【崗位說明書】SAPFI介紹功能詳解

1、41 SAP R/3 系統(tǒng)中的財會子系統(tǒng) 企業(yè)結構的變化 管理手段 5 決策的基礎 5 國際性的應用系統(tǒng) 主要功能模塊 財務會計 適用性 集成性1.21.31.41.51.61.6.11.6.21.6.31.6.41.6.51.6.61.6.71.6.81.6.91.6.101.6.111.6.121.6.131.6.14關于各類憑證的原則 文檔系統(tǒng) 7 會計科目表 貨幣 8 資產(chǎn)負債表 明細分類帳 合并財務報表 法定合并 應收帳款 應付帳款 固定資產(chǎn)會計核算888999特殊分類帳 102 財會子系統(tǒng)的組織結構2.12.22.32.42.4.1 分布式系統(tǒng) (2.5 集團公司報表2.5.1 集

2、團公司 123 作為系統(tǒng)集成的中心4 總分類帳基本術語財務會計和管理會計的集成 公司代碼 11 集中式公司的管理模式 分布式公司的管理模式ALE)1213101011111212總分類帳134.1公司代碼134.2業(yè)務部門144.3憑證144.3.1憑證原則144.3.2基本憑證參數(shù)4.3.3更改憑證154.4會計科目表16154.4.1 會計科目表的組織結構4.4.2 在多種語言方面的靈活性4.5 總分類帳科目 174.5.14.5.24.5.34.5.4總帳科目主記錄的結構 對主記錄的處理 18 行項目顯示 19 科目余額 195 總分類帳的主要業(yè)務處理5.1 計劃 205.2 總分類帳科

3、目記帳 215.2.1 一次性記帳的原則5.2.2 數(shù)據(jù)集成 211717175.2.3 明細分類帳與總分類帳的協(xié)調(diào)一致222021235.2.45.2.55.2.65.2.75.3 結算數(shù)據(jù)輸入的工具 22 附加的檢驗功能 23 多種貨幣的處理能力 未清項管理 24 245.3.1 在會計年度內(nèi)的結算5.3.2 年終結算 245.3.3 結算報表 256 財務會計信息系統(tǒng)7 特別用途的分類帳7.1 對象297.1.1 分析297.2 帳戶分配條件與總計格式7.2.1 帳戶分配7.3 貨幣與數(shù)量7.3.1 匯率7.3.2 數(shù)量293030307.4 靈活定義的會計期間7.4.1 記帳期間7.5

4、 集成性7.5.17.5.27.5.37.5.47.5.57.5.6242829293131313131SAP R/3 應用模塊的數(shù)據(jù)更新概況 主數(shù)據(jù) 來自其他 直接輸入數(shù)據(jù) 32 從非 SAP 的系統(tǒng)來的數(shù)據(jù) 與其他 SAP 模塊的協(xié)調(diào)一致3233327.6分配337.6.1概述337.6.2分配與分攤功能7.7計劃357.7.1概述357.7.2計劃參數(shù)357.7.3計劃分攤功能7.7.4計劃值367.8報表377.8.1概述377.8.2報表定義377.8.3可變的輸出媒介7.8.4交互式報表343638388 財會日歷 399 應收帳款會計核算9.1 客戶主記錄 429.1.1 主記錄

5、的重要性9.1.29.1.3結構 43編輯主記錄9.2 科目有關會計業(yè)務9.2.1 發(fā)票及貸項憑證9.2.29.2.39.3 憑證和科目的處理支付 47 特殊操作 519.3.1 憑證和科目的顯示41424445455353559.3.2 憑證更改 549.4 催款通知 559.4.1 催款程序的功能9.4.2 催款過程9.5 信函9.5.1 支付通知9.6 報表56575860609.7.1分配信貸限額619.7.2監(jiān)控信貸限額619.7.3顯示及分析功能629.7.4定單接收和發(fā)貨中的信貸控制10 應付帳款會計核算6310.1供應商主記錄6410.1.1供應商主記錄的作用 6410.1.2

6、結構 6510.1.3處理主記錄6610.2應付帳款會計核算系統(tǒng)中的會計業(yè)務10.2.1發(fā)票和貸項憑證6810.2.2貸項憑證7210.2.3支付 7210.2.4特殊交易7710.3憑證和帳戶的處理7810.3.1憑證和帳戶的顯示7810.3.2憑證的更改7910.4信函 8010.4.2報表 8210.4.3主記錄清單8210.4.4供應商分析8210.4.5科目 82科目6161639.6.1 主記錄清單9.6.2 客戶分析 609.6.39.7 客戶信貸管理68SAP R/3系統(tǒng)中的財會子系統(tǒng)1.1企業(yè)結構的變化企業(yè)經(jīng)營管理的全球化和多元化推動了世界范圍內(nèi)企業(yè)結構的變化，并且使業(yè)務流程

7、日益復雜。 這種趨勢推動了產(chǎn)品和業(yè)務流程的革新和對信息高速公路的應用。有這些 都要求以更短的反應時間來進行更多的協(xié)調(diào)與控制工作。有時效性的決策必須基于不斷 地提供的實時的信息。SAP R/3 系統(tǒng)提供包括所有業(yè)務領域的業(yè)務處理流程的集成的解決方案。1.2管理手段由財務會計、 管理會計和金庫三個模塊組成的財會子系統(tǒng)是整個解決方案中重要的部分。 通過財會子系統(tǒng)內(nèi)不同的模塊之間的聯(lián)系和與其他應用模塊如后勤和人力資源模塊的集成， SAP R/3 的財會子系統(tǒng)就成為公司所有部門的管理工具。 與后勤供應鏈中從采購到銷售的數(shù)據(jù)接口能夠優(yōu)化經(jīng)營管理業(yè)務流程，而包括與客戶、 供應商以及金融機構 的策略性業(yè)務伙伴

