【超市管理】分店訂貨作業(yè)規(guī)范

1、.天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632壹、目的：使各分店能夠正確靈活使用訂單系統(tǒng)，以達(dá)"準(zhǔn)確訂貨"之目的。貳、適用范圍：各分店。叁、訂單系統(tǒng)（HOPESM系統(tǒng)）與使用時(shí)機(jī)： 一、總公司訂單（代號(hào)H）： 總公司使用之訂單，主要用于新品第一次訂貨、印花商品及一次性切貨商品之訂 貨。 二、電腦訂單（代號(hào)O）： 分店使用之主要訂單，由電腦系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生建議訂貨量與建議到貨日期，主要使 用于新品第二次以后訂貨與正常商品訂貨。 三、日配訂單（代號(hào)P）： 分店使用之訂單，主要用于生鮮面銷商品及雜貨日配商品，保質(zhì)期短且每日配送 正常商品之訂貨。 四、緊

2、急訂單（代號(hào)E）： 分店使用之訂單，主要用于大宗、團(tuán)購(gòu)、瞬間大量需求商品或非電腦訂單行程中 發(fā)生可能缺貨商品之追加補(bǔ)單。 五、特殊訂單（代號(hào)S）： 分店使用之訂單，主要用于服飾、書籍、音像制品、鞋、香煙、特殊季節(jié)、節(jié)慶 商品（如年節(jié)飾品）等不適合以電腦及日配訂單方式訂貨的正常商 品。 六、促銷訂單(代號(hào)M)： 主要用于快報(bào)商品(促銷商品)之訂貨。 七、其它訂單： 區(qū)內(nèi)轉(zhuǎn)貨訂單：分店使用之訂單，主要使用于同一區(qū)內(nèi)分店之間轉(zhuǎn)貨（如華東區(qū) 各分店之間的轉(zhuǎn)貨）。 區(qū)間轉(zhuǎn)貨訂單：分店使用之訂單，主要使用于不同區(qū)分店之間的轉(zhuǎn)貨（如華東區(qū) 閘北店與華北區(qū)歷下店兩店間的轉(zhuǎn)貨）。肆、訂貨作業(yè)流程： 訂貨作業(yè)分為

3、訂單制作、訂單確認(rèn)與催單和到貨確認(rèn)三階段。伍、訂單制作流程： 一、總公司訂單（H）： （一）使用時(shí)機(jī)：新品與印花商品之訂貨由采購(gòu)人員下總公司訂單,分店課長(zhǎng)可從 S106總公司下單明細(xì)報(bào)表了解采購(gòu)為分店下單的情況。 （二）課長(zhǎng)必須確認(rèn)下單數(shù)量與到貨日期符合分店之需求。 （三）若分店認(rèn)為采購(gòu)下單量或到貨時(shí)間異常，應(yīng)立即聯(lián)系采購(gòu)，了解情況，及 時(shí)修正。未得采購(gòu)?fù)?，分店不得擅自修改總公司訂單之訂貨量與到貨日 期，更不得自行刪單。 二、電腦訂單（O）： （一）使用時(shí)機(jī)：分店使用主要訂單，由電腦系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生建議訂貨量與建議到 貨時(shí)間，主要使用于新品第二次以后訂貨與正常商品之訂貨 （生鮮面銷商品與少數(shù)特殊

4、商品除外）。 （二）課長(zhǎng)閱讀S151訂貨參考報(bào)表，確認(rèn)電腦建議訂購(gòu)量與到貨日期（原則上不 做修改）；若有修改需在報(bào)表上注明修改原因,然后按規(guī)定簽注姓名、日 期與時(shí)間后交經(jīng)理檢查簽字，再交給物流管理部（課長(zhǎng)必須在下午14時(shí)前 將S151報(bào)表交物流管理部）。物流管理部課長(zhǎng)檢查各課的S151報(bào)表，審核 課長(zhǎng)下單量與到貨日期是否合理。若合理，簽字后由組員下電腦訂單。若 修改數(shù)量與到貨日不合理，則與課長(zhǎng)、經(jīng)理溝通修改的原因并探討最合理 之處理方法，確認(rèn)后簽字交組員下電腦訂單。 （三）電腦下單流程： 訂單電腦訂單廠編Home預(yù)定到貨日期PageDown修改數(shù)量（如 需增加品項(xiàng)按Insert增加數(shù)量Ctrl

