全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)解析

1、全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)解析1/8全面預(yù)算信息系統(tǒng)分析李彤1.全面預(yù)算管理的閉環(huán)過程在當(dāng)今的市場環(huán)境給企業(yè)帶來了越來越大的競爭壓力，企業(yè)必須將建立一個將 戰(zhàn)略目標(biāo)迅速轉(zhuǎn)化為執(zhí)行能力的管理體系以應(yīng)對瞬息萬變的市場環(huán)境。全面預(yù)算 管理正是這樣一個連接戰(zhàn)略與戰(zhàn)略執(zhí)行的管理工具。下圖所示為全面預(yù)算管理的閉環(huán)過程。信息共享作為全面預(yù)算管理的開始， 企業(yè)首先要結(jié)合戰(zhàn)略制定各級組織的年度目標(biāo)， 這些 目標(biāo)往往既包含財務(wù)指標(biāo)也包含非財務(wù)指標(biāo)，這些目標(biāo)即是制定計劃、預(yù)算的基礎(chǔ), 也是對各級單位及人員進行考核的標(biāo)準(zhǔn)。確定預(yù)算目標(biāo)之后，企業(yè)的各業(yè)務(wù)單元就需要結(jié)合預(yù)算目標(biāo)制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)計 劃，而這些業(yè)務(wù)計劃的財務(wù)結(jié)果最終

2、會體現(xiàn)在財務(wù)預(yù)算之中,從而形成企業(yè)從業(yè)務(wù) 到財務(wù)的全面預(yù)算信息。在預(yù)算執(zhí)行過程當(dāng)中，需要按照預(yù)算對實際發(fā)生的費用、支付等業(yè)務(wù)進行事前 實時的控制，以體現(xiàn)預(yù)算對實際工作的指導(dǎo)和控制作用。同時，還需要定期對預(yù)算的實際執(zhí)行情況進行分析,并根據(jù)變化進行動態(tài)的預(yù)算 調(diào)整、滾動預(yù)算、預(yù)測等工作、使企業(yè)的業(yè)務(wù)計劃能夠快速的針對內(nèi)外環(huán)境的變化 做出調(diào)整。年度預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果會體現(xiàn)在對業(yè)務(wù)部門及相關(guān)人員的績效考核當(dāng)中，激勵企 業(yè)各級人員努力實現(xiàn)最佳業(yè)績目標(biāo)，從而推動企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)解析2/8綜上所述,全面預(yù)算管理中有如下幾個關(guān)鍵：二全面預(yù)算管理是連接企業(yè)戰(zhàn)略和戰(zhàn)略執(zhí)行的管理工具二全面預(yù)算管

3、理是企業(yè)上下全面參與的工作，是全面的業(yè)務(wù)計劃與財務(wù)預(yù)算的 集成二預(yù)算的編制過程需要幾上幾下，多次溝通、協(xié)調(diào)二預(yù)算管理離不開執(zhí)行過程的監(jiān)控、動態(tài)分析、調(diào)整及事后的考核二全面預(yù)算的推行需要一個循序漸進的過程，需要不斷積累經(jīng)驗2.全面預(yù)算管理信息化面臨的技術(shù)挑戰(zhàn)在全面預(yù)算管理的各個階段、 需要強調(diào)充分的信息共享， 缺乏有效的信息共享和 溝通機制下，預(yù)算管理人員經(jīng)常會產(chǎn)生下述困惑：“每年從10月份折騰到第二年的3月份，其中僅是收齊各部門的預(yù)算就需要兩 個月的時間?！俺醮螀R總的結(jié)果中資本開支往往超過集團規(guī)定的合理范圍，運營開支也一般都會高于保證公司預(yù)算指標(biāo)完成的上限。”“財務(wù)部門對具體業(yè)務(wù)需求應(yīng)該分配多

