附錄38 Reference manager 95 中文使用手冊

1、Reference manager 9.5中文說明書翻譯者： 宋厚輝（記住這個偉大的名字吧）一：about reference manager功能：1.隨時為著作文本或目錄提供固定化格式2.創(chuàng)建并支持本地數(shù)據(jù)庫3.為以后的再次版印提供方便4.可以使圖書館或研究機構的人員方便的管理當前服務5.從各種在線數(shù)據(jù)庫、CD-ROM、或基于web的數(shù)據(jù)庫收集參考文獻目錄6.為學生創(chuàng)建學科保存和閱讀列表7.為員工創(chuàng)建出版物列表8.特殊目錄收集二打開樣本數(shù)據(jù)庫（Open sample database）用窗口上方的open打開sample.rmd，打開后發(fā)現(xiàn)文件由上下兩個窗口區(qū)域組成。上方為編輯區(qū)，以文摘的形

2、式顯示，不過顯示的內容都是下方所選ID的內容。默認的參考文獻列表顯示ref ID, Author, title（如下方窗口所示）。當然這些內容都可以自己定義。三參考文獻列表顯示的用戶化定義（Customize the Reference List Display）在菜單欄選擇toolsReference List Display。出現(xiàn)Reference List fields to Display對話框，第一行可以指定顯示的順序，第二行可以修飾以標題形式顯示的文本，第三行可以選擇用戶瀏覽區(qū)（點擊第三行可以出現(xiàn)上下欄菜單，可通過此菜單選擇）。改變順序的方法是（比如將第三欄移到第一欄）：將鼠標移到

3、第三欄處，當鼠標箭頭變成向下的黑體箭頭時，按下鼠標拖動即可（拖動方式類似word 文檔）！插入一欄可以點擊Insert Col或直接在number of colum方框內入所需要的欄數(shù)。新插入的欄都以ID作為默認的標題（header），可以按上述方法修改。最后點擊OK，此時屏幕提示whether you would like to copy this reference list format to all reference lists，點yes，以后參考文獻的顯示就按照用戶定義的格式。欄寬的調整：類似word中表格的拖動，只要會用鼠標就會拖動調整。三數(shù)據(jù)庫選擇順序的用戶化定義（Custom

4、ize the Database Sort Order）1. 在已有的數(shù)據(jù)庫中定義搜索順序：菜單Tools選擇 Change Database Sort Order?，F(xiàn)在定義是的sample數(shù)據(jù)庫，用戶可以通過下拉式菜單定義庫選擇順序、升降序（比如作者，升序）。最后按sort，系統(tǒng)會自動按用戶定義的格式搜索一遍，按close關閉。此時發(fā)現(xiàn)下面的窗口不是按ID升序排列，而是按作者進行升序排列。2. 對于新的數(shù)據(jù)庫，通過filenew databaseadvanced 定義3. 選擇順序的瞬間改變（Change the Sort Order Instantly）：提供這種功能確實很酷，用戶通過點擊

5、標題欄的ID（下面的那個窗口）就會發(fā)現(xiàn)，用鼠標點一次是升序，再點一次立馬變成降序。點擊其他欄目都會有類似的效果。四庫間參考文獻的拷貝和轉移（Copy or Move References from One Database to Another） 注意此操作需要同時打開至少兩個數(shù)據(jù)庫，以創(chuàng)建新庫為例：1. 菜單filenew database，輸入庫名（比如test），然后點new保存。2. 窗口下方會出現(xiàn)兩個文件名sample 和test,點擊窗口下方的sample打開。選中列表中的記錄，如果需要選中多條，可通過shift (或ctrl，用過word人都知道)輔助選擇，當選中多條記錄時，sa