5、+F6兩下）。 （四）下單注意事項(xiàng)： 1、查看商品是否有待收訂單，根據(jù)需要?jiǎng)h除或修改待收訂單。 2、日均銷量是否準(zhǔn)確，有無(wú)季節(jié)、類似商品促銷等影響因素。 3、注意備注欄的商品促銷檔期。 4、控制前七后八的訂貨量。 5、供應(yīng)商的最低送貨量（MOC）。 三、日配訂單（P）： （一）課長(zhǎng)在S152日配訂單訂貨報(bào)表上填寫目測(cè)庫(kù)存、訂購(gòu)數(shù)量、交貨日期，下 午14：00前簽名后交物流管理部KEY IN并確認(rèn)到貨日期。 （二）電腦下單流程： 訂單新日配訂單輸入廠編Home輸入預(yù)定收貨日期PageDown輸 入訂購(gòu)數(shù)量Ctrl+F6兩下訂單號(hào)碼產(chǎn)生訂單立即傳真。 四、緊急訂單（E）： （一）使用時(shí)機(jī)：主要用于

6、大宗、團(tuán)購(gòu)、瞬間大量需求商品或非電腦訂單行程中 可能缺貨商品之追加補(bǔ)單。 電腦下單流程： 訂單緊急訂單輸入廠商編號(hào)預(yù)定到貨日期PageDown輸入貨號(hào) 輸入訂購(gòu)量Ctrl+F6兩下訂單號(hào)碼產(chǎn)生訂單立即傳真。 （二）下單注意事項(xiàng)： 1、大宗、團(tuán)購(gòu)訂貨必須根據(jù)有店總簽字的大宗訂單方可確認(rèn)下單。 2、業(yè)代將大宗單交與物流管理部，物流管理部接單后立即下緊急訂單。 3、輸入電腦后，訂單即自動(dòng)生成，電腦立即自動(dòng)傳真訂單。物流管理部 需立即與供應(yīng)商確認(rèn)訂單與到貨時(shí)間，然后在大宗訂單上（黃聯(lián)）簽 上姓名、時(shí)間與日期。 五、特殊訂單（S）： （一）使用時(shí)機(jī)：主要用于服飾、音像、書籍、鞋、香煙、特殊季節(jié)、節(jié)慶商

7、品（如年節(jié)飾品）等不適合以電腦及日配訂單方式訂貨的正 常商品。 （二）電腦下單流程： 訂單分店訂單輸入廠編輸入預(yù)定收貨日期PageDown輸入貨號(hào) 輸入數(shù)量Ctrl+F6兩下訂單號(hào)碼產(chǎn)生。 （三）下單注意事項(xiàng)： 1、此商品的日均銷量、最小訂購(gòu)量與送貨行程。 2、大家電、書籍、音像制品、服飾、鞋、香煙等特殊商品須檢查該廠編 所有商品。 3、特殊訂單根據(jù)需要可修改其數(shù)量與到貨日期。 六、分店促銷訂單（M）： （一）使用時(shí)機(jī)：主要用于印花（第二次下單）、快報(bào)商品的訂貨。 （二）電腦下單流程：訂單分店訂單輸入廠編促銷檔期輸入預(yù)定收貨日 期PageDown輸入貨號(hào)輸入數(shù)量Ctrl+F6兩下訂單號(hào)碼產(chǎn)生。

