某軟件公司文件管理控制程序

1、文件管理 Ver2.1 P-3/6文件管理文件編號： NP602100 生效日期： 2000.受控編號：密級：秘密版次：修改狀態(tài)：總頁數(shù)9正文6附錄3編制：李民審核：孟莉批準(zhǔn)：孟莉沈陽東大阿爾派軟件股份有限公司(x，翻版必究)文件修改控制修改記錄編號修改狀態(tài)修改頁碼及條款修改人審核人批準(zhǔn)人修改日期目錄1.目的2.適用范圍3.職責(zé)4.術(shù)語和縮略語5.工作程序5.1 文件控制范圍5.2 文件的編號5.3 質(zhì)量體系文件的控制5.4 其它文件的控制5.5 文件的保管5.6文件的網(wǎng)上發(fā)布6.引用文件6.1 NP602200信息管理6.2 NW602101文件編寫導(dǎo)則6.3 NW602102文件編號規(guī)定7

2、.質(zhì)量記錄7.1 NR602100A“文件發(fā)行審批表”7.2 NR602100B“文件修改申請與記錄單”7.3 NR602100C“文件發(fā)行控制表”沈陽東大阿爾派軟件股份有限公司文件管理 Ver2.1 P-6/61. 目的通過規(guī)定文檔的編制、審查、發(fā)布、更改和收回廢除必須遵守的過程，確保相關(guān)部門得到有效的文件。2. 適用范圍本程序適用于質(zhì)量體系文件，以及軟件開發(fā)產(chǎn)品和/或服務(wù)的過程中產(chǎn)生的文檔管理。注：質(zhì)量體系文件、軟件開發(fā)產(chǎn)品和/或服務(wù)過程中產(chǎn)生的文檔，以下統(tǒng)稱文件。3. 職責(zé)3.1 質(zhì)量保證部門：負(fù)責(zé)組織質(zhì)量體系文件的編制、發(fā)放和更改控制。3.2 項(xiàng)目管理部門：負(fù)責(zé)技術(shù)文檔發(fā)行及更改控制。

3、3.3 相關(guān)部門：負(fù)責(zé)各自部門的專用文檔及資料的編寫、更改。4. 術(shù)語和縮略語本程序采用NQ402100質(zhì)量手冊中的術(shù)語和縮略語及其定義。5. 工作程序5.1文件控制范圍5.1.1 質(zhì)量體系文件，其分類為：1） 質(zhì)量手冊2） 程序文件3） 支持性文件：包括作業(yè)指導(dǎo)文件、技術(shù)規(guī)范及有關(guān)資料。其中：作業(yè)指導(dǎo)文件指在執(zhí)行程序文件時(shí)參考的具體作業(yè)文件；技術(shù)規(guī)范指在軟件產(chǎn)品開發(fā)過程中應(yīng)遵守的技術(shù)準(zhǔn)則及規(guī)定。5.1.2 所有本公司質(zhì)量活動的計(jì)劃和進(jìn)展及與客戶相互配合的計(jì)劃性文檔。5.1.3 描述一個(gè)具體軟件產(chǎn)品或軟件項(xiàng)目的技術(shù)文檔和用戶文檔，包括開發(fā)階段輸入/輸出；驗(yàn)證和確認(rèn)的計(jì)劃和結(jié)果；提供給客戶的文檔

4、；維護(hù)文檔。5.2文件的編號文件的編號按照NW602102文件編號規(guī)定執(zhí)行。5.3質(zhì)量體系文件的控制5.3.1編寫5.3.1.1質(zhì)量手冊及程序文件由管理者代表負(fù)責(zé)，并責(zé)成質(zhì)量保證部門組織相關(guān)人員進(jìn)行編寫。5.3.1.2技術(shù)規(guī)范及作業(yè)指導(dǎo)書由技術(shù)總監(jiān)負(fù)責(zé)，并責(zé)成質(zhì)量保證部門組織相關(guān)人員進(jìn)行編寫。5.3.1.3各類文件的格式按照NW602101文件編寫導(dǎo)則及相應(yīng)的規(guī)范要求編寫。5.3.2審批文件種類審核批準(zhǔn)質(zhì)量手冊管理者代表總經(jīng)理程序文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人管理者代表技術(shù)規(guī)范相關(guān)部門負(fù)責(zé)人技術(shù)總監(jiān)作業(yè)指導(dǎo)書相關(guān)部門負(fù)責(zé)人管理者代表其他文件按相應(yīng)程序文件規(guī)定執(zhí)行審批5.3.3質(zhì)量體系文件的復(fù)制和發(fā)行5.3

