行政部工作執(zhí)行方案標(biāo)準(zhǔn)化

1、行政部工作標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行方案總體目標(biāo)（一）目的：根據(jù)目前行政工作的缺點(diǎn)與不足，結(jié)合公司目前的狀況,制定出屬于自己部門的標(biāo)準(zhǔn)化。（二）最終目標(biāo)：日后任何工作人員，見到標(biāo)準(zhǔn)化工作流程就可以根據(jù)自己的崗位，一目了然的明白自己的工作內(nèi)容。（三）展開工作的前提：加強(qiáng)每位人員整體的職業(yè)化形象明確每位人員的崗位職責(zé)工作內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化（四）人員配備：行政主管：任曉林行政專員：呂慧芳，孫曉曉前臺接待：李冰，石曉晶（五）人性化的要求（前提）：把握原則性與靈活性的平衡。任何事務(wù)工作不允許任何人以任何借口拖延貽誤。二、具體實(shí)施計劃（標(biāo)準(zhǔn)化）（注：此部分流程將行政部工作分為三部分，分別為：前臺工作；行政部日常管理；人力資源部工

2、作）A、前臺工作流程時間序號事件標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)文檔承辦人員每天早上1衛(wèi)生1、收拾前臺衛(wèi)生，保持前臺干凈、 整潔每天中午2值班1、每天中午一人留守值班每天3客戶接待1、詳見客戶接待流程內(nèi)容2、督察相關(guān)負(fù)責(zé)人員記錄客戶的來訪信息3、若是新客戶監(jiān)督設(shè)計師填寫客戶來訪信息表，老客戶注意填寫每天的客戶流量登記 客 戶登記表客戶來訪信息表客戶登記表每天4員工外出登記1、員工外出必須填寫2、行政-前臺人員注意查看外出登記表3、將關(guān)于客戶的量房信息提供給總經(jīng)辦人員，打設(shè)計師的量房信息回訪員工外出 登記表設(shè)計師量 房登記表每天5廣播1、每天上班進(jìn)行廣播，工作期間 不定期廣播2、每天下班溫馨提示3、員工生日當(dāng)天給予問候

3、祝福4、客戶簽單員工生日記錄表5、廣播形式找設(shè)計師 /設(shè)計部經(jīng) 理流程說明一“前臺接待”1. 每天前臺2個人，負(fù)責(zé)前臺接待。a具體接待工作流程，詳見客戶接待流程明細(xì)。（前臺接待流程-客戶接待流程）。b注意填寫客戶來訪信息表，方便日后工作。2. 任何員工無論職位大小均需要填寫 員工外出登記表。行政-前臺人員監(jiān)督 員工的外出信息登記。a. 任何外出情況均需要填寫外出登記表。b. 若是設(shè)計師外出量房，行政-前臺人員將客戶的量房信息（小區(qū)名 稱、客戶電話）匯總提供給客服部，督促客服部的回訪信息，同時 行政主管注意檢查回訪的滿意程度，將定期上報總經(jīng)理。c. 若是看主材信息，歸來填寫學(xué)習(xí)成果。d. 若是去

4、施工工地，在備注中可說明：施工進(jìn)程，客戶的滿意度，工 地的問題。3.廣播。A .調(diào)動公司工作氣氛。a.可根據(jù)實(shí)際情況，每天上下班廣播。b .上午大概11點(diǎn)左右，下午大概4點(diǎn)左右，可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié) 公司工作氣氛（可以放1-2首流行音樂）。應(yīng)能體現(xiàn)出公司的年輕 活力，文化，服務(wù)。c.統(tǒng)計員工生日，給予全公司的問候。d.可定期以專題的廣播形式，調(diào)節(jié)公司工作氣氛。B .合理的人員分配（試運(yùn)行）a.以廣播形式為客戶服務(wù)，可根據(jù)實(shí)際情況，如果簽單感謝客戶對公司的信任。b.前臺接待客戶完畢以廣播形式， 廣播設(shè)計師/設(shè)計部經(jīng)理，到洽談室。（例如：設(shè)計部XX請到第X洽談室，有客戶等候；設(shè)計部經(jīng)理請到第X洽談室