8、在內(nèi)的功能則更進一步強化了 SAP 的解決方案的有效性。1.3決策的基礎除了提供財會數(shù)據(jù)， 財會子系統(tǒng)必須首先為公司的戰(zhàn)略決策處理經(jīng)營數(shù)據(jù)。對經(jīng)營狀況的計劃、 控制和監(jiān)測功能都已經(jīng)加入到文檔和管理功能中。SAP R/3 系統(tǒng)的財會子系不受公司規(guī)模的局限。 小到一個銷售代理辦事處，大到一個 跨國集團公司均可以應用其功能。 該系統(tǒng)同時也能適應不同行業(yè)和國家的需要。預先設定的系統(tǒng)可以直接用于不同的行業(yè)， 例如特別設置的會計科目表等1.4 國際性的應用系統(tǒng)對于跨國公司， R/3 系統(tǒng)提供了可塑性很強的可應用于不同國家的功能。 R/3 系 統(tǒng)能夠滿足一些主要的工業(yè)化國家在多語種、 多幣種以及那些在稅收政

9、策、 報表和支付 方式方面的特殊需求。 運用 SAP R/3 系統(tǒng)可以構筑一個能夠對不同國家和地區(qū)的子公司 進行法定會計合并的會計系統(tǒng)。1.5主要功能模塊SAP R/3 財會子系統(tǒng)向您提供一整套強有力的應用模塊。財務會計 (FI) ： 由總分類帳、 應收帳款和應付帳款、 固定資產(chǎn)、 法定合并以及特殊統(tǒng)計會計功能組成；金庫模塊 (TR)： 由現(xiàn)金管理、 金庫管理和基金管理組成；管理會計 (CO)： 由一般費用成本核算、 生產(chǎn)成本核算和獲利能力分析組成；以上模塊提供了處理經(jīng)營管理業(yè)務的基本功能，并且滿足了基于決策需求的報表功能。SAP R/3系統(tǒng)還針對您的業(yè)務提供了一些集成的、強有力的附加功能。并

10、且對投資管理(IM):該模塊允許用戶在整個公司范圍內(nèi)對資產(chǎn)投資項目作計劃,每一 項具體的投資進行控制。業(yè)務計劃與控制 (EC): 包括管理合并和利潤中心會計核算。執(zhí)行信息系統(tǒng) (EIS) :提供更廣泛的業(yè)務數(shù)據(jù)。1.6 財務會計一個有效的、 現(xiàn)代的財務會計系統(tǒng)必須滿足內(nèi)部的和法定的會計核算方面的要求。法定會計必須能夠按有關規(guī)定向股東、 債權人、 勞工組織以及社會公眾披露并提供所需的信息, 而有效的公司管理會計必須包括控制和轉移的功能。1.6.1適用性同時SAPR/3 系統(tǒng)對會計信息的公開性依據(jù)有關各國會計法規(guī)進行了相應的定義, 也 適用于國際性的企業(yè)。 R/3 的財會子系統(tǒng)符合 40 多個主要

11、工業(yè)國其中包括中華 人民共和國的會計法規(guī)的有關規(guī)定, 在此, SAP 公司保證其軟件系統(tǒng)符合國際性應用的要求。1.6.2集成性當用戶在后勤模SAPR/3 系統(tǒng)的集成性確保了會計信息能夠滿足自動更新的要求。塊處理業(yè)務時, 例如物料的收到和發(fā)運, 這些業(yè)務所引起的財務上的變動將立即自 動地記入會計系統(tǒng)。 SAP R/3 系統(tǒng)充分考慮了關于公司和財稅方面的法規(guī)。此外, SAP R/3 系統(tǒng)為其用戶提供了電子化處理同業(yè)務伙伴之間的數(shù)據(jù)交換的功能, 例如與客戶、 供應商、 銀行、 保險公司以及其他信貸機構的業(yè)務往來。 獲取信息 是任何 業(yè)務往來的重要組成部分。明晰的參考數(shù)據(jù)和各種協(xié)議保證了自動處理功能,

12、 即便用戶沒有完整的信息也不妨 礙業(yè)務, 比如處理付款。 一般講, 只有一些例外情況才需要手工處理。SAP R/3 的工作流功能包括:? 定義周期性業(yè)務處理任務；? 將這些周期性業(yè)務指定到相應的業(yè)務部門；? 保證用戶要求的期限1.6.3關于各類憑證的原則在 SAP R/3 系統(tǒng)中發(fā)生的所有業(yè)務都將依據(jù)憑證的有關規(guī)定記帳。這種規(guī)定將保證從資產(chǎn)負債表到每一張憑證的審計線索。 在用戶完成記帳之后， 可以立即看到憑證本身，科目的余額以及相關科目的清單。 用戶也可以立即對資產(chǎn)負債表和損益表進行分析，當 然，這一切都是清晰準確地顯示在您的計算機屏幕上。1.6.4文檔系統(tǒng)完整的文檔系統(tǒng)也是綜合的與集成的控制

13、系統(tǒng)的基本要素。 只有對所有的業(yè)務進行 全 面的確認才能保證對企業(yè)的決策層和經(jīng)營層的監(jiān)測。 財會子系統(tǒng)確保用戶的控制 部門能實時地提供相關信息。財會子系統(tǒng)由以下模塊組成：總分類帳 法定合并 應付帳款? 應收帳款? 固定資產(chǎn)? 特殊分類帳1.6.5會計科目表用戶總分類帳會計核算所使用的會計科目表既可以用于單個的公司， 也可以運用于整個 集團公司。如果 SAP 的系統(tǒng)必須同時滿足跨國公司和特定國家的法規(guī)的要求， 可以分別定義會計科目表，保證財會方面的功能。 SAP 提供的樣板會計科目表可以使 用戶方便地實現(xiàn)這方面的功能。 當然， 用戶也可以重新創(chuàng)建一個 （或多個 ） 會計科目 表。1.6.6貨幣為

14、了滿足許多國家對貨幣的法規(guī)的要求， SAP 系統(tǒng)允許用戶同時使用多達三種貨幣作為記帳和結算的本位幣。所有的業(yè)務處理均能以記帳本位幣、集團公司貨幣以及客戶自定義的硬通貨記入帳本。R/3 系統(tǒng)提供了自動處理有關外幣評估、信息分類以及應收帳款到期處理的功能。這些將對用戶的月末和年終結算有很大幫助。1.6.7資產(chǎn)負債表SAP R/3 財會子系統(tǒng)可以根據(jù)不同的類型， 維護不同的資產(chǎn)負債表：? 科目余額清單資金流的分析表結算日期的資產(chǎn)負債表? 年度財務報表系統(tǒng)甚至允許客戶向外界如銀行和新聞界提供適當?shù)年P于企業(yè)運作狀況的信息。后勤和人力資源管理子系統(tǒng)發(fā)生的與財務相關的業(yè)務也會實時地更新有關記錄。在后勤子系統(tǒng)

