數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

1、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案設(shè)計單位：廣州萊安智能化系統(tǒng)開發(fā)有限公司地址：廣州市天河區(qū)中山大道建中路 11 號 103歡迎來電索取詳細(xì)方案或來電洽談機房、機房監(jiān)控、機房建設(shè)、樓宇智能化等各類機房設(shè)備業(yè)務(wù)，免費提供設(shè)計方案，價格實惠目錄一、.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)項目建設(shè)目標(biāo)與任務(wù) .3（一）.項目建設(shè)目標(biāo)3（二）.信息資源共享目標(biāo) .3（三）.項目建設(shè)主要任務(wù) .3二、.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)項目建設(shè)方案 . 4（一）.總體原貝 U .4（二）.系統(tǒng)建設(shè)遵循和參考的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范 . 5（三）.項目總體設(shè)計框架和技術(shù)路線 .5（四）.應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計 .7（五）.數(shù)據(jù)資源建設(shè)、共享與交換體系設(shè)

2、計 . 10（六）.主機、系統(tǒng)軟件及網(wǎng)絡(luò)平臺設(shè)計 . 10（七）安全保密設(shè)計.10一、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)項目建設(shè)目標(biāo)與任務(wù)（一） 項目建設(shè)目標(biāo)根據(jù)中華人民共和國檔案法等相關(guān)法規(guī)政策要求， 建立*廳數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子文檔 （包括歷史 OCROCR 數(shù)據(jù)、0A0A 系統(tǒng)數(shù)據(jù)、資產(chǎn)報表數(shù)據(jù)、審計 數(shù)據(jù)，音視頻信息、照片信息、幻燈片等）的數(shù)字化采集、 轉(zhuǎn)換、編目、加密和智能化歸檔；建立檔案系統(tǒng)接口，實現(xiàn) 與廳機關(guān)現(xiàn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)和未來建設(shè)的信息系統(tǒng)檔案對接； 與 廳機關(guān)統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)對接， 根據(jù)訪問者的身份信息的識 別實現(xiàn)對檔案內(nèi)容的分級查詢、驗證、輸出等管理。（二） 信息資源共享目

3、標(biāo)通過項目建設(shè)，為*系統(tǒng)和社會公眾提供更為快速和 便捷的歷史檔案信息檢索服務(wù)。檔案信息檢索范圍包括政府 性文件、制度匯編、通知、通告、會議紀(jì)要、機關(guān)文件、專 刊、音視頻信息、照片信息、幻燈片等。系統(tǒng)建設(shè)初期運行 在教育專網(wǎng)中，兼顧未來通過技術(shù)手段在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)等有 限內(nèi)容共享的可能性。（三） 項目建設(shè)主要任務(wù)1 1建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)管理平臺。包括：檔案信息 數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)、統(tǒng)一權(quán)限管理平臺、全文搜索 引擎、安全保障平臺以及及時消息平臺等檔案管理相關(guān)的基 礎(chǔ)系統(tǒng)。2 2建立歷史檔案采集歸檔系統(tǒng)。在五年內(nèi)通過系統(tǒng)化服 務(wù)，將已OCROCR 的歷史檔案進(jìn)行智能化歸檔，通過系統(tǒng)自動分析關(guān)

4、聯(lián)，將歷史檔案納入全文搜索引擎管理。3 3建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)接口中心。實現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)、 資產(chǎn)管理系統(tǒng)等電子文件、分析報表的自動歸檔檔案管理。4.4.建立數(shù)字化檔案信息的共享平臺。在教育系統(tǒng)內(nèi)通過 權(quán)限控制實現(xiàn)電子檔案的綜合查詢、瀏覽、打印輸出、驗證 等功能。二、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)項目建設(shè)方案（一）總體原則1 1統(tǒng)一規(guī)劃，分布實施在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下，統(tǒng)一規(guī) 劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分期逐步建成數(shù)字化檔案管理平臺，建立涵 蓋紙質(zhì)檔案及電子文檔（包括音視頻多媒體檔案、業(yè)務(wù)系統(tǒng) 檔案）的綜合性檔案管理平臺。在本期以內(nèi)網(wǎng)運行為基礎(chǔ)， 建立小批量紙質(zhì)檔案智能歸檔管理、檔案系統(tǒng)接口和分級訪 問管