5、，客戶等候咨詢）B、行政日常管理工作流程時間序號事件標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)文檔承辦人員每周1會議紀(jì)要1、每周二上午10點(diǎn)中層會2、行政主管負(fù)責(zé)記錄會議紀(jì)要。3、總經(jīng)理審核會議紀(jì)要的內(nèi)容后，將會議紀(jì)要以電子版形式下發(fā)給各個部門經(jīng)理。每天2合同1、行政專員到財務(wù)室領(lǐng)取合同資料；2、每位設(shè)計師從行政人員手中領(lǐng)取合同檔案 一份時需做詳細(xì)的登記記錄。3、每簽份合同需記錄次客戶合同信息， 定時詢冋此客戶的施工進(jìn)展。附件四：合 同領(lǐng)用登記 表附件五： 已簽合同客 戶記錄表每天3值班1、行政值班人員每早 8:30-8 : 40左右?guī)蚤T2、下班前檢查辦公環(huán)境中的水電設(shè)施3、每天下班先將后門鎖上4、下班后需向加班人員交接：前門

6、及辦公室狀態(tài)附件八：值班信息表4投標(biāo)資質(zhì)1、提前準(zhǔn)備出投標(biāo)資質(zhì)文件2、領(lǐng)取資質(zhì)簽需填寫領(lǐng)取表3、資質(zhì)設(shè)計內(nèi)容：公司榮譽(yù)證書（2頁）、稅務(wù)登記證（正/副）、承包工程資質(zhì)、企業(yè)附件七：資質(zhì)領(lǐng)取登記表法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、設(shè)計資 質(zhì)。（共計8頁）4物品米購1、辦公物品米購2、財務(wù)報銷附件八：物品米購申請單報銷憑證5固定資產(chǎn)統(tǒng)計1、統(tǒng)計公司固定資產(chǎn)2、統(tǒng)計物品入庫情況附件九：固 定資產(chǎn)統(tǒng)計 表物品入庫單6物品領(lǐng)用1、領(lǐng)用物品必簽物品領(lǐng)用登記2、以舊換新附件十：物品領(lǐng)用登記表每天7考勤1、每天登記考勤信息2、注意查看請假公休等記錄表3、工作期間不定期檢查員工的出勤狀況4、對違反考勤規(guī)定者予以處罰

7、附件十一： 考勤表附 件十二：請假 單處罰單處罰通知 匯總表每天8衛(wèi)生1、合理分配衛(wèi)生工作量2、制定檢杳標(biāo)準(zhǔn)3、檢查衛(wèi)生狀況，保障每個角落干凈整潔衛(wèi)生區(qū)域劃分明細(xì)表衛(wèi)生檢查標(biāo)準(zhǔn)衛(wèi)生檢杳表每天9監(jiān)督各個 部門工 作。1、協(xié)調(diào)各個部門的工作，匯總問題2、收取各個部門每天的會議紀(jì)要進(jìn)行匯總。3、注意部門與部門之間的工作流程。（逐步匯總部門間的協(xié)作關(guān)系/工作流程）各個部門 工作總結(jié)表意見反饋 表企 宀 待 兀 善（目 前此 類工 作由 總經(jīng) 辦負(fù) 責(zé)）每天10工作氛圍1、調(diào)節(jié)公司整體的工作氛圍2、工作時間不定時巡檢工作狀態(tài)企宀待 兀善中每天11日常管理（公司各 項規(guī)早制 度的制 定、貫徹、 落實(shí)）1、

8、上班期間對違反制度員工進(jìn)行處罰2、每天不定期檢杳員工工作狀態(tài)處罰單石家莊滿 堂紅日常管 理制度（日 ?？记?、獎 勵、處罰）每月12匯總各個部門費(fèi)用1、每月統(tǒng)計各個部門費(fèi)用去向2、將數(shù)據(jù)匯總上報總經(jīng)理X月各部門費(fèi)用統(tǒng)計表13各部門電話統(tǒng)計1.統(tǒng)計各個部門使用的電話號碼，費(fèi)用等，做為參考記錄各部門電話記錄明細(xì)表14部門間協(xié)作1.涉及到部門間的工作聯(lián)系，注意填寫任務(wù)簽收單，防止此項工作遺忘。任務(wù)簽收單15獎勵1.每月統(tǒng)計全勤員工給予獎勵16處罰1.對違反公司管理條例的員工進(jìn)程處罰處罰單17員工電話不斷更新1.將電話記錄表不斷更新18名片申請1. 各部門名片制作統(tǒng)計2. 除設(shè)計部及互動部所有人員每個月