6、mple上方的窗口會變成空白（因為上方的窗口以次只能顯示一條記錄）。移動時直接用鼠標將選中的記錄從sample拖到test即可，如果移動三條記錄則sample中將丟失三條（當然是被你移到test庫中了）。如果不想讓sample中的數(shù)據(jù)丟失，當然用拷貝命令了，方法如下：在用鼠標拖動的同時按住ctrl鍵即可（如果不按，就是移動）。 當然，這項工作也可以通過菜單Reference Copy Between Databases來完成，不過要麻煩的多喲。五創(chuàng)建參考文獻管理數(shù)據(jù)庫（Building a Reference Manager Database）1. 從internet上搜索（首先電腦必須能撥號

7、或通過其他方式上網(wǎng)，注意對于撥號連接，搜索完成后需要用戶自己斷開連接，因為reference manager 不會自動掛斷）例如：利用internet搜索OVID技術公司提供的medline數(shù)據(jù)庫（僅僅是全部medline醫(yī)學數(shù)據(jù)庫的一小部分）。操作如下：菜單ReferencesInternet Search。出現(xiàn)Retrieval 窗口，通過下拉式菜單選擇數(shù)據(jù)庫，選中Z39.50 sites。A選庫：如果以前沒有選擇過Z39.50，也會顯示Internet Host對話框。請點擊hosts左邊的小按鈕。屏幕會出現(xiàn)Internet Host對話框，點下方的clear marks按鈕，取消以前選

8、擇的數(shù)據(jù)庫。找到ovid，或者在鍵盤上敲一下字母O，光標會自動移到以O開頭的host上。點Ovid-Trial Server，又會出現(xiàn)一個下拉式菜單（類似于在windows資源管理器中的文件夾），找到Medline Practice Demo，其他的不要選了。點擊Marked Host，屏幕會出現(xiàn)一行Ovid-Trial Server-Medline Practice Demo（這就是我們要選擇的數(shù)據(jù)庫），最后點擊OK（在中文系統(tǒng)中為確定）。回到retrieval窗口，此時Ovid-Trial Server-Medline Practice Demo就出現(xiàn)在hosts的由側。B定義搜索表達式：

9、在field欄中鍵入any（此時會自動出現(xiàn)下拉式菜單，選中anyfield）,在Parameter框內鍵入要搜索的關鍵詞，按F12自動搜索（或者按菜單上面的“望遠鏡”符號），對于撥號上網(wǎng)，系統(tǒng)會自動撥號（但不會自動斷開）。如果連接成功屏幕會顯示搜索結果（別忘了把需要的參考文獻移動到新庫中），如果連接失?。ㄓ绕涫蔷钟蚓W(wǎng)）很容易失敗。屏幕會出現(xiàn)錯誤信息。如何通過代理服務器連上網(wǎng)絡：在剛才的窗口中請點擊hosts左邊的小按鈕，在出現(xiàn)的對話框中點configure hosts,然后出現(xiàn)一個對話框，在對話框右邊看到proxy server 沒，點它。出現(xiàn)proxy server properties窗口

10、，在proxy server protocol 欄中，選socks V5（默認狀態(tài)是not using a proxy server,也就是默認的是撥號上網(wǎng)方式），在proxy server欄中輸入本局域網(wǎng)的代理服務器IP地址（比較難，如果用戶以前通過代理用OICQ聊過天，就知道這個IP地址的設置和QQ一樣，如果不知道，就請教周圍的高手吧）和端口port，在proxy server will perform DNS上打鉤，然后輸入本機上網(wǎng)用的用戶名和密碼（如果本人所處的局域網(wǎng)很牛逼，是清華或上海交大的，可以不用上網(wǎng)密碼，如果本人的局域網(wǎng)只是小屁屁一個，比如浙江大學，還是老老實實的把你的用戶名和

11、密碼輸進去算了。）C如果搜索的結果太多怎么辦？當然是重新定義搜索表達式。菜單References Internet Search，第一行是剛才定義的，不要動。在Connector的第二行輸入A，屏幕會彈出下拉式菜單（AND, NOT, OR）,選中AND；在field的第二個框內輸入K（通過下拉式菜單選中keywords），在Parameter第二行輸入另一個限制關鍵詞（凡是到過圖書館查過資料的人都明白）。點中望遠鏡Start Retrieval（或F12），重新搜索。（注意同樣的表達式搜索的結果可能不同，當然是鬼子每天都在更新數(shù)據(jù)庫的緣故）。將結果中的重要部分拖到自己定義的數(shù)據(jù)庫中，如果全部

