辦公室工作管理制度

1、辦公室工作管理制度、總則：為加強(qiáng)辦公室人員工作行為管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本規(guī)范制 度，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。1 1、愛(ài)崗敬業(yè)，恪盡職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成工作任務(wù)。對(duì)各項(xiàng)工作任務(wù)不 折不扣的按程序辦理，不省 略、不簡(jiǎn)化、不拖拉。領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)要迅速處 理，并及時(shí)匯報(bào)辦理結(jié)果，做到件件有著落，事 事有回音。2 2、嚴(yán)守工作紀(jì)律，遵守作息時(shí)間。不遲到，不早退，有事要請(qǐng)假。不在 辦公時(shí)間串崗閑聊，不做與 工作無(wú)關(guān)的事。3 3、尊敬同事，待人真誠(chéng)。同事之間友好相處，平等對(duì)待，虛心學(xué)習(xí)他人 的長(zhǎng)處和優(yōu)點(diǎn)，互相團(tuán)結(jié)， 互相幫助。4 4、關(guān)愛(ài)集體，愛(ài)護(hù)公物。積極參加各項(xiàng)活動(dòng)，維護(hù)企

2、業(yè)榮譽(yù)和形象。5 5、不斷提高自身素質(zhì)，刻苦學(xué)習(xí)，勤奮工作，主動(dòng)承擔(dān)任務(wù)，創(chuàng)新工作 方法，甘于吃苦，自覺(jué)奉獻(xiàn)。6 6 誠(chéng)實(shí)守信，言行一致。做到“今日事、今日畢”，“當(dāng)日情、當(dāng)日?qǐng)?bào)”7 7、工作時(shí)間內(nèi)不脫崗，迅速、準(zhǔn)確、及時(shí)地做好上情下達(dá)，確保政令暢 通。8 8、請(qǐng)假人員須事先安排好工作，非特殊、緊急情況，不得用電話或請(qǐng)人 代假。9 9、正常工作期間，辦公室人員外出要向部門經(jīng)理及總經(jīng)理告知去向，并 保證通信暢通，便于聯(lián)系。1010、要遵守保密條例。不該說(shuō)的不說(shuō)，不該做的不做，不該問(wèn)的不問(wèn)， 做到辦事有規(guī)距，不能破規(guī)矩。1111、自覺(jué)保持辦公環(huán)境的整潔有序，離開(kāi)座位時(shí)，將椅子推進(jìn)桌斗并保 持桌面潔

3、凈。二、來(lái)賓接待1 1、本著熱情、周到的原則，認(rèn)真做好來(lái)賓接待工作，給來(lái)賓留下良好印 象。2 2、當(dāng)客人來(lái)訪時(shí)，應(yīng)主動(dòng)從座位上站起來(lái)，禮貌詢問(wèn)來(lái)訪事由，如有具 體業(yè)務(wù)應(yīng)引領(lǐng)至相關(guān)部門， 如探訪領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)先請(qǐng)客人在辦公室接待區(qū)等候，告知被探訪領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意后引領(lǐng)至領(lǐng)導(dǎo)辦公室。如領(lǐng)導(dǎo)無(wú)空會(huì)見(jiàn)，應(yīng)委婉謝客，請(qǐng)客人另約時(shí)間。注意應(yīng)始終面帶微笑。切忌態(tài)度生硬。3 3、 客人落座后，應(yīng)及時(shí)為其送上飲料。遞送水杯應(yīng)把水杯把手遞向客人， 退后一步后再轉(zhuǎn)身退出。4 4、 客人來(lái)訪應(yīng)注意介紹禮節(jié)。介紹行為應(yīng)大方得體。介紹的原則是將級(jí) 別低的介紹給級(jí)別高的；將 年輕的介紹給年長(zhǎng)的，將未婚的介紹給已婚的， 將男性介紹給女

