基金會檔案管理辦法

1、XXXX基金會檔案管理辦法第一章總則第一條 為了全面遵守基金會管理條例和XXXX基金會章 程，規(guī)范發(fā)展，保障基金會的合法權(quán)益，使基金會的檔案管理更加 規(guī)范，特制定本辦法。第二條 基金會各類行政收發(fā)文件，要統(tǒng)一由管理部備案登記， 隨時收發(fā)，隨時登記。第三條 年度結(jié)束后，所有檔案資料應(yīng)于次年三月底前全部分類 歸檔入庫。第四條 調(diào)閱存管行政資料和正在撰寫中的行政文件，要嚴(yán)格辦 理手續(xù)。理事長批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。非基金會工作人員調(diào)閱時，需持有 正式文件或證明材料，經(jīng)理事長和秘書長、管理部部長共同簽字同意 后，方可查閱。調(diào)閱檔案及文件嚴(yán)禁帶出檔案室。第五條 各部門應(yīng)將項目資料匯集、歸類和建檔存管，杜絕將存

2、管項目資料和正在設(shè)計中的項目方案帶出基金會。 所有工作人員都負(fù) 有項目資料和設(shè)計中項目方案的保密義務(wù)。第六條 各部門在項目計劃完成后，應(yīng)及時將項目檔案進(jìn)行備份， 并將項目檔案原件交由管理部歸類存放，并按要求年限妥善保管。第七條 基金會財務(wù)報表，月報表應(yīng)于每月10日以前報理事長、 副理事長、秘書長，季報應(yīng)于季終后 20日前上報，年報應(yīng)于年終后 45日前上報。第八條 年度結(jié)束后，當(dāng)年所有會計檔案資料可在財務(wù)部門保存 一年以備臨時查閱，一年后三月底以前全部分類歸檔入庫。第九條對入庫會計檔案應(yīng)進(jìn)行登記，并編制庫存檔案資料索引；并按要求年限妥善安全保管。第十條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，各部門在工作

3、活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第一條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的完整（各種附件一律不準(zhǔn)抽存 ），并及時交管理人員歸檔。工作變動或因故離職時，應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚， 不得擅自帶走或銷毀。第二章文件材料的收集管理第十二條 堅持部門收集、管理文 件材料制度。各部門均 應(yīng)指定專（兼）職人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相 對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知管理部。第十三條凡本基金會印發(fā)的公文的正件與附件、請示、 批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件（含原件），一律由管理部統(tǒng)一收集管理。第十四條由部門共同參與的活動中形成的文件材料，由 主辦部門收集歸卷。會議

4、文件由會議主辦部門收集歸卷。（一）基金會工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加相關(guān)部門召開的會議等公務(wù)活動后，應(yīng)將會議的主要文件資料向管理部辦理歸檔手續(xù)；（二）本基金會召開會議，由會議主辦部門指定專人將會 議材料、聲像檔案等向管理部辦理歸檔手續(xù)。第十五條 各部門專（兼）職檔案管理人員的職責(zé)：（一）了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸 檔范圍，收集管理本部門的文件材料；（二）認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢， 并向管理部辦好交接簽收手續(xù)。（三）承辦人員借用文件材料時，應(yīng)按規(guī)定辦理臨時借用 文件材料的登記手續(xù)。第三章歸檔范圍第

5、十六條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決 議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。第十七條 相關(guān)部門發(fā)來的與本基金會有關(guān)的決定、條例、規(guī)定、批復(fù)等文件材料。第十八條第十九條批復(fù)、會議記錄、本基金會對外發(fā)文與有關(guān)單位來往的文件。本基金會的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、統(tǒng)計報表及簡報。第二十條本基金會與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第二十一條本基金會工作人員任免的文件材料以及關(guān)于 職工獎勵、處分的文件材料。第二十二條 本基金會職工勞動、工資、福利方面的文件材料。第二十三條 本基金會的歷史沿革、大事記及反映本基金會重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。第四章平時歸卷第二

6、十四條 各部燜都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專 （兼）職檔案管理人員集中統(tǒng)一保管。第二十五條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。第五章 會計檔案管理第二十六條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算資料。計制度執(zhí)行。會計檔案管理應(yīng)嚴(yán)格按照非營利組織會中國人口福利基金會第二十七條每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由財務(wù)按照歸檔 要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部 保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財務(wù)部編制移交清冊，移交管理 部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。移交管理部保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封 裝。個別需要拆封重新整理的，管理部應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)和經(jīng)辦人