12、都想要，F(xiàn)ile>Save As即可。如果一個都不想要，直接關閉即可（系統(tǒng)會提示是否保存，當然是no）,(要是撥號上網(wǎng)的千萬別忘了斷開連接，RM的最大缺點就是完成后不會自動掛斷)。盡管許多Z39.50 databases都是免費的，但并非每個網(wǎng)絡都能連上。在下列三種情況下可能出現(xiàn)無法連接：一，數(shù)據(jù)庫在更新的時候；二，用戶所在的網(wǎng)絡限制禁止連接商業(yè)端口（好多數(shù)據(jù)庫都是建立在商業(yè)端口上的），特別是局域網(wǎng)。三，有些數(shù)據(jù)庫是付費的（需要輸入用戶名和密碼）。六參考文獻的輸入（Import References）通過RM預設計的輸入過濾器可以將用戶所在機構提供下載的參考文獻ASCII文本文件輸入到用

13、戶指定的數(shù)據(jù)庫中。首先從數(shù)據(jù)庫服務機構下載記錄（比如是從PubMed下載的）。1. 打開兩個數(shù)據(jù)庫表格sample和test2. References> Import Text File,出現(xiàn)Import Text File對話框。3. 利用下拉式菜單選擇test數(shù)據(jù)庫（這個數(shù)據(jù)庫是剛才自己定義的，名稱隨便定），注意文本文件將要輸入這個庫中。4. 在Filter下拉式菜單的右側點擊按鈕選擇軟件預設計的輸入過濾器文件（默認在Reference Manager 9/Import文件夾中），選中PubMed.cap文件。5. 在Text下拉式菜單的右側選擇.按鈕找到Text File所在的目錄

14、（默認在ReferenceManager 9/Samples文件夾中），找到PUBMED.txt，打開。在Reference Range欄中輸入?yún)⒖嘉墨I范圍（all或自己定義，類似于打印文件，有些人喜歡全部打印，也有些人喜歡只打印其中的幾頁）。在Default Reprint Status欄中選擇“再打印”狀態(tài)（In File, Not In File and On Request），可以使系統(tǒng)自動跟蹤文件。On request主要是跟蹤再打印的日期，選中此項后下面的方框內顯示的是當前日期。6. Additional Keywords欄的作用是在整個輸入的參考文獻中添加通用關鍵詞，將鼠標移到第

15、一個方框內，輸入PubMed，此時隨著鍵盤的輸入在方框的下方會自動出現(xiàn)下拉式菜單（和文獻中的內容對應），如果輸入的內容（pubmed）出現(xiàn)在動態(tài)列表中按enter即可，如果沒有按Tab鍵進入下一個方框輸入關鍵詞。也可以根據(jù)方框最下面的F或或ë改變輸入的關鍵詞的形式（還是F最好）。最后點擊“import”將文本文件輸入數(shù)據(jù)庫中，輸入完成后OK（確定），屏幕將顯示輸入結果，按close關閉。此時會發(fā)現(xiàn)當前窗口中又出現(xiàn)了一個以Imported命名的表格，其實該表格已經(jīng)輸入到用戶定義的test文件中了，用戶如果需要可以對其進行修改。七插入新的參考文獻（Insert a New Referen

16、ce）：主要針對鍵盤輸入而言，比如論文、會議性文章等。其Authors, Keywords and Periodical格式是基于已有的數(shù)據(jù)庫，并可以進行動態(tài)關聯(lián)。1. 點擊窗口下面的sample文件，激活樣本數(shù)據(jù)庫2. 菜單Reference > New,進入Reference Edit窗口。3. 第一欄為Ref. Type，通過下拉式菜單來實現(xiàn)。注意journal和journal（full）的區(qū)別，前者指的是在journal內輸入文章，后者指的是整個journal而不是文章。4. 利用鼠標或Tab鍵依次輸入內容，注意：Ref ID是按照進庫的順序由系統(tǒng)自動編號。5. 在title欄中