4、少資源不易判斷，預(yù)算調(diào)整經(jīng)?；ㄙM了大量時間依然不能取得令人滿意的效果?！薄邦A(yù)算編制以及差異分析等工作沒有信息系統(tǒng)支持， 手工操作耗費大量人力， 且 不能及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)運行中的問題“各個業(yè)務(wù)部門都要為自己部門開展工作爭取到足夠的資源，財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門都是平級部門，橫向的協(xié)調(diào)耗費精力?！薄笆袌鲎兓?，十月份要預(yù)測到下一年的年底真的很困難?！比骖A(yù)算管理信息系統(tǒng)解析3/8在缺乏全面預(yù)算管理信息化平臺的環(huán)境下，企業(yè)的全面預(yù)算管理普遍面臨以下 的一些技術(shù)挑戰(zhàn)。靜態(tài)的預(yù)算流程在沒有信息化手段支持的全面預(yù)算管理過程中，預(yù)算數(shù)據(jù)編制、匯總的手工工 作量較大,預(yù)算管理人員的主要精力都耗費在數(shù)據(jù)的收集、檢查、審

5、核、匯總等繁 瑣工作中，工作效率較低。由于這種大量低效細節(jié)工作使得很多企業(yè)的全面預(yù)算管 理變成了一個相對靜態(tài)的管理過程，每年的年度預(yù)算確定后，在預(yù)算執(zhí)行過程當(dāng)中， 很難有精力和時間來根據(jù)實際情況的變化對預(yù)算做出調(diào)整，滾動預(yù)算、彈性預(yù)算等 預(yù)算管理方法也很難派上用場。協(xié)作困難手工全面預(yù)算管理環(huán)境下，缺乏一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享的工作平臺,數(shù)據(jù)缺乏有效 的組織，散落在各業(yè)務(wù)部門，難以有效的加以組織利用，數(shù)據(jù)版本容易發(fā)生混淆，這些 都會給企業(yè)的全面預(yù)算管理帶來較大的工作量和管理難度。同時，由于缺乏有效的 溝通協(xié)調(diào)平臺，預(yù)算的申報、審批、下發(fā)等管理流程中，各級部門的橫向、縱向溝通 效率較低。控制能力差由于全

6、面預(yù)算制定過程本質(zhì)上是一個企業(yè)有限資源優(yōu)化配置的過程，在預(yù)算確 定后,缺乏有效的手段進行預(yù)算執(zhí)行的事前控制，使全面預(yù)算管理的資源優(yōu)化配置 和控制作用難以發(fā)揮，導(dǎo)致預(yù)算和實際執(zhí)行成為互不關(guān)聯(lián)的兩張皮。分析、調(diào)整能力不足在預(yù)算的執(zhí)行過程當(dāng)中，由于實際執(zhí)行的發(fā)生數(shù)據(jù)分散在企業(yè)現(xiàn)有的各個業(yè)務(wù) 系統(tǒng)之中，在沒有專業(yè)信息化工具支持的情況下，手工從這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)中將實際發(fā) 生數(shù)據(jù)準(zhǔn)確提取、匯總出來的工作是非常繁重的。預(yù)算分析的周期很長，難以滿足 快速變化的外部市場環(huán)境對企業(yè)應(yīng)對速度的要求。由于預(yù)算分析的周期過長，也使 得滾動的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)解析4/8預(yù)算調(diào)整成了空談。3.時代對全面預(yù)算管理信息化建設(shè)的要

7、求全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)在功能上需要覆蓋完整的預(yù)算管理循環(huán)， 如下圖所示， 一 個完整的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)從模塊上應(yīng)劃分為預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算 分析及管理駕駛艙四個主要的功能模塊。在管理流程方面， 全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)應(yīng)該支持靈活的預(yù)算方案定義， 同時提 供預(yù)算編制、審批、控制、分析、調(diào)整等全過程的流程支持。周期設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)譽權(quán)限設(shè)置具他設(shè)進蠶周期設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)世權(quán)限設(shè)迓JU也設(shè)置方案定義全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)解析5/8預(yù)算信息系統(tǒng)要建立在多維數(shù)據(jù)模型之上全面預(yù)算管理的特點決定了全面預(yù)算信息化系統(tǒng)是一個面向分析的管理系統(tǒng)， 而不是一個單純面向交易的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。在面向分析的管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)是由

