服裝業(yè)務(wù)員操作手冊

1、服裝業(yè)務(wù)人員操作手冊服裝業(yè)務(wù)人員從入職幵始，就必須了解服裝出口的整個流程，流程的把關(guān)控制 決定了訂單的成敗。服裝業(yè)務(wù)人員操作手冊如下：（-）從業(yè)基礎(chǔ)條件：1. 獲取和積累客戶資源，加強(qiáng)客戶溝通，尋找訂單；a. 每個業(yè)務(wù)人員從事業(yè)務(wù)活動，首先，她必須要有客戶資源，客戶資源無論是公司分配或者是各類交易會，B2B平臺結(jié)識，這是業(yè)務(wù)人員從業(yè)必須首先要具備的先決條件；客戶資源越多，無論是從業(yè)務(wù)量，還是訂單的選擇上都會有很大 的提升空間，所以，做好客戶的收集和維護(hù)是業(yè)務(wù)人員從事業(yè)務(wù)活動的基礎(chǔ)條 件之一，也是工作重點之一；b. 具備了客戶資源后，與客人更多的溝通，取得客人的信任，獲取更多的報價機(jī)會，這是我們

2、在業(yè)務(wù)工作中主要任務(wù)之一。2. 不斷學(xué)習(xí)外語外貿(mào)，紡織服裝專業(yè)知識；快速，分步熟悉專業(yè)領(lǐng)域的相關(guān)知識，不斷積累相關(guān)專業(yè)經(jīng)驗。服裝業(yè)務(wù)人員的專業(yè)分兩大類：1.外語外貿(mào)專業(yè)知識；2.紡織，服裝專業(yè)知識；這是服裝業(yè)務(wù)人員的基礎(chǔ)條件之二，也是做好后面工作的重點和基礎(chǔ)條件之一；（二）訂單或詢價資料的整理以及報價回復(fù)：1. 對于郵件發(fā)來的詢價：a. 把所有的詢價打印，裝訂成冊，要比對郵件附件是否有遺漏。b. 附件檢查無遺漏后，必須對打印的附件進(jìn)行過濾，英文郵件必須進(jìn)行翻譯， 翻譯的文本必須要反復(fù)推敲，確保翻譯的準(zhǔn)確性，一個單詞的翻譯錯誤，會決定后面整個訂單跟進(jìn)的成敗。一般這項工作需當(dāng)日完成。如確實無法當(dāng)日

3、 完成全部翻譯的，應(yīng)盡可能的分款現(xiàn)行進(jìn)入下個流程，開始報價，然后逐款 再提交給工廠和相關(guān)技術(shù)人員報價；c. 詢價資料整理翻譯后，需盡快交相關(guān)工廠或技術(shù)人員進(jìn)行報價，這項工作需 在收到詢價資料后第二個工作日內(nèi)完成，如無法在此時間完成的，需及時報 備給總經(jīng)理進(jìn)行協(xié)調(diào)處理，這個顯示業(yè)務(wù)人員以及公司專業(yè)性的重要一環(huán)。d. 對于訂單的詢價，業(yè)務(wù)人員必須對報價的基礎(chǔ)條件有提煉，詢價單中必須具備以下幾點條件：1）服裝的面料成份以及克重；2）服裝的尺寸；3）服裝的款式最好有樣衣，如無樣衣，款圖和做工工藝必須清晰；4）輔料詳細(xì)說明，輔料有無指定供應(yīng)商，如有指定供應(yīng)商需立即詢問客戶，提 供供應(yīng)商聯(lián)系電話，取得輔料

4、的準(zhǔn)確價格，列入報價范疇，同時提醒工廠把 指定輔料價格列入報價當(dāng)中；5）面輔料有無測試，有無測試標(biāo)準(zhǔn)；有測試標(biāo)準(zhǔn)的，需立即詢問相關(guān)機(jī)構(gòu)的測 試費(fèi)用成本，以便列入報價范疇；6）大貨的包裝方法，大貨什么紙箱，什么品質(zhì)膠袋，哪幾種膠袋（單件一膠袋， 有無一個配比或一打一個大膠袋，或者一箱一個大膠袋） ，有無袋貼，箱貼， 是否是單色單碼還是單色混碼，還是混色混碼包裝，每箱多少件數(shù)或者是客 人對包裝紙箱的限定長，寬，高是多少，以上包裝方法需明確告知報價工廠 或相關(guān)技術(shù)人員。2. 對詢盤的報價：取得工廠報價后需立即上報公司業(yè)務(wù)部門經(jīng)理和公司總經(jīng)理共同會商將價格以合理的價格水平報給客人。報價的制定，需前期對

