資料歸檔整理與移交辦法(完成版)

1、對(duì)外援助成套項(xiàng)目資料歸檔整理與移交辦法（試行）第一章 總 則第一條 為規(guī)范對(duì)外援助成套項(xiàng)目（以下簡稱項(xiàng)目）資料的歸檔整理工作，明確移交驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，建立完整、準(zhǔn)確的成套項(xiàng)目檔案系統(tǒng)，確保項(xiàng)目建成后的運(yùn)營、維修及改（擴(kuò)）建對(duì)原始資料的需要，保留與項(xiàng)目有關(guān)的重要?dú)v史資料，根據(jù)中華人民共和國檔案法、國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范、建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328-2001）、對(duì)外援助成套項(xiàng)目施工技術(shù)資料管理辦法（1999外經(jīng)貿(mào)援發(fā)第188號(hào)文附件七，以下簡稱資料管理辦法）及電子文件歸檔與管理規(guī)范（GBT 188942002）、電子公文歸檔管理暫行辦法的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合對(duì)外援助成套項(xiàng)

2、目的特點(diǎn)，制定本辦法。第二條 項(xiàng)目資料是指在項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的、對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的、按規(guī)定辦法整理成卷的紙質(zhì)和電子文件，包括重要的經(jīng)濟(jì)技術(shù)資料和記錄項(xiàng)目實(shí)施過程中重要環(huán)節(jié)、重要階段、重大事情的圖片、音像資料。第二章 各方職責(zé)第三條 商務(wù)部國際經(jīng)濟(jì)合作事務(wù)局（以下簡稱經(jīng)濟(jì)合作局）是商務(wù)部授權(quán)的項(xiàng)目資料管理部門，負(fù)責(zé)制定有關(guān)規(guī)章制度，接收、保管及開發(fā)利用項(xiàng)目資料，并對(duì)有關(guān)單位在項(xiàng)目資料收集、歸檔、保管過程中的工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、和必要的培訓(xùn)，必要時(shí)對(duì)歸檔整理人員進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)。督促有關(guān)項(xiàng)目單位按有關(guān)規(guī)定或合同約定移交資料，對(duì)于未在規(guī)定期限內(nèi)移交的單位，用有效的方式催交。第四條參與項(xiàng)目考察設(shè)計(jì)

3、、施工、施工監(jiān)理、設(shè)計(jì)監(jiān)理、中期質(zhì)檢、竣工驗(yàn)收的各有關(guān)總承包單位是項(xiàng)目原始資料的形成單位，除須按照國家建設(shè)部門及其它有關(guān)部門的要求收集并保管規(guī)定的資料外，還必須按商務(wù)部的有關(guān)規(guī)定和合同的約定收集、整理并移交相關(guān)的考察設(shè)計(jì)資料、施工資料、監(jiān)理資料、中期質(zhì)檢與竣工驗(yàn)收資料，并妥善保管備份資料，備份資料的所有權(quán)和使用權(quán)歸商務(wù)部所有。凡有分包內(nèi)容的項(xiàng)目，由總承包單位負(fù)責(zé)匯集、整理各分包企業(yè)編制的全部資料，并對(duì)此負(fù)全責(zé)。第五條 施工監(jiān)理單位和設(shè)計(jì)監(jiān)理單位還應(yīng)分別對(duì)施工單位和設(shè)計(jì)單位的項(xiàng)目資料及有關(guān)工作實(shí)施監(jiān)督、檢查。第六條 各項(xiàng)目實(shí)施單位領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目技術(shù)組領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)資料工作高度重視，建立崗位責(zé)任制，并制定相

4、應(yīng)的檢查、考核措施；指派專門人員并督促其認(rèn)真領(lǐng)會(huì)、掌握資料管理辦法及本辦法（以下簡稱資料整理辦法）的要求，認(rèn)真做好歸檔所需資料的有關(guān)工作。第三章 資料的形成與收集第七條 按國家有關(guān)制度和規(guī)范形成種類齊全、質(zhì)量合格的、份數(shù)足夠的原始文件。第八條 紙質(zhì)資料形成的要求（一） 資料所載內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與項(xiàng)目實(shí)際相符合，具有可追溯性。其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及驗(yàn)收等方面規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。（二）應(yīng)簽名（或蓋章）處，必須簽（蓋），且字跡清楚，不得代簽。（三）所需的各種表格采用資料管理辦法中規(guī)定的樣本，不足部分參照國家制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范中的樣本制表，表格的所有欄目均應(yīng)簽署明

