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文檔簡介

1、. . . . 第十五章 銷售與收款循環(huán)的審計第一節(jié) 銷售與收款循環(huán)的特點三、涉與的主要業(yè)務(wù)活動(二) 信用管理部門批準(zhǔn)賒銷信用職責(zé)分離:執(zhí)行人工賒銷信用檢查時,應(yīng)合理劃分工作職責(zé),以避免銷售人員為擴大銷售而使企業(yè)承受不適當(dāng)?shù)男庞蔑L(fēng)險。確定信用額度:信用管理部門對新客戶進行信用調(diào)查,包括獲取信用評審機構(gòu)對客戶信用等級的評定報告,以確定該客戶的信用額度。信用審批程序:信用管理部門根據(jù)管理層的賒銷政策在每個客戶已授權(quán)信用額度進行賒銷批準(zhǔn)。收到銷售部門的銷售單后,將銷售單賒銷金額與該客戶信用額度以與欠款余額加以比較。例如,A客戶信用額度100萬元,欠款30萬元,則至多賒銷70萬元。信用審批軌跡:無論

2、批準(zhǔn)賒銷與否,信用管理部門的授權(quán)人員都要在銷售單上簽署意見,然后再將已簽署意見的銷售單信用管理部門自留一聯(lián)送回銷售部門。設(shè)計信用批準(zhǔn)控制的目的是為了降低壞賬風(fēng)險,因此,這些控制與應(yīng)收賬款賬面余額的“計價和分?jǐn)偂闭J(rèn)定有關(guān)。 (三) 倉庫按銷售單供貨流程:銷售部門向倉庫送達一聯(lián)已批準(zhǔn)的銷售單,作為按銷售單供貨和向裝運部門發(fā)貨的依據(jù)。目的:防止倉庫在未經(jīng)授權(quán)的情況下擅自發(fā)貨。倉庫只負責(zé)保管看護,入庫出庫的調(diào)度全必須受到制約。入庫依據(jù)驗收單,出庫依據(jù)銷售單或領(lǐng)料單制度:倉庫只有在收到經(jīng)過批準(zhǔn)的銷售單時才能供貨,并將銷售單和實物一起交給發(fā)運部門。(四) 發(fā)運部門按銷售單裝運貨物目的:將按經(jīng)批準(zhǔn)的銷售單供

3、貨與按銷售單裝運貨物職責(zé)相分離,有助于避免負責(zé)裝運貨物的職員在未經(jīng)授權(quán)的情況下裝運產(chǎn)品。制度:在裝運之前,裝運部門職員進行獨立驗證,確定從倉庫提取的商品附有經(jīng)批準(zhǔn)的銷售單,所提取商品的容與銷售單一致。涉與的認(rèn)定:營業(yè)收入、營業(yè)成本-發(fā)生,存貨-完整性,應(yīng)收賬款-存在。-P431(六):產(chǎn)成品的發(fā)出須由獨立的發(fā)運部門進行。裝運產(chǎn)成品時必須持有經(jīng)有關(guān)部門核準(zhǔn)的發(fā)運通知單即銷售單,并據(jù)此編制出庫單即發(fā)運單。出庫單至少一式四聯(lián),一聯(lián)交倉庫部門對倉庫構(gòu)成有效制約;一聯(lián)發(fā)運部門留存發(fā)運單,誰開的誰留存;一聯(lián)送交顧客提貨單;一聯(lián)連同銷售單傳遞給銷售部門作為給顧客開發(fā)票的依據(jù)。發(fā)運憑證流轉(zhuǎn)部門控制措施1填寫發(fā)

4、運留一聯(lián)。編號。品名、規(guī)格、數(shù)量、目的地、客戶名稱2登記憑單倉庫留一聯(lián),無銷售單不填。記錄出庫,對倉庫構(gòu)成制約3提貨客戶留一聯(lián),無它不放行。在發(fā)運底聯(lián)上簽字,表明收到實物4開具銷售發(fā)票銷售不留。無它不開票。附在開具銷售發(fā)票后,傳遞給財務(wù)部門5記錄銷售財務(wù)留底。無它不記賬。附在記賬憑證后。發(fā)運憑證是證明收入“發(fā)生”認(rèn)定的最關(guān)鍵證據(jù)。 (五) 銷售部門向客戶開具賬單賬單就是向客戶寄送事先連續(xù)編號的銷售發(fā)票。這個環(huán)節(jié)的主要問題是:認(rèn)定具體容完整性防遺漏:是否對所有裝運的貨物都開具了賬單;發(fā)生防重復(fù):是否只對實際裝運的貨物開具賬單,有無重復(fù)開具單或虛構(gòu)交易準(zhǔn)確性防錯誤計價:是否按已授權(quán)批準(zhǔn)的商品價目表

