檔案管理制度

1、-1-檔案管理制度第一章 總 則第一條 為加強財富管理公司的檔案管理工作， 充分發(fā)揮檔案作用，提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，特制定本制度。第二條 公司檔案，是指公司實施經營管理活動而形成的具有保 存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條 綜合管理部是公司檔案管理的責任部門， 負責檔案的點收、裝訂、分類、立卷、歸檔、調閱、銷毀等事宜。綜合管理部應當 指定專門人員處理檔案管理的相關事宜。 財務檔案由財務部專門人員 負責檔案管理的相關事宜。第四條 本制度適用于本公司、各部門。第二章 歸檔對象第五條 歸檔對象包括 但不限于 ：1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總

2、結、典 型發(fā)言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記 錄、統(tǒng)計報表及簡報。4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6、 本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、 照片、 錄音、錄像等。第三章 檔案材料的收集第六條 文件材料的收集由各公司職能部門經辦人員負責整理， 主動交綜合管理部歸檔。第七條 一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件 材-2-料，由主辦部門或人員收集，主動交綜合管理部備案。第八條 公司的歸檔資料實行 “年度歸檔”制度，即：每年一 月至三

3、月為公司檔案資料歸檔期。第九條 在檔案資料歸檔期，由檔案專管員分別向各職能部門收 集應該歸檔的原始資料。各部門應積極配合與支持。第十條 凡應該及時歸檔的資料，由檔案專管員負責及時歸檔。第四章 檔案材料的點收整理第十一條 文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：1、檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2、文件如經抽存者，應有部門經理的簽認。3、 文件處理手續(xù)是否完備， 如有遺漏， 應即退回經辦部門位補 辦。4、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦 部門。5、有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送 指定保管部門簽收。第五章 檔案材料的分類第十二條 檔案質

4、量要求：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文 件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。第十三條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應 齊全完整。第十四條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、 印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分 開，文電應合一歸檔。第十五條 不同年度的文件一般不得放在一起；跨年度的總結放 在對應的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。第十六條 檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的 文-3-件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保

5、持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。第六章 檔案的裝訂第十七條 點收文件后，應依下列方式整理：1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以 左方裝訂為原則。2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左 上角理齊釘牢。3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折 疊，使其整齊劃一。第七章 檔案的分類第十八條 檔案分類應視案件內容、 部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件 性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。第十九條 檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級 不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細

6、類” 。如案件不多，亦可 僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。第二十條 同一“小類”（或細類）之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并 于小類（或細類）之后增設“卷次”編號，以便查考。第二十一條 每一檔夾封面內頁應設“目次表” ，案件歸檔時依 序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。第八章 檔案的立卷第二十二條 歸檔文件，應依目次號順序裝訂成冊，封皮上注明 案-4-卷名稱，第一頁應有卷內目錄。第二十三條 裝訂好的案卷應統(tǒng)一放入檔案盒， 檔案盒背脊應標明盒內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔第九章 檔案的保存期限第二十四條 文件保存期限

7、除政府有關法令或本公司其他規(guī)章 特定者外，依下列規(guī)定辦理：1、永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)財務報表；(5)政府機關核準文件；(6)不動產所有權狀及其他債權憑證；(7)合同；(8)其他經核定須永久保存的文書。2、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經核定須保存10年的文書。3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。4、1年保存：辦結后無長期保存必要者。5、制度等規(guī)章由管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予 以保存。第十章 檔案的調閱第二十五條 各單位經辦人員因業(yè)務需要需調閱檔案

8、時， 應填具檔案調卷單經其單位主管核準后持向檔案管理人員調閱。第二十六條 檔案管理人員接到檔案調卷單經核查后，取出 該項檔案，并于檔案調卷單上填注借出日期后，將檔案交與調卷 人員。第二十七條 于檔案室當場借閱者，免填檔案調卷單 。第二十八條 調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開 必要時，亦須報明原因，請檔案管理人員負責處理。第二十九條 調卷人員調閱檔案，應于規(guī)定期限內歸還，如有其 他-5-人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。第三十條 檔案歸還時，經檔案管理人員核查無誤并于檔案調 卷單填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。檔案調卷 單由檔案管理人員留存?zhèn)洳?。第三十一條 調閱檔案限與經辦業(yè)務有關，如調閱與經辦業(yè)務無 關之檔案，應經綜合管理部負責人同意。第十一章 檔案的銷毀第三十二條 公司任何個人或單位非經允許不得銷毀公司檔案 資料。第三十三條 當檔案到了銷毀期時， 由檔案專管員填寫 公司檔 案資料銷毀審批單 交綜合管理部負責人審核， 經總經理批準后執(zhí)行。第三十四條