創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫

1、創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫本章重點 本章主要以數(shù)據(jù)庫設(shè)計實例來介紹設(shè)計數(shù)據(jù)庫的方法和步驟；如何利用向?qū)Ш妥孕性O(shè)計創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫；對于數(shù)據(jù)庫的對象如何進行管理，包括查看數(shù)據(jù)庫屬性和編輯數(shù)據(jù)庫對象組。創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 3.1 設(shè)計數(shù)據(jù)庫 3.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 3.3 數(shù)據(jù)庫對象的管理 3.4 習題 在開始建立Access數(shù)據(jù)庫之前，必須先對數(shù)據(jù)庫中要存放的數(shù)據(jù)進行仔細認真的分析和設(shè)計。良好的數(shù)據(jù)庫設(shè)計可以使數(shù)據(jù)庫易于維護與管理。如果將相同主題的數(shù)據(jù)存儲到表中，當修改數(shù)據(jù)的內(nèi)容時，所做的改動會自動更新到整個數(shù)據(jù)庫中。 設(shè)計良好的數(shù)據(jù)庫還可以進行高效率的查詢，以便顯示所需的信息。查詢會將不同的表中的數(shù)據(jù)進

2、行組合。創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 3.1.1 數(shù)據(jù)庫的設(shè)計方法和步驟 設(shè)計數(shù)據(jù)庫可以分為幾個步驟： 1確定其目的和使用方式 （1）與使用數(shù)據(jù)庫的用戶進行交談，了解他們的需求。 （2）草擬所需要的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)生的報表。 （3）收集目前用來記錄數(shù)據(jù)的單據(jù)或文件，可以幫助了解數(shù)據(jù)庫中應(yīng)該有哪些內(nèi)容以及需要哪些功能。 2確定數(shù)據(jù)庫中所需要的字段 參考的設(shè)計原則為： （1）必須包含所有需要的信息。 （2）將信息存儲到最小的邏輯單位。 （3）字段中不要包含多個項目。 （4）如果是需要計算結(jié)果的數(shù)據(jù)，盡量不要建立額外的字段存儲，它可以由計算結(jié)果得到。 創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 3確定表中所需要的表 每一個表應(yīng)該只包

3、含一個主題的相關(guān)信息。例如，如果有一個“出生日期”字段，它的主題是學生，那么它就屬于“學生”表。 4確定每一個字段所屬的表 只將字段添加到一個表中，就是說同一個字段盡量不要出現(xiàn)在一個以上的表中，否則會造成數(shù)據(jù)更新時的不便。 如果字段在表中的多個記錄中顯示相同的信息，就不要將該字段添加到表中，即表中字段值應(yīng)該盡量避免重復。 5建立主關(guān)鍵字作為識別字段 為了要Microsoft Access能連接存儲于不同表中的信息，數(shù)據(jù)庫中的每一個表必須包含一個字段或字段集即主鍵，這樣可以惟一地辨識表中的單個記錄。 6建立表的關(guān)系 在數(shù)據(jù)庫中，將信息分類成表，并為每一個表定義好主關(guān)鍵字后，必須通過建立管理來將相

4、關(guān)信息聯(lián)系在一起。 關(guān)鍵字： 記錄 字段表主題識別字段記錄 主關(guān)鍵字管理創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 3.1.2 數(shù)據(jù)庫設(shè)計實例 本書采用“學籍管理數(shù)據(jù)庫”系統(tǒng)為例進行介紹。 “學籍管理數(shù)據(jù)庫”系統(tǒng)是以學校的教務(wù)部門所使用管理系統(tǒng)為模式，包含有“學生信息表”、“學生成績表”和“學習課程表”等相關(guān)信息的實用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，該系統(tǒng)所含有三個表如圖3-1圖3-3所示。圖3-1 學生信息表創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫圖3-2 學生成績表圖3-3 學習課程表BACK創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 Microsoft Access提供了兩種建立Access數(shù)據(jù)庫的方法。最簡單的方法是： 使用數(shù)據(jù)庫向?qū)?，建立所選擇的數(shù)據(jù)庫類型中所

