文書學(xué)第六章文檔系統(tǒng)的建立復(fù)習(xí)思考題答案

1、第六章文檔系統(tǒng)的建立本章案例分析】1 某局使用“年代機(jī)構(gòu)保管期限” 進(jìn)行文件分類， 但同時又單獨設(shè)計了“統(tǒng) 計報表類”，將本局編制或報送的各類人員、工資等基本數(shù)據(jù)報表等歸檔文件歸入其中，這 種做法是否正確？; 該局采用了“年度機(jī)構(gòu)保錯 , 采用復(fù)式分類法同一分類層次只能采用一種分類方法 管期限”分類方法，使分類方案在同一層次既出現(xiàn)了按機(jī)構(gòu)分類，又按問題分類情況，使 分類體系隨意、混亂，影響檢索。2 某公司一個案件的處理工作從 1998 年開始至 2003年結(jié)束，前后整整持續(xù)了 5 年， 為了遵守歸檔制度， 辦案人員每年 6 月以前都向綜合檔案室移交該案件前一年形成的檔案文 件，這樣做是否正確？

2、為什么？上述工作形成的全部歸檔文件， 原則上應(yīng)在工作結(jié)束年即 2003 年一并整理歸 檔。在分類時，將這些文件全部歸入 2003 年這一年度，將來在檔案管理和提供 利用時，可在工作結(jié)束年的檔案中找到該項工作形成的全部檔案，方便檔案人 員的管理和利用者的查找。但對此也不能機(jī)械理解，要同時考慮機(jī)關(guān)文件歸檔 制度和這項工作每年的文件形成量。如果機(jī)關(guān)文件歸檔制度要求必須逐年歸檔， 那么將這些文件分散到 5 個年度內(nèi)歸檔也是可以的，但在分類、排列等環(huán)節(jié)上 應(yīng)掌握同一尺度，保證查找時的方便。此外，如果這項工作每年的文件形成量 較大，如果不及時歸檔就有可能會影響到這些文件的齊全完整并加大平時管理 的難度，同

3、樣可以將這些文件分散到 5 個年度內(nèi)歸檔。3 某大學(xué)召開第三屆教代會， 在整理會議文件時， 將此次會議文件形成的若干文件作為會議決議的附件來處理，集中裝訂成為a /tk ?件”，以保持同一事由文件的聯(lián)系性。這樣做可以嗎？為什么？ 會議文件具有成套性，可以排列在一起；但其附件均具有獨立性，獨立件號，應(yīng)單獨裝訂。按發(fā)文號依次排列。 你認(rèn)4 某市某局每年的收文和發(fā)文數(shù)量都很大， 該局對本機(jī)關(guān)的收發(fā)文采用文號、 級別分 類排列的方法， 將本機(jī)關(guān)的收文全部都按照發(fā)文順序，單份裝訂， 為這種分類方法是否合適？為什么？不合適，（ 按細(xì)則要求，不允許使用除年度、保管期限和組織機(jī)構(gòu)（問 題）之外的其他分類方法。

4、其原因是，無論級別、文號還是其他分類方法，都 不足以反映歸檔文件形成的客觀規(guī)律，反而會割裂歸檔文件之間的歷史聯(lián)系， 造成同一事由文件的分散，從而違背“事由原則”。實際工作中，使用這兩種 分類方法的機(jī)關(guān)都存在著提供利用方面的困難。5某局為貫徹歸檔文件整理規(guī)則 ，于 2001 年 3 月 18 號召開了由辦公室張主任主持、 各部門專兼職檔案人員參加的全局檔案工作會議， 會上由檔案室的業(yè)務(wù)人員講授了新規(guī)則的短期三個期限， 按照新規(guī)新做法，并要求各個部門將自身形成積累的文件分為永久、長期、 則要求整理 2000 年的文書檔案。會后，宣傳處兼職檔案員小文按照以下的方法整理其歸檔1）文件：按件裝訂文件，并

5、給每一份文件加封面和封底，以便保護(hù)文件。2）將其全部歸檔文件分為永久、長期、短期三個期限。3）將三個期限的文件分別按照本部門、上級領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)單位、下級單位、平級單位的文件，依次分類排列。4）5）按照排列順序，在文件首頁的右下角逐件對文件編制件號。填寫一式二份的歸檔文件目錄，一份裝訂成冊，另一份放入檔案盒中作為盒內(nèi)文件目錄。（6） 請問，將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒。該局歸檔文件采用什么分類方法？宣傳處小文整理歸檔文件的方法再否符合規(guī)范？如有不規(guī)范的地方，請指出并予以改正。分類法：機(jī)構(gòu) -年度- 保管期限第一，不需為每一份文件加封面和封底；第二，保管期限應(yīng)定為永久、定期（ 30 或 10 年）；

6、第三，在最低一級類目下應(yīng)按事由原則排列；第四，件號位置應(yīng)在文件首頁上方空白處；第五，檔案盒只是歸檔文件的保管裝具， 而不再是一級整理單位。提供利用時，檔案人員是根據(jù)歸檔文件目錄按照“全宗、年度、保管期限、機(jī) 構(gòu)（問題）、件號”的順序確定所需檔案的位置后，再按照盒脊上的 起止件號找到相應(yīng)檔案盒需要抽取的實體。在每盒內(nèi)設(shè)置 “卷內(nèi)文件 目錄”，對檢索并無意義。6.某局使用“年代一一機(jī)構(gòu)一一保管期限”進(jìn)行文件分類，但同時又單獨設(shè)計了“重大請示類”，將本局局長簽發(fā)的重大請示類文件歸檔文件歸入其中，這種做法是否正確？為 什么?;該局采用了“年度一機(jī)構(gòu)一保錯，采用復(fù)式分類法同一分類層次只能采用一種分類方法