15、記錄的業(yè)務處理會自動地記入財會系統(tǒng)，如果有必要，也能記入管理會計系統(tǒng)。 這 就保證了在后勤子系統(tǒng)發(fā)生的諸如收到貨物和銷售產(chǎn)品這樣一些業(yè)務，能夠同時反映到 財會系統(tǒng)中， 有效地保證了數(shù)據(jù)的一致性。 同樣地， 諸如工資、獎金等業(yè)務也會得到同 樣的處理。1.6.8 明細分類帳除了能夠將后勤子系統(tǒng)與財會子系統(tǒng)集成之外，在財會子系統(tǒng)內(nèi)，總分類帳同樣能夠與明細分類帳緊密連接。 所有與明細分類帳中借方和貸方科目 （ 包括固定資產(chǎn)模塊 ）有關的業(yè)務，均會同時反映到總分類帳和資產(chǎn)負債表上。因此，明細分類帳與總分類帳之間總是一致的。1.6.9 合并財務報表與單獨的企業(yè)財務報表相比， 合并財務報表已經(jīng)顯得日益重要。

16、 SAP 系統(tǒng)允許客戶能 夠選擇多種方式來對集團公司下屬的各個子公司的業(yè)績進行評估。集團公司的合并資產(chǎn)負債表不是簡單地將子公司的資產(chǎn)負債表進行簡單地相加而得。 合并資產(chǎn)負債表應當反映對資產(chǎn)、 應收帳款、 債務、 利潤和銷售收入進行重新分類、評估和合并。1.6.10法定合并通過與在 SAPR/3 財會子系統(tǒng)的法定合并模塊中，對這一功能有非常形象的描述。財務會計和固定資產(chǎn)系統(tǒng)的集成， 數(shù)據(jù)可以直接從各個財務報表中匯總過來， 這就 使法定 合并的業(yè)務處理大為簡化， 此外， 還可以減少因為不同的軟件的使用而造成 的數(shù)據(jù)轉移中帶來的錯誤。除了法定合并以外， SAP 系統(tǒng)允許用戶在計劃值的基礎上經(jīng)常地結算

17、和作合并會計報 表， 另外， 用戶還可以對不同的業(yè)務領域自行定義報表。1.6.11應收帳款應收帳款模塊是在 SAP R/3 財會子系統(tǒng)中對客戶帳戶進行監(jiān)測與控制的模塊。在此模塊中， 帳戶分析、 示警報告、 逾期清單以及靈活的催款功能， 都使用戶可以 方便地處理客戶未清項。而信函功能能適合任何企業(yè)的要求， 可以用于付款通知書、 對帳單和帳戶清單。在收款時， 用戶既可以用簡便的直接輸入方式， 也可以使用自動數(shù)據(jù)傳輸方式。同銷售與分銷模塊、 現(xiàn)金管理模塊以及在損益表中的客戶特定的功能之間的接口， 為 所有業(yè)務處理提供更多的信息。 此外， SAP 的信貸管理、 流動資金計劃以及利潤核算功 能也能提供實

18、時的和一致化的數(shù)據(jù)。1.6.12應付帳款它是與采SAPR/3 財會子系統(tǒng)的應付帳款模塊對所有供應商的財會數(shù)據(jù)進行管理。購 模塊集成的一個部分， 也是銷售與分銷模塊中關于發(fā)貨、 發(fā)票和付款數(shù)據(jù)的來源。包括折扣在內(nèi)的付款功能可以用正規(guī)的書面形式和電子數(shù)據(jù)交換媒介( 如 EDIFACT,EDI) 來處理。 系統(tǒng)支持所有國際支付方式。 為檢索未清項， 系統(tǒng)提供帳戶分析、 逾期 分析、 以及風險分攤的功能。在應收帳款模塊中， 余額審計線索、 帳戶清單和憑證日記帳記錄下所有的業(yè)務處理。1.6.13固定資產(chǎn)會計核算在 SAP R/3 財會子系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)模塊中， 加入了許多新功能。 它們反映了在固定 資產(chǎn)

19、管理領域中的新需求， 如：? 在生產(chǎn)自動化方面日益增長的需求? 質(zhì)量要求不斷提高? 越來越復雜的設備和更多的法規(guī)方面的要求SAP R/3 財會子系統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模塊能涵蓋所有主要工業(yè)國家在法定報表和對資 產(chǎn)價值的評估方面的要求。 能處理資產(chǎn)的購置、 廢棄、 轉移和折舊等業(yè)務的輸入、 計算 和處置。 除了法定的對資產(chǎn)價值的評估， 用戶可以自定義許多折舊和評估的方法。系統(tǒng)提供了靈活的功能使用戶可以對資產(chǎn)進行不同方式的折舊、 估算利息以及保險金 方面的處理。 同樣， 用戶也可以在內(nèi)部分析時選擇不同的指標和順序來處理報表這種模擬的功功能。 用戶自定義的對資產(chǎn)價值的評估模擬優(yōu)化了用戶的計劃處理。能為用

20、戶提 供了對資產(chǎn)價值的不同視角， 并且能處理計劃值和實際的投資。1.6.14特殊分類帳在此SAPR/3 財會子系統(tǒng)的特殊分類帳模塊為特定的客戶提供了特殊的計算功能。模 塊中， 一個分類帳可以通過對科目的特殊設置 （如成本中心、 產(chǎn)品等 ）， 獲得不同的視角 來反映科目的余額。 它能滿足不同的廠商對報表的要求。 用戶可以對每一個分類帳進行 計劃、 分配和貨幣轉換處理。 當實際業(yè)務發(fā)生時， 這些特殊分類帳也能自動地更新。2 財會子系統(tǒng)的組織結構一個有效的會計系統(tǒng)不僅僅包括帳本、科目和憑證， 組織結構也是其基本組成部分。組織結構針對公司制度、稅收制度和管理上的要求來設置參數(shù)。2.1財務會計和管理會計

