商務(wù)接待管理制度

1、商務(wù)接待管理制度 一、總則 為樹立良好的企業(yè)形象，保障公司商務(wù)接待工作順利、 有序進(jìn)行，特制訂本制度。 二、適用范圍 本制度適用于公司各種商務(wù)接待工作。 三、接待分類 1、業(yè)務(wù)接待：指營(yíng)銷運(yùn)營(yíng)中心相關(guān)推進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展方面 的接待。 2、貴賓接待：指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、 外賓及參觀團(tuán)或地方政府部門的接待。 四、接待原則 （ 一 ） 堅(jiān)持熱情、周到、誠(chéng)懇、節(jié)約的原則，嚴(yán)禁鋪張 浪費(fèi)。 （ 二 ） 堅(jiān)持安全第一原則，包括客人食宿安全、財(cái)產(chǎn)安 全、交通安全等。 （ 三 ） 堅(jiān)持請(qǐng)示匯報(bào)制度，凡遇到超出職權(quán)范圍、難以 解決的問題，應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)示。 （四）堅(jiān)持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化原則。 （五）按接待

2、等級(jí)、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則；商務(wù) 接待工作涉及面廣，必須堅(jiān)持重點(diǎn)、兼顧一般、上下一致、 。1齊心協(xié)力，共同做好接待工作。 五、接待標(biāo)準(zhǔn) 按接待級(jí)別劃分，商務(wù)接待大致分為一級(jí)接待、二級(jí)接 待、三級(jí)接待。 （一）一級(jí)接待 項(xiàng)目名稱 說(shuō) 明 適合人員 政府部門領(lǐng)導(dǎo)、企事業(yè)咼級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、公司特邀人員、特邀領(lǐng)導(dǎo)、 外 賓等； 交通標(biāo)準(zhǔn) 按上級(jí)要求預(yù)定； 住宿標(biāo)準(zhǔn) 公司總統(tǒng)套房或五星級(jí)以上酒店； 餐飲標(biāo)準(zhǔn) 配套接待用餐； 接待陪同人員 分官總監(jiān)、負(fù)責(zé)人、院長(zhǎng)、院長(zhǎng)助理、董事長(zhǎng)； 接待車輛 高級(jí)商務(wù)車（奧迪 A6、帕薩特等） 其它接待 1 制定來(lái)賓接待方案，必要時(shí)安排公司客房?jī)?nèi)布置迎賓卡、鮮 花、水果等；

3、2、 公司顯著位置布置迎賓條幅等； 3、 公司會(huì)議室布置公司簡(jiǎn)介等宣傳資料、文件袋（筆記本、筆）、 飲品（瓶裝飲用水、茶、咖啡）、餐桌配置鮮花、水果等； 4、 安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來(lái)賓合影并制作相框； 必要時(shí)安排會(huì)談?dòng)涗洝?錄音、攝影、攝像； 5、 安排來(lái)賓到本地主要景點(diǎn)游玩或娛樂； 6、 必要時(shí)于來(lái)賓臨行時(shí)贈(zèng)送紀(jì)念品。 備注 （二）二級(jí)接待 項(xiàng)目名稱 說(shuō) 明 適合人員 業(yè)務(wù)往來(lái)企事業(yè)單位中咼層領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人等； 交通標(biāo)準(zhǔn) 按上級(jí)要求預(yù)定； 住宿標(biāo)準(zhǔn) 公司標(biāo)準(zhǔn)套間或豪華套間或按上級(jí)要求預(yù)訂酒店； 餐飲標(biāo)準(zhǔn) 配套接待用餐； 接待陪同人員 接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、分管總監(jiān)； 接待車輛 中級(jí)商務(wù)車（帕薩特、

4、邁騰等） 其它接待 1、 必要時(shí)制作來(lái)賓接待方案； 2、 公司會(huì)議室布置公司簡(jiǎn)介等宣傳資料、文件袋（信箋紙、筆）、 飲品（飲用水、茶、咖啡）等； 3、 視情況經(jīng)院長(zhǎng)批準(zhǔn)后安排來(lái)賓到本地主要景點(diǎn)游玩或娛樂； 4、 必要時(shí)于來(lái)賓臨行時(shí)贈(zèng)送紀(jì)念品。 備注 （三）三級(jí)接待 項(xiàng)目名稱 說(shuō) 明 適合人群 企事業(yè)單位對(duì)應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)人等； 交通標(biāo)準(zhǔn) 按上級(jí)要求預(yù)定； 住宿標(biāo)準(zhǔn) 公司標(biāo)間或按上級(jí)要求預(yù)訂酒店； 餐飲標(biāo)準(zhǔn) 配套接待用餐； 接待陪同人員 接口業(yè)務(wù)人員、部門主管； 接待車輛 普通商務(wù)車（桑塔納、捷達(dá)、斯柯達(dá)等）； 其它接待 1、 視情況安排相應(yīng)飲品（飲用水、茶、咖啡）、營(yíng)養(yǎng)餐； 2、 必要時(shí)于來(lái)賓臨

