公司擔保業(yè)務檔案管理

1、廣東踽麹勰翳限公司文件廣弘內(nèi)字（2013）第001號關于下發(fā)廣東弘暉泰融資租賃有限公司擔保業(yè)務檔案管理細則的通知各經(jīng)營單位:為進一步加強信貸檔案的管理，控制風險，促進業(yè)務，現(xiàn)將 廣東弘暉泰融資租賃有限公司擔保業(yè)務檔案管理細則下發(fā)給 你們，請認真學習并遵照執(zhí)行。特此通知。0一三年九月四日主題詞：擔保業(yè)務、檔案管理、細則、通知公司內(nèi)送：公司領導、風險管理部、行政人事部主辦部門：行政人事部聯(lián)系人：聯(lián)系電話：校隊：打字：廣東弘暉泰融資租賃有限公司行政人事部2013年9月4日共印11份廣東弘暉泰融資租賃有限公司擔保業(yè)務檔案管理細則第一條 為維護公司開展擔保業(yè)務的利益，加強公司業(yè)務檔案的科學管理， 維護業(yè)

2、務檔案的完整與安全，實現(xiàn)業(yè)務檔案管理各個環(huán)節(jié)的標準化和規(guī)范化，根 據(jù)公司實際，制訂本實施細則。第二條 本實施細則所指的檔案是公司在對客戶開展擔保業(yè)務活動中形成的 具有保存價值的各種文書、圖表、聲像等不同形式的業(yè)務資料，是維護公司業(yè)務 發(fā)展，展現(xiàn)公司業(yè)務發(fā)展歷史、維護公司合法權益的重要文件，是公司基礎管理 工作的組成部分。第三條 公司業(yè)務檔案工作要堅持分類管理、集中保管、專人負責、定期交 接的基礎原則，確保其完整、準確、系統(tǒng)、安全，建立健全規(guī)章制度，加強檔案 收集、整理、保管和有效利用。第四條 根據(jù)公司的實際情況將業(yè)務檔案進行一下分類:1、一級檔案：主要是指抵押（質(zhì)押）契證和有價證券；2、二級檔

3、案：主要指合同、授權性法律文件、我公司內(nèi)部審批文件、客戶資 料等。第五條 立卷的方法和要求:1、編制簡明索引、登記簿、臺賬，建立電子索引便于檔案查找;2、檔案卷冊內(nèi)應附檔案目錄，便于與收錄的檔案內(nèi)容核對；3、編制規(guī)范的檔案編碼逐戶逐冊按序排列于檔案柜。第六條 檔案保管的編碼方法如下:檔案類別編碼方法企業(yè)貸款擔保檔案類別碼+年份碼+流水碼耐用消費品貸款擔保檔案類別碼+年份碼+期限碼+流水碼證券業(yè)務貸款擔保檔案類別碼+年份碼+流水碼房產(chǎn)貸款擔保檔案類別碼+年份碼+流水碼個人貸款擔保檔案類別碼+年份碼+流水碼物權憑證/有價證券類別碼+年份碼+流水碼（注：類別碼采用拼音拼寫第一個大寫字母；流水碼采用3

4、-5位數(shù)編碼）第七條 檔案交接須由移交人填制檔案移交清單（附表），接收人依照移交清 單逐一清點，并由監(jiān)交人簽字確認。移交人為負責該項目的業(yè)務部門的項目經(jīng)理， 接收人為辦公室的檔案管理專員，監(jiān)交人為負責該項目的風險控制部項目經(jīng)理。第八條 檔案保管實行一戶一檔1、一級檔案：在業(yè)務部門簽收之日起 1 個工作日內(nèi)移交給行政管理部文秘處 保管。2、二級檔案：在出具擔保合同后，主管項目經(jīng)理應在 5 個工作日內(nèi)整理好擔 保業(yè)務原始資料，登記擔保管理臺賬，編制檔案移交清單后將全部資料原件移交 行政人事部文秘處保管，同時移交一套合同原件和其他資料復印件交風險管理部 檔案管理人員保管。3、業(yè)務部門移交檔案原件時應