5、理，將紙質(zhì)文檔和基于電子公文、辦公系統(tǒng)的文檔（不 包括多媒體資料）納入管理作為一期目標(biāo)。2.2.規(guī)范設(shè)計、強化管理加強組織協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，規(guī)范檔案信息化建設(shè)行為， 制定應(yīng)用系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程、基本功能、數(shù)據(jù)格式和編碼信息標(biāo) 準(zhǔn)，堅持統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一代碼、統(tǒng)一接口”，在強化行業(yè)管理的基礎(chǔ)上，堅持 統(tǒng)一軟件”，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)有序發(fā) 展。3 3資源共享、強化整合以現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和信息資源為基礎(chǔ)，加強整合，實現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享。在系統(tǒng)設(shè)計時，充分考慮應(yīng)用現(xiàn) 有的設(shè)備，保護(hù)已有的系統(tǒng)建設(shè)投資。把教育廳已有系統(tǒng)與 數(shù)據(jù)進(jìn)行合理、有效的整合，充分利用和保護(hù)現(xiàn)有的資源。4.4.追求先進(jìn)、力求實用采用國際上先

6、進(jìn)、成熟、實用的信息技術(shù)，既保證系統(tǒng) 實現(xiàn)的功能，又結(jié)合省教育廳機關(guān)目前檔案管理現(xiàn)狀。充分 利用自身優(yōu)勢，借鑒其他單位先進(jìn)經(jīng)驗，認(rèn)真比較和選擇多 種技術(shù)路線，優(yōu)化設(shè)計任務(wù)，使建成的系統(tǒng)既是技術(shù)先進(jìn)的 系統(tǒng)，也是經(jīng)濟、合理、符合實際需求的系統(tǒng)。5 5擴大開放、確保安全由于應(yīng)用需求的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)規(guī)模的擴大，網(wǎng)絡(luò)采用 具有良好的開放性和擴充性的方案，以保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)的增 加、業(yè)務(wù)量的增長、社會公眾需求的延伸和新應(yīng)用的開發(fā)等 應(yīng)用需求的發(fā)展；采用標(biāo)準(zhǔn)的接口和協(xié)議，采用具有良好擴 充性的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)拓?fù)?，盡可能采用結(jié)構(gòu)化的設(shè)計方 法；在功能設(shè)計上，適當(dāng)引入高新技術(shù)，加強信息安全、 信 息集成和信息利用

7、， 預(yù)留適當(dāng)?shù)墓δ芸臻g和接口空間， 為將 來系統(tǒng)的進(jìn)一步發(fā)展預(yù)留硬軟件資源。在保證網(wǎng)絡(luò)開放性的同時，堅持采用成熟、安全、可靠 的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立備份、應(yīng)急預(yù)案和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)，保障網(wǎng) 絡(luò)和信息系統(tǒng)使用安全。（二）系統(tǒng)建設(shè)遵循和參考的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范*系統(tǒng)數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)和配套服務(wù)將嚴(yán)格按照中華人民共和國檔案法有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范執(zhí)行（三）項目總體設(shè)計框架和技術(shù)路線*系統(tǒng)檔案信息管理平臺建設(shè)主要包括檔案數(shù)據(jù)庫、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)、檔案分級共享管理系統(tǒng)和安全保障系統(tǒng)。具體如下:檔轟升皈共皐菅理系統(tǒng)檔憲管理應(yīng)用系城檔案數(shù)據(jù)庫部署在廳機關(guān)網(wǎng)絡(luò)中心，利用現(xiàn)有的SQLserver2005SQLserver2005

