企業(yè)貨款結(jié)算管理制度

1、 貨款結(jié)算管理規(guī)定歸屬體系：鵬潤投資（國美電器）有限公司經(jīng)營管理手冊財務(wù)系統(tǒng)分冊文件編號：鵬潤財貨款結(jié)算001撰寫單位：鵬潤投資（國美電器）財務(wù)中心版 本：第一版生效日期：2004年4月1日機(jī)密等級： 機(jī)密 一般合計頁數(shù)：22頁 正文頁數(shù)：11頁附件個數(shù)：6個制度正文目錄：目 錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責(zé)15、作業(yè)內(nèi)容16、注意事項107、附件10總裁審批管理研究室審核撰寫人1. 目的：為了規(guī)范公司的貨款結(jié)算工作，加強(qiáng)總部對各分部結(jié)算工作的統(tǒng)一管理，為結(jié)算人員順利開展工作提供依據(jù)，特制定本規(guī)定。2. 范圍：適用范圍：本規(guī)定適用國美電器總部財務(wù)中心、采銷中心；分部財務(wù)及采銷部

2、門。發(fā)布范圍：鵬潤投資（國美電器）財務(wù)中心；采購中心；各分部。3. 名詞解釋：無4職責(zé)： 無5.作業(yè)內(nèi)容：結(jié)算服務(wù)規(guī)范A. 熱情服務(wù)、細(xì)心指導(dǎo)對來公司結(jié)算的供應(yīng)商代表應(yīng)態(tài)度熱情，對不熟悉本公司結(jié)算流程的供應(yīng)商代表要細(xì)心指導(dǎo)，杜絕生、冷、硬、蠻的態(tài)度；B. 一視同仁、按規(guī)辦事嚴(yán)格遵守公司的結(jié)算操作規(guī)則，配合供應(yīng)商代表的結(jié)算工作，不可因人而異，給予不同的態(tài)度對待；C. 準(zhǔn)確及時、廉潔公正在工作中耐心細(xì)致，按工作流程及時準(zhǔn)確的進(jìn)行結(jié)算核對，合理安排，按期支付供應(yīng)商貨款，不得無故拖欠或延期支付供應(yīng)商貨款，不得吃、拿、卡、要，不得接受任何形式的回扣；D. 全面維護(hù)公司利益每個工作人員應(yīng)將公司利益放在第一

3、位，全力維護(hù)公司利益，對公司高度負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)有與公司規(guī)章制度相背離的問題，應(yīng)及時向上一級領(lǐng)導(dǎo)報告。結(jié)算準(zhǔn)則公司購進(jìn)貨物款項的結(jié)算，由財務(wù)部結(jié)算組統(tǒng)一管理、集中結(jié)算：公司所有貨款的用款計劃編制與結(jié)算由分部財務(wù)部結(jié)算組專門辦理，其他部門不再與供應(yīng)商辦理結(jié)算事宜；供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算必須與公司簽有合同，才能辦理貨款結(jié)算事宜。供應(yīng)商合同期滿未簽定新合同的，可按舊合同約定事項延期執(zhí)行；如無約定的，則停止付款，或者按無合同付款流程向總部報批；供應(yīng)商必須為一般納稅人，進(jìn)行貨款結(jié)算必須遵守公司的稅票回收制度：A. 代銷商品結(jié)算：必須有增值稅發(fā)票才能支付貨款，不開或錯開增值稅發(fā)票的不予結(jié)款。B. 經(jīng)銷商品結(jié)算：不管

4、同城、異地結(jié)算的供應(yīng)商稅票必須堅持“一手錢一手票”的原則，如有特殊情況不能按時收回稅票的，由采購人員提出申請，說明理由并給出交付日，必須報總部采購中心、財務(wù)中心審核批準(zhǔn)后方能支付。針對一個供應(yīng)商只能進(jìn)行一次特批，累計有兩筆稅票未能收回的結(jié)算組必須立即停止對該供應(yīng)商任何款項的支付，結(jié)算人員要給予嚴(yán)格控制。C. 先款后貨：同城中的供應(yīng)商，規(guī)定3天的回收期；異地的供應(yīng)商，規(guī)定7天的回收期。時間從貨款付出后第二天算起，由相關(guān)采購人員負(fù)責(zé)，同時財務(wù)部門必須及時提醒、監(jiān)督。5.2. 4貨款結(jié)算后應(yīng)付賬款余額不得小于殘次、退貨、各項應(yīng)收收入及合同約定的鋪底金額之和，清退的要留有足夠賬面金額結(jié)算會計要控制供應(yīng)