21、的集成SAPR/3系統(tǒng)運用明確的或隱含的科目分配原則，將相應的組織結構單元來更新分類 帳。系統(tǒng)還允許用戶在那些屬于 SAP R/3管理會計模塊中的管理會計項目，如成本中 心、訂單、成本對象和利潤中心等之間轉移實際價值。對當前公司結構和未來策略的描述取決于用戶在SAP R/3財會子系統(tǒng)中如何使用這些組織結構的術語:? 集團公司 ? 公司公司代碼 業(yè)務部門 利潤中心2.2公司代碼在最簡化的情況下，公司代碼就是一個會計實體，在其內(nèi)部沒有任何法定報表的要求。在比較復雜的公司結構中，R/3系統(tǒng)的分級功能往往用于劃分或集成公司的組成部分，這就引出了兩個通常的公司概念集中式模式和分布式模式。2.3集中式公司

22、的管理模式公司代表了一個獨立法人實體，由一個或多個公司代碼組成。公司代碼 是一個法定的會計主體。 在公司代碼中確定會計年度、幣種以及稅務報表。業(yè)務部門 能幫助描述出企業(yè)內(nèi)部的結構。 用戶可以用業(yè)務部門來對產(chǎn)品組或地區(qū)性結構 的資產(chǎn)和盈虧狀況進行分析。利潤中心 是一個富有靈活性的管理會計概念，用于對企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務領域的職責進行 分析。一個公司內(nèi)部的一些項目如成本中心、資產(chǎn)、物料以及象生產(chǎn)和客戶訂單等衡量 企業(yè)經(jīng)營狀況的項目都被歸結于利潤中心。此外， 利潤中心中的內(nèi)容要比業(yè)務部門更為 詳盡。2.4分布式公司的管理模式公司 是一個獨立法人實體, 在此同集中式相同。這些部門可以公司代碼在這種模式下表示

23、一些高度獨立并且分布式的業(yè)務單位,系統(tǒng)匯集到 會計單元中。SAP R/3的財會子系統(tǒng)能夠自動處理跨公司代碼的業(yè)務,對每個涉及這類業(yè)務的公司代碼產(chǎn)生憑證。業(yè)務部門和利潤中心 的概念在此與集中式模式中相同。2.4.1分布式系統(tǒng) （ALE這里對公司業(yè)務結構的考慮超出了計算機系統(tǒng)在描述一個公司的業(yè)務流程方面的局限。公司業(yè)務是可以分離的。例如，分布式的后勤系統(tǒng)與一個集中式的財會子系統(tǒng)的 組合，或者一個分布式的客戶和供應商管理系統(tǒng)與一個集中式的金庫子系統(tǒng)的組合。用戶可以使用應用連接系統(tǒng)（ALE）在幾個子系統(tǒng)之間完成這種組合，它允許財會子系統(tǒng)保持集中式的功能。系統(tǒng)能以高度的協(xié)調(diào)和業(yè)務的匯總來避免數(shù)據(jù)的冗余。

24、此外，現(xiàn)代的財會系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅是一個確保會計數(shù)據(jù)的適用性和完整性的工具,它 們已經(jīng)成為適應變化中的業(yè)務環(huán)境的靈活的電算化系統(tǒng)了。2.5集團公司報表2.5.1 集團公司復雜的組織日益需要一個全景式的會計報表。與單獨的會計報表相比，集團公司會計 報表顯得越來越重要。 另一個趨勢是，用在特定的方針下作出的資產(chǎn)負債表來描述一個 集團公司。 這同單獨的會計報表是不同的。集團公司可以細分為一些合并的單元。 它們可以是象業(yè)務部門那樣基于法規(guī)要求的獨 立的公司。 在集中化的公司里， 經(jīng)營性的公司代碼中的數(shù)據(jù)都直接集中到集團公司總分 類帳中。 否則， 這些數(shù)據(jù)就周期性地使用 ALE 協(xié)議記錄到集團公司總分類帳中

25、。 用戶 可以從非 SAP 的系統(tǒng)中獲得數(shù)據(jù)， SAP 為此提供特殊的工具。 對法定合并單位和集團公 司進行重組的能力是國際性會計系統(tǒng)的基本要求。 SAP 的系統(tǒng)滿足用戶對數(shù)據(jù)在法規(guī)方 面的要求， 這也包括滿足全國性的和地區(qū)性的分布式公司的要求。3 作為系統(tǒng)集成的中心總分類帳作為 R/3 財會子系統(tǒng)的集成的中心， 總分類帳為對外會計的要求提供廣泛的功能。其 公開性、 集成的數(shù)據(jù)流和對用戶友好的界面， 滿足了作為現(xiàn)代的， 國際化使用的財會系 統(tǒng)的要求， 簡化了財務決策的業(yè)務處理流程。集成的總分類帳使用戶可以得到公司的所有重要的業(yè)務流程的數(shù)據(jù)。在滿足國際會計慣例的前提下， 用戶可以用不同的會計科目

26、表和貨幣將有關項目記帳 到總分類帳中。 使用多種資產(chǎn)負債表結構的靈活的報表功能可以從不同的匯總層次上向 用戶提供明晰的相關數(shù)據(jù)。 此外， 系統(tǒng)可以讓用戶方便地查尋科目的余額和完成其無法達到的功行項目。特殊用途的分類帳可以作為總分類帳模塊報表系統(tǒng)的補充，能。會計年歷可以用于控制周期性的工作如期末結算等，它可以幫助用戶建立工作計劃， 并將不同的工作分配給特定的人。4 總分類帳基本術語4.1 公司代碼根據(jù)國際會計標準 (IAS) ， 法定的 或獨立的會計實體是財務會計的核心概念。 對在 SAP 系統(tǒng)中， 公司獨立 會計實體的一個基本要求是披露資產(chǎn)負債表和損益表。代碼就代表 了獨立的會計實體。 它是從