5、客戶的背景資料進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查包括：a. 客人是否是自己門店銷售？b. 客人是否是批發(fā)？c. 客人的銷售國別？d. 客人銷售是超市還是專賣店銷售？以上 4 項是報價水平確定的重要依據(jù)。所有報價的完成需在收到客人的樣衣或者詳細(xì)詢價資料后三個工作日內(nèi)完成報價，對影響報價進(jìn)行的情況，業(yè)務(wù)人員需要有預(yù)知，并及時向公司業(yè)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理報備，尋求解決方案。（三）訂單的整理和實際操作：訂單價格在得到客戶的確認(rèn)后，我們要進(jìn)行實際訂單的確認(rèn)和整理，以及操作工作，具體步驟如下：訂單前期操作步驟為 :1. 根據(jù)客人對訂單數(shù)量以及對訂單相關(guān)流程的要求，制定訂單流程表格 細(xì)分每個訂單操作的程序，確定每個步驟所需要的時間，

6、從而確定整個大貨 出運(yùn)的比較準(zhǔn)確的時間節(jié)點，為確定訂單的交貨時間創(chuàng)立依據(jù)和條件，并將 訂單流程表格 做為訂單操作的行動指南， 從容做單， 避免延誤交貨時間， 造成訂單重大損失；【這項工作需在價格確認(rèn)后當(dāng)天完成，報備人員：公司總經(jīng)理 】2. 交貨時間確定后立即開始訂單的前期操作，以下步驟需盡可能同步進(jìn)行，如 無法同步進(jìn)行，但，又超出訂單流程表格時間范疇的，需立刻報備業(yè)務(wù) 經(jīng)理，業(yè)務(wù)經(jīng)理需立即與生產(chǎn)經(jīng)理會商，討論辦法，如無法進(jìn)行需立即報備總經(jīng)理 訂單下達(dá)的前期操作步驟為：a. 催促客人按照郵件確定的條款下達(dá)訂單或催收預(yù)付款；b. 按照訂單要求尋找面料品質(zhì)樣，輔料品質(zhì)樣等相關(guān)品質(zhì)樣，提 供給客人批復(fù)

7、；c. 訂單下達(dá)后，立刻報備總經(jīng)理，由總經(jīng)理召集生產(chǎn)經(jīng)理，業(yè)務(wù) 經(jīng)理和業(yè)務(wù)人員參加的訂單下達(dá)會，由業(yè)務(wù)人員介紹訂單的具 體情況，并有總經(jīng)理確定目標(biāo)工廠， 并同時安排 FITTING SAMPLE 的生產(chǎn)和 LAB DIPS 的制作；訂單中期操作步驟為：a. 訂單收到后仔細(xì)檢查訂單的各項內(nèi)容是否以前期確定內(nèi)容是否相符，檢查清楚后，將訂單 COPY件，并由業(yè)務(wù)人員在 COPY件上簽字交業(yè)務(wù)經(jīng)理審核，業(yè)務(wù)經(jīng)理審核無誤后簽字交總經(jīng)理備案，訂單原件一并交給總經(jīng)理，業(yè)務(wù)人員保留COPY件;如發(fā)現(xiàn)訂單內(nèi)容與前期與客人討論訂單內(nèi)容有誤，需即刻與客戶溝通更正；【 此項工作需在收到訂單后 24 小時內(nèi)完成 】b.

8、 按照訂單的要求， 如有預(yù)付款項的， 需立即催收客戶的預(yù)付款項， 并告知公司銀行結(jié)匯人員詳細(xì)的預(yù)付款項金額，并提供合同的COPY件給結(jié)匯人員；如付款條件為L/C項下的，首先要客人提供L/C幵證COPY件, 在收到COPY件后，操作辦法如：a項，檢查L/C文本時， 除商品的價格和交貨時間等特定條款外，對于其它條款業(yè)務(wù) 人員需在工作筆記中做詳細(xì)記錄，并報備給總經(jīng)理，由總經(jīng) 理確定 L/C 條款是否成立。【此項工作需收到L/C COPY件后24小時內(nèi)完成】c. 在收到客人的預(yù)付款項后，業(yè)務(wù)人員需在個人工作筆記中列 明收到的金額和當(dāng)日換匯成本和人民幣總額；d. 收到預(yù)付款項后或收到準(zhǔn)確無誤的 L/C

9、正本后， 同時下達(dá)工廠 采購合同，采購合同需將電子稿根據(jù)前面確定的生產(chǎn)工廠，工 廠采購價格，和工廠交貨時間，查貨標(biāo)準(zhǔn)，以及各項懲罰條款一 一列明，避免混淆概念，造成訂單執(zhí)行困難；并發(fā)送給業(yè)務(wù)經(jīng)理 和總經(jīng)理審核， 【合同審核需在 3 小時內(nèi)完成 】e. 訂單下達(dá)后， 催促工廠回簽合同， 并開始大貨的前期準(zhǔn)備工作安 排；f. 在前面收到客人的 FITTING SAMPLE面料品質(zhì)樣，輔料品質(zhì)樣 和LAB DIPS意見后，馬上通知工廠相應(yīng)物料的生產(chǎn)，如有意見 需改進(jìn)的， 業(yè)務(wù)人員需認(rèn)真理解客人的訴求， 并及時與生產(chǎn)經(jīng)理 或跟單QC溝通，將信息傳達(dá)給生產(chǎn)工廠，并迅速收集客人訴求 中要求的新的品質(zhì)樣，并