9、只允許申請盒名片19打印復(fù)印1.各部門打/復(fù)印文件需填寫記錄表打/復(fù)印登記表流程說明一“行政日常管理”1. 會議紀(jì)要：公司機(jī)密文件，任何人泄露均需承擔(dān)法律責(zé)任2. 合同：a. 若有設(shè)計師合同，簽寫合同領(lǐng)用登記表，詳細(xì)記錄：領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人、合同編號、歸還時間（若未簽合同填寫歸還時間）、備注（若簽合 同在備注中體現(xiàn)）；b. 若設(shè)計師簽合同，注意檢查合同是否有漏填項目，完整無誤將合同提 交給財務(wù)部保管；c. 定期到財務(wù)室統(tǒng)計已簽合同客戶記錄表d. 不定期詢問施工進(jìn)展。3.值班：a. 每天一位員工值班。b. 早上8點(diǎn)半開門。開燈、放音樂，早迎接（“早上好！ ”c. 中午值班。巡檢時注意檢查電源情況。

10、離開工位超過20分鐘的員工（除機(jī)器處于正常的工作狀態(tài)外），請隨手關(guān)機(jī)，節(jié)約能源。并及時填寫值 班信息表d. 每天下午下班后首先將后門鎖上。e. 下午下班離開前若有員工需要加班，需將值班的工作內(nèi)容交接（例如：未走人員的辦公環(huán)境中的水電安全交接、前門交接、空調(diào)），并在值班 信息表中簽字，交接值班內(nèi)容。11.日常管理：（包括事件7/8）詳見內(nèi)容請見石家莊滿堂紅日常管理制度C、人力資源部工作流程時間序號事件標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)文檔承辦人員1員工訪談1、對各部門員工不定期訪談，了 解最新員工工作狀態(tài)，要求及須改 進(jìn)的地方。員工訪談信息表2人員信息1、電子版形式將在職人員信息進(jìn) 行匯總2、合同管理3、員工保險人員人事

11、檔案3面試1、所有新員工必先經(jīng)過行政人事 部面試通過后方可與面試部門 經(jīng)理進(jìn)行面試溝通2、填寫應(yīng)聘表應(yīng)聘表試用員工登記表3、試用員工登記表新進(jìn) 員工 第一 天4培訓(xùn)1、新員工統(tǒng)培訓(xùn)2、行政部培訓(xùn)公司文化、公司管 理制度3、行政人事部培訓(xùn)結(jié)束后交由部 門經(jīng)理進(jìn)行工作講解培訓(xùn)PPT:新員工入職培訓(xùn)“土宀待完善5考核1、員工試用期3個月結(jié)束后，填寫試用員工轉(zhuǎn)正申請表2、由部門經(jīng)理對需轉(zhuǎn)正員工整體 做一次考核3、行政人事部隊需轉(zhuǎn)正員工進(jìn)行 綜合評價4、將所有信息存檔試用員工 轉(zhuǎn)正申請表部門員工考核表試用員工 綜合評價表6離職1、訪談，問其離職原因，總結(jié)出 該員工對本公司的建議。2、填寫離職登記表，存檔離職登記表7辭退1、與工作不合格的員工溝通2、工作交接離職登記表8不定期員工調(diào)查1、不定期對員工的心態(tài)及對公司 不滿意、對部門經(jīng)理不滿之處的， 進(jìn)行溝通，調(diào)查“土宀待完善流程說明一“人力資源部”1. 員工訪談A 員工上班第一周訪談，了解適應(yīng)情況。B 員工上班第一個月訪談，了解工作狀態(tài)。C 不定期員工訪談，搜集見解。2. 面試（正規(guī)的面試形式可以能更好的展現(xiàn)公司形