27、許多不同的業(yè)務部門中匯總會計數(shù)據(jù)的中心組織結構單元。 公司代碼也是對外會計系統(tǒng)的最小組織結構單位， 它代表了一個完整獨立的會計系統(tǒng)。 一個公司代碼將綜合考慮稅務、商務和其他方面的因素，與一個獨立的法人公司非常相似。公司代碼在財會子系統(tǒng)中的功能是什么?公司代碼是財會子系統(tǒng)的中心組織結構單元，它控制了資產(chǎn)負債表和損益表數(shù)據(jù)的披露。4.2業(yè)務部門公司代碼是一個法定實體， 代表一個獨立的會計單位， 除此之外，用戶還可以在可以將輸入到財務會公司代碼之外建立代表特定的業(yè)務領域或責任中心的組織結構,計中的數(shù)據(jù)分配到指定的單元中，業(yè)務部門中可以包括各種單位，如產(chǎn)品組、潤中心、工廠、辦公室等。在一張憑證上，每一

28、個記帳到總分類帳中的行項目均可以指定到某個業(yè)務部門。此，系統(tǒng)還允許用戶對記帳到不同的公司代碼中的數(shù)據(jù)組合成新的數(shù)據(jù)匯總。所有主要的會計項目， 如完整的損益表、 固定資產(chǎn)、 應收帳款和應付帳款、存貨 物等，均可以在業(yè)務部門中得到評估。業(yè)務部門在財會子系統(tǒng)中的功能是什么?業(yè)務部門是在公司代碼之外的一個組織結構，它為企業(yè)內(nèi)部的業(yè)績評估提供了不同的層次和視角。4.3憑證4.3.1憑證原則SAPR/3的財會子系統(tǒng)遵循嚴格的財務會計憑證原則。所有的會計業(yè)務都以會計憑證 方式記帳到會計系統(tǒng)中。憑證是一個數(shù)據(jù)載體，它包含了能影響科目余額的數(shù)據(jù),即 行項目。 憑證具有以下功能:準備創(chuàng)建資產(chǎn)負債表的直接數(shù)據(jù)來源;

29、通過憑證，用戶可以將有關數(shù)據(jù)分配到成本中心、訂單和項目中;它為許多明細分類帳的業(yè)務處理如付款和催款等提供數(shù)據(jù)。一個獨特的憑證創(chuàng)建系統(tǒng)、 結算記帳規(guī)則和嚴格地審核憑證的格式與內(nèi)容的體系，確保了只有完整正確的憑證才能記帳到財會子系統(tǒng)中。在財務會計模塊中， 所有的科目 余額和匯總數(shù)據(jù)都能正確地回溯到每一個正確記帳的憑證中。為了能用唯一的標準來處理大量的業(yè)務， 財務會計模塊提供以下功能：? 用獨特的記帳和輸入規(guī)則來創(chuàng)建憑證；由大量的參數(shù)來控制憑證輸入。憑證抬頭是憑證的重要組成部分。 憑證抬頭包括憑證號碼和憑證日期等數(shù)據(jù)， 憑 證的 主體是若干個行項目， 它們都代表了特定的業(yè)務。 行項目中記錄了業(yè)務金額

30、、科目和附 加的科目分配。4.3.2基本憑證參數(shù)以下基本憑證參數(shù)是用于標識每一個業(yè)務處理的：憑證類型： 憑證類型包含用于管理不同的憑證的控制數(shù)據(jù)； 記帳碼（輸入類型 ）： 記帳碼用于確定行項目記帳的方向， 借記或貸記。 它還 確定 了記帳科目的類型 （ 總帳科目或明細分類帳帳戶 ）和記帳數(shù)據(jù)輸入的屏幕 格式。? 憑證號碼： 每一張憑證都有唯一的號碼， 有的是系統(tǒng)自動分配， 有的是用戶自定 義。 在任何情況下， SAP 系統(tǒng)確保憑證號碼的唯一性。 系統(tǒng)允許用戶 按業(yè)務類型 （ 發(fā)票、 預付定金等 ） 定義憑證號碼值的范圍， 這就意味著不同 的憑證能被正確地 分類和存儲。? 科目內(nèi)容和類型： 包括

31、付款條件和其他科目的指定。SAP的財務會計模塊提供所有關于憑證管理方面的功能，包括在以前的會計期間記帳等。 在憑證記帳后， 其數(shù)據(jù)可以顯示、更改、沖銷和歸檔。 整個憑證始終是個單 元， 而憑證之間的聯(lián)系也始終存在。獨特的憑證原則確保了所有集成的系統(tǒng)和其業(yè)務或行項目在業(yè)務上的連接。4.3.3更改憑證憑證在被記帳后也可以更改， 當然， 所有影響科目余額的字段是不可更改的， 這些 字段包括：記帳金額 科目號碼? 記帳碼會計年度? 稅額有些可以更改的字段取決于同財會子系統(tǒng)一起安裝的模塊，用戶可以對其他字段定義 相應的規(guī)則，確定在什么情況下， 什么時候和如何進行更改。用戶可以指定某確保數(shù)據(jù)不被更些科目分

32、 配可以在記帳期間未關閉時更改，還可以設置系統(tǒng)參數(shù),改。在會計部 門結算后，把數(shù)據(jù)傳送到其他系統(tǒng)中。更改憑證可以象顯示科目和憑證那樣使用排序和查尋功能。只要有適當?shù)氖跈?，用?可以方便地切換顯示與修改而不會丟失當前顯示的視圖。在SAP財務會計模塊中， 憑證有什么功能?SAP的綜合憑證管理體系符合憑證的基本原則，憑證可以快捷方便地按用戶的需要進行調(diào)整，并且正確地記帳。4.4會計科目表SAP R/3的財務會計模塊能滿足在法規(guī)、資金流和記帳分類方面的要求，提供靈活可 變的方式來建立總分類帳。會計科目表是會計系統(tǒng)用來記錄資產(chǎn)價值和價值流的分類系 統(tǒng)，此外，它還確保了科目文本的正確翻譯。在SAP系統(tǒng)中，

33、會計科目表有以下形式: ? 作為經(jīng)營需要的會計科目表。 經(jīng)營用的會計科目表包含了日常經(jīng)營管理所需要的 科目，也允許進行特殊的， 在公司范圍內(nèi)的業(yè)務處理。 財務會計和成本 核算都使 用同一個會計科目表。作為地區(qū)性的會計科目表。 地區(qū)性的會計科目表包含了為滿足當?shù)赜嘘P法規(guī)而 設 的科目。 記帳的數(shù)據(jù)是基于政府的規(guī)定和預先定義的一些規(guī)則而處理的, 其項目 和經(jīng)營用的會計科目表有所區(qū)別。? 作為集團公司的會計科目表。 集團公司會計科目表包含了在集團公司內(nèi)使用的所 有科目，其記帳數(shù)據(jù)是基于外部集團公司會計的要求，集團公司會計科目 表的項 目與經(jīng)營用會計科目表不同。SAP系統(tǒng)提供定義不同的會計科目表的功能

