書籍、音像制品、服飾、鞋、香煙等特殊商品須檢查該廠編 所有商品。 3、特殊訂單根據(jù)需要可修改其數(shù)量與到貨日期。 六、分店促銷訂單（M）： （一）使用時機：主要用于印花（第二次下單）、快報商品的訂貨。 （二）電腦下單流程：訂單分店訂單輸入廠編促銷檔期輸入預定收貨日 期PageDown輸入貨號輸入數(shù)量Ctrl+F6兩下訂單號碼產(chǎn)生。

8、 （三）下單注意事項： 1、根據(jù)每檔促銷商品的預計銷售數(shù)量先下百分之五十訂單。 2、促銷商品上檔后，課長每日須根據(jù)銷售情況及時補單，物流管理部須 在下午2點以前傳真至供應商并確認。 3、促銷訂單根據(jù)銷售情況只可修改數(shù)量，不可修改日期。 七、分店間轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出訂單： （一）區(qū)內(nèi)轉(zhuǎn)貨：詳見區(qū)內(nèi)分店轉(zhuǎn)貨作業(yè)規(guī)范。 （二）區(qū)間轉(zhuǎn)貨：詳見跨區(qū)分店轉(zhuǎn)貨作業(yè)規(guī)范。陸：訂單確認與催單流程： 一、通過電腦檢查"訂單傳真狀況"： （一）根據(jù)S191所有傳真列示報表，將所有的失敗訂單手傳給供應商。 （二）電腦作業(yè)流程： 訂單訂單傳真狀況選中失敗訂單按F2列印訂單手傳給供應商在S191 報表上記錄供

9、應商是否收到訂單,并簽字。 二、通過報表檢查確認訂單及催單： （一）使用S170可能缺貨報表： 物流管理部催單時注意先催加品項（加表示暢銷商品），再催其他品 項，并將與供應商聯(lián)系的催單情況注明于報表上，然后簽上姓名、日期和 時間。 （二）使用S133促銷商品銷售趨勢分析報表： 1、物流管理部必須每日與供應商確認S133報表上待 收訂單的到貨時間， 并將催單情況記錄于報表上，確保檔期促銷商品不缺貨，并將檔期內(nèi) 最后一份S133報表存檔。 2、催單注意事項： （1）無論供應商提前或延后送貨，只要訂單上注明促銷檔期即是促銷 訂單，均可享受促銷進價。 （2）促銷訂單不可以修改預定到貨日期，以免超出檔期

10、時間，故只宜 修改訂購量。 （三）使用S146促銷商品計劃報表： 1、每檔上檔前21天之S146報表會列印下一檔促銷商品，分店課長可藉此 報表了解下一檔促銷品項。 2、物流管理部應于上檔前7天逐一確認所有促銷商品待收訂單的到貨情 況，確保上檔當日有足夠的陳列量。物流管理部需將催單情況寫明于 S146 報表上并簽姓名、日期與時間。若上檔前二天（周一）促銷商品 還未到貨，立即匯總"郵報商品到貨異常匯總表"（附表一）至采購處 與營運處，請求協(xié)助解決，并跟蹤處理結(jié)果，及時反饋給課長、經(jīng)理 及店總。 （四）使用S158遲交訂單明細報表： 1、課長每日閱讀此報表，超過預定收貨日7天之訂

11、單要做刪除處理，同時 決定是否需要修改其他訂單之訂購量或預定到貨日期，并注明于本報表 上，簽字后交物流管理部。 2、物流管理部與供應商確認訂單遲交原因，若需修改訂單，則與供應商確 認并催其盡快送貨，然后將催單情況詳細記錄于S158報表上。 3、電腦修改訂單流程： 訂單分店訂單End輸入訂單號碼Home Enter送貨日期(修改 日期) PageDown增加貨號或修改數(shù)量Ctrl+F6兩下訂單立即傳 真。 4、注意事項： 刪除或修改訂單時必須先與供應商聯(lián)系，確認預定商品是否已送出，再 做修改或刪除動作；狀態(tài)"6"、"8"商品之待收訂單可直接刪除。 三、大宗

12、訂單的確認： （一）大宗訂貨必須及時下緊急訂單，并立即與供應商確認到貨時間，到貨后立 即通知業(yè)代及相關(guān)課長。 （二）流程： 業(yè)代營運課長經(jīng)理店總在大宗單簽名留下復印件黃聯(lián)交相關(guān) 課別下單 （如需下單）催單到貨通知業(yè)代、課長。陸、訂單到貨確認流程： 一、經(jīng)理與課長每日根據(jù)S103當日收貨明細報表與營運課收貨檢查表檢查商品到貨情 況（詳見"收貨作業(yè)規(guī)范"）： （一）品質(zhì)（保質(zhì)期）是否符合收貨標準。（參考保質(zhì)期收貨標準表） （二）商品品項是否齊全。（訂購品項須送齊） （三）商品的訂購量與實際到貨量是否一致。（超出訂購量部分拒收，低于訂購 量70%視為短交）。 （四）商品的到貨日期

13、是否準時。（預定收貨日前后一天到貨視為準時）。 二、發(fā)現(xiàn)異常狀況，應及時聯(lián)系供應商了解原因，并作相應處理： （一）若發(fā)現(xiàn)品質(zhì)（保質(zhì)期）不符合收貨標準，課長立即通知倉管課，及時匯報 經(jīng)理、店總并追究收貨人責任。 （二）商品品項：若短交品項長期無貨，建議采購改狀態(tài)。 （三）商品的訂購量與實際到貨量不符：若確認此商品無貨，立即通知采購處協(xié) 助解決。 （四）商品的到貨日期延遲：聯(lián)系供應商了解原因，匯總經(jīng)常遲交之供應商至營 運處與采購處，請求協(xié)助處理。 三、若供應商促銷商品訂單不送貨： （一）物流管理部查明原因： 1、此促銷商品的進貨量若高于采購建檔的供貨量，則刪除待收訂單。 2、此促銷商品的進貨量低于

14、采購建檔的供貨量，則物流管理部按照此促 銷訂單的品項、數(shù)量、再追加一張正常訂單，其品項及數(shù)量應與促銷 商品訂單一致。 （二）檔期結(jié)束后，物流管理部根據(jù)催單情況匯總促銷商品供應商不送貨訂單， 以其相對應的正常訂單明細交至倉管課，倉管課在收貨時， 對照此表 （如附表二）進行收貨。 （三）倉管課在正常訂單收貨后發(fā)現(xiàn)有與其相對應的促銷訂單時，做"A"單更正。 四、若供應商促銷商品訂單短交： （一）供應商未按照促銷訂單的下單量送貨，倉管課暫不做電腦輸入動作，同時 填寫供應商促銷訂單送貨數(shù)量異常匯總表（如附表三）交至物流管理部。 （二）物流管理部收到倉管課的供應商訂單匯總表后，應與相關(guān)課的課長確定此 商品是否還需下單： 如需下單：下正常訂單補足短交量，同時填寫促銷訂單收貨明細表交倉管 課收貨備查，認記號改單。 如不需下單：物流管理部通知倉管課將此促銷訂單電腦輸入動作。 （三）對倉管課未輸入電腦的