5、確意見。（四）歸檔的文字資料應(yīng)采用A4幅面（297mm210mm）耐久性強(qiáng)的紙張，并采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色（如純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆和復(fù)寫紙）的書寫材料，字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。（五） 圖紙可采用藍(lán)曬圖和機(jī)打圖。所有竣工圖應(yīng)逐張加蓋竣工圖章（圖章樣本見附件3）并簽名。竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。凡采用施工藍(lán)圖改繪竣工圖的，必須注明變更修改依據(jù)。第九條 在施工過程中，隨進(jìn)度、按專業(yè)、有系統(tǒng)地及時(shí)收集和初步整理應(yīng)歸檔的所有原始資料。隨時(shí)收集、及時(shí)整理、妥善保管。第十條 各有關(guān)單位應(yīng)進(jìn)行歸檔整理并向商務(wù)部移交資料

6、的具體內(nèi)容、分類辦法詳見本辦法附件1。第十一條 電子文件的收集電子文件包括以下兩類：一是有關(guān)文字資料和圖紙的電子版本（見附件1中電子文件移交相關(guān)部分）；二是反映項(xiàng)目實(shí)施各方面情況的音像和圖片資料的電子文件（歸檔移交內(nèi)容和分類辦法見附件2）。第一類電子文件最終版確定并印制相應(yīng)紙質(zhì)文件后，應(yīng)立即將最終版的電子文件存入專用的暫存存儲(chǔ)器中（其它無關(guān)電子文件不得與此混存），或刻錄成盤，妥善保管，供電子文件歸檔整理時(shí)使用。必要時(shí)，向本單位檔案部門進(jìn)行臨時(shí)歸檔備案。第二類電子文件形成后應(yīng)立即在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)中備份。在紙質(zhì)資料正式裝訂前，應(yīng)按本辦法的有關(guān)要求制作尚未形成的電子文件，尤其是需掃描成電子文件的紙質(zhì)

7、資料，如圖紙類。電子文件的存儲(chǔ)格式要求如下：（一） 文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式，要求轉(zhuǎn)化為PDF格式。（二） 對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF、BMP為通用格式。（三） 對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。（四） 對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI、RMVB為通用格式。（五） 對(duì)用音頻設(shè)備獲得的

8、聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。（六） 對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。第四章 資料的歸檔整理第十二條 項(xiàng)目結(jié)束或所承擔(dān)的任務(wù)完成后，各有關(guān)單位應(yīng)及時(shí)對(duì)收集的資料進(jìn)行歸檔整理。第十三條 歸檔資料編制正本一套、副本一套，每套均由紙質(zhì)資料和刻入規(guī)定內(nèi)容的電子光盤組成。正本移交經(jīng)濟(jì)合作局管理，副本由移交單位代商務(wù)部實(shí)施異地保管。正本歸檔資料必須為原件，不能提供原件的，可以復(fù)印件代替，

9、并在復(fù)印件上注明原件存放處，同時(shí)，必須以文字形式對(duì)此做出必要的說明。制作歸檔資料副本時(shí)，如沒有足夠的原件，可以使用正本資料的復(fù)印件。第十四條 電子文件的整理（一）對(duì)擬刻入光盤的電子文件進(jìn)行歸檔鑒定，對(duì)其真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行檢驗(yàn)和審核。（二）對(duì)照紙質(zhì)文件逐一核對(duì)，確保電子文件與相應(yīng)紙質(zhì)文件的內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，存儲(chǔ)格式滿足本辦法的要求。 （三）對(duì)歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測，檢測各電子文件所依賴的硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性、有無病毒感染等。（四）按附件2規(guī)定的分類辦法存儲(chǔ)檢驗(yàn)合格的音像、圖片電子文件，必要時(shí)增加子條目。第五章 歸檔資料的組卷第十五條 資料的保管期限分為：永久