5、行時(shí)贈(zèng)送紀(jì)念品。 備注 六、接待住宿管理 接待住宿分為公司內(nèi)客房住宿及外部訂房住宿兩種。 （一）公司內(nèi)客房住宿 1、根據(jù)接待級(jí)別安排相應(yīng)客房： 一級(jí)接待 總統(tǒng)套房；二級(jí)接待 豪華套房及標(biāo)準(zhǔn)套房 三級(jí)接待 標(biāo)間；具體可根據(jù)實(shí)際情況，在請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)后適當(dāng)調(diào)整。 2 、 住宿由商務(wù)接待專員依據(jù)審批后的 商務(wù)接待申請(qǐng) 表 安排。 （二）外部訂房住宿 1 、公司現(xiàn)有客房客滿無(wú)法入住時(shí)，可安排外部訂房住 宿，由商務(wù)接待專員根據(jù)商務(wù)接待申請(qǐng)表級(jí)別預(yù)定相應(yīng) 星級(jí)酒店，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核批示。 2 、 住宿由商務(wù)接待專員依據(jù)審批后的 商務(wù)接待申請(qǐng) 表 安排。 七、接待用車管理 接待時(shí)需用車要在商務(wù)接待申請(qǐng)表

6、填寫清楚用車數(shù) 量、用車時(shí)間、用車地點(diǎn)及要求，批示后由商務(wù)接待專員負(fù) 責(zé)聯(lián)系安排。 八、接待方式 1、業(yè)務(wù)接待：由營(yíng)銷運(yùn)營(yíng)中心主辦人員陪同，根據(jù)業(yè) 務(wù)需求選擇公司內(nèi)部訂餐或外出訂餐，就餐時(shí)須有營(yíng)銷運(yùn)營(yíng) 中心經(jīng)辦人或指派專員陪同；如有需求，可安排到本地主要 景點(diǎn)游玩。 。4 2、貴賓接待：由公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人迎接，公 司領(lǐng)導(dǎo)或指派專員陪同接待，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求以茶點(diǎn)、煙、果 盤等方式招待，如須就餐根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示可安排于公司或外出 就餐；如有需求，可安排來(lái)賓到本地主要景點(diǎn)游玩。 九、商務(wù)接待工作流程 （一）商務(wù)接待審批流程 1、業(yè)務(wù)接待流程：申請(qǐng)部門至少提前一周填寫商務(wù) 接待申請(qǐng)表 （包含住宿、就

7、餐、體檢、景點(diǎn)參觀，詳見附 件 1）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字 - 交人力行政部審核 -院長(zhǎng)批準(zhǔn) 完畢后，將申請(qǐng)表原件報(bào)商務(wù)接待專員， 由商務(wù)接待專員按 申請(qǐng)表審批時(shí)間統(tǒng)一安排接待先后次序 , 無(wú)特殊原因不接急 單。（ 申請(qǐng)部門應(yīng)在商務(wù)接待申請(qǐng)表內(nèi)明確填寫各項(xiàng)內(nèi) 容） 2、 貴賓接待流程： 由公司高層領(lǐng)導(dǎo)提前三天告知商務(wù) 接待專員，由商務(wù)接待專員填寫 商務(wù)接待申請(qǐng)表 - 交 人力行政部審核 - 院長(zhǎng)批準(zhǔn)完畢后，由商務(wù)接待專員統(tǒng)一 安排接待。 3. 由于緊急原因來(lái)不及提前填寫 商務(wù)接待審批表 的， 應(yīng)事先電話征詢?cè)洪L(zhǎng)同意， 由院長(zhǎng)口頭授意， 接待工作結(jié)束 后應(yīng)在 24 小時(shí)內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)。 （二）商務(wù)接待

8、工作流程 1、商務(wù)接待專員在接到商務(wù)接待申請(qǐng)表后根據(jù)表 中明確的相關(guān)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行通知需配合部門 / 人員。 。5 2、 申請(qǐng)接待部門在接待過(guò)程中需指派專人與商務(wù)接待 專員對(duì)接相關(guān)接待明細(xì)及要求。 3、商務(wù)接待專員根據(jù)申請(qǐng)表及申請(qǐng)部門要求落實(shí)安排 好餐飲、住宿、體檢、參觀各項(xiàng)事宜并及時(shí)反饋申請(qǐng)部門各 項(xiàng)接待工作準(zhǔn)備情況，以保障各項(xiàng)接待工作的有序銜接。 4、商務(wù)接待專員應(yīng)及時(shí)記錄接待來(lái)賓信息，并匯總存 檔，以備后期查用。 十、商務(wù)接待要求 （一）接待貴賓時(shí)，應(yīng)根據(jù)貴賓的特點(diǎn)、愛好、興趣來(lái) 設(shè)計(jì)接待活動(dòng)。 . （二）接待人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不允許有任 何越格行為發(fā)生。 （三）商務(wù)接待人員在接

9、待進(jìn)行時(shí)，須密切注視接待動(dòng) 態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進(jìn)行。 （四）接待過(guò)程中遇有來(lái)賓提出辦理限制事宜，須婉言 解釋。 （六）接待環(huán)境標(biāo)準(zhǔn) 1 、物品擺放整齊，表面無(wú)灰塵。 2、地面干凈無(wú)臟物，空氣流通清新。 3、室溫適度，燈光合適。 4、備品齊全。 （七）接待禮儀要求 1、儀表：面容清潔，衣著得體。 2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。 。6 3、言語(yǔ)：語(yǔ)氣溫和、禮貌文雅。 4、態(tài)度：誠(chéng)懇熱情，不卑不亢。 5、迎接客戶時(shí)：要注意把握迎候時(shí)間，提前等候于公 司門口或車站機(jī)場(chǎng)， 接待人員引見介紹主賓時(shí)， 要注意順序。 6、接受名片時(shí)：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下 后鄭重收入口袋中。 7、走廊引領(lǐng)時(shí)：通常走在客人的右前方，不時(shí)左側(cè)回 身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說(shuō)“這邊請(qǐng)” 。 8、進(jìn)電梯時(shí)：告訴