5、商的結(jié)算款項，對殘次、退貨較多的、或欲清退的供應(yīng)商要保留足夠的賬面余額。合同約定有鋪底額的供應(yīng)商，結(jié)款后余額不得小于鋪底金額；按合同約定賬期結(jié)算，不允許提前支付貨款：結(jié)算會計結(jié)款時必須審查貨款的賬期，嚴(yán)格按照合同規(guī)定的賬期進(jìn)行結(jié)算，禁止提前支付貨款； 嚴(yán)格實行按計劃付款制度，超計劃拒付，或者按計劃外付款流程向總部報批；嚴(yán)格按照公司授權(quán)權(quán)限落實審批手續(xù)，審批手續(xù)不全的拒絕付款；對于返利、降價、退殘的收回，允許賬扣，對其他各項應(yīng)交營業(yè)稅項目的收入，按照合同規(guī)定的方式收取，采用賬扣方式進(jìn)行結(jié)算的分兩種情況處理；供應(yīng)商提供全額稅票的，公司按凈額支付，公司給供應(yīng)商開具服務(wù)業(yè)發(fā)票。. 供應(yīng)商提供凈額稅票的

6、，必須加收17%的代繳增值稅款（假定購進(jìn)貨物含稅價10000元，應(yīng)扣收1000元，供應(yīng)商開具稅票金額9000元，應(yīng)加收稅金145.30元），我方不給對方開具任何發(fā)票，遇供應(yīng)商不能支付17稅金的，結(jié)算部門在支付貨款時必須報總部財務(wù)中心總經(jīng)理簽字后方可支付。其他相關(guān)事項A. 各分部財務(wù)部必須將“結(jié)算服務(wù)規(guī)范”和“結(jié)算準(zhǔn)則”制作成展板，張貼于結(jié)算組辦公之處，并且展板上要留有總部財務(wù)中心資金管理部的投訴電話和投訴郵箱；B. 總部財務(wù)中心資金管理部將及時處理各種供應(yīng)商的投訴，定期對各分部的投訴情況進(jìn)行通報.貨款結(jié)算流程關(guān)于對賬時間和付款時間的規(guī)定.1對賬時間A. 經(jīng)銷商品、代銷商品、帶貨安裝商品對賬時間

7、統(tǒng)一為：上周五至本周四上午工作時間。（經(jīng)銷的手機(jī)、電腦類產(chǎn)品周五上午也可以對賬）B. 代銷商品、帶貨安裝商品中結(jié)算期小于等于7天的供貨商對賬時間統(tǒng)一為：每周三全天。.2付款日期：計劃內(nèi)付款各分部在每周集中在兩天進(jìn)行支付，具體時間由各分部根據(jù)地區(qū)情況自行決定（但不得安排周一），時間一經(jīng)確定不得隨意更改；先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨、計劃外臨時付款可根據(jù)實際情況安排支付。結(jié)算操作流程.1經(jīng)銷商品結(jié)算操作流程A. 經(jīng)銷商品入庫，財務(wù)確認(rèn)并打印入庫單結(jié)算聯(lián)B. 結(jié)算會計查詢到帳期的貨款并通知供貨商來公司對賬。C. 收入會計核算各項返利及其他各項應(yīng)收款項，結(jié)算會計打印經(jīng)銷商品結(jié)算單。D. 結(jié)算會計周四編制“經(jīng)銷商

8、品周付款計劃匯總表”，并在下班前上報總部資金管理部。E. 資金管理部最遲于下周一下班前將審批后的“經(jīng)銷商品周付款計劃匯總表”傳真回各分部。F. 供貨商按照規(guī)定持增值稅發(fā)票到分部財務(wù)辦理貨款G. 結(jié)算出納按照總部的審批結(jié)果支付貨款。.2.代銷商品結(jié)算操作流程A. 代銷商品入庫，財務(wù)確認(rèn)并打印入庫單結(jié)算聯(lián)B. 供貨商按照我公司的安排按時到分部財務(wù)結(jié)算組對帳。C. 收入主管核算應(yīng)收返利、補(bǔ)利及其他應(yīng)收款項，結(jié)算會計打印代銷商品結(jié)算單。D. 每周四結(jié)算會計編制下周“代銷商品周付款計劃匯總表”，并經(jīng)相關(guān)人員簽字后在下班前報總部資金管理部。E. 資金管理部最遲于下周一下班前將審批后的“代銷商品周付款計劃匯