10、及時提供給客人批復(fù)?！敬隧椆ぷ髟谑盏揭庖姾?3 小時內(nèi)進(jìn)行，新品質(zhì)樣收集按 照訂單流程表格時間進(jìn)行】g. 收集大貨面料品質(zhì)樣和輔料樣，并迅速提交給客戶批復(fù)；h. 收到大貨物料的批復(fù)意見后， 認(rèn)真理解客人批復(fù)樣的意思， 如有 不清楚的和不理解的地方應(yīng)在收到郵件后 3 小時內(nèi)回復(fù)客人， 溝 通清楚， 得到清晰的客人意見后， 立即下達(dá)客人的批復(fù)意見給跟 單QC生產(chǎn)經(jīng)理，和工廠，同時，報備給業(yè)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理，立即安排工廠PP樣生產(chǎn)；i. 郵寄PP樣給客人確認(rèn)；j. 在合理的時間催促客人給 PP樣的意見，并將意見認(rèn)真理解和熟悉，并將客人的意見立即下達(dá)給跟單QC生產(chǎn)經(jīng)理，和工廠，同時，報備給業(yè)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)

11、理。 【此項工作在收到意見后 5 小 時內(nèi)完成 】k. 根據(jù)所有的確認(rèn)意見開始制作詳細(xì)的 生產(chǎn)工藝單，生產(chǎn)工藝 單需詳細(xì)，具體，明確； 生產(chǎn)工藝單制作電子稿后遞交給 業(yè)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理批復(fù)，然后形成最終確定的正本生產(chǎn)工藝單，下達(dá)給工廠， QC,生產(chǎn)經(jīng)理，業(yè)務(wù)經(jīng)理，總經(jīng)理各一份?！敬隧椆ぷ髟谑盏阶罱K的 PP樣意見后24小時內(nèi)完成】l. 制作QC跟單FILE;QC FILE必須具備以下資料：a. 生產(chǎn)工藝單b. 面料大貨確認(rèn)樣（齊色） ；c. 輔料大貨確認(rèn)樣；d. PP 確認(rèn)樣【掛公司藍(lán)牌，在 FILE 正面和工藝單上注明藍(lán)牌號 碼】m. 跟進(jìn)訂單生產(chǎn)過程中的所有情況，協(xié)調(diào)工廠，QC和客戶反應(yīng)的問題

12、，并及時處理，上報處理意見，嚴(yán)格掌控訂單流程表格的時間，每個節(jié)點超出 2天時間，需及時向總經(jīng)理 匯報，并在后面的時間里盡一切可能把時間挽回；n.組織工廠，生產(chǎn)經(jīng)理，QC召幵產(chǎn)前會，點評 PP樣意見，確定生產(chǎn)細(xì)節(jié)，確定大貨上線時間，并確定和安排大貨前期，中期，尾期查貨時間，對于客人需要查驗中期，尾期的，要 和工廠確定中期， 尾期查貨時間， 并按合理時間向客人報備；【 此項工作需在大貨生產(chǎn)前一周 內(nèi)進(jìn)行】o.安排船樣的生產(chǎn)和郵寄， 所有的 FITTING SAMPLE,PPSAMPLE,SHIPPING SAMPLE在郵寄給客人之前，都必需由業(yè)務(wù)人員自 查，并做好業(yè)務(wù)人員樣衣自查表 ，樣衣必須做到

13、尺寸， 工藝合符客人要求方可寄出，對于樣衣出現(xiàn)的問題，需在樣 衣標(biāo)簽中注明“已發(fā)現(xiàn) XX問題，大貨會改進(jìn)”，并及時發(fā)聵 給工廠和 QC知悉，此問題，必須記錄在工作筆記中， 大貨針對性的抽查。訂單尾期操作步驟為：p.安排租船訂艙事宜， 并向總經(jīng)理請示是否發(fā)放 進(jìn)倉通知單給工廠；q.安排貨物商檢事宜，梭織產(chǎn)品由本公司安排商檢，所有商檢 所需單據(jù)需出運(yùn)前 5 天遞交給單證人員，針織產(chǎn)品一般由工 廠負(fù)責(zé)商檢，商檢費(fèi)用由工廠承擔(dān)。r.安排客戶尾查事宜；s.貨物進(jìn)倉后向工廠或承運(yùn)人索取進(jìn)倉單 ，并向船公司索 要 B/L, 出正本 B/L 之前需客戶確認(rèn) B/L 內(nèi)容，針對客戶提出 需制作記名提單的，需向總經(jīng)理請示批準(zhǔn)后方可制作記名提 單，原則上，不制作記名提單；t.制作結(jié)匯單據(jù)