10、、長期二種；永久是指檔案需永久保存，凡記錄重要?dú)v史事項(xiàng)的檔案應(yīng)定為永久保管；長期是指檔案保管時(shí)間與項(xiàng)目的使用壽命具有相同的期限，項(xiàng)目本身的運(yùn)營、改（擴(kuò)）建所需的技術(shù)資料、隨項(xiàng)目壽命的結(jié)束而失去其保管意義的檔案應(yīng)定為長期保管。第十六條 組卷原則（一）按照本辦法附件規(guī)定的分類辦法、保管期限進(jìn)行組卷。（二）文字資料和圖紙?jiān)瓌t上不能混裝，如有必要混合組卷，文字資料在前，圖紙?jiān)诤蟆＃ㄈ┍４嫫谙薏煌馁Y料不能混裝成卷。不同類別、內(nèi)容相近且保管期限相同的資料可以編入一卷。（四）遵循資料形成的自然規(guī)律，保持卷內(nèi)資料的有機(jī)聯(lián)系。（五）在按照上述原則組卷的條件下，卷內(nèi)資料應(yīng)按單位工程、分部工程、專業(yè)、系統(tǒng)等劃分

11、辦法、形成時(shí)間等因素進(jìn)行有機(jī)編排。1、必要時(shí)，按單位工程或?qū)I(yè)、系統(tǒng)分別立卷。2、工程圖紙按專業(yè)組卷，同專業(yè)的圖紙按圖號(hào)順序排列。3、分部分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定按子分項(xiàng)、分項(xiàng)、分部工程順序逐級(jí)編排組卷。4、鋼筋、水泥、砂石等公用材料的有關(guān)資料應(yīng)單獨(dú)組卷。5、單位工程資料總量超過20卷的，應(yīng)編制目錄且獨(dú)立成卷。第十七條 案卷編制（一） 案卷構(gòu)成案卷應(yīng)由封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)資料、備考表和封底構(gòu)成并按此順序裝訂（案卷封面、卷內(nèi)目錄和備考表的樣本詳見附件4至6）。 （二） 案卷頁碼編號(hào)1、每卷頁碼獨(dú)立編號(hào)，卷內(nèi)有書寫內(nèi)容的資料均按頁面編號(hào)，頁號(hào)從阿拉伯?dāng)?shù)字1開始，編寫在頁面的右下角（背面如有內(nèi)容，編寫在

12、背面的左下角），折疊后的圖紙一律編寫在右下角。2、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、封底不編寫頁號(hào)。3、成套圖紙或印刷成冊(cè)的文件材料，自成一卷的，原有目錄可代替卷內(nèi)目錄，已有頁碼的不必重新編號(hào)。第十八條 案卷規(guī)格與裝訂（一） 案卷規(guī)格：案卷封面、目錄、備考表、封底均應(yīng)采用70g以上、A4幅（297mm*210mm）尺寸的書寫紙張制作，圖紙統(tǒng)一折疊成A4幅面，小于A4幅面的要用A4白紙襯托。（二）不同幅面的圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露出外面。（三）案卷厚度不得超過40mm。（四）包括文字和圖紙?jiān)趦?nèi)的所有零散資料均必須整齊牢固裝訂成卷,裝

13、訂前應(yīng)剔除金屬物，建議采用線繩左側(cè)三孔裝訂法，訂結(jié)打在背面。裝訂線距左側(cè)20mm，上下孔距中孔80mm，避免裝訂線壓占頁面上有圖、文內(nèi)容的部分。必要時(shí)，裝訂線一側(cè)根據(jù)案卷薄厚加墊草板紙。自然成冊(cè)的資料不必另行裝訂，但不得帶有金屬裝訂物，不得以塑料裝訂物打孔活頁裝訂。第十九條 案卷的裝盒 資料移交前不必裝盒，正式移交后在經(jīng)濟(jì)合作局使用中國對(duì)外援助成套項(xiàng)目檔案專用裝具統(tǒng)一裝盒。第二十條 電子光盤的刻錄刻錄光盤及包裝（一）文字、圖紙、音像圖片等三類電子文件不能在同一張光盤中混裝，須分別刻錄在不同的光盤上。（二）竣工圖電子檔案須制作兩個(gè)版本，并盡量刻入一張光盤。版本一：為保證歸檔竣工圖電子版本的真實(shí)性

