創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù)

1、創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù)本章重點(diǎn) 本章主要以數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)實(shí)例來(lái)介紹設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)的方法和步驟；如何利用向?qū)Ш妥孕性O(shè)計(jì)創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)；對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的對(duì)象如何進(jìn)行管理，包括查看數(shù)據(jù)庫(kù)屬性和編輯數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象組。創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) 3.1 設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù) 3.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù) 3.3 數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象的管理 3.4 習(xí)題 在開(kāi)始建立Access數(shù)據(jù)庫(kù)之前，必須先對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中要存放的數(shù)據(jù)進(jìn)行仔細(xì)認(rèn)真的分析和設(shè)計(jì)。良好的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)可以使數(shù)據(jù)庫(kù)易于維護(hù)與管理。如果將相同主題的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到表中，當(dāng)修改數(shù)據(jù)的內(nèi)容時(shí)，所做的改動(dòng)會(huì)自動(dòng)更新到整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中。 設(shè)計(jì)良好的數(shù)據(jù)庫(kù)還可以進(jìn)行高效率的查詢，以便顯示所需的信息。查詢會(huì)將不同的表中的數(shù)據(jù)進(jìn)

2、行組合。創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) 3.1.1 數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)方法和步驟 設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)可以分為幾個(gè)步驟： 1確定其目的和使用方式 （1）與使用數(shù)據(jù)庫(kù)的用戶進(jìn)行交談，了解他們的需求。 （2）草擬所需要的數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)生的報(bào)表。 （3）收集目前用來(lái)記錄數(shù)據(jù)的單據(jù)或文件，可以幫助了解數(shù)據(jù)庫(kù)中應(yīng)該有哪些內(nèi)容以及需要哪些功能。 2確定數(shù)據(jù)庫(kù)中所需要的字段 參考的設(shè)計(jì)原則為： （1）必須包含所有需要的信息。 （2）將信息存儲(chǔ)到最小的邏輯單位。 （3）字段中不要包含多個(gè)項(xiàng)目。 （4）如果是需要計(jì)算結(jié)果的數(shù)據(jù)，盡量不要建立額外的字段存儲(chǔ)，它可以由計(jì)算結(jié)果得到。 創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) 3確定表中所需要的表 每一個(gè)表應(yīng)該只包

3、含一個(gè)主題的相關(guān)信息。例如，如果有一個(gè)“出生日期”字段，它的主題是學(xué)生，那么它就屬于“學(xué)生”表。 4確定每一個(gè)字段所屬的表 只將字段添加到一個(gè)表中，就是說(shuō)同一個(gè)字段盡量不要出現(xiàn)在一個(gè)以上的表中，否則會(huì)造成數(shù)據(jù)更新時(shí)的不便。 如果字段在表中的多個(gè)記錄中顯示相同的信息，就不要將該字段添加到表中，即表中字段值應(yīng)該盡量避免重復(fù)。 5建立主關(guān)鍵字作為識(shí)別字段 為了要Microsoft Access能連接存儲(chǔ)于不同表中的信息，數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一個(gè)表必須包含一個(gè)字段或字段集即主鍵，這樣可以惟一地辨識(shí)表中的單個(gè)記錄。 6建立表的關(guān)系 在數(shù)據(jù)庫(kù)中，將信息分類(lèi)成表，并為每一個(gè)表定義好主關(guān)鍵字后，必須通過(guò)建立管理來(lái)將相

4、關(guān)信息聯(lián)系在一起。 關(guān)鍵字： 記錄 字段表主題識(shí)別字段記錄 主關(guān)鍵字管理創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) 3.1.2 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)實(shí)例 本書(shū)采用“學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)”系統(tǒng)為例進(jìn)行介紹。 “學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)”系統(tǒng)是以學(xué)校的教務(wù)部門(mén)所使用管理系統(tǒng)為模式，包含有“學(xué)生信息表”、“學(xué)生成績(jī)表”和“學(xué)習(xí)課程表”等相關(guān)信息的實(shí)用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，該系統(tǒng)所含有三個(gè)表如圖3-1圖3-3所示。圖3-1 學(xué)生信息表創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù)圖3-2 學(xué)生成績(jī)表圖3-3 學(xué)習(xí)課程表BACK創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) Microsoft Access提供了兩種建立Access數(shù)據(jù)庫(kù)的方法。最簡(jiǎn)單的方法是： 使用數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)В⑺x擇的數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型中所