5、留存全套檔案的復印件。擔保期間新發(fā)生的檔案資料應在 5 個工作日內(nèi)按上述規(guī)定移交。第九條 一級檔案的交接管理1、業(yè)務部門負責抵押（質(zhì)押）物的合法性和有效性予以審核，對需要辦理抵 押（質(zhì)押）登記、公示的，需在出具保證合同之前，辦妥登記、公示手續(xù)。2、業(yè)務部門在檔案交接前要進行登記、造冊、填制清單、復印備查等工作， 然后交行政人事部文秘處檔案管理專員保管，檔案管理專員在接到檔案后根據(jù)本 管理細則第七條規(guī)定進行核對、驗收、登記、存檔備案等工作。第十條 檔案的借閱1、一級檔案由行政人事部文秘處統(tǒng)一專責保管，并實行雙人出入庫管理，一 級檔案原則上不允許借閱、復印，更不能交給借款人，如確因需要交借款人（或

6、 其他人），必須經(jīng)總經(jīng)理批準，并派專人追蹤。2、二級檔案內(nèi)保存的法律文件、內(nèi)部審批資料，除業(yè)務、風險部門確需查閱 或進行法律訴訟的情況外，不辦理借閱手續(xù)。借閱人需填寫借閱申請表并經(jīng) 業(yè)務部負責人、風險管理部負責人、行政人事部負責人共同批準后方可借閱（復 印件）。3、嚴格履行借閱手續(xù)，并將借閱記錄妥善保存。4、借閱人必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密，保證與檔案目錄核對無 誤。否則，追究當事人責任。5、借出的檔案歸還時，檔案管理人員要清點核對，歸檔時參照檔案移交手續(xù) 執(zhí)行，同樣需履行監(jiān)交手續(xù)，發(fā)現(xiàn)遺漏或損壞應及時向有關領導匯報。第十一條 檔案保管期限1、一級檔案的保管至擔保物處置或返還之日止。

7、返還或處置時應留存復印件與二級檔案共同歸檔。歸檔時參照檔案移交手續(xù)執(zhí)行，同樣需履行監(jiān)交手續(xù)。5 年。2、二級檔案的保管期限：自我公司責任解除之日起保管期限為第十二條 一級檔案的處理、結清和退還由于借款人未能按期償還借款本息，我公司已進行代償，必須對抵押（質(zhì)押） 物進行處置時，由風險管理部提出申請，部門經(jīng)理簽批，并報主管副總、總經(jīng)理 審批同意后，通知行政人事部文秘處辦理一級檔案處理手續(xù)登記，交由追收人員 跟進抵押物的處置和執(zhí)行。在借款人全部結清貸款本息后，由業(yè)務部門填制“借款結清證明” ，通知風險管理部門，同時將相關結清手續(xù)的檔案按本規(guī)定移交行政人事部，風險管理部門 核查后通知行政人事部解除押品

8、保管，行政人事部注銷押品登記，將相關押品移 交業(yè)務部門辦理退還手續(xù)，業(yè)務部門在辦理退還手續(xù)后應將相關資料按本規(guī)定移 交行政人事部文秘處納入二級檔案的保管。第十三條 二級檔案的銷毀檔案管理員負責把保管盜取的二級檔案文件、資料造冊登記，列出銷毀文件清單，交部門經(jīng)理進行核對，報風險部負責人核準后，由業(yè)務部門和風險管理部門 共同指定人員會同行政人事部人員一同銷毀，并在銷毀后的清單上簽字。第十四條 任何人不得銷毀在保期間的客戶檔案，否則將依照本公司的管理第十五條規(guī)定和國家法律規(guī)定追究相應責任。檔案管理人員需嚴守檔案機密，不得將檔案內(nèi)容透漏或傳遞給他人。第十六條行政人事部定期對檔案的保管與存檔情況進行檢查。第十七條公司業(yè)務檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不得隨意復印、摘錄，未經(jīng)許可不得將檔案帶出公司。第十八條第十九條非檔案管理人員，未經(jīng)允許不準進入檔