公文寫作常識類別

1、公文寫作常識類別公文寫作常識類別公文 ,即公務(wù)文書 ,是指黨政機關(guān) ,企事業(yè)單位和一切社會團(tuán)體在處理公務(wù)過程中形成的有現(xiàn) 行功用和特定格式的文字材料。我們今天所要講的,主要是指行政機關(guān)公文。行政機關(guān)公文（以下簡稱公文）是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,通俗的講 ,就是我們平時所講的文件 ,它是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的工具。一、公文的種類與適用范圍公文的種類主要有 13 個文種 ,包括：命令 （令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強制性行政措施 ;嘉獎有關(guān)單位及人員。決定適用于對重要事項或者重大行動作出安排,獎懲有關(guān)單位及人員 ,變更或者撤銷下級機關(guān)

2、不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。 通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文 ,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項,任免人員。通報適用于表彰先進(jìn) ,批評錯誤 ,傳達(dá)重要精神或者情況。 議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提 請審議事項。報告適用于向上級機關(guān)匯報工作 ,反映情況 ,答復(fù)上級機關(guān)的詢問。 請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。 意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。函適用于不相隸屬機關(guān)之間商

3、洽工作,詢問和答復(fù)問題 ,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。二、公文格式公文是公務(wù)人員共同使用的處理公務(wù)的重要工具,必須有統(tǒng)一的格式 ,供大家共同遵守。公文格式是指公文的外觀形式 ,由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式組成。（一）文面格式公文的文面格式是公文全部書面內(nèi)容的結(jié)構(gòu),不同的機關(guān)、不同類別的公文 ,有不同的文面格式 ,如黨的機關(guān)與行政機關(guān)的文面格式有所不同,但差別不大。 目前 ,通用公文的文面格式一般包括版頭、份號、密級與保密期限、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、 主送機關(guān)、正文、附件名稱、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、附件、主題詞、抄送機關(guān)、

4、印制版記等要素。1. 發(fā)文字號。即公文代號 ,由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成,用 3 號仿宋體標(biāo)注于版頭下空 2 行紅色橫線之上 ,下行文、平行文的居中排印 ,上行文的在左側(cè)排印 ,與右側(cè)的 “簽 發(fā)人 ”對稱。其中 ,發(fā)文機關(guān)代字由發(fā)文機關(guān)所在行政區(qū)代字、發(fā)文機關(guān)代字和公文類別代字 組成。發(fā)文年度與發(fā)文順序號都只能用阿拉伯?dāng)?shù)字,發(fā)文年度要用中括號 “ ”而不能用圓括號 “（） ”或方括號 “另”外,發(fā)文年度應(yīng)標(biāo)全稱 ,不能簡寫 ,例如不能簡寫為 06。發(fā)文 序號分年度從 1號起,按公文簽發(fā)時間的先后依次編號 ,不能跳號 ,不留空號 ,不隨意編號（例如 “ 1不”編為 “ 01或”“

5、 001）”,不加“第”字。2. 標(biāo)題。一般由發(fā)文機關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡稱）、公文主題和文種組成。位于紅色橫線下方空 2 行排印。用 2 號小標(biāo)宋體 ,居中排印。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點符號。3. 主送機關(guān)。 指主要受理公文的機關(guān)。 應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱 ,或同類型機關(guān)統(tǒng)稱。 在標(biāo)題下空 1 行,左側(cè)頂格用 3 號仿宋體排印 ,回行時頂格 ,最后一個主送機關(guān)名稱之后用全角冒號。4. 正文。位于主送機關(guān)下方。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用,即：第一層用 “一、 ”第二層用 “（一） ”第,三層用 “1”第,四層用 “（1）”。第三層的 “1 ”不能寫成 “、1 ”

