全宗卷整理說明

1、基層單位檔案室全宗卷整理說明一、全宗卷概念全宗卷是記錄和說明各立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷，是開展檔案管理的重要工具。二、全宗卷按內(nèi)容分盒（一般一類為一盒）（ 1）全宗介紹類：全宗指南（全宗介紹）、大事記等說明全宗背景和檔案狀況的文件材料。各單位主要有：全宗介紹、大事記、組織沿革等。（ 2）檔案收集類：檔案接收和征集工作的辦法、標準，檔案（資料）交接文據(jù)及相關(guān)目錄，檔案來源和檔案歷史轉(zhuǎn)移過程說明材料等。各單位主要有：各個時間段形成的各類檔案交接文據(jù)、移交目錄（文書檔案：歸檔文件目錄；會計檔案：案卷目錄；業(yè)務(wù)檔案：案卷目錄或全引目錄；科技檔案：案卷目錄；特載檔案：案卷目錄

2、或全引目錄）。（ 3）檔案整理類：文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理工作方案、整理工作說明和小結(jié)等。各單位主要有：分類方案或分類大綱、各種門類載體的歸檔范圍和保管期限表、檔案整理工作小結(jié)等。（ 4）檔案鑒定類：檔案保管期限鑒定、檔案開放鑒定、檔案分級鑒定、檔案銷毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定等鑒定工作的制度、組織、方案和標準，鑒定工作形成的報告、請示及批復(fù)，鑒定及銷毀處置檔案的目錄（清冊）等。各單位主要有：成立檔案鑒定小組的文件（領(lǐng)導(dǎo)變更名單也要變）、鑒定報告、銷毀檔案清冊和批復(fù)等。（ 5）檔案保管類：檔案保管工作制度，檔案安全檢查、檔案破損情況調(diào)查與修復(fù)（搶救）、重點檔案保護、珍貴檔

3、案仿真復(fù)制件制作等工作的記錄和說明材料，檔案保管狀況分析和工作總結(jié)、報告等。各單位主要有：相關(guān)制度、庫房溫濕度記錄、病檔檢查記錄、檔案搶救修復(fù)情況、重點檔案的特殊保護措施等。（ 6）檔案統(tǒng)計類：檔案基礎(chǔ)統(tǒng)計臺賬，檔案工作基本情況統(tǒng)計報表，檔案工作統(tǒng)計分析材料等。各單位主要有：檔案收進（移出）記錄、檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案年檢檔案統(tǒng)計表、年度統(tǒng)計報表等。（ 7）檔案利用類：檔案利用制度，檢索工具編制情況，檔案開放與控制情況，檔案編研與出版情況，檔案展覽與公布情況，珍貴檔案介紹，檔案利用效果典型事例等。各單位主要有：檔案利用制度、檔案利用效果匯編、檔案展覽介紹等。（ 8）新技術(shù)應(yīng)用類：應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔

4、案的情況記錄、工作報告及說明材料，檔案信息化和數(shù)字化工作情況，電子檔案（文件）創(chuàng)建和應(yīng)用環(huán)境（硬件和軟件）及數(shù)據(jù)格式說明等。各單位主要有：應(yīng)用檔案管理軟件的相關(guān)說明材料、檔案登記備份材料等。三、全宗卷的整理（ 1）裝訂：以件為單位進行裝訂。（ 2）分類：按內(nèi)容分類歸入相應(yīng)類目。（ 3）排序：以全宗卷類目為單位，按形成時間順序排列。（ 4）文件編號：在每件材料首頁上方的空白處編號，編號由全宗號類號件號三部分組成，例： J060-1-1 （市檔案局全宗，全宗介紹類，第1 件） 。全宗卷文件目錄（樣張）類目名稱：1 全宗介紹類件號責任者題名日期備注1紹興市 檔案局2004-2011 年度大事記201112312紹興市 檔案局2012年度大事記201212313紹興市 檔案局2013年度大事記20131231全宗卷文件目錄（樣張）類目名稱：3 檔案