34、，使靈活多變的評估成為可能。記帳數(shù)據(jù) 可以在公司的層次結構的不同層面上處理。日常的憑證是記帳到經(jīng)營性會計科目表中 的，同樣，用戶也能按某個國家的特定要求進行會計評估，也可以將經(jīng)營用會計科目表 與集團公司的需要相結合。441會計科目表的組織結構為了滿足不同的要求來建立會計科目表，SAP的財務會計模塊提供兩種不同的方式來 建立一個或多個會計科目表:? 使用集中式的組織結構， 用戶指定一個特定的， 通常是在集團公司層面上包括所 有科目的會計科目表，供在集團公司內(nèi)的所有公司代碼使用。? 使用分布式的組織結構，在公司代碼層面建立會計科目表，對每一個公司代碼定 義一個會計科目表。 它們可以是跨國公司， 有

35、許多分部和利潤中心， 以及跨幾個行業(yè)的集團公司。4.4.2在多種語言方面的靈活性只要指定所需要的語言代碼，每個會計科目表就可以被翻譯成多種語言。SAP R/3的國際性設置使用戶在同一會計科目表中使用多種語言。其科目名稱在用多種語言輸入 后，可以為用戶顯示其所需的語言的內(nèi)容。在財務會計模塊中的會計科目表有什么功能?會計科目表在不同層次上的使用， 使用戶可以在公司結構的不同層次上處理會計數(shù)據(jù)。4.5總分類帳科目每一個用于記帳的科目都在總分類帳中定義，它們包含了描述其功能的信息，這些 信息是保存在每個科目的主記錄中的，它們控制著對該科目的記帳和對記帳數(shù)據(jù)的處理。4.5.1總帳科目主記錄的結構總帳科目

36、主記錄分為兩部分:數(shù)據(jù)傳送方式。在先前系統(tǒng)中使用的總帳科目主記錄可以傳送到R/3系統(tǒng)中。關于會計科目表的數(shù)據(jù)。 這部分數(shù)據(jù)用于整個主記錄， 如總帳科目號碼， 科如科目組和目 名稱， 確定科目是資產(chǎn)負債表科目還是損益表科目。 此外， 用戶還可以 用它來 規(guī)定主記錄中用于公司代碼部分的數(shù)據(jù)的有關控制信息， 屏幕格式。? 關于公司代碼的數(shù)據(jù)。 這部分數(shù)據(jù)包含了如何控制業(yè)務數(shù)據(jù)的輸入與記帳的參數(shù)， 如何管理科目的數(shù)據(jù)， 以及其他與公司代碼相關的數(shù)據(jù)， 如貨幣、 稅 碼、 統(tǒng)馭科目、 行項目的顯示和未清項的管理等?；诠镜慕M織結構， 兩部分數(shù)據(jù)既可以分開處理， 也可以同時處理。 這就允許用戶 按自己公

37、司的慣例來控制對主記錄的責任。 比如， 用戶可以在整個集團公司內(nèi)預先定義 好所有科目中關于會計科目表部分的數(shù)據(jù)， 而屬于各子公司的雇員則只有權力來處理關 于公司代碼的數(shù)據(jù)， 當然， 用戶也可以給其雇員處理兩部分數(shù)據(jù)的權限。4.5.2對主記錄的處理SAP 系統(tǒng)可以將創(chuàng)建、 修改和顯示總帳科目主記錄的功能分開。 用戶可以對其雇 員按 照職責要求給予不同的權限。 每一個新的主記錄都被分配到一個科目組中， 科 目組是以 下列指標來對總帳科目進行分類的：如銀行存款科目等， 用戶? 科目號碼的分配。 對于有相同或相似用途的科目，可以 為之預定義總帳科目號碼的數(shù)字范圍。用戶界面的屏幕格式。 用戶可以對總帳科

38、目組指定一些強制性的或選擇性的字 段， 不需要的字段可以去掉。SAP的財務會計模塊為創(chuàng)建總帳科目主記錄提供多種方式，這些方式使用戶能靈活 簡 便地在系統(tǒng)中設定所需要的會計科目表。 用戶既可以使用系統(tǒng)提供的會計科目表 樣本， 也可以自己建立會計科目表， 以下方式可供用戶選擇使用：? 復制一個會計科目表。 用戶可以使用系統(tǒng)中的會計科目表作樣本， 復制一個自己 的會計科目表，再根據(jù)需要， 對其作一些改動。參照方式。 參照系統(tǒng)中現(xiàn)有的會計科目表， 把所需要的樣本科目設置到其中， 讓 系統(tǒng)自動建立所有科目。 當用戶使用標準系統(tǒng)時， 這種方式最好。 當然 用戶應當 給科目新的名稱和號碼。樣本科目方式。字段

39、預先定義。在系統(tǒng)中預先定義一些樣本科目，對許多科目的主記錄中的這種方式在用戶有幾個公司代碼且它們的業(yè)務基本相似時最好。用戶也可以修改、 凍結或刪除個別的主記錄中的字段，也能增加一些字段或增加新的總帳科目。系統(tǒng)提供了靈活多變的查尋功能，所有的輸入都被記錄下來,保證對主記 錄維護的正確性。4.5.3行項目顯示行項目顯示的功能使用戶能得到某個科目中的未清項、統(tǒng)馭科目和暫存項目的概況，用戶能夠確定哪些項目應當顯示在屏幕上。即使在顯示清單已經(jīng)出現(xiàn)在屏幕上 時，用戶 也能動態(tài)地改變顯示。 多種分類排序的選擇， 如按號碼、憑證日期、科目分配等，使 用戶能以交互方式來選擇、匯總和排列所需要的憑證項目。查尋和

40、匯總功能在相應的屏 幕上可以方便地地使用。 行項目顯示功能適用于:? 在一個公司代碼中的一個科目? 用任務清單方式顯示集團公司中的一個科目組用戶可以隨時從行項目清單切換到單個憑證的顯示。行項目清單可以由系統(tǒng)輸出或 在 電子表格軟件中處理， 還可以通過SAP辦公室管理系統(tǒng)以電子郵件方式發(fā)給特定的人，他們可以將其存入自己的微機中，用Excel軟件處理。4.5.4科目余額只要當憑證記帳到某一個科目，該科目的余額就被更新。 用行項目顯示的功能可以指 出憑證中哪個行項目被記帳到相應的科目，用戶可以顯示科目余額和相應的憑證的行項目。科目余額按會計期間分借貸方向用戶顯示了與之相關的業(yè)務數(shù)據(jù)的概況?？捎玫姆?