6、即,把小圓 點寫成頓號。在正文層次不多的情況下,第一層用 “一、 ”第,二層可用 “1”。在正文中 ,只能用仿宋、小標(biāo)宋、黑、楷 4 種字體 ,均用 3 號字。正文中只有一級小標(biāo)題的 ,小標(biāo)題用黑體字排 印 ;有兩級小標(biāo)題的 ,第一級小標(biāo)題用黑體字排印 ,第二級小標(biāo)題用楷體字排印 ;有多級小標(biāo)題 的 ,第一級小標(biāo)題用小標(biāo)宋體字排印 ,第二級小標(biāo)題用黑體字排印 ,第三級小標(biāo)題用楷體字排 印 ,第四級小標(biāo)題用仿宋體排印。除小標(biāo)題之外的正文文字,有雙文種的（既復(fù)合型公文） ,第一文種的正文用楷體字排印 ,第二文種的正文用仿宋體字排印。5. 附件及附件名稱附件是公文的組成部分,對主件正文起說明、 解釋

7、、補充、 證實、參考等作用的文字材料或圖表 ,置于主件之后 ,另起一頁開始排印 ,與主件裝訂在一起。公文如有附件,要在正文最后一行后空 1行的左側(cè)空 2個字,用 3號仿宋體字排印 “附件”2字后標(biāo)全角冒號和 附件名稱。如有 2個以上附件 ,用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注序號。 序號后面用小圓點。 例如 “附件： 1”附件的首頁左上角頂格用 3 號黑體字排印 “附件”2字及附件的順序號。6. 成文日期。 一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn),經(jīng)會議討論通過的決議、 決定等以會議通過的日期為準(zhǔn)。用漢字標(biāo)注 , “零”寫成“0成”文,日期在正文之下一般空 4行、右邊空 4個字,用 3 號仿宋體排印。7. 印章。除

8、“會議紀(jì)要 ”和以電報形式發(fā)出的公文外 ,均應(yīng)加蓋發(fā)文機關(guān)的印章。印章距正文 2mm 4mm 居中壓成文日期。 當(dāng)印章下弧無文字時 ,采用下套方式 ,即僅以下弧線壓在成文日 期上 ;當(dāng)印章下弧有文字時 ,采用中套方式 ,即印章的中心線壓在成文日期上。8. 主題詞。一般位于末頁下端抄送機關(guān)或印制版記上方, “主題詞”用3號黑體字 ,居左頂格標(biāo)注 ,后標(biāo)全角冒號 ,主題詞詞目用 3 號小標(biāo)宋體字 ,一篇公文最多不超過 5 個主題詞。每個詞目之 間空 1 字 ,主題詞下方排印一條橫線。9. 抄送機關(guān)。指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容（需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容）的上級、 下級和無隸屬關(guān)系的機關(guān) ,應(yīng)當(dāng)

9、用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記 上方,主題詞下方 ,用橫線把主題詞和印制版記隔開 ,抄送機關(guān)名稱前加 “抄送”2字用 3 號仿宋 體字左邊空 1 字排字 ,后標(biāo)全角冒號。抄送機關(guān)名稱之間用頓號或逗號隔開, 末尾用句號。10. 印制版記。由發(fā)文機關(guān)名稱、印發(fā)日期及兩條橫線組成。印發(fā)機關(guān)左空1 字,印發(fā)時間右空 1 字 ,用 3 號仿宋體字排印。印發(fā)時間用阿拉伯?dāng)?shù)字、年份不能簡寫。上行文的,印發(fā)日期后接著排印 “印”字;下行文平行文的 ,排印 “印發(fā)”2字。（二）公文用紙格式采用國際標(biāo)準(zhǔn) a4 型紙 ,其成品幅面尺寸為： 297mm210mm 。公文用紙?zhí)?頭（上白邊）為：

10、37mm±1mm; 公文用紙訂口（左白邊）為：28mm± 1mm; 版心尺寸為225mm156mm （不含頁碼） 。（三）公文排印裝訂格式一般每頁排 22行,每行排 28 個字。特殊情況下 ,為了防止出現(xiàn) “此頁 無正文 ”字樣 ,在調(diào)整行距、字距時 ,每頁既可減少 1 行,每行可減少 12 個字,也可每頁增加 12 行 ,每行增加 12 個字。公文要雙面印刷。公文頁碼用4 號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注 ,置于版心下邊緣之下一行 ,數(shù)字左右各放一條 4 號一字線 ,一字線距版心下邊緣 7mm, 單頁碼 居右空 1 字,雙頁碼居左空 1 字。公文裝訂與公文排印一致 ,左側(cè)裝訂 ,