5、所列價格計價開具賬單為此,應(yīng)設(shè)立以下控制程序:1.開具銷售發(fā)票之前,獨立檢查是否存在裝運憑證和經(jīng)批準(zhǔn)的銷售單授權(quán),發(fā)生;2.依據(jù)已授權(quán)批準(zhǔn)的商品價目表開具銷售發(fā)票單價,準(zhǔn)確性;4.將裝運憑證上的商品總數(shù)與相對應(yīng)的銷售發(fā)票上的商品總數(shù)數(shù)量進行比較。3.獨立檢查銷售發(fā)票計價和計算的正確性金額,準(zhǔn)確性;這些控制與銷售交易的“發(fā)生”、“完整性(?)”以與“準(zhǔn)確性”認(rèn)定有關(guān)。銷售發(fā)票副聯(lián)通常由開具賬單部門保管。但是,上述措施中,并不包含針對完整性認(rèn)定的措施。針對完整性的合理的措施包括:(1)將銷售發(fā)票的一聯(lián)返還給發(fā)運部門,附在其留底的那聯(lián)發(fā)運憑單后,以便與時發(fā)現(xiàn)未開發(fā)票的錯誤;(2)定期進行從發(fā)運憑證到

6、銷售發(fā)票的追查。(3)采用計算機信息處理系統(tǒng)時,只要在程序中設(shè)定,計算機可以自動進行匹配,并定期產(chǎn)生未匹配業(yè)務(wù)的臨時文件。再想一想:如何防止發(fā)貨后重復(fù)開票?(1)開票后在發(fā)運單上作標(biāo)記;(2)定期清點銷售發(fā)票的、數(shù)并與發(fā)運憑證的數(shù)比對。(六) 財務(wù)部門記錄銷售1.只依據(jù)附有有效裝運憑證和銷售單的銷售發(fā)票記錄銷售發(fā)生。這些裝運憑證和銷售單應(yīng)能證明銷售交易的發(fā)生與其發(fā)生的日期截止。2.控制所有事先連續(xù)編號的銷售發(fā)票追查缺號的發(fā)票,以防開票后沒有傳遞;完整性。3.獨立檢查已處理銷售發(fā)票上的銷售金額同會計記錄金額的一致性準(zhǔn)確性。4.記錄銷售的職責(zé)應(yīng)與處理銷售交易的其他功能相分離。5.對記錄過程中所涉與

7、的有關(guān)記錄的接觸予以限制,以減少未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)的記錄發(fā)生發(fā)生。6.定期獨立檢查應(yīng)收賬款的明細賬與總賬的一致性計價和分?jǐn)偂?.定期向客戶寄送對賬單,并要求客戶將任何例外情況直接向指定的未執(zhí)行或記錄銷售交易的會計主管報告存在(發(fā)生)、完整性、計價和分?jǐn)?,?zhǔn)確性以上這些控制與“發(fā)生”、“完整性”、“準(zhǔn)確性”以與“計價和分?jǐn)偂闭J(rèn)定有關(guān)。(七) 財務(wù)部門辦理和記錄現(xiàn)金、銀行存款收入在辦理和記錄現(xiàn)金、銀行存款收入時,最應(yīng)關(guān)心的是貨幣資金失竊的可能性。在這方面,匯款通知單起著很重要的作用。匯款通知書是一種與銷售發(fā)票一起寄給客戶,由客戶在付款時再寄回銷售單位的憑證。這種憑證注明了客戶的、銷售發(fā)票、銷售單位開戶銀

8、行賬號以與金額等容。如客戶沒有將匯款通知書隨同貨款一并寄回,一般應(yīng)由收受的人員在開拆時再代編一份匯款通知書。采用匯款通知書能使現(xiàn)金立即存入銀行,可以提高對資產(chǎn)保管的控制。(八) 銷售部門、倉庫、財務(wù)部門辦理和記錄銷售退回、銷售折扣與折讓銷售退回或折讓:客戶對商品不滿意,銷售企業(yè)一般都會同意接受退貨,或給予一定的銷售折讓;折扣:客戶提前支付貨款,銷售企業(yè)則可能會給予一定的銷售折扣。發(fā)生此類事項時,必須經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn),并應(yīng)確保與辦理此事有關(guān)的部門和職員各司其職,分別控制實物流和會計處理。在這方面,嚴(yán)格使用貸項通知單無疑會起到關(guān)鍵的作用。貸項通知單是一種用來表示由于銷售退回或經(jīng)批準(zhǔn)的折讓而引起的應(yīng)收銷貨