17、輸入題目，不要加標點符號，斜體字可以最后利用輸出類型（output type）進行修改6. 在author欄中作者的格式是Song H H;7. Pub Date默認時間是計算機的當前時間，自己可以修改。在other欄中可以輸入summer等，隨自己的愛好。8. Web/URL欄中輸入文獻的網(wǎng)頁連接，9. 一步步的操作，最后保存，并關閉10. 對當前顯示的記錄修改時，可以通過上面的窗口修改，也可以通過雙擊下面的記錄彈出整個屏幕進行修改八參考文獻拼寫檢查除了authors 和periodicals之外，RM對選中的單詞或句子都可以進行拼寫檢查。選中要操作的單詞或句子，按菜單欄上的abc按鈕進行拼

18、寫檢查，或者用tools>Spell Check.如果有錯誤按change鍵修改。九創(chuàng)建搜索策略（Create a Search Strategy）搜索包含以下項目：field：可以選擇一個或一組（比如作者）Parameter：可以輸入一個單詞或句子Connector：可以在搜索時借助AND, OR, or NOT來限制范圍操作如下：1. 打開sample 和test數(shù)據(jù)庫，打開菜單References> Retrieve, 顯示Retrieval 窗口，并發(fā)現(xiàn)Internet Search左邊的方框沒有打鉤（表示在本地庫內搜索）2. 利用下拉式菜單選擇All Databases或

19、者某一個特定的數(shù)據(jù)庫3. 將鼠標移到Field的第一行，并輸入K，則keyword自動進入空格內（當然用戶也可以自己選擇）4. 按Tab鍵將光標移到Parameter欄中，輸入dolphin或其他關鍵詞，如果此詞在庫中有，則會自動彈出下拉式菜單，用戶可以結合鼠標和enter選擇，然后在dolphin后面輸入一個*（星號），表示系統(tǒng)會自動搜索各種dolphin的變體，如dolphins、dolphining等.如果想縮小搜索范圍，這一欄輸入AND，將多個關鍵詞連起來。不過當在同一欄中輸入多個關鍵詞時，要用大括號隔開，如dolphin* AND behavior。5. 在connector的第二欄

20、選擇AND，在field欄輸入Y，則year自動彈出；在parameter輸入1998或其他年份（也可以是一個范圍，如1998-2001）。6. 點擊望遠鏡符號（或F12）搜索7. 搜索結果Results在屏幕的右側（符合條件的記錄用數(shù)字顯示），用戶可以點擊該數(shù)字查看具體信息。十：搜索策略的保存（Save a Search Strategy）主要針對用戶常用的策略1. 打開菜單References> Retrieve, 顯示Retrieval 窗口（顯示的是剛才定義的搜索策略）2. 點擊望遠鏡start Retrieval,F12右側的小望遠鏡（鼠標移動到此位置時會出現(xiàn)StrategyF

21、iles），猶豫什么，點它。3. 在出現(xiàn)的對話框中點save，又會出現(xiàn)一個小對話框（當然是叫你給這個文件起個名字拉），輸入fuck （什么都行，只要你喜歡），OK。4. 如果你再打開strategy files時，則fuck已出現(xiàn)在彈出的窗口current strategy中了，點load調用。十一：專業(yè)術語列表管理（Managing Reference Manager Term Lists）整體編輯術語列表（Globally Editing Term Lists）方法：1. 先激活sample數(shù)據(jù)庫，然后Term Manager>active。首先顯示的是Keyword列表。用戶可以在