9、總表”傳真回各分部。F. 供貨商按照我公司的規(guī)定持增值稅發(fā)票到分部辦理貨款，結(jié)算出納按照總部的審批支付供貨商貨款。.3先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨、超額度先款后貨商品結(jié)算操作流程A. 市場部每周四下午向采購部提出下周的要貨需求，采購部采購員填報下周“先款后貨商品周付款計劃”。B. 結(jié)算會計匯總編制“先款后貨商品周付款計劃匯總表”，經(jīng)相關(guān)人員簽字后于周四下午下班前上報總部資金管理部C. 總部資金管理部于周五下班前將審批后的“先款后貨周付款計劃匯總表”轉(zhuǎn)總部采銷中心，由總部采銷中心總經(jīng)理審批后傳回分部采購部。D. 分部采購部將審批結(jié)果送交分部財務(wù)部。E. 市場部制作要貨申請單，采購部在ERP系統(tǒng)中下定單。F

10、. 結(jié)算會計依據(jù)采購部的“采購定單”，在ERP系統(tǒng)中制作“預(yù)付款單”。G. 結(jié)算出納按照總部審批結(jié)果支付供貨商貨款。H. 庫房收貨，財務(wù)確認(rèn)并打印入庫單結(jié)算聯(lián)。I. 結(jié)算出納收到供應(yīng)商的發(fā)票，審核發(fā)票無誤后錄入發(fā)票相關(guān)信息到票據(jù)管理中。J. 結(jié)算會計確認(rèn)商品入庫并收到發(fā)票后，制作“經(jīng)銷商品結(jié)算單”，核銷供貨商的預(yù)付款。.4帶貨安裝商品結(jié)算操作流程A. 門店銷售帶貨安裝商品B. 供貨商送貨到顧客家進(jìn)行安裝，并按照我公司規(guī)定定期到分部客戶服務(wù)部進(jìn)行回訪確認(rèn)。C. 結(jié)算會計與供貨商對帳，對帳后在ERP中辦理商品出庫。D. 結(jié)算會計打印“帶貨安裝商品出庫匯總單”交采購員制作定單。E. 采購部依據(jù)結(jié)算會

11、計打印的“帶貨安裝商品出庫匯總單”制作“采購定單”F. 結(jié)算會計辦理商品入庫，并制作代銷商品結(jié)算單G. 收入主管計算返利、補(bǔ)利及其他各種應(yīng)收款項，結(jié)算會計打印代銷商品結(jié)算單。H. 結(jié)算會計每周四下午匯總編制“代銷商品周付款計劃匯總表”，經(jīng)相關(guān)人員審批后在下班前報總部資金管理部。I. 總部資金管理部于下周一下班前將審批后的“代銷商品周付款計劃匯總表”傳真回各分部。J. 供貨商按照我公司的規(guī)定持增值稅發(fā)票按時到分部財務(wù)辦理貨款。.5計劃外付款操作流程A. 采購員填寫“計劃外付款申請表”B. 分部財務(wù)審核“計劃外付款申請表”C. 總部資金管理部審核“計劃外付款申請表”D. 總部采購中心審批“計劃外付

12、款申請表”后傳真回分部采購部E. 分部采購部送交分部結(jié)算組，分部結(jié)算組根據(jù)總部的審批支付貨款.6采購需要控制付款的報批流程A. 分部采購部需要控制付款的由分部采購員填報“國美電器（ ）分部 月第 周采購控制付款申請明細(xì)表”。B. 總部采購中心審批“國美電器（ ）分部 月第 周采購控制付款申請明細(xì)表”。C. 總部資金管理部依據(jù)采購中心的意見審批分部的“周付款計劃匯總表”。分部付款信息的反饋每周五下午各分部根據(jù)總部審批的本周付款計劃匯總表，結(jié)合本周的實際付款情況編制“國美（ ）分部 月第 周付款情況統(tǒng)計表”。5貨款結(jié)算審批流程及權(quán)限規(guī)定.1每周付款計劃的審批流程 正常付款計劃的審批流程A. 正常付

13、款計劃為按照公司結(jié)算管理制度規(guī)定到期對帳結(jié)算的付款。（不含先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨、無合同付款以及諾基亞、西門子、摩托羅拉手機(jī)）；B. 各分部財務(wù)部每周按照制度同供應(yīng)商對帳完畢后，匯總上報付款計劃；B. 總部財務(wù)中心資金管理部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在授權(quán)權(quán)限內(nèi)對付款計劃進(jìn)行審批、排款，詳細(xì)如下：單筆500萬元以上款項報總裁審批后執(zhí)行，單筆300萬以上500萬元（含）以下款項報副總裁審批后執(zhí)行，單筆200萬元以上300萬元（含）以下報采購中心副總經(jīng)理審批后執(zhí)行，單筆200萬元以下由財務(wù)中心資金管理部審批后執(zhí)行。D. 分部財務(wù)部收到總部財務(wù)中心批復(fù)后的付款計劃后，復(fù)印一份給分部采購部，以便采購人員掌握付款情況；E.