9、款減少的憑證。這種憑證的格式通常與銷售發(fā)票的格式一樣,只不過它不是用來證明應(yīng)收賬款的增加,而是用來證明應(yīng)收賬款的減少。(九) 財務(wù)部門注銷壞賬某項貨款無法收回,就必須注銷這筆貨款。處理方法是獲取貨款無法收回的確鑿證據(jù),經(jīng)適當(dāng)審批后與時作會計調(diào)整。壞賬審批表是一種用來批準(zhǔn)將某些應(yīng)收款項注銷為壞賬,僅在企業(yè)部使用的憑證。(十) 財務(wù)部門提取壞賬準(zhǔn)備壞賬準(zhǔn)備提取的數(shù)額必須能夠抵補企業(yè)以后無法收回的銷貨款。業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)執(zhí)行部門憑證或賬簿控制措施1.接受訂單銷售顧客定單、銷售單銷售單預(yù)先連續(xù)編號2.賒銷審批信用管理銷售單審查客戶信用,在銷售單上簽字3.出庫倉庫銷售單檢查銷售單,出庫4.裝運裝運銷售單、裝運憑

10、證檢查銷售單,裝運5.開票銷售銷售發(fā)票按銷售單、裝運憑證、價目表開票6.記錄銷售財務(wù)營業(yè)收入等按銷售單、發(fā)運憑證、銷售發(fā)票入賬7.收款財務(wù)收款憑證等根據(jù)收款憑證入賬8.銷售退回銷售、財務(wù)等貸項通知單根據(jù)貸項通知單沖銷相關(guān)記錄9.注銷壞賬銷售、財務(wù)壞賬審批表銷售申請,財務(wù)審批第二節(jié) 銷售與收款循環(huán)的部控制和控制測試一、銷售交易的部控制(一)部控制目標(biāo)、部控制與審計測試的關(guān)系教材表15-3 銷售交易的控制目標(biāo)、關(guān)鍵部控制和測試一覽表部控制目標(biāo)關(guān)鍵部控制常用的控制測試規(guī)定什么查什么常用的交易實質(zhì)性程序登記入賬的銷售交易確已發(fā)貨給真實的客戶(發(fā)生)發(fā)生強調(diào)兩點:1.發(fā)貨了2.客戶認(rèn)可訂單-對賬單銷售交

11、易是以經(jīng)過審核的發(fā)運憑證與經(jīng)過批準(zhǔn)的客戶訂購單為依據(jù)登記入賬的。檢查銷售發(fā)票副聯(lián)是否附有發(fā)運憑證(或提貨單)與客戶訂購單。發(fā)生防止多計,要從賬上開始查復(fù)核主營業(yè)務(wù)收入總賬、明細賬以與應(yīng)收賬款明細賬中的大額或異常項目。追查主營業(yè)務(wù)收入明細賬中的分錄至銷售單、銷售發(fā)票副聯(lián)與發(fā)運憑證。將發(fā)運憑證與存貨永續(xù)記錄中的發(fā)運分錄進行核對。將主營業(yè)務(wù)收入明細賬中的分錄與銷售單中的賒銷審批和發(fā)運審批進行核對發(fā)貨前,賒購已經(jīng)被授權(quán)批準(zhǔn)發(fā)貨憑證后附有經(jīng)批準(zhǔn)的銷售單。檢查客戶的賒購是否經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)。銷售發(fā)票均經(jīng)事先編號,并已恰當(dāng)?shù)氐怯浫胭~檢查銷售發(fā)票連續(xù)編號的完整性。每月向客戶寄送對賬單,對客戶提出的意見做專門追查觀察

12、是否寄發(fā)對賬單,并檢查客戶回函檔案所有銷售交易均已登記入賬(完整性)強調(diào):連續(xù)編號、從證到賬追查發(fā)運憑證(或提貨單)均經(jīng)事先編號并已經(jīng)登記入賬。檢查發(fā)運憑證連續(xù)編號的完整性。將發(fā)運憑證與相關(guān)的銷售發(fā)票和主營業(yè)務(wù)收入明細賬與應(yīng)收賬款明細賬中的分錄進行核對銷售發(fā)票均經(jīng)事先編號,并已登記入賬檢查銷售發(fā)票連續(xù)編號的完整性登記入賬的銷售數(shù)量確系已發(fā)貨的數(shù)量,已正確開具賬單并登記入賬(計價和分?jǐn)?銷售價格、付款條件、運費和銷售折扣的確定已經(jīng)適當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn)。檢查銷售發(fā)票是否經(jīng)適當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn)。復(fù)算銷售發(fā)票上的數(shù)據(jù)。追查主營業(yè)務(wù)收入明細賬中的分錄至銷售發(fā)票。追查銷售發(fā)票上的詳細信息至發(fā)運憑證、經(jīng)批準(zhǔn)的商品價目表