11、不掉頁。三、請示、報告的使用 在常用公文中 ,主要是通知、請示、報告等文種 ,通知的寫作相對簡單一些 ,而請示、報告往往 混淆不清 ,混合使用。這里就這兩個文種著重介紹一下。（一）請示的使用1. 請示的適用范圍是有隸屬關(guān)系的下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。沒有隸屬關(guān)系的下 級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn),只能用函。2. 請示的特點根據(jù)請示的內(nèi)容、類型、作用和行文方向,主要特點有： 請求性。請示的最大特點是請求性 , 是指本單位、 本部門計劃辦理而無權(quán)決定 ,或無力去做、 或不知如何去做的事項。因此 ,在撰寫請示時 ,要寫明請示辦什么事、為什么要辦、打算如何 去辦、有什么困難和問題需要上級解決

12、、有什么事項需要上級批準(zhǔn)等,寫得清清楚楚 ,請求上級批示或批準(zhǔn)。 一事一文。一件請示公文 , 只陳述一件事情。 政策性強。凡是要請示的問題 ,在請示之前 , 必須認(rèn)真查對有關(guān)方針、政策、法律、法規(guī)和 文件 ,屬于本單位職權(quán)范圍、 又有能力解決的事項 ,不需向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)請示 ;不屬于本單位職 權(quán)范圍、又無能力解決的事項 ,才能向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)或予以支持。請示公文,強調(diào)按規(guī)定辦事 ,用政策規(guī)定判別該不該向上極機關(guān)請示。 不屬請示的事項 ,不得上交矛盾 ,只能由 本單位解決。 實事求是。向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的事項, 一定要實事求是 , 用政策和事實說話 , 不得隱瞞事實真相 ,不得弄虛

13、作假、混淆視聽、欺騙上級機關(guān)。 用陳述性、 祈使性語言。 請示屬上行文 ,在敘述情況、 陳述政策規(guī)定時 ,應(yīng)當(dāng)用陳述性語言 ; 在請示的結(jié)尾請求指示、批準(zhǔn)的事項時,用祈使性語言。 文字精練。 請示要開門見山、 直接切入主題 , 抓住與事項有關(guān)的問題 ,用精練概括的語言和 與請示事項密切相關(guān)的材料 ,一件請示 ,一般只有幾百字 ,確需詳細(xì)說明情況的 ,可用附件說明。 請示的事項陳述清楚即可 ,不得在請示中夾帶報告事項。3. 請示的分類與寫作根據(jù)請示的目的、 內(nèi)容和作用劃分 ,有請求批復(fù)性請示、 請求批轉(zhuǎn)性請示 兩大類。請示一般由發(fā)文字號、 簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、 正文、發(fā)文機關(guān)署名、 成文日期

14、、 印章、聯(lián)系人與聯(lián)系電話、抄送機關(guān)組成。 請求批復(fù)性請示請求批復(fù)性請示涉及的內(nèi)容、事項比較單一、具體,上級機關(guān)指示、批準(zhǔn)和辦理之后才能部署和實施。這類請示的標(biāo)題由請示單位名稱、請示的主題與“請示 ”組成。一件請示 ,只有一個主送機關(guān) ,不得多頭報送 ,并且一般只能送直接的上級機關(guān)的秘書部門,由秘書部門按規(guī)定辦理 ,不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。請示的正文中要堅持一事一文的制度。請示 的內(nèi)容要單一 ,切忌一文數(shù)事。請示的正文可分兩大層次。第一層次 ,寫明請示問題的依據(jù)、原因、出發(fā)點和思想基礎(chǔ),闡明為什么要請示。請示的理由要充分 ,要有說服力 ,以利促使請示問題的解決。第二層次 ,寫明請示的事項 ,即請