14、 采購人員對于付款有異議，需要延遲付款的，按照下文到期延遲付款流程報批后交分部財務(wù)部執(zhí)行；F. 分部財務(wù)部按照審批后的付款計劃以及采購部的延期付款審批單進(jìn)行付款。先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨付款計劃A. 每周的先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨付款計劃由分部采購人員根據(jù)下周實際經(jīng)營情況預(yù)計，并制表報送；B. 總部財務(wù)中心資金管理部根據(jù)資金余缺情況和現(xiàn)有庫存情況進(jìn)行審核后報總部采銷中心，由總部采銷中心總經(jīng)理審批后傳回分部；C. 分部采購部根據(jù)已經(jīng)審批的額度，結(jié)合公司實際情況制作進(jìn)貨訂單，經(jīng)廠家確認(rèn)貨源后，報分部財務(wù)部提請付款；D. 分部財務(wù)部根據(jù)實際訂單金額，核查有無計劃或是否超計劃后付款。諾基亞、摩托羅拉、西門子的付款

15、審批流程A. 諾基亞、摩托羅拉、西門子為直供機(jī)型，執(zhí)行特殊的結(jié)算政策，不報計劃。B. 實際付款時，由總部專管員匯總各地訂單，經(jīng)廠家確認(rèn)后，報請物流公司付款；C. 物流公司根據(jù)資金額度審核后，按照公司授權(quán)報請采銷中心審批，具體如下：匯總后單筆1500萬以上的報總裁審批后執(zhí)行；匯總后單筆700-1500萬元（含）的報付總裁審批后執(zhí)行；匯總后單筆700萬元（含）以下的報采銷中心總經(jīng)理審批后執(zhí)行；D. 物流公司根據(jù)審批后的申請單進(jìn)行付款，同時下發(fā)付款通知單通知各分部向物流付款；.2計劃外付款報批流程A. 分部采購人員根據(jù)實際經(jīng)營情況制作計劃外付款申請單，報分部財務(wù)部審核；B. 分部結(jié)算主管、收入主管、

16、財務(wù)經(jīng)理、采銷總監(jiān)、總經(jīng)理審核簽字后，上報總部財務(wù)中心資金管理部；C. 總部財務(wù)中心審核后報總部采購中心審批，總部采購中心審批后回傳分部采購部，分部采購部根據(jù)審批后的付款申請單提請財務(wù)付款；D. 總部采購中心根據(jù)授權(quán)權(quán)限進(jìn)行審批，其中單筆100萬元以內(nèi)（含）的款項由采購中心副總負(fù)責(zé)簽批，單筆100萬元200萬元（含）的款項由總部采銷中心總經(jīng)理審批，單筆200萬元以上的款項由副總裁審批。.3無合同付款的審批流程.3.1 公司原則上不準(zhǔn)無合同付款，有特殊原因的需報總部采銷中心審批；.3.2 無合同付款申請由分部采購人員申請上報，經(jīng)財務(wù)中心資金管理部審核后報采銷中心審批；.3.3. 采銷中心在授權(quán)權(quán)

17、限內(nèi)審批，具體權(quán)限設(shè)置如下：A. 單筆300萬元以上的由總裁審批；B. 單筆50萬元-300萬元的由副總裁審批；C. 單筆50萬元以下的由采銷中心總經(jīng)理審批；采銷中心審批完后回傳分部采購部，分部采購部憑審批后的單據(jù)提請財務(wù)付款。5.3.4.4到期延遲付款的審批流程公司為了保證同供應(yīng)商的良好合作關(guān)系，不允許無故拖延廠家貨款，特殊情況的需報總部采銷中心審批；分部采購人員根據(jù)同廠家的合作情況，填報“控制付款申請表”經(jīng)采銷總監(jiān)、總經(jīng)理審核后上報總部采銷中心；總部采銷中心總經(jīng)理對到期延遲付款具有審批權(quán)，經(jīng)審批后的申請表由采銷中心回傳分部采購部；分部采購部將審批后的“控制付款申請表”交分部財務(wù)部，分部財務(wù)