7、 管期限”分類方法，使分類方案在同一層次既出現(xiàn)了按機(jī)構(gòu)分類，又按問題分類情況，使 分類體系隨意、混亂，影響檢索。7.指出下列歸檔文件目錄中項目填寫的不規(guī)范之處，并予以改正。件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注10本局2000 8號通知2000. 3. 91 8小張借走未還上課講過8.小李是某公司文件歸檔人員，公司某次重要會議后，他在將會議文件作為成套文件歸檔后，簡化了整理環(huán)節(jié)，沒有逐一填寫歸檔文件目錄。他這種做法是否正確？為什么?不正確。會議文件作為成套文件可排列在一起，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系,但每一件需單獨編件號，并逐一填寫歸檔文件目錄。9 .為某單位擬制一份歸檔文件整理的流程圖。10 .舉出若干例

8、由承辦人負(fù)責(zé)立卷的專門文件11.判斷以下歸檔文件所屬的年度。(1) 1995年形成的19962000年工作規(guī)劃應(yīng)歸入19951997(2) 1997年形成的1996年XX機(jī)關(guān)工作總結(jié)應(yīng)歸入(3) 2004年8月 28日通過，2005年4月1日起實行的電子簽名法的定稿、存本應(yīng)歸入一200420002004年)，分類時(4 )某單位一個房地產(chǎn)糾紛案件材料是跨年度形成文件(從歸入一一。2004(5)幾份文件作為一件時，件”的日期應(yīng)以裝訂時應(yīng)以一一日期為準(zhǔn)。排在最前面的文(6)某機(jī)關(guān)一部分內(nèi)部文件 (白頭文件)文件沒有標(biāo)注日期，歸卷時應(yīng)一一歸類?？疾煳募?nèi)容，判斷文件大致形成日期歸類。(7 )XX大學(xué)

9、以學(xué)年為單位進(jìn)行工作，形成的教學(xué)文件應(yīng)該按一一分類，其他的文件仍按一一分類。綜合管理時可將這兩種年度的文件一一。12.某大學(xué)的歸卷文件整理中，請分別確定以下文件的立卷分工。(1)以校黨委或黨組起草或討論決定,以學(xué)校行政名義的發(fā)文歸入。校辦3）也可歸入。大學(xué)綜合部門，教務(wù)處該大學(xué)黨政聯(lián)合行文的原件由整理（立卷 ）歸檔, 其他機(jī)關(guān)保存或其他形式的文件副本。黨辦，復(fù)本4）會議文件 以該大學(xué)名義召開的多個機(jī)構(gòu)召開的綜合性會議，歸入以學(xué)校名義召開的招生工作專業(yè)會議，歸入。大學(xué)綜合部門，學(xué)校招辦5）兼職文件本學(xué)校黨委書記兼任省人大常委會副主任， 在履行兼職職務(wù)時形成的文件，由整理歸檔。省人大常委會本章討論

10、題及答案提示】1.為何規(guī)則將分類層次限定為2-3級 ?答案提示】基于計算機(jī)管理條件下新檢索方式的考慮,無須通過細(xì)分屬類即可滿足檢索要求2. 某局使用“年度機(jī)構(gòu)保管期限”進(jìn)行文件分類， 但同時又單獨設(shè)計了 “統(tǒng)計報表類 ”，將 本局編報的各類人員、 工資等基本數(shù)據(jù)報表等歸檔文件歸入其中， 這種做法是否正確？答案提示】;該局采用了 “年度機(jī)構(gòu) 錯 , 采用復(fù)式分類法同一分類層次只能采用一種分類方法 保管期限 ”分類方法，使分類方案在同一層次既出現(xiàn)了按機(jī)構(gòu)分類，又按問題分類情況，使 分類體系隨意、混亂，影響檢索。年度 保管期限 ”分類方法？3. 由檔案室集中整理歸檔文件的大型機(jī)關(guān)是否可以采用答案提示

11、】大型機(jī)關(guān)無論選擇在哪個環(huán)節(jié)整理歸檔， 都不宜選用此分類法， 因為不利于 “隨辦隨歸 ”； 也未體現(xiàn)出形成規(guī)律和聯(lián)系，給今后的檔案管理和提供利用造成困難。4. 為什么將保管期限作為一項分類標(biāo)準(zhǔn)答案提示】是規(guī)則首次提出 , 此前僅作為排列要求?，F(xiàn)首先要進(jìn)行價值鑒定，使同一期限的 檔案相對集中； 同一事由文件因價值不同分存， 就要求計算機(jī)發(fā)揮其特有作用， 實現(xiàn)相關(guān)文 件的族性檢索，在手工管理中應(yīng)編制專題目錄。5. 可否使用文號、級別等其他分類方法答案提示】按規(guī)則不允許使用除年度、保管期限和組織機(jī)構(gòu)（問題）之外的其他分類方法。 因為其他方法不足以反映歸檔文件形成的客觀規(guī)律，違背 “事由原則 ”，提供利用困難。6. 某項工作從 1998 2003年持續(xù)