8、多個維 度（角度描述的，如下圖所示，銷售收入的數(shù)據(jù)是由產(chǎn)品、時間、渠道、客戶、區(qū) 域、部門、人員等多個角度進行定義的，在對銷售收入的預(yù)算或?qū)嶋H發(fā)生數(shù)據(jù)進行 分析的時候，分析人員可能會關(guān)心按產(chǎn)品、渠道、客戶等各維度匯總的銷售收入， 或者按照不同的維度組合進行數(shù)據(jù)查詢,這些都要求面向分析的管理系統(tǒng)建立在一 個多維度的數(shù)據(jù)模型上。部門時間（月、季、年產(chǎn)品渠道銷售收入客戶銷售員從技術(shù)角度來看只有建立在多維數(shù)據(jù)模型上的面向分析的管理系統(tǒng)才能滿足 用戶靈活多變的分析需求。全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)解析6/8周期設(shè)世銷售成本毛利比率預(yù)算編制對信息系統(tǒng)的要求金MU舒斥沙從卅金滬全力的農(nóng)等趨 從竽產(chǎn)、栗孰、別務(wù).費用

9、分離誠 事計“注處卄的方方面面仁思解汝Bt解火活的金卄Q*的收 財符槍 P業(yè)務(wù)尺備妁謝父化*T不斷1覽心怠*能II工的龍烷迢幅不瞋芟 化釣音斤需求閃務(wù)if糾系址的vtw鴿。 *的d*水全川Mi燈術(shù)齊幾廣遼齊單甩 的“井工杭UftlifiUk的UKw 令金2拎衿 G 兀的M位!T對能用加IHiiBMiuiiKAirttffMurrwft 込“”、便AltHI戶Ktflf的HI饑協(xié)說4反轉(zhuǎn)大.祐4IFjLfrO人cuufi*tKewtnit的訊用tn ff fl A.WtftKWitU輕中M大電的財務(wù)w.弟用分wttfert0tMWtt 1 n. M少公式.w Wttii：文匸A M. KftWI

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11、的 原因?qū)π畔⑾到y(tǒng)要求信息系統(tǒng)要支持多維數(shù)據(jù)分析，可以靈活、快速的完成下 鉆、上鉆、旋轉(zhuǎn)、切片、切塊等數(shù)據(jù)分析、查詢操作。系統(tǒng)應(yīng)該提供數(shù)據(jù)接口工 具.具有整合不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的能力實際數(shù)據(jù)分散在財務(wù)、等多個系統(tǒng) 中.從這些系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)耗費大量的工作時間實際情況發(fā)生變化后，預(yù)測調(diào)整 的工作量大，系統(tǒng)應(yīng)該提供預(yù)測、模擬的功能，快速做出效率低預(yù)算調(diào)整預(yù)算控 制對信息系統(tǒng)的要求預(yù)算控制是企業(yè)開展全面預(yù)算管理的一個重要環(huán)節(jié)，也是企 業(yè)進行全面預(yù)算管理信息化需要考慮的一個重要方面。通過預(yù)算控制系統(tǒng)，企業(yè) 預(yù)算管理部門可以很方便的對各預(yù)算單位的預(yù)算進行有效的預(yù)警和控制。部門業(yè)務(wù)活動發(fā)起人部門負責(zé)人預(yù)算及