4、性，將本國(guó)人介紹給外國(guó)人。介 紹同行人員應(yīng)先介紹級(jí)別高 的，再按職位高低依次介紹，也可以先介紹女士或年長(zhǎng)者。5 5、 遞送名片時(shí)應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ剑用瑫r(shí)要用雙手，并認(rèn)真 看一遍上面的內(nèi)容。如果接下來(lái)與對(duì)方談話，不 要將名片收起來(lái)，應(yīng)該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起來(lái)，這會(huì)使對(duì) 方感覺(jué)你很重視他。參加會(huì)議時(shí)，應(yīng)該在會(huì)前或會(huì)后交換名片，不要在會(huì)中擅自與別人交換名片。6 6 與人握手時(shí)應(yīng)注意：愉快的握手是堅(jiān)定有力，這能體現(xiàn)你的信心和熱 情，但不宜太用力且時(shí)間不 宜過(guò)長(zhǎng)，幾秒鐘即可。如果你的手臟或者很涼或 者有水、汗，不宜與人握手，只要主動(dòng)向?qū)Ψ秸f(shuō)明不握手的原因就

5、可以了。女士應(yīng)該主動(dòng)與對(duì)方握手，同時(shí)不要戴手套握手。三、電話禮儀1 1、重要的第一聲：當(dāng)我們打電話給某人，若一接通，就能聽(tīng)到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定 會(huì)很愉快，使雙方對(duì)話能順利展開(kāi)，對(duì)方也會(huì)有較 好的印象。在電話中，只要稍微注意一下自己的行為就會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說(shuō)：“您好，這里是華羽家具”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對(duì)方留下好的印象，對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印象。因此接電話 時(shí)應(yīng)有“我 代表公司形象”的意識(shí)。接電話必須使用普通話，嚴(yán)禁使用“喂、 你找誰(shuí)，等不文雅用語(yǔ)”。2 2、要有喜悅的心情：打電話時(shí)我們要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見(jiàn)你，但是從歡快的語(yǔ)調(diào) 中也會(huì)

6、被你感染，給對(duì)方留下極佳的印象，由于 面部表情會(huì)影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對(duì)方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。3 3、 清晰明朗的聲音：打電話過(guò)程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使 是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠“聽(tīng)” 得出來(lái)。如果你打電話的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對(duì)方聽(tīng)你的聲音就是懶散的，無(wú)精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿活力。因此打電話時(shí)，即使看不見(jiàn)對(duì)方，也要當(dāng)作 對(duì) 方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢(shì)。4 4、認(rèn)真清楚的記錄：隨時(shí)牢記 5WIH5WIH 技巧，所謂 5W1H5W1H 是指 WhenfWhenf 可時(shí) WhoWho 何人 WhereWhere 何地 Wha

7、tWhat 何事 WhyWhy 為什么 HOWHOW何進(jìn)行。 在工作中這些資料都是十分重要的。對(duì)打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，有賴于 5WIH5WIH 技巧。5 5、了解來(lái)電話的目的：上班時(shí)間打來(lái)的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話都十分重要，不可 敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切忌只說(shuō)“不在” 就把電話掛了。接電話時(shí)也要盡可能問(wèn)清事由，避免誤事。我們首先應(yīng)了解對(duì)方來(lái)電的目的，如自己無(wú)法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來(lái)，委婉地探求對(duì)方來(lái)電目的，就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。6 6 掛電話前的禮貌：要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出， 然后彼此客氣地道別，說(shuō)一聲“再見(jiàn)

8、”，再掛電話，不可只管自己講完就 掛斷電話。四、文件管理1 1、文件的起草要全面、客觀、完整地體現(xiàn)工作意圖，合理使用文種，符 合格式要求，重點(diǎn)突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，通俗 易懂。2 2、文件在送上級(jí)審批或簽發(fā)之前，必須反復(fù)核對(duì)確保無(wú)誤。3 3、打印、發(fā)放文件必須經(jīng)相關(guān)上級(jí)審核后方可印發(fā)。4 4、凡正式行文應(yīng)加蓋單位公章。使用印章必須報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，對(duì)需加蓋印章的文書(shū)內(nèi)容必須 認(rèn)真審閱，尤其是一些特殊情況用印，更要審閱 清楚，嚴(yán)禁擅自用印，非特殊情況不得攜印外出。蓋印要嚴(yán)肅認(rèn)真，蓋出的印章要端正、清晰、直觀便于識(shí)別，不能蓋歪和顛倒，不能壓正文。印章不能蓋在空白紙上。對(duì)有