13、和客戶訂購單由獨立人員對銷售發(fā)票的編制作部核查檢查有關(guān)憑證上的部核查標(biāo)記銷售交易的分類恰當(dāng)(分類)采用適當(dāng)?shù)臅嬁颇勘?。檢查會計科目表是否適當(dāng)。檢查證明銷售交易分類正確的原始證據(jù)原始憑證是分類的關(guān)鍵證據(jù)部復(fù)核和核查檢查有關(guān)憑證上部復(fù)核和核查的標(biāo)記銷售交易的記錄與時(截止)采用盡量能在銷售發(fā)生時開具收款賬單和登記入賬的控制方法。檢查尚未開具收款賬單的發(fā)貨和尚未登記入賬的銷售交易。將銷售交易登記入賬的日期與發(fā)運憑證的日期比較核對核對首尾兩個日期部核查檢查有關(guān)憑證上部核查的標(biāo)記銷售交易已經(jīng)正確地記入明細賬,并經(jīng)正確匯總(準(zhǔn)確性、計價和分?jǐn)?每月定期給客戶寄送對賬單。觀察對賬單是否已經(jīng)寄出。將主營業(yè)務(wù)

14、收入明細賬加總,追查其至總賬的過賬由獨立人員對應(yīng)收賬款明細賬作部核查。檢查部核查標(biāo)記。將應(yīng)收款明細賬余額合計數(shù)與其總賬余額進行比較檢查將應(yīng)收賬款明細賬余額合計數(shù)與其總賬余額進行比較的標(biāo)記 (二)銷售交易的部控制1.適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離。適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離有助于防止各種有意或無意的錯誤。例如,(1)主營業(yè)務(wù)收入賬由記錄應(yīng)收賬款賬之外的職員獨立登記借貸記錄分離(2)由不負責(zé)賬簿記錄的職員定期調(diào)節(jié)總賬和明細賬,就構(gòu)成了一項自動交互牽制;記賬與調(diào)節(jié)分離(3)記錄主營業(yè)務(wù)收入和應(yīng)收賬款記賬的職員不經(jīng)手貨幣資金,防止舞弊。賬款分離。出納員不能登記債權(quán)、債務(wù)、收入、費用賬,因為這些科目都可能是貨幣資金的對方科目(4)

15、銷售人員通常有一種樂觀地對待銷售數(shù)量的自然傾向,而不問它是否將以巨額壞賬損失為代價,賒銷的審批則在一定程度上可以抑制這種傾向。賒銷批準(zhǔn)職能與銷售職能的分離。(5)將辦理銷售、發(fā)貨、收款三項業(yè)務(wù)的部門(或崗位)分別設(shè)立;部門分離(6)企業(yè)在銷售合同訂立前,應(yīng)當(dāng)指定專門人員就銷售價格、信用政策、發(fā)貨與收款方式等具體事項與客戶進行談判。談判人員至少應(yīng)有兩人以上,并與訂立合同的人員相分離;合同談判與合同簽訂分離(7)編制銷售發(fā)票通知單的人員與開具銷售發(fā)票的人員應(yīng)相互分離;銷售單與銷售發(fā)票分離(8)銷售人員應(yīng)當(dāng)避免接觸銷貨現(xiàn)款;銷售與收款分離(9)應(yīng)收票據(jù)的取得和貼現(xiàn)必須經(jīng)由保管票據(jù)以外的主管人員的書面

16、批準(zhǔn)。票據(jù)保管與辦理分離2.正確的授權(quán)審批。對于授權(quán)審批問題,注冊會計師應(yīng)當(dāng)關(guān)注以下四個關(guān)鍵點上的審批程序:(1)不經(jīng)審批不得賒銷:在銷售發(fā)生之前,賒銷已經(jīng)正確審批;(2)不經(jīng)審批不得發(fā)貨:非經(jīng)正當(dāng)審批,不得發(fā)出貨物;這兩項的目的在于防止企業(yè)因向虛構(gòu)的或者無力支付貨款的客戶發(fā)貨而蒙受損失; (3)不經(jīng)審批不得定價:銷售價格、銷售條件、運費、折扣等必須經(jīng)過審批;價格審批控制的目的在于保證銷售交易按照企業(yè)定價政策規(guī)定的價格開票收款;(4)在授權(quán)圍進行審批,不得越權(quán)審批。對于超過企業(yè)既定銷售政策和信用政策規(guī)定圍的特殊銷售交易,企業(yè)應(yīng)當(dāng)進行集體決策。對授權(quán)審批圍設(shè)定權(quán)限的目的則在于防止因?qū)徟藳Q策失誤