14、，以有手簽、蓋章的紙質(zhì)竣工圖為對(duì)象，掃描形成電子文件。版本二：為方便竣工圖電子版本的使用，須以CAD軟件制作與紙質(zhì)竣工圖內(nèi)容完全一致的電子文檔。在兩個(gè)版本有出入時(shí)，以版本一為準(zhǔn)。（三） 如果電子文件是由自行開發(fā)的軟件形成的，應(yīng)將該軟件與相關(guān)數(shù)據(jù)一同刻錄進(jìn)光盤。 （四）選用高品質(zhì)一次性可讀寫CD或DVD光盤，禁止選用可擦寫光盤。（五） 刻錄光盤要求一式三套，移交商務(wù)部國際經(jīng)濟(jì)合作事務(wù)局兩套、另一套由檔案移交單位代商務(wù)部保管，使用權(quán)歸商務(wù)部。（六）移交的光盤應(yīng)使用硬盒包裝，并在表面貼上標(biāo)簽（樣本見附件7），標(biāo)明項(xiàng)目名稱、光盤編號(hào)、該盤所載文件的名稱。 （七）音像、圖片資料刻錄光盤時(shí)，應(yīng)按照附件2的

15、分類辦法在盤內(nèi)建立文件夾分類存儲(chǔ)。對(duì)文件夾內(nèi)的各個(gè)電子文件用自然排列的數(shù)字（從001開始）重新命名，用Word文檔或表格簡要描述資料所記錄的內(nèi)容，一并刻錄入光盤。第六章 資料的移交第二十一條 項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格或所承擔(dān)的任務(wù)完成后，各有關(guān)實(shí)施單位必須在3個(gè)月或合同規(guī)定的期限內(nèi)向經(jīng)濟(jì)合作局移交歸檔資料。第二十二條 全部紙質(zhì)資料和電子文件的歸檔整理、立卷、裝訂、光盤刻錄工作結(jié)束后，應(yīng)制作對(duì)外援助成套項(xiàng)目資料移交書（樣式見附件8）并編制移交資料明細(xì)表（樣表見附件9）。 （一）接收單位按有關(guān)規(guī)定驗(yàn)收移交資料，如果發(fā)現(xiàn)存在問題，向移交單位提出書面整改意見，經(jīng)移交單位最大限度地彌補(bǔ)了存在的缺陷后，辦理移交手

16、續(xù)。 （二）如果所移交的資料經(jīng)整改后仍存在不可彌補(bǔ)的缺陷，接收單位將根據(jù)遺留的不可彌補(bǔ)的缺陷的種類、數(shù)量確定對(duì)外援助成套項(xiàng)目資料移交書中尾款扣罰比例，并編制接收資料存在不可彌補(bǔ)缺陷情況明細(xì)表（樣式見附件10）附加到對(duì)外援助成套項(xiàng)目資料移交書后。第七章 法律責(zé)任第二十三條 任何單位或個(gè)人不得私自保存應(yīng)移交歸檔的資料，也不得以任何理由拒絕歸檔移交。資料整理人員不得涂改、偽造移交資料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，依法追究責(zé)任。第八章 附 則第二十四條 本辦法由商務(wù)部國際經(jīng)濟(jì)合作事務(wù)局負(fù)責(zé)解釋。第二十五條 本辦法自頒布之日起執(zhí)行。經(jīng)濟(jì)合作局二八年 月 日附件1援外成套項(xiàng)目資料移交目錄序號(hào)移交資料名稱紙質(zhì)資料移交數(shù)量電子

17、文件移交保管期限備注數(shù)量格式一、 考察、設(shè)計(jì)單位1可行性研究報(bào)告、考察報(bào)告12PDF永久2工程勘察報(bào)告12PDF永久3初步設(shè)計(jì)圖紙及其說明1長期4施工圖及其說明12DWF長期5設(shè)計(jì)審查報(bào)告1長期6設(shè)計(jì)計(jì)算書1長期7概算1長期9竣工圖及其說明22DWF長期DWF是由繪圖軟件生成的圖紙電子版格式 2TIF、JPG、BMP等長期TIF、JPG、BMP等是對(duì)加蓋了圖章的竣工圖掃描形成的電子文件格式10音像、照片2通用格式永久二、 施工單位1施工組織設(shè)計(jì)和質(zhì)量安全保證計(jì)劃1長期2技術(shù)交底1長期3施工圖會(huì)審、設(shè)計(jì)變更和工程洽談?dòng)涗?長期4開工、停工、復(fù)工報(bào)告1長期5分部工程保證項(xiàng)目資料1長期公用材料單獨(dú)立