12、財務(wù)部門主管副總總經(jīng)理預(yù)算系統(tǒng) 提供預(yù)算及其執(zhí)行情況的信息.供業(yè)務(wù)活動發(fā)起人和審批人參考業(yè)務(wù)發(fā)生申請單 超權(quán)限上報超權(quán)限上報審批審批審批審批根據(jù)審批情況，決定是否準(zhǔn)予該項活 動發(fā)生通過將預(yù)算控制和日常審批流程相結(jié)合，在業(yè)務(wù)活動發(fā)生前，通過相應(yīng)的 審批過程.達到事前控制的目標(biāo)。在審批流程中，業(yè)務(wù)活動發(fā)起人和審批人能夠 從系統(tǒng)中實時得到該項預(yù)算信息（預(yù)算數(shù)、預(yù)算已經(jīng)發(fā)生數(shù)、預(yù)算余額），并據(jù) 其作出業(yè)務(wù)活動能否發(fā)生的判斷，審批流程如下圖所示。例如，某公司生產(chǎn)部門 根據(jù)公司預(yù)算要采購固定資產(chǎn).那么首先由生產(chǎn)部這項業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人首先填寫采 購申請單.然后由生產(chǎn)部經(jīng)理審核，對于一定金額以下的固定資產(chǎn)采購可能

13、由財 務(wù)審核即可，而對于一定金額以上的固定資產(chǎn)采購可能還需要主管副總或公司總 經(jīng)理審核.從業(yè)務(wù)活動發(fā)起人填寫申請單到部門負責(zé)人審批、財務(wù)審批以及主管 副總和總經(jīng)理的審批的過程中，控制系統(tǒng)要能夠自動在該項業(yè)務(wù)申請單上顯示該 項活動的年度總預(yù)算數(shù)、本月預(yù)算數(shù)、預(yù)算已經(jīng)執(zhí)行數(shù)、本月實際發(fā)生數(shù)。預(yù)算 分析系統(tǒng)相同，控制系統(tǒng)也需要具有同實際核算、等業(yè)務(wù)系統(tǒng)及預(yù)算編制系統(tǒng)的 數(shù)據(jù)整合能力， 保證各模塊的信息無縫連接。 決策支持對信息系統(tǒng)的要求完善的 全面預(yù)算管理系統(tǒng)除了要為操作和管理層面的人員提供管理和分析功能之外，還 要能夠全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)解析8/8為管理決策層提供直觀的、儀表盤式的關(guān)鍵指標(biāo)數(shù)據(jù)展示

14、。能夠動態(tài)顯示 預(yù)算的關(guān)鍵性指標(biāo)數(shù)據(jù)及指標(biāo)的實際執(zhí)行情況。并能夠針對特定指標(biāo)鉆取到明細 的業(yè)務(wù)、財務(wù)數(shù)據(jù)。4.主流全面預(yù)算管理系統(tǒng)介紹目前市場主流的全面預(yù)算管理系統(tǒng)主要可分 為、系統(tǒng)的預(yù)算管理模塊、基于多維數(shù)據(jù)模型的專業(yè)預(yù)算管理軟件三類。這三類 系統(tǒng)的應(yīng)用能力是依次增強的。電子表格0系統(tǒng)能力針對個人使用設(shè)計的通 用數(shù)據(jù)表格工具軟件預(yù)算模塊基于多維數(shù)據(jù)模型的專業(yè)預(yù)算軟件廠商的預(yù)算模 塊專業(yè)的廠商的預(yù)算產(chǎn)品產(chǎn)品優(yōu)勢 通用的表格工具，使用方便，具有較高的 靈活性 提供大量的公式、宏等計算工具 系統(tǒng)的購置成本低局限性 針對個 人使用，很難作為多人協(xié)同工作的平臺 二維表格體系.數(shù)據(jù)管理散亂 缺乏 對業(yè)務(wù)、財務(wù)模型的支持，需要定義大量公式預(yù)算模型調(diào)整工作量大無法 自動獲取實際數(shù)據(jù)工作效率低預(yù)算模塊提供多人協(xié)調(diào)工作的平臺不支持 或有限支持多維數(shù)據(jù)模型 提供了一定的業(yè)務(wù)、財務(wù)邏輯，預(yù)算模型受限制于的基礎(chǔ)數(shù)公式定義較為直觀據(jù) 與財務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)緊密集成 預(yù)算控制能力強 大 與業(yè)務(wù)操作集成緊密，實施復(fù)雜、周期過長 更多專注與業(yè)務(wù)操作層面， 宏觀分析能力不足 與不同廠商數(shù)據(jù)