18、部立即停止該供應(yīng)商的所有貨款結(jié)算。.5提前帳期付款的審批流程提前付款可獲得額外折扣且不低于3%的付款（含現(xiàn)款進(jìn)貨）A. 分部采購部根據(jù)同供應(yīng)商簽署的正式協(xié)議制作付款申請單，附協(xié)議復(fù)印件后報分部財務(wù)部審核，原件同時交財務(wù)一份存檔；B. 財務(wù)審核后，分部采購部將付款申請連同協(xié)議交分部總經(jīng)理審批，總經(jīng)理根據(jù)授權(quán)權(quán)限有單筆50萬元（含）以下的款項審批權(quán)（B類，其余參見授權(quán)書），超過審批權(quán)限的傳至總部財務(wù)中心資金管理部，資金管理部根據(jù)資金余缺情況和現(xiàn)有庫存情況進(jìn)行審核，審核后轉(zhuǎn)總部采銷中心審批；C. 總部采銷中心按照授權(quán)權(quán)限進(jìn)行審批，具體權(quán)限如下：.單筆50萬元以上200萬元（含）以下的款項由總部采購中

19、心副總審批；.單筆200萬元以上的款項由副總裁審批。D. 總部采銷中心審批后回傳分部采購部，分部采購部憑此提請財務(wù)付款。因為其他特殊原因需要提前付款的（如獲取最高年返等）A. 分部采購部根據(jù)實際情況制作付款申請單，報分部財務(wù)部審核；B. 分部財務(wù)審核后，分部采購部將付款申請傳至總部財務(wù)中心資金管理部，資金管理部根據(jù)資金余缺情況和現(xiàn)有庫存情況進(jìn)行審核，審核后轉(zhuǎn)總部采銷中心審批；C. 總部采銷中心按照授權(quán)權(quán)限進(jìn)行審批，具體權(quán)限如下：1. 單筆50萬元（含）以下的款項由總部采購中心副總審批；2. 單筆50-200萬元（含）以下的款項由采銷中心總經(jīng)理審批；3. 單筆200萬元以上的款項由副總裁審批；D

20、. 總部采銷中心審批后回傳分部采購部，分部采購部憑此提請財務(wù)付款。.6無稅票再次付款的（對同一供應(yīng)商，限一筆付款）：無稅票再次付款的審批權(quán)為總部采銷中心副總經(jīng)理，由分部采購部提出申請，報總部資金管理部審核后轉(zhuǎn)至總部采銷中心審批，采銷中心審批后回傳分部采購部，分部采購部憑此向財務(wù)提請付款。.7付款后應(yīng)付帳款小于庫存以及應(yīng)收總額的；殘次庫存超標(biāo)的以及應(yīng)收收入延遲收取的一律授權(quán)給分部總經(jīng)理審批。.8相關(guān)人員的權(quán)責(zé)義務(wù)的明確A. 財務(wù)人員對于各項業(yè)務(wù)具有監(jiān)督權(quán)、預(yù)警權(quán)，對于各項付款均需保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，同時清晰的表達(dá)自己的意見，表明同意付款或不同意付款，對于不同意付款的，要給出具體原因以便供相關(guān)人員審

21、批決策時參考；B. 公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于最終的付款按照授權(quán)權(quán)限具有審批權(quán)，并因此承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，對于付款后出現(xiàn)的問題負(fù)全部責(zé)任；C. 由于收入的收取主要靠結(jié)算付款環(huán)節(jié)來對供應(yīng)商進(jìn)行控制，付款審批流程更改后，本著權(quán)責(zé)對等的原則，收入的收取由總部財務(wù)中心收入管理部負(fù)責(zé)管理改由總部采購中心全面負(fù)責(zé)，分部采購人員負(fù)有收入收取的直接責(zé)任；收入主管審核結(jié)算付款單據(jù)時，要如實反映各項應(yīng)收數(shù)據(jù)，以供審批人員參考；D. 由于庫存的控制（包括滯銷、殘次）主要靠付款環(huán)節(jié)來控制，付款審批流程更改后，本著權(quán)責(zé)對等的原則，庫存的管理由總部采購中心全面負(fù)責(zé)，分部采購人員負(fù)有庫存管理的直接責(zé)任；E. 分部財務(wù)部、總部財務(wù)中心資金管理部將負(fù)責(zé)經(jīng)常對滯銷、殘次庫存、各項收入（商業(yè)折扣、合同內(nèi)收入、合同外收入等）的收取情況進(jìn)行調(diào)查分析、預(yù)警，以供公司領(lǐng)導(dǎo)作為獎懲依據(jù)及決策參考。 5.4 獎懲規(guī)定 服務(wù)獎懲規(guī)定.1懲罰規(guī)定：