5、需的表、窗體和報表。 另外，也可以先建立一個空數(shù)據(jù)庫，然后再自行新建表、窗體、報表等數(shù)據(jù)庫對象，這是一種靈活的方法。 3.2.1 利用數(shù)據(jù)庫向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫 Access提供了多種數(shù)據(jù)庫模板，可以利用模板來快速創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，如果向?qū)鶆?chuàng)建的數(shù)據(jù)庫內(nèi)容無法完全滿足要求，還可以隨時進入數(shù)據(jù)庫對象的設(shè)計視圖來進一步修改設(shè)定，有很大的靈活性。創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 【例3-1】 利用向?qū)韯?chuàng)建“訂單入口”數(shù)據(jù)庫。 （1）啟動Access 2002，選擇“文件”菜單中的“新建”選項，或單擊工具欄上的新建圖標，便可打開新建文件窗口，如圖3-4所示。圖3-4 新建Access界面創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 （2）在

6、“根據(jù)模板新建”部分用鼠標左鍵單擊“通用模板”選項，可以打開模板窗口，如圖3-5所示。在模板中選擇“數(shù)據(jù)庫”選項卡，并單擊選擇“訂單入口”。 圖3-5 “模板”窗口創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 （3）然后單擊【確定】按鈕，出現(xiàn)“文件新建數(shù)據(jù)庫”窗口，如圖3-6所示。通過“保存位置”選擇文件保存路徑，并可在“文件名”處輸入文件名。圖3-6 “文件新建數(shù)據(jù)庫”窗口創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 （4）單擊【創(chuàng)建】按鈕啟動數(shù)據(jù)庫向?qū)В鐖D3-7所示，數(shù)據(jù)庫向?qū)峁┝丝梢越⒌谋怼?圖3-7 “數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛞粍?chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 （5）單擊【下一步】按鈕進入如圖3-8所示的窗口，在此可以選擇數(shù)據(jù)庫中所需要的

7、表，確定表中的字段。 圖3-8 “數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蚨?chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 （6）單擊【下一步】按鈕，進入如圖3-9所示的窗口，選擇確定屏幕的顯示樣式。圖3-9 “數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛉齽?chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 （7）單擊【下一步】按鈕，進入如圖3-10所示的窗口，選擇確定打印報表的樣式。圖3-10 “數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛩膭?chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 （8）單擊【下一步】按鈕，進入如圖3-11所示的窗口，修改確定數(shù)據(jù)庫的標題，并可以選擇是否包含一幅圖片。圖3-11 “數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛭鍎?chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 （9）單擊【下一步】按鈕進入如圖3-12所示的窗口，至此，由向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫所需全部信息已完成

8、，并可選擇在數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建完成后是否啟動該數(shù)據(jù)庫。圖3-12 “數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛄鶆?chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 （10）單擊【完成】按鈕，開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫對象，包括表、查詢、窗體和報表等。在創(chuàng)建的過程中，屏幕通過如圖3-13所示對話框顯示創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的過程。圖3-13 “數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蚱邉?chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 （11）數(shù)據(jù)庫對象創(chuàng)建完成后，出現(xiàn)如圖3-14所示的信息框，Access自動產(chǎn)生的應(yīng)用程序會先要求輸入公司信息，因為這些是該應(yīng)用程序必備的基本數(shù)據(jù)。圖3-14 數(shù)據(jù)庫信息框創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 （12）單擊【確定】按鈕，這時進入如圖3-15所示的界面。在“我的公司信息”窗口中輸入數(shù)據(jù)，然后直接