8、 數(shù)據(jù)庫軟件，根據(jù)檔案管理的相關(guān)要求，建 立檔案信息資源中心和數(shù)據(jù)接口中心，滿足日常辦公文件歸 檔、業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案自動歸檔和快速查詢的需要。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)部署在教育專網(wǎng)，采用C/SC/S 與 B/SB/S 相結(jié)合的方式開發(fā)。C/SC/S 程序提供給檔案室管理人員，主要作 為前期小批量紙質(zhì)檔案信息分析、加密和自動入庫，解決歷 史檔案信息和日常紙質(zhì)檔案的管理問題。B/SB/S 模式提供給所 有具有訪問權(quán)限的人員，通過廳機關(guān)統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺，訪 問者借助瀏覽器實現(xiàn)對歷史檔案信息的查詢和展現(xiàn)。檔案分級共享管理系統(tǒng)屬于內(nèi)部權(quán)限控制，對訪問者的 身份進(jìn)行識別，合理分配訪問的范圍、打印范圍、下載控制 等

9、。安全保障系統(tǒng)是指為了確保檔案信息管理系統(tǒng)能夠正確使用、安全使用及合理使用而設(shè)定的操作規(guī)范，任何人在 操作過程中，系統(tǒng)均會對操作詳細(xì)步驟進(jìn)行記錄，包括復(fù)制 的內(nèi)容、下載的內(nèi)容、打印的內(nèi)容等信息，避免違規(guī)使用和 惡意攻擊的發(fā)生。為確保廳機關(guān)信息系統(tǒng)建設(shè)和運行維護(hù)的連續(xù)性，本系 統(tǒng)開發(fā)要求采用主流的開發(fā)技術(shù)，建議采用 和 SQLSQL 數(shù)據(jù)庫，面向服務(wù)的開發(fā)路線和模式。（四）應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計*系統(tǒng)數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)嚴(yán)格按照檔案法：結(jié)合教育廳機關(guān)檔案管理的實際進(jìn)行設(shè)計，主要包括以下內(nèi) 容：1 1歷史檔案自動歸檔。檔案室管理員利用客戶端程序，調(diào)用掃描儀對紙質(zhì)檔案進(jìn)行批量掃描，掃描的同時進(jìn)行文字 識別，

10、識別完成系統(tǒng)自動將圖片文件、PDFPDF 文件和可編輯文件自動上傳至服務(wù)器進(jìn)行加密和關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的管 理。2 2靈活的檔案存儲。工作人員可以自定義檔案文件的存儲方式，如按照發(fā)文單位、發(fā)文時間、文件類型（如任命類、 通知類、通告類）進(jìn)行管理，系統(tǒng)將按照類別不同，規(guī)劃檔 案管理的存儲方式，并以圖標(biāo)的形式在首頁直觀地顯示出來。3 3身份識別。檔案管理系統(tǒng)通過教育廳已經(jīng)建立的統(tǒng)一 身份認(rèn)證平臺進(jìn)行驗證。該平臺采用USBkeyUSBkey 方式，面向廳機關(guān)、大中學(xué)校、教育局等單位，建立認(rèn)證中心，已經(jīng)將廳 OAOA 系統(tǒng)、電子印章系統(tǒng)納入管理。4 4模糊搜索。工作人員不需要知道完整的檔案信息，只

11、需要檔案中部分模糊信息，系統(tǒng)就能自動關(guān)聯(lián)到檔案的內(nèi) 容，并且具有智能排序功能，將可能命中的文件放在前面供5 5支持二次檢索。在已經(jīng)檢索到的信息中，工作人員還 能夠輸入更多的條件進(jìn)行精確的查詢，如選擇任命類”可以將范圍縮小，以提高定位的速度和精度。6.6.自動分析和關(guān)聯(lián)。智能化檔案管理系統(tǒng)通過分析結(jié)構(gòu) 化文檔（如 docdoc 文件、 txttxt 文件、 可編輯的文件甚至是OA系 統(tǒng)中的過程文檔） ，自動建立高準(zhǔn)確率的索引文件，做到對內(nèi)容和屬性的任意高速搜索。7 7精確搜索。通過關(guān)鍵詞和全文搜索引擎相結(jié)合的方式， 建立多重檢索條件，可對滿足選定條件的資源準(zhǔn)確定位。8.8.強大的分析統(tǒng)計功能?？?/p>