5、需的表、窗體和報(bào)表。 另外，也可以先建立一個(gè)空數(shù)據(jù)庫(kù)，然后再自行新建表、窗體、報(bào)表等數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象，這是一種靈活的方法。 3.2.1 利用數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù) Access提供了多種數(shù)據(jù)庫(kù)模板，可以利用模板來(lái)快速創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)，如果向?qū)鶆?chuàng)建的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容無(wú)法完全滿足要求，還可以隨時(shí)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象的設(shè)計(jì)視圖來(lái)進(jìn)一步修改設(shè)定，有很大的靈活性。創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) 【例3-1】 利用向?qū)?lái)創(chuàng)建“訂單入口”數(shù)據(jù)庫(kù)。 （1）啟動(dòng)Access 2002，選擇“文件”菜單中的“新建”選項(xiàng)，或單擊工具欄上的新建圖標(biāo)，便可打開(kāi)新建文件窗口，如圖3-4所示。圖3-4 新建Access界面創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) （2）在

6、“根據(jù)模板新建”部分用鼠標(biāo)左鍵單擊“通用模板”選項(xiàng)，可以打開(kāi)模板窗口，如圖3-5所示。在模板中選擇“數(shù)據(jù)庫(kù)”選項(xiàng)卡，并單擊選擇“訂單入口”。 圖3-5 “模板”窗口創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) （3）然后單擊【確定】按鈕，出現(xiàn)“文件新建數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口，如圖3-6所示。通過(guò)“保存位置”選擇文件保存路徑，并可在“文件名”處輸入文件名。圖3-6 “文件新建數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) （4）單擊【創(chuàng)建】按鈕啟動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)В鐖D3-7所示，數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)峁┝丝梢越⒌谋怼?圖3-7 “數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框一創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) （5）單擊【下一步】按鈕進(jìn)入如圖3-8所示的窗口，在此可以選擇數(shù)據(jù)庫(kù)中所需要的

7、表，確定表中的字段。 圖3-8 “數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框二創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) （6）單擊【下一步】按鈕，進(jìn)入如圖3-9所示的窗口，選擇確定屏幕的顯示樣式。圖3-9 “數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框三創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) （7）單擊【下一步】按鈕，進(jìn)入如圖3-10所示的窗口，選擇確定打印報(bào)表的樣式。圖3-10 “數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框四創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) （8）單擊【下一步】按鈕，進(jìn)入如圖3-11所示的窗口，修改確定數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)題，并可以選擇是否包含一幅圖片。圖3-11 “數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框五創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) （9）單擊【下一步】按鈕進(jìn)入如圖3-12所示的窗口，至此，由向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)所需全部信息已完成

8、，并可選擇在數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建完成后是否啟動(dòng)該數(shù)據(jù)庫(kù)。圖3-12 “數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框六創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) （10）單擊【完成】按鈕，開(kāi)始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象，包括表、查詢、窗體和報(bào)表等。在創(chuàng)建的過(guò)程中，屏幕通過(guò)如圖3-13所示對(duì)話框顯示創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程。圖3-13 “數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框七創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) （11）數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象創(chuàng)建完成后，出現(xiàn)如圖3-14所示的信息框，Access自動(dòng)產(chǎn)生的應(yīng)用程序會(huì)先要求輸入公司信息，因?yàn)檫@些是該應(yīng)用程序必備的基本數(shù)據(jù)。圖3-14 數(shù)據(jù)庫(kù)信息框創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) （12）單擊【確定】按鈕，這時(shí)進(jìn)入如圖3-15所示的界面。在“我的公司信息”窗口中輸入數(shù)據(jù)，然后直接