22、窗口的上方看到Sample（表示當前操作的數(shù)據(jù)庫，用戶也可以通過工具條選擇其它數(shù)據(jù)庫）。2. 點Author，顯示Author列表,選中ANTHONY,K.3. Term Manager>Global Edit，出現(xiàn)一個窗口，在Destination欄中輸入Anthony, K.，點Replace，這樣數(shù)據(jù)庫就知道原來的鳥人ANTHONY,K寫錯了，點OK，以后ANTHONY,K這個鳥就不存在了，當然是被 Anthony, K.代替了，你再看看左邊的列表，果真如此。當然，如果用戶不喜歡這個鳥的話，也可以Delete。創(chuàng)建同義詞（Create Synonyms）1. Term Manage

23、r > Activate2. 找到keywords中的east-coast，注意緊挨著east-coast還有一個單詞east coast，用shift（或ctrl）和鼠標將這兩個單詞選中。3. Term Manager >Combine Terms.這時數(shù)據(jù)庫就知道原來east-coast和east coast是同義詞。不信你看看表格，上面寫著呢?？截惼诳斜恚–opy a Periodical List）：期刊列表中每個期刊含有四個同義詞，分別是全稱、標準簡寫形式、和兩個用戶自定義的名稱。特別是當用戶創(chuàng)建新庫的時候，這些期刊都要手工輸入（不累死你才怪）。既然數(shù)據(jù)庫已經(jīng)提供了許多

24、期刊（化學、人類學和醫(yī)學），拷貝過來算了。方法如下：1. Term Manager > Activate，點中Periodical。2. Term Manager Copy Periodicals,出現(xiàn)Copy Periodical對話框3. 在Copy對應框內，點下拉式菜單，選Medical，此時下面的select框變黑。OK4. 此時periodical顯示的全是和醫(yī)學有關的期刊，用戶可以點擊自己熟悉的期刊查看該期刊的全稱和簡稱（在將來發(fā)表文章的時候可能用到，因為不同的出版社要求的格式不一樣）十二：通過專業(yè)術語列表再重新利用參考文獻（Retrieve References using

25、 Term Lists）1. Term Manager > Activate,點中Keywords2. 找到animal behavior和 animal communication，借助shift和鼠標將二者選中3. Term Manager> Quick Retrieval，（或者點望遠鏡F12）4. 在出現(xiàn)的對話框中選OR5. 顯示重新搜索的結果十三：在word加工器中建立參考目錄（Building Bibliographies in Your Word Processor）1. 同時打開一個新的word文檔和reference manager, 在word文檔中，點工具（t

26、ool），馬上發(fā)現(xiàn)Reference Manager 9已經(jīng)在安裝的同時自動嵌入word文檔的工具欄中了。放心調用吧！(有9種功能呢)。2. 確定引用的參考文獻（Identify References to Cite）方法1：在新文檔中輸入Its easy to CiteWhile You Write with Reference Manager，點Tools >Reference Manager 9 > Insert Citation，出現(xiàn)對話框。在identifying text欄中輸入dolphin,在look欄中輸入此文獻所在的數(shù)據(jù)庫（如sample）,然后點insert。

27、這時庫中符合條件的記錄以列表的形式顯示出來。如果符合條件的記錄很多，而且查找不方便，可以再縮小查找范圍重新查找。很簡單，就是在上面的identifying text欄中dolphin的后面輸入1996（dolphin 1996之間用空格隔開），然后點方框右側的放大鏡圖表搜索，則符合條件的記錄比剛才少多了。用戶可以選中某個需要引用的記錄(如果同時插入好幾條，結合shift選擇)，點insert。（注意：word文檔中的tools> Reference Manager 9> Recall Last Search,點點看，會出現(xiàn)什么現(xiàn)象。哈哈，當然是剛才顯示的文獻列表嘍）。方法2：在wo

28、rd文檔中輸入Search and mark references in Reference Manager，然后切換到Reference Manager窗口，通過點中左邊的方框選中一條或幾條記錄。在切換到word文檔，將光標移到剛才輸入的句子后面，點Tools >Reference Manager 9> Insert Marked References。哈哈，剛才選中的記錄自動引用上去了。方法3：在word文檔中輸入Identify text in your manuscript and later scan the document to add Reference Manager place holders said Connor. connor /d; behavior，選