8、 （三）下單注意事項(xiàng)： 1、根據(jù)每檔促銷商品的預(yù)計(jì)銷售數(shù)量先下百分之五十訂單。 2、促銷商品上檔后，課長(zhǎng)每日須根據(jù)銷售情況及時(shí)補(bǔ)單，物流管理部須 在下午2點(diǎn)以前傳真至供應(yīng)商并確認(rèn)。 3、促銷訂單根據(jù)銷售情況只可修改數(shù)量，不可修改日期。 七、分店間轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出訂單： （一）區(qū)內(nèi)轉(zhuǎn)貨：詳見區(qū)內(nèi)分店轉(zhuǎn)貨作業(yè)規(guī)范。 （二）區(qū)間轉(zhuǎn)貨：詳見跨區(qū)分店轉(zhuǎn)貨作業(yè)規(guī)范。陸：訂單確認(rèn)與催單流程： 一、通過電腦檢查"訂單傳真狀況"： （一）根據(jù)S191所有傳真列示報(bào)表，將所有的失敗訂單手傳給供應(yīng)商。 （二）電腦作業(yè)流程： 訂單訂單傳真狀況選中失敗訂單按F2列印訂單手傳給供應(yīng)商在S191 報(bào)表上記錄供

9、應(yīng)商是否收到訂單,并簽字。 二、通過報(bào)表檢查確認(rèn)訂單及催單： （一）使用S170可能缺貨報(bào)表： 物流管理部催單時(shí)注意先催加品項(xiàng)（加表示暢銷商品），再催其他品 項(xiàng)，并將與供應(yīng)商聯(lián)系的催單情況注明于報(bào)表上，然后簽上姓名、日期和 時(shí)間。 （二）使用S133促銷商品銷售趨勢(shì)分析報(bào)表： 1、物流管理部必須每日與供應(yīng)商確認(rèn)S133報(bào)表上待 收訂單的到貨時(shí)間， 并將催單情況記錄于報(bào)表上，確保檔期促銷商品不缺貨，并將檔期內(nèi) 最后一份S133報(bào)表存檔。 2、催單注意事項(xiàng)： （1）無(wú)論供應(yīng)商提前或延后送貨，只要訂單上注明促銷檔期即是促銷 訂單，均可享受促銷進(jìn)價(jià)。 （2）促銷訂單不可以修改預(yù)定到貨日期，以免超出檔期

10、時(shí)間，故只宜 修改訂購(gòu)量。 （三）使用S146促銷商品計(jì)劃報(bào)表： 1、每檔上檔前21天之S146報(bào)表會(huì)列印下一檔促銷商品，分店課長(zhǎng)可藉此 報(bào)表了解下一檔促銷品項(xiàng)。 2、物流管理部應(yīng)于上檔前7天逐一確認(rèn)所有促銷商品待收訂單的到貨情 況，確保上檔當(dāng)日有足夠的陳列量。物流管理部需將催單情況寫明于 S146 報(bào)表上并簽姓名、日期與時(shí)間。若上檔前二天（周一）促銷商品 還未到貨，立即匯總"郵報(bào)商品到貨異常匯總表"（附表一）至采購(gòu)處 與營(yíng)運(yùn)處，請(qǐng)求協(xié)助解決，并跟蹤處理結(jié)果，及時(shí)反饋給課長(zhǎng)、經(jīng)理 及店總。 （四）使用S158遲交訂單明細(xì)報(bào)表： 1、課長(zhǎng)每日閱讀此報(bào)表，超過預(yù)定收貨日7天之訂

11、單要做刪除處理，同時(shí) 決定是否需要修改其他訂單之訂購(gòu)量或預(yù)定到貨日期，并注明于本報(bào)表 上，簽字后交物流管理部。 2、物流管理部與供應(yīng)商確認(rèn)訂單遲交原因，若需修改訂單，則與供應(yīng)商確 認(rèn)并催其盡快送貨，然后將催單情況詳細(xì)記錄于S158報(bào)表上。 3、電腦修改訂單流程： 訂單分店訂單End輸入訂單號(hào)碼Home Enter送貨日期(修改 日期) PageDown增加貨號(hào)或修改數(shù)量Ctrl+F6兩下訂單立即傳 真。 4、注意事項(xiàng)： 刪除或修改訂單時(shí)必須先與供應(yīng)商聯(lián)系，確認(rèn)預(yù)定商品是否已送出，再 做修改或刪除動(dòng)作；狀態(tài)"6"、"8"商品之待收訂單可直接刪除。 三、大宗