5、.3.1質(zhì)量體系發(fā)行，由質(zhì)量保證部門編制“文件發(fā)行控制表”，經(jīng)管理者代表或總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行質(zhì)量體系文件的發(fā)行，填寫“文件發(fā)行審批表”，給出受控編號，按文件指定發(fā)放的范圍與方式進(jìn)行發(fā)行。因特殊情況而超出發(fā)放范圍發(fā)行文件時(shí)，必須經(jīng)文件原審批部門批準(zhǔn)后發(fā)行，對外發(fā)行文件必須經(jīng)過公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，同時(shí)應(yīng)填寫“文件發(fā)行審批表”。5.3.3.2 當(dāng)文件介質(zhì)破損嚴(yán)重時(shí)，應(yīng)到質(zhì)量保證部門更換。新文件受控編號仍沿用原文件受控編號，并將破損文件銷毀。5.3.3.3 當(dāng)文件使用人將文件丟失后，按辦理申請領(lǐng)用手續(xù)，但必須在領(lǐng)用申請中作出說明。質(zhì)量保證部門在補(bǔ)發(fā)時(shí)應(yīng)給予新的受控編號，并在“文件發(fā)行審批表”的備注項(xiàng)注明丟

6、失，其受控編號作廢。5.3.4質(zhì)量體系文件的更改與作廢5.3.4.1根據(jù)糾正和預(yù)防措施的要求或文件使用人員的意見可對文件進(jìn)行更改。使用部門申請更改文件時(shí)，須填寫NR602100B“文件修改申請與記錄單”。5.3.4.2 文件的修改由相應(yīng)的文件編制部門實(shí)施。文件更改后，注明修改狀態(tài)和更改生效 時(shí)間，并填寫文件修改記錄。文件更改的審核、批準(zhǔn)應(yīng)由原審批部門進(jìn)行。5.3.4.3收回舊版失效文件。對于收回的舊版文件，需要保留作為檔案資料的文件，在文件介質(zhì)加蓋或注明“留存”標(biāo)志后存檔。需要作廢的由質(zhì)量保證部門在文件介質(zhì)加蓋或注明“作廢”標(biāo)志后銷毀。5.4其它文件的控制5.4.1與開發(fā)有關(guān)的技術(shù)文檔的編制、

7、審批與更改控制按相應(yīng)的程序文件的規(guī)定執(zhí)行，并由項(xiàng)目管理部門進(jìn)行發(fā)行。5.4.2 與開發(fā)無直接關(guān)系的其它文件的編制審批按相應(yīng)的程序文件的規(guī)定進(jìn)行。5.5文件的保管各類受控文件由文件的發(fā)行和領(lǐng)用部門分別保管，非受控文件由文件的使用部門保管。用戶文檔以及與用戶交往過程中使用的文檔由開發(fā)部門負(fù)責(zé)保管。項(xiàng)目結(jié)束后所有技術(shù)文檔及來往文件交項(xiàng)目管理部門保管。5.6文件的網(wǎng)上發(fā)布文件可在公司內(nèi)部網(wǎng)上進(jìn)行發(fā)布，保證各使用部門能夠及時(shí)獲取有效文件。文件的網(wǎng)上使用安全管理依據(jù)程序文件NP602200信息管理的規(guī)定。6. 引用文件6.1NP602200信息管理6.2NW602101文件編寫導(dǎo)則6.3NW602102文

8、件編號規(guī)定7. 質(zhì)量記錄7.1NR602100A“文件發(fā)行審批表”7.2NR602100B“文件修改申請與記錄單”7.3NR602100C“文件發(fā)行控制表”文件發(fā)行審批表記錄編號：NR602100A-序號文件編號文件名稱版本號受控編號發(fā)行方式發(fā)行審批發(fā)行人領(lǐng)用部門領(lǐng)用人/日期收回日期1 本表內(nèi)容不足以記錄時(shí)，可以在附頁填寫。第 頁/共 頁文件修改申請與記錄單記錄編號：NR602100B- 日期： 年 月 日文件編號：文件名稱：更改前版本：修改人：申請修改部門：更改后版本： 修改原因： 申請修改內(nèi)容（申請人填寫）： 審批修改內(nèi)容（文件修改人填寫）：審核意見（業(yè)務(wù)主管審核）審核人/日期批準(zhǔn)意見（管理者代表批準(zhǔn)）批準(zhǔn)人/日期1 “修改內(nèi)容”需分別寫出修改