18、卷6工程質(zhì)量事故報(bào)告1長期7施工日志1長期8單位工程質(zhì)量綜合評(píng)定1長期9分部分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄1長期10音像、照片2通用格式永久三、 監(jiān)理單位1監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理實(shí)施細(xì)則12PDF長期2施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表1長期3開工、復(fù)工報(bào)審表、工程暫停令1長期4驗(yàn)貨報(bào)告、材料、設(shè)備及構(gòu)配件進(jìn)場報(bào)驗(yàn)單1長期5(分項(xiàng)、分部、單位)工程報(bào)驗(yàn)審批表1長期6監(jiān)理通知、各種報(bào)告、請(qǐng)示及回復(fù)1長期7監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要1長期8監(jiān)理簡報(bào)1長期9旁站方案及記錄1長期10監(jiān)理日志1長期11監(jiān)理總結(jié)12PDF長期12音像、照片2通用格式永久四、 中期質(zhì)量檢查、竣工驗(yàn)收單位1中期質(zhì)檢報(bào)告12PDF長期2竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告12PDF長

19、期3音像、照片2通用格式永久注：電子文件移交數(shù)量是指移交光盤的套數(shù)，而不是單張光盤里相同文件的份數(shù)，同一張光盤內(nèi)相同的文件有且僅可有一份。移交單位須制作光盤三套，兩套移交，一套自存。電子文件和紙質(zhì)文件需同時(shí)移交。附件2 音像、圖片資料分類目錄一、施工單位須提供的音像、圖片資料（一）總體面貌 1.開工前地形地貌2.竣工后的全貌（正面、側(cè)面）（二）重要活動(dòng) 1.開工奠基儀式2.竣工典禮儀式3.對(duì)外移交儀式4.來訪參觀5.重要談判（三）施工過程 1.采用新技術(shù)新工藝新材料 2.工程關(guān)鍵部位 3.標(biāo)志性階段性進(jìn)展、重點(diǎn)工程4.工程事故（四）質(zhì)檢與驗(yàn)收 1.中期質(zhì)檢 2.竣工驗(yàn)收二、考察設(shè)計(jì)單位須提供的

20、音像、圖片資料（一）選址工作及場地環(huán)境（二）施工過程中的設(shè)計(jì)工作（三）竣工效果圖三、施工監(jiān)理單位須提供的音像、圖片資料（一）重要現(xiàn)場 1.主要或大宗材料 2.砂石等材料的取料場 3.材料設(shè)備到場情況及安裝（二）重要過程 1.重要環(huán)節(jié)旁站處 2.設(shè)備安裝 3.重要工程施工過程（三）質(zhì)量問題與事故注：可根據(jù)需要增加條目附件3竣工圖章式樣70mm15竣 工 圖10（此欄填寫編制單位名稱）設(shè) 計(jì) 代 表施工技術(shù)組負(fù)責(zé)人施工技術(shù)組總工程師監(jiān) 理 工 程 師編 制 時(shí) 間 年 月 日30mm60mm 附件4案卷封面式樣檔 號(hào)項(xiàng)目名稱 資料種類案卷題名編制單位編制時(shí)間密 級(jí) 保管期限共 卷 第 卷注:1、項(xiàng)目名稱：填寫項(xiàng)目名稱的全稱。2、資料種類：選擇填寫考察設(shè)計(jì)資料、施工技術(shù)資料、施工監(jiān)理資料、中期質(zhì)檢、竣工驗(yàn)收資料。3、案卷題名：填寫本卷卷名。包括專業(yè)名稱和卷內(nèi)主要文件內(nèi)容，若項(xiàng)目分為多個(gè)單位工程，應(yīng)寫上單位工程名稱。4、編制單位：填寫本卷編制單位的名稱。5、編制時(shí)間：歸檔整理工作完成時(shí)間。6、保管期限：按要求填寫永久、長期。7、檔號(hào)、密級(jí)等由接收單位填寫。附件5卷內(nèi)目錄式樣序號(hào)文件題名日 期頁 次備 注注