41、類指標包括科目號碼、 公司代碼、會計年度、業(yè)務部門和幣種。 在科目余額顯示中， 用戶可以直接進入行項目顯示。在SAP的財務會計模塊中， 總帳科目的功能是什么?大于總帳科目和其功能， 以確保對業(yè)務處理的正確記帳，同時有效地管理憑證和顯示行項目。5總分類帳的主要業(yè)務處理5.1計劃如果用戶需要一份有意義的資產(chǎn)負債表和損益表，那么資產(chǎn)負債表和損益表中不同形 式的計劃和實際值的比較就很重要了。由于以下原因，計劃功能在SAP系統(tǒng)的財務會計模塊中具有重要意義。計劃中包括了公司代碼、業(yè)務部門和總帳科目;會計期間的詳細數(shù)據(jù);所有的相關參數(shù);? 以不同的形式保存的。在一個公司代碼中， 用戶可以對科目或科目與業(yè)務部

42、門的組合作計劃。計劃是基于資產(chǎn)負債表和損益表結構的。SAP的標準系統(tǒng)包括一些以樹狀結構顯示的可更改的計劃 模式，用戶可以對以下方面輸入計劃值:完整的資產(chǎn)負債表和損益表 業(yè)務部門當計劃值輸入后， 用戶能夠作以下工作:自動分配? 按期間分配 ? 作為參考 ? 結轉復制它們可以快捷地以不同的形式顯示并用于比較。在預定義有關參數(shù)和結構的前提下，財務會計模塊能自動處理計劃功能。 另外，用戶可以方便地增加，改寫和選擇數(shù)據(jù)，這 就確保了在所有層次上進行計劃。財務會計模塊的計劃的靈活性是如何體現(xiàn)的?總分類帳的計劃功能可以在不同的組織結構、期間和不同的形式中單獨執(zhí)行。用戶可 以預定義其結構與內(nèi)容。5.2 總分類

43、帳科目記帳5.2.1一次性記帳的原則所有需要記帳的業(yè)務都必須在遵循有關記帳的規(guī)則的前提下記入公司代碼中的相關部 門與科目中。 只有在保證原始數(shù)據(jù)的前提下， 記帳的數(shù)據(jù)才有可能是精確、 可靠和完整 的， 這就意味著所有公司實體的原始數(shù)據(jù)的來源與責任部門均處于監(jiān)控之中。總分類帳的記帳數(shù)據(jù)來源于以下方面：如果 SAP 物料管理系統(tǒng) (MM) 也安裝使用并且集成到系統(tǒng)中的話， 諸如發(fā)貨 等經(jīng) 營業(yè)務就會自動地記帳到總分類帳中；? 在明細分類帳中的記帳， 例如 SAP 的固定資產(chǎn)會計核算模塊被使用與集成，資產(chǎn) 的購置會生成總分類帳的憑證記帳；? 在總分類帳中的直接記帳。與此同時， 必須考慮與管理會計模塊

44、的關系。 憑證、 科目的分配和對業(yè)務的記帳均取 決于集成系統(tǒng)的類型。 記帳的憑證、 原始數(shù)據(jù)和科目的分配都同時反映在總帳和明細分 類帳上5.2.2數(shù)據(jù)集成明細分類帳在下列層次上與總分類帳完全、 綜合地集成： ? 主記錄 ? 業(yè)務數(shù)據(jù) ? 報表 主數(shù)據(jù)的集成包括了會計科目表和與成本核算相關聯(lián)的明細分類帳的所有科目關系。 主數(shù)據(jù)的參數(shù)也可以共享， 數(shù)據(jù)可以相互檢驗正確性與有效性。記帳數(shù)據(jù)的集成反映在以下方面：中央數(shù)據(jù)庫是唯一的業(yè)務數(shù)據(jù)的存儲倉庫； 核心憑證的有關行項目中包含原始數(shù)據(jù)和相應的科目之間的聯(lián)系。一個共享的數(shù)據(jù)庫意味著：? 不會產(chǎn)生和維護數(shù)據(jù)冗余；可以完全驗證的文檔和檢查系統(tǒng)； 對所有應用

45、模塊可以全面地存取數(shù)據(jù)； 報表和信息系統(tǒng)的完整的設置。數(shù)據(jù)的集成是明顯的， 因為對于一個業(yè)務處理的所有憑證都是通過預定義的科目之間 的關系而聯(lián)系在一起的。所有的明細分類帳均能集成在一起是非常重要的。 在各個業(yè)務層次上徹底的數(shù)據(jù)集成 是 SAP 系統(tǒng)的一個重要的優(yōu)勢， 每個記過帳的業(yè)務將自動影響所有相關的評估，自動傳 輸?shù)臄?shù)據(jù)確保了一個實時的和網(wǎng)絡化的財務會計和管理會計系統(tǒng)的有效性。5.2.3明細分類帳與總分類帳的協(xié)調(diào)一致帶有各種資產(chǎn)和資產(chǎn)負債表科目的會計科目表為總帳和各明細分類帳之間建立了記帳 的關聯(lián)。 統(tǒng)馭科目的作用是當在明細分類帳中發(fā)生記帳業(yè)務時， 其行項目將自動地記帳 到相應的總分類帳科

46、目 （ 統(tǒng)馭科目） 中， 并且其結果將反映到資產(chǎn)負債表上。對總帳科目余額的更新是自動地并且同時發(fā)生的，這就確保了：? 總分類帳與明細分類帳始終是一致的；? 集成的報表可以顯示在明細分類帳中記帳的具體憑證；? 財會信息系統(tǒng)可以馬上使用所有與資產(chǎn)和損益相關的帳務；財會信息系統(tǒng)可以馬上顯示所有與資產(chǎn)和損益相關的帳務；5.2.4數(shù)據(jù)輸入的工具SAPR/3 系統(tǒng)提供眾多的數(shù)據(jù)輸入工具和自動功能， 這意味著大量不同的記帳數(shù)據(jù) 可 以有效、 正確和完整地輸入到系統(tǒng)中。 使用系統(tǒng)的授權功能， 每一個相關的人 士可以使 用許多這類功能來滿足特定的需求。 系統(tǒng)提供以下功能來幫助憑證輸入：1. 技術性的輸入工具：?