17、而造成嚴(yán)重損失。3.充分的憑證和記錄。憑證是控制的媒介。只有具備充分的記錄手續(xù),才有可能實現(xiàn)其他各項控制目標(biāo)。例如,企業(yè)在收到客戶訂購單后,就立即編制一份預(yù)先編號的一式多聯(lián)的銷售單,分別用于批準(zhǔn)賒銷、審批發(fā)貨、記錄發(fā)貨數(shù)量以與向客戶開具賬單等。在這種制度下,只要定期清點銷售發(fā)票,漏開賬單的情形幾乎就不太會發(fā)生。4.憑證的預(yù)先編號。對憑證預(yù)先進行編號,旨在防止銷售以后忘記向客戶開具賬單或登記入賬,也可防止重復(fù)開具賬單或重復(fù)記賬。但是,如果不清點憑證的編號,預(yù)先編號就會失去其控制意義。因此,應(yīng)由收款員對每筆銷售開具賬單后,將發(fā)運憑證按順序歸檔,而由另一位職員定期檢查全部憑證的編號,并調(diào)查憑證缺號的

18、原因,就是實施這項控制的一種方法。5.按月寄出對賬單。由不負責(zé)現(xiàn)金出納和銷售與應(yīng)收賬款記賬的人員按月向客戶寄發(fā)對賬單,能促使客戶在發(fā)現(xiàn)應(yīng)付賬款余額不正確后與時反饋有關(guān)信息。為使這項控制更加有效,最好將賬戶余額中出現(xiàn)的所有核對不符的賬項,指定一位不掌管貨幣資金也不記錄主營業(yè)務(wù)收入和應(yīng)收賬款賬目的主管人員處理。6.部核查程序由部審計人員或其他獨立人員核查銷售交易的處理和記錄,是實現(xiàn)部控制目標(biāo)所不可缺少的一項控制措施。教材表15-4 部核查程序程序與目標(biāo)的關(guān)系部控制目標(biāo)部核查程序舉例登記入賬的銷售交易是真實的檢查銷售發(fā)票的連續(xù)性并檢查所附的佐證憑證銷售交易均經(jīng)適當(dāng)審批了解客戶的信用情況,確定是否符合

19、企業(yè)的賒銷政策所有銷售交易均已登記入賬檢查發(fā)運憑證編號的連續(xù)性,并與主營業(yè)務(wù)收入明細賬核對登記入賬的銷售交易均經(jīng)正確估價將銷售發(fā)票上的數(shù)量與發(fā)運憑證上進行比較核對將銷售發(fā)票上的單價與商品價目表上進行比較核對登記入賬的銷售交易分類恰當(dāng)將登記入賬的銷售交易的原始憑證與會計科目表比較核對銷售交易的記錄與時檢查開票員所保管的未開票發(fā)運憑證,確定是否包括所有應(yīng)開票的發(fā)運憑證在銷售交易已經(jīng)正確地記入明細賬并經(jīng)正確匯總從發(fā)運憑證追查至主營業(yè)務(wù)收入明細賬和總賬二、收款交易的部控制(一)部控制目標(biāo)、部控制與審計測試的關(guān)系表155以現(xiàn)金銷售交易為例,列示了相關(guān)的控制目標(biāo)、關(guān)鍵部控制和測試。教材表15-5 收款交易的控制目標(biāo)、關(guān)鍵部控制和測試一覽表部控制目標(biāo)關(guān)鍵部控制常用控制測試常用實質(zhì)性程序登記入賬的現(xiàn)金收入確實為企業(yè)已經(jīng)實際收到的現(xiàn)金(存在或發(fā)生)現(xiàn)金折扣必須經(jīng)過適當(dāng)?shù)膶徟掷m(xù)觀察檢查現(xiàn)金收入的日記賬、總賬和應(yīng)收賬款明細賬的大額項目與異常項目檢查現(xiàn)金折扣是否經(jīng)過恰當(dāng)?shù)膶徟盏降默F(xiàn)金收入已全部登記入賬(完整性)現(xiàn)金出納與現(xiàn)金記賬的職務(wù)分離。觀察現(xiàn)金收入的截止測試。抽查客戶對賬單并與賬面金額核對每日與時記錄現(xiàn)金收入。檢查是否存在未入賬的現(xiàn)金收入。定期向客戶寄送對賬單。檢查是否向客戶

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