12、以按照各種組合條件統(tǒng)計數(shù) 據(jù)庫中的檔案管理情況，對檔案管理的附屬屬性完整性分 析，可以對以后的完善檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。9 9編目功能。 允許用戶將本年度的檔案匯總， 按照要求 生成目錄。10.10.檔案加密。采用國內(nèi)自主知識產(chǎn)權(quán)的二維條形碼技 術(shù)，在文件成文入檔階段， 根據(jù)檔案的基本屬性（成文日期、 密級、關(guān)鍵字、標(biāo)題，總字?jǐn)?shù)、印刷份數(shù)、發(fā)文單位、收文 單位、檔案性質(zhì)等）生成二維條形碼水印， 保存于數(shù)據(jù)庫中。 該檔案被查詢到需要打印時，系統(tǒng)將水印和檔案同時打印， 保障檔案的唯一性、合法性和真實性。11.11.分級管理。檔案系統(tǒng)具有分級管理的功能，根據(jù)訪問者身份不同，對檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)

13、限不同。分級管理包括四種：（1 1）目錄訪問，即訪問者在搜索引擎中輸入條件后， 系統(tǒng)給出目標(biāo)檔案卷宗的目錄，該檔案在目錄中的詳細(xì)位 置，如需要正文的內(nèi)容，系統(tǒng)會提示獲取的途徑；（2 2）摘要訪問，即訪問者在搜索引擎中輸入條件后，系統(tǒng)給出目標(biāo)檔 案中相關(guān)信息的摘要，該檔案在目錄中的詳細(xì)位置，如需要 正文的內(nèi)容，系統(tǒng)會提示獲取的途徑；（3 3）在線訪問，即訪問者在搜索引擎中輸入條件后，系統(tǒng)給出目標(biāo)檔案中相關(guān)信 息的正文，該正文通過二維條形碼疊加，但只能在線瀏覽而 無法下載或打印，如需要，需進(jìn)行授權(quán)申請；（4 4）完全訪問， 即訪問者可以獲得完整的檔案內(nèi)容、下載、打印等。12.12.自動數(shù)據(jù)接口。系

14、統(tǒng)具有三大數(shù)據(jù)接口：（ 1 1）與 ocrocr系統(tǒng)接口。可以對歷年來教育廳已經(jīng)處理過的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理、關(guān)聯(lián)、加密、編目、歸檔，實現(xiàn)與紙質(zhì)檔 案的全面管理；（2 2）協(xié)同辦公系統(tǒng)接口。通過協(xié)同辦公系統(tǒng) 建立的檔案，自動傳輸?shù)綑n案系統(tǒng)中， 進(jìn)行處理后自動歸檔， 同時檔案系統(tǒng)還能夠自動識別協(xié)同辦公系統(tǒng)的操作人員身 份，在協(xié)同辦公系統(tǒng)中實現(xiàn)完整的檔案查詢功能；（3 3） 與資 產(chǎn)管理系統(tǒng)接口。將資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的資產(chǎn)年度帳、采購確 認(rèn)書、發(fā)票、驗收材料以及資產(chǎn)卡片建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，形成資 產(chǎn)檔案，具有查詢權(quán)限的人員均可以查詢到自己保管的資 產(chǎn)，甚至是相關(guān)的資料等。（五） 數(shù)據(jù)資源建設(shè)、共享與交