12、訂單的確認(rèn)： （一）大宗訂貨必須及時(shí)下緊急訂單，并立即與供應(yīng)商確認(rèn)到貨時(shí)間，到貨后立 即通知業(yè)代及相關(guān)課長(zhǎng)。 （二）流程： 業(yè)代營(yíng)運(yùn)課長(zhǎng)經(jīng)理店總在大宗單簽名留下復(fù)印件黃聯(lián)交相關(guān) 課別下單 （如需下單）催單到貨通知業(yè)代、課長(zhǎng)。陸、訂單到貨確認(rèn)流程： 一、經(jīng)理與課長(zhǎng)每日根據(jù)S103當(dāng)日收貨明細(xì)報(bào)表與營(yíng)運(yùn)課收貨檢查表檢查商品到貨情 況（詳見"收貨作業(yè)規(guī)范"）： （一）品質(zhì)（保質(zhì)期）是否符合收貨標(biāo)準(zhǔn)。（參考保質(zhì)期收貨標(biāo)準(zhǔn)表） （二）商品品項(xiàng)是否齊全。（訂購(gòu)品項(xiàng)須送齊） （三）商品的訂購(gòu)量與實(shí)際到貨量是否一致。（超出訂購(gòu)量部分拒收，低于訂購(gòu) 量70%視為短交）。 （四）商品的到貨日期

13、是否準(zhǔn)時(shí)。（預(yù)定收貨日前后一天到貨視為準(zhǔn)時(shí)）。 二、發(fā)現(xiàn)異常狀況，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商了解原因，并作相應(yīng)處理： （一）若發(fā)現(xiàn)品質(zhì)（保質(zhì)期）不符合收貨標(biāo)準(zhǔn)，課長(zhǎng)立即通知倉(cāng)管課，及時(shí)匯報(bào) 經(jīng)理、店總并追究收貨人責(zé)任。 （二）商品品項(xiàng)：若短交品項(xiàng)長(zhǎng)期無(wú)貨，建議采購(gòu)改狀態(tài)。 （三）商品的訂購(gòu)量與實(shí)際到貨量不符：若確認(rèn)此商品無(wú)貨，立即通知采購(gòu)處協(xié) 助解決。 （四）商品的到貨日期延遲：聯(lián)系供應(yīng)商了解原因，匯總經(jīng)常遲交之供應(yīng)商至營(yíng) 運(yùn)處與采購(gòu)處，請(qǐng)求協(xié)助處理。 三、若供應(yīng)商促銷商品訂單不送貨： （一）物流管理部查明原因： 1、此促銷商品的進(jìn)貨量若高于采購(gòu)建檔的供貨量，則刪除待收訂單。 2、此促銷商品的進(jìn)貨量低于

14、采購(gòu)建檔的供貨量，則物流管理部按照此促 銷訂單的品項(xiàng)、數(shù)量、再追加一張正常訂單，其品項(xiàng)及數(shù)量應(yīng)與促銷 商品訂單一致。 （二）檔期結(jié)束后，物流管理部根據(jù)催單情況匯總促銷商品供應(yīng)商不送貨訂單， 以其相對(duì)應(yīng)的正常訂單明細(xì)交至倉(cāng)管課，倉(cāng)管課在收貨時(shí)， 對(duì)照此表 （如附表二）進(jìn)行收貨。 （三）倉(cāng)管課在正常訂單收貨后發(fā)現(xiàn)有與其相對(duì)應(yīng)的促銷訂單時(shí)，做"A"單更正。 四、若供應(yīng)商促銷商品訂單短交： （一）供應(yīng)商未按照促銷訂單的下單量送貨，倉(cāng)管課暫不做電腦輸入動(dòng)作，同時(shí) 填寫供應(yīng)商促銷訂單送貨數(shù)量異常匯總表（如附表三）交至物流管理部。 （二）物流管理部收到倉(cāng)管課的供應(yīng)商訂單匯總表后，應(yīng)與相關(guān)課的課長(zhǎng)確定此 商品是否還需下單： 如需下單：下正常訂單補(bǔ)足短交量，同時(shí)填寫促銷訂單收貨明細(xì)表交倉(cāng)管 課收貨備查，認(rèn)記號(hào)改單。 如不需下單：物流管理部通知倉(cāng)管課將此促銷訂單電腦輸入動(dòng)作。 （三）對(duì)倉(cāng)管課未輸入電腦的