9、相片的證書(shū)、證件用印，不宜將印章蓋人臉部，文件 用印應(yīng)壓年蓋月。5 5、打印文件要注意保存原稿，應(yīng)將原稿與一份成文一并存檔保留，以備 查閱。6 6 印發(fā)文件要做到文面清晰，字體適當(dāng)，用紙規(guī)范，美觀大方。7 7、按照檔案管理工作要求，及時(shí)做好各類文件歸檔、留存及銷毀工作。五、文印、電腦管理1 1、文印人員按公司規(guī)定按時(shí)打印公司相關(guān)文件。2 2、公司禁止私自打印個(gè)人資料以及一切與公司無(wú)關(guān)的資料。如有違反， 依據(jù)情節(jié)輕重給予罰款處理。3 3、辦公室人員遵守公司的保密規(guī)定，輸入電腦的信息屬公司機(jī)密，未經(jīng) 批準(zhǔn)不準(zhǔn)向任何人提供、泄露。違者視情節(jié)輕重給予處理。4 4、辦公室人員必須按照要求和規(guī)定采集、輸入

10、、輸出信息，為工作和有 關(guān)部門決策提供信息資料。（采集、輸入信息以及時(shí)、準(zhǔn)確、全面為原則。）5 5、信息載體必須安全存放、保管，防止丟失或失效。任何人不得將信息 載體帶出公司。6 6 辦公室人員應(yīng)愛(ài)護(hù)各種設(shè)備，降低消耗、費(fèi)用。對(duì)各種設(shè)備應(yīng)按規(guī)范 要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)請(qǐng)維修，以免影響工作。7 7、嚴(yán)禁工作期間上網(wǎng)聊天、看電影、玩游戲等做各種與工作無(wú)關(guān)事。如 有違犯，發(fā)現(xiàn)一次按罰款 1010 元一次處理，屢犯者將從嚴(yán)處罰。8 8、電腦室設(shè)備應(yīng)由專業(yè)人員操作、使用。禁止非專業(yè)人員操作、使用， 否則，造成設(shè)備損壞的應(yīng)照價(jià)賠償。六、會(huì)議室管理1 1、為確保會(huì)議室的合理使用，將指定前臺(tái)接待員對(duì)會(huì)議室進(jìn)行有效管理。 各部門在使用會(huì)議室之前， 至少提前半天向行政部進(jìn)行預(yù)定，由行政部合理 安排。2 2、會(huì)議室使用完畢后，使用部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)整理、儀器設(shè)備復(fù)位， 個(gè)人物品和垃圾請(qǐng)隨即帶離現(xiàn)場(chǎng)避免影響后面部門的使用。七、辦公用品領(lǐng)用規(guī)定1 1、采購(gòu)：采購(gòu)工作要科學(xué)、合理，增強(qiáng)透明度。采購(gòu)前，應(yīng)做好市場(chǎng)調(diào) 查，充分掌握欲購(gòu)物品的性能、價(jià)格及附加優(yōu)惠條件，貨真價(jià)實(shí)，物美價(jià)廉。 由行政部統(tǒng)一采購(gòu)，以便降低采購(gòu)成本。2 2、入庫(kù)：對(duì)采購(gòu)回的辦公用品進(jìn)行入庫(kù)登記，庫(kù)存辦公用品的種類和數(shù) 量要科學(xué)確定，合 理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購(gòu)的辦公用 品可適量庫(kù)存