15、換體系設(shè)計在省教育廳機關(guān)工作活動過程中形成的各種門類和載 體的歷史記錄均屬歸檔范圍。主要包括：1 1本單位在其工作活動過程中直接形成的具有保存價值的各種門類和載體的文件材料；2 2與本單位業(yè)務(wù)工作有關(guān)的文件材料；3 3與紙質(zhì)或其他載體形式相對應(yīng)的電子文件及其歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等；在廳機關(guān)網(wǎng)絡(luò)中心建立數(shù)據(jù)分級共享平臺，通過系統(tǒng)接口級共享、文件型共享兩種方式實現(xiàn)信息交換。為確保信息 系統(tǒng)運行維護(hù)的延續(xù)性，除文件型交互采用 PDFPDF 出版物格式 外，系統(tǒng)接口均采用基于 XMLXML 的數(shù)據(jù)交互格式。（六） 主機、系統(tǒng)軟件及網(wǎng)絡(luò)平臺設(shè)計本期建設(shè)中系統(tǒng)建立在教育專網(wǎng)內(nèi)，所需要的服務(wù)器設(shè)

16、備、存儲設(shè)備、系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫軟件均利用現(xiàn)有設(shè)備進(jìn)行 部署。（七） 安全保密設(shè)計系統(tǒng)安全目標(biāo)是根據(jù)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)和應(yīng)用模式，針對可 能存在的安全漏洞和安全需求，在不同層次上提出安全級別 要求，并提出相應(yīng)的解決方案，制定相應(yīng)的安全策略、編制 安全規(guī)劃，米用合理、先進(jìn)的技術(shù)實施安全工程，加強安全 管理，保證檔案信息系統(tǒng)的安全。1 1系統(tǒng)安全保密建設(shè)原則（1 1）同步建設(shè)原則；（2 2）長遠(yuǎn)安全預(yù)期原則；（3 3）最小特權(quán)原則。2 2系統(tǒng)安全策略（1 1）正確處理保密、安全與開放之間的關(guān)系；（2 2）安全技術(shù)與安全管理結(jié)合；（3 3）分析系統(tǒng)安全的風(fēng)險，構(gòu)造系統(tǒng)安全模型，從保 護(hù)、檢測、響應(yīng)、恢復(fù)四個

17、方面建立一套全方位的立體信息 安全保障體系；（4 4）遵循系統(tǒng)安全性與可用性相容原則，并具有實用 性和可擴展性。3 3系統(tǒng)平臺安全即支撐信息系統(tǒng)運行的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、防火墻、 系統(tǒng)的安全備份等安全保護(hù)手段。4 4應(yīng)用平臺安全信息系統(tǒng)的安全性由多種因素決定，除了上述的主機系 統(tǒng)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等的安全性考慮之外， 應(yīng)用系統(tǒng)的安全性也非常重要，在應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計中主要考慮 安全認(rèn)證技術(shù)、數(shù)據(jù)加密處理、權(quán)限控制、日志和安全審計、 數(shù)據(jù)備份等。專業(yè)的安全保障系統(tǒng)對操作人員的所有操作過程進(jìn)行 全程監(jiān)控，管理（或屏蔽）并記錄所有檔案信息系統(tǒng)操作行 為。5 5信息安全保密在檔案數(shù)據(jù)庫中設(shè)定數(shù)據(jù)安全訪問控制，并對關(guān)鍵敏感 信息進(jìn)行字段級的加密處理，尤其是進(jìn)行數(shù)據(jù)共享時，其關(guān) 鍵數(shù)據(jù)將被加密之后再送入數(shù)據(jù)庫中，保證數(shù)據(jù)庫層面沒有 關(guān)鍵敏感信息的明碼保存，保證數(shù)據(jù)庫存儲層的安全性。*廳已建立了統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺，系統(tǒng)的用戶身份認(rèn) 證采用以USBKEYUSBKEY 驗證技術(shù)為基礎(chǔ)的用戶身份驗證體系。 在此體系之上，在該認(rèn)證體系中，每個系統(tǒng)用戶擁有1 1 個唯一的 USBUSB 認(rèn)證設(shè)備（IKEYIKEY ）。每個用戶和每個 IKEYIKEY 只存在 一對一的關(guān)系，即不可能存在一個用戶擁有多