47、 數(shù)據(jù)維護 ? 附加功能和調(diào)整未完成的數(shù)據(jù)輸入 ? 對統(tǒng)計性的注釋項的記帳 ? 數(shù)據(jù)值的傳送2.參考方式：? 借用已經(jīng)記帳的憑證、 樣本憑證或指定科目的憑證來更改或增加輸入3.自動記帳? 周期性記帳處理? 關聯(lián)性記帳 （ 現(xiàn)金折扣、 增值稅等 ）4.控制功能? 對憑證中字段的格式與內(nèi)容進行檢驗? 對憑證的確認5.2.5附加的檢驗功能SAP 的財務會計模塊允許用戶對每個使用者和每一部分的信息定義附加檢驗， 如， 可以對每個使用者在下列應用領域檢查其是否可以記帳：? 一個科目一個業(yè)務部門? 一個公司代碼? 一個成本中心? 一個成本對象對在憑證中的關聯(lián)數(shù)據(jù)的有效性檢驗確保了所輸入數(shù)據(jù)的正確性。5.2

48、.6多種貨幣的處理能力財務會計模塊允許用戶同時使用三種貨幣， 以下貨幣類型是系統(tǒng)提供的：集團公司貨幣 全球公司貨幣 硬通貨? 索引貨幣在憑證上用戶可以用任選的貨幣處理， 與此同時， 在總帳科目中將記錄相關的貨 幣金 額?？偡诸悗ご_保了經(jīng)營業(yè)務的集成， 所有業(yè)務處理只需要輸入一次原始記錄， 其數(shù) 據(jù)可 以集中處理和用于評估。5.2.7未清項管理在每個總分類帳科目中都可以使用未清項管理， 這個功能使用戶可以根據(jù)憑證來結清 借貸方余額。 使用未清項管理功能的科目可以在業(yè)務處理中更新余額。5.3 結算5.3.1在會計年度內(nèi)的結算每天的結算不必通過記帳來調(diào)整。 當用戶輸入有關業(yè)務憑證后， 可使用下列報表

49、的功 能：每天的準確無誤的科目余額以及憑證的行項目； 用戶指定日期和排序方式的憑證日記帳。憑證日記帳具有重要的檢驗和對帳功能， 而且可以為期間結算提供精確的數(shù)據(jù)。 用戶 可以對每個公司代碼和科目定義兩個未結算的期間。財務會計模塊允許客戶用月結算來為年終結算作周期性的數(shù)據(jù)準備工作。用戶可以使用下列標準程序來處理結算： ? 用統(tǒng)馭項來更新余額審計線索； ? 建立一個完整的、 自定義的和可排序的日記帳；對憑證和其總計金額進行對帳； 對憑證進行重新組織和歸檔處理。此外，這些準備工作對那些在年終結算程序中要使用的科目和行項目進行了處理，年 終結算所使用的所有功能均可以用于月度或季度結算。每天和月度結算使

50、用戶可以觀察和評估明細的盈虧數(shù)據(jù)。5.3.2年終結算年終結算可以基于月度結算的數(shù)據(jù)， 但這并非必須要這么做。 SAP 系統(tǒng)為年終結算提 供一系列特定的功能， 用于處理相應的科目和行項目。 以下是對資產(chǎn)負債表作調(diào)整的重 要步驟：關閉記帳期間； 對未清項和總帳科目余額進行外幣評估；按付款期限對包括未清項在內(nèi)的客戶和供應商列出收付款清單； 確定客戶帳戶中的貸項和供應商帳戶中的借項； 對外幣評估、 調(diào)整和待攤預提項記帳；? 打印資產(chǎn)負債表和損益表。以下是一些實時性的工具， 它們可以為最終的資產(chǎn)負債表和損益表作準備： ? 科目記帳的總金額 ? 未清項余額審計線索 ? 余額結轉 其他標準報表如關于未清項的

51、報表， 可以用于分析與監(jiān)測， 它們?yōu)楫斍暗臅嫎I(yè)務與 年終結算建立了聯(lián)系。 所有的報表均可以交互式地使用。總帳中重要的評估有以下這些： ? 科目余額表 ? 資產(chǎn)負債表與損益表 ? 總分類帳 ? 增值稅報表憑證日記帳 記帳總金額 行項目清單 未清項余額審計線索? 總分類帳科目清單由于年度結算是高度自動化的， 因此有關報表的生成是非?？旖菖c可靠的。5.3.3結算報表5.3.3.1 評估的層次通常一個公司都有其資產(chǎn)負債表和經(jīng)營組織結構的責任中心層次， 前者是會計法規(guī)的 要求， 而后者則是內(nèi)部管理的要求。上述的兩種層次結構是不同的。 由于經(jīng)營管理上的需要， 與內(nèi)部管理相關的會計結構 通常使用另一種層次結構。一個有效的報表系統(tǒng)應當能結合這兩種層次結構來使用相關數(shù)據(jù)， 這些數(shù)據(jù)一方面可以對一個可 以供資產(chǎn)負債表和損益表使用， 另一方面又可為內(nèi)部核算所用。這就意味著用戶可以選擇任何部分的業(yè)務數(shù)據(jù)來顯示業(yè)務部門的狀況，跨 公司代碼的業(yè)務部門作相應的評估。5.3.3.2報表結構財務會計模塊為結算提供了許多報表， 它們使用戶可以直接從記帳數(shù)據(jù)中生成與評 估 報表， 作為總分類帳的一個重要組成部分， 資產(chǎn)負債表和損益表應當對所有業(yè)務 定義。資產(chǎn)項與負債項或者是費用項與收入項應當在報表中分別定義。