9、關(guān)閉此窗體這些數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)保存在“我的公司信息”表中。圖3-15 “我的公司信息”窗體創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) （13）數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象全部創(chuàng)建完成后，會(huì)執(zhí)行Access自動(dòng)產(chǎn)生的應(yīng)用程序，由許多窗體所組成，其主切換面板如圖3-16所示，在此可以通過(guò)各個(gè)按鈕進(jìn)入各窗口。圖3-16 “主切換面板”窗口創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) （14）選擇“按客戶分類(lèi)的訂單”窗體，進(jìn)入如圖3-17所示操作界面。Access已經(jīng)建立了基本的操作功能，包括新增訂單，輸入付款數(shù)據(jù)，預(yù)覽發(fā)票等。 圖3-17 “按客戶分類(lèi)的訂單”窗口創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) （15）在此輸入相關(guān)信息后，關(guān)閉窗體回到數(shù)據(jù)庫(kù)窗口，可以查看Access創(chuàng)建的

10、所有數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象，如圖3-18所示。在這里可以直接打開(kāi)各數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象，也可以通過(guò)選擇“設(shè)計(jì)”菜單進(jìn)入表的設(shè)計(jì)視圖來(lái)進(jìn)一步修改其內(nèi)容。圖3-18 “訂單入口”數(shù)據(jù)庫(kù)窗口創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) 3.2.2 創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)例 【例3-2】 不利用向?qū)?chuàng)建一個(gè)空的“學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)”。 （1）打開(kāi)Access，選擇“新建”圖標(biāo)，如圖3-4所示。在“新建文件”的“新建”窗格中選擇“空數(shù)據(jù)庫(kù)”，系統(tǒng)會(huì)彈出如圖3-6所示“文件新建數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口，等待選擇輸入新數(shù)據(jù)庫(kù)的存放路徑和名稱。 （2）選擇合適的路徑，并輸入數(shù)據(jù)庫(kù)文件名“學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)”，單擊【創(chuàng)建】按鈕，即建立了一個(gè)“學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)”的空數(shù)據(jù)庫(kù)。如圖3-19

11、所示，在新建的空數(shù)據(jù)庫(kù)中沒(méi)有任何數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象。圖3-19 “學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口BACK創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) 3.3.1 查看Access數(shù)據(jù)庫(kù)屬性 通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)屬性可以隨時(shí)了解Access數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)信息。打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)文件，從“文件”菜單中選擇“數(shù)據(jù)庫(kù)屬性”，如圖3-20所示。圖3-20 選擇“數(shù)據(jù)庫(kù)屬性” 創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) 選擇“常規(guī)”選項(xiàng)卡，可以看到該數(shù)據(jù)庫(kù)文件的相關(guān)信息，包括文件類(lèi)型、位置和大小等，如圖3-21所示。 圖3-21 “常規(guī)”屬性 創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) 切換至“摘要”選項(xiàng)卡，如圖3-22所示，可以填入記錄的相關(guān)信息，方便文件的分類(lèi)管理。 圖3-22 “摘要”屬性 創(chuàng)建A

12、ccess數(shù)據(jù)庫(kù) 切換至“內(nèi)容”選項(xiàng)卡，其中記載了數(shù)據(jù)庫(kù)中所有的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象，如圖3-23所示。圖3-23 “內(nèi)容”屬性 創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) 3.3.2 編輯數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象組 在默認(rèn)的情況下，數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)根據(jù)對(duì)象類(lèi)型來(lái)區(qū)分每個(gè)對(duì)象，如果想根據(jù)應(yīng)用來(lái)進(jìn)行區(qū)分，可以采用“組”功能將不同類(lèi)型的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象組成一個(gè)組。 【例3-3】 在“訂單入口”數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建如圖3-24所示的對(duì)象組“訂單對(duì)象”。圖3-24 對(duì)象組“訂單對(duì)象”創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) 打開(kāi)“訂單入口”數(shù)據(jù)庫(kù)，單擊【組】按鈕，并在其欄下任何地方單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出如圖3-25所示快捷菜單。圖3-25 創(chuàng)建組快捷菜單創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) 選擇其中的“新組”選項(xiàng)，系統(tǒng)彈出“新建組”對(duì)話框，如圖3-26所示。 在其中輸入組的名稱“教師信息”，單擊【確定】按鈕，數(shù)據(jù)庫(kù)中出現(xiàn)新建的組，如圖3-27所示。圖3-26 “新建組”對(duì)話框圖3-27 新建組成功創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù) 該組中還沒(méi)有任何對(duì)