9、關(guān)閉此窗體這些數(shù)據(jù)會自動保存在“我的公司信息”表中。圖3-15 “我的公司信息”窗體創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 （13）數(shù)據(jù)庫對象全部創(chuàng)建完成后，會執(zhí)行Access自動產(chǎn)生的應(yīng)用程序，由許多窗體所組成，其主切換面板如圖3-16所示，在此可以通過各個按鈕進入各窗口。圖3-16 “主切換面板”窗口創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 （14）選擇“按客戶分類的訂單”窗體，進入如圖3-17所示操作界面。Access已經(jīng)建立了基本的操作功能，包括新增訂單，輸入付款數(shù)據(jù)，預覽發(fā)票等。 圖3-17 “按客戶分類的訂單”窗口創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 （15）在此輸入相關(guān)信息后，關(guān)閉窗體回到數(shù)據(jù)庫窗口，可以查看Access創(chuàng)建的

10、所有數(shù)據(jù)庫對象，如圖3-18所示。在這里可以直接打開各數(shù)據(jù)庫對象，也可以通過選擇“設(shè)計”菜單進入表的設(shè)計視圖來進一步修改其內(nèi)容。圖3-18 “訂單入口”數(shù)據(jù)庫窗口創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 3.2.2 創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫實例 【例3-2】 不利用向?qū)?chuàng)建一個空的“學籍管理數(shù)據(jù)庫”。 （1）打開Access，選擇“新建”圖標，如圖3-4所示。在“新建文件”的“新建”窗格中選擇“空數(shù)據(jù)庫”，系統(tǒng)會彈出如圖3-6所示“文件新建數(shù)據(jù)庫”窗口，等待選擇輸入新數(shù)據(jù)庫的存放路徑和名稱。 （2）選擇合適的路徑，并輸入數(shù)據(jù)庫文件名“學籍管理數(shù)據(jù)庫”，單擊【創(chuàng)建】按鈕，即建立了一個“學籍管理數(shù)據(jù)庫”的空數(shù)據(jù)庫。如圖3-19

11、所示，在新建的空數(shù)據(jù)庫中沒有任何數(shù)據(jù)庫對象。圖3-19 “學籍管理數(shù)據(jù)庫”窗口BACK創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 3.3.1 查看Access數(shù)據(jù)庫屬性 通過數(shù)據(jù)庫屬性可以隨時了解Access數(shù)據(jù)庫的相關(guān)信息。打開數(shù)據(jù)庫文件，從“文件”菜單中選擇“數(shù)據(jù)庫屬性”，如圖3-20所示。圖3-20 選擇“數(shù)據(jù)庫屬性” 創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 選擇“常規(guī)”選項卡，可以看到該數(shù)據(jù)庫文件的相關(guān)信息，包括文件類型、位置和大小等，如圖3-21所示。 圖3-21 “常規(guī)”屬性 創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 切換至“摘要”選項卡，如圖3-22所示，可以填入記錄的相關(guān)信息，方便文件的分類管理。 圖3-22 “摘要”屬性 創(chuàng)建A

12、ccess數(shù)據(jù)庫 切換至“內(nèi)容”選項卡，其中記載了數(shù)據(jù)庫中所有的數(shù)據(jù)庫對象，如圖3-23所示。圖3-23 “內(nèi)容”屬性 創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 3.3.2 編輯數(shù)據(jù)庫對象組 在默認的情況下，數(shù)據(jù)庫會根據(jù)對象類型來區(qū)分每個對象，如果想根據(jù)應(yīng)用來進行區(qū)分，可以采用“組”功能將不同類型的數(shù)據(jù)庫對象組成一個組。 【例3-3】 在“訂單入口”數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建如圖3-24所示的對象組“訂單對象”。圖3-24 對象組“訂單對象”創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 打開“訂單入口”數(shù)據(jù)庫，單擊【組】按鈕，并在其欄下任何地方單擊鼠標右鍵，彈出如圖3-25所示快捷菜單。圖3-25 創(chuàng)建組快捷菜單創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 選擇其中的“新組”選項，系統(tǒng)彈出“新建組”對話框，如圖3-26所示。 在其中輸入組的名稱“教師信息”，單擊【確定】按鈕，數(shù)據(jù)庫中出現(xiàn)新建的組，如圖3-27所示。圖3-26 “新建組”對話框圖3-27 新建組成功創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫 該組中還沒有任何對