OA系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)范

1、OA系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)范1、 為實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)的更快上線運(yùn)行，公司于6月14日正式啟動(dòng)OA系統(tǒng)運(yùn)行，現(xiàn)將OA項(xiàng)目各部門成員職能表及OA項(xiàng)目推進(jìn)時(shí)間規(guī)劃公布如下：2、 要求各部門OA對(duì)接人對(duì)部門內(nèi)所有人員進(jìn)行二次培訓(xùn)，要求：1. 培訓(xùn)各部門強(qiáng)相關(guān)的流程使用，保證部門內(nèi)部所有人員都會(huì)使用OA系統(tǒng)。2. 講解OA系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)范具體內(nèi)容3. 如需要系統(tǒng)專員支持的請(qǐng)及時(shí)反饋并提出培訓(xùn)需求，系統(tǒng)專員協(xié)助各部門完成二次培訓(xùn)。具體培訓(xùn)時(shí)間按照上報(bào)順序進(jìn)行排序。4. 區(qū)域較大的部門可使用網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的形式進(jìn)行培訓(xùn)，要求回執(zhí)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)照片。5. 二次培訓(xùn)于6月17日下班前完成，回復(fù)培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)照片至耿偉大進(jìn)行匯總。6. 截止日期前未完

2、成的對(duì)OA對(duì)接人罰款100元部門負(fù)責(zé)人罰款200元3、 流程管理為OA系統(tǒng)主要使用功能，流程前期會(huì)對(duì)使用的流程進(jìn)行跟蹤查看，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，收集建議和意見，以便提高OA效率。對(duì)未使用的流程進(jìn)行分析原因，并與相關(guān)負(fù)責(zé)人交流，找出解決方案。公司后臺(tái)會(huì)統(tǒng)計(jì)出各部門、各流程的使用情況，并在試運(yùn)行結(jié)束后予以公示。請(qǐng)大家積極參與。截止至6月30日會(huì)統(tǒng)計(jì)各部門各模塊的使用情況對(duì)完成工作好的進(jìn)行激勵(lì)，對(duì)完成工作較差的進(jìn)行負(fù)激勵(lì)具體獎(jiǎng)懲措施見下圖：激勵(lì)1按部門所啟動(dòng)流程數(shù)量啟用流程最多獎(jiǎng)勵(lì)200元2按個(gè)人辦件效率分析審批最快獎(jiǎng)勵(lì)100元3按個(gè)人辦件數(shù)量分析辦件數(shù)量最多獎(jiǎng)勵(lì)2004按所個(gè)人提交有效建議數(shù)量（流

3、程修改建議、流程出現(xiàn)問(wèn)題等）建議數(shù)量最多獎(jiǎng)勵(lì)200懲罰1按個(gè)人辦件效率最低審批速度最慢負(fù)激勵(lì)100元四、為了提高工作效率，還需要建立相關(guān)流程的流程制作計(jì)劃如下：領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)并審批取消紙質(zhì)正式運(yùn)行跟蹤運(yùn)行情況，并及時(shí)修改試運(yùn)行（紙質(zhì)、電子版同時(shí)運(yùn)行15-30天）制作流程整理成標(biāo)準(zhǔn)格式收集資料流程開始試運(yùn)行與正式運(yùn)行,均通過(guò)公司發(fā)通知,開始執(zhí)行,要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)支持,開始在OA系統(tǒng)中正式運(yùn)行的流程,拒收紙質(zhì)文件（遇特殊情況除外）但是流程審批后,必須在OA系統(tǒng)中補(bǔ)齊.4、 登陸規(guī)范 系統(tǒng)所有用戶至少在每個(gè)工作日上午、中午的上班后一個(gè)小時(shí)內(nèi)，中午和下午下班前一個(gè)小時(shí)內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常

4、流轉(zhuǎn)和信息的及時(shí)傳送，最好能長(zhǎng)期登陸進(jìn)OA辦公。后臺(tái)會(huì)不定期統(tǒng)計(jì)登陸數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)超過(guò)3天沒登陸者，如無(wú)請(qǐng)假休息等原因罰款200元5、 各功能模塊使用要求 1.流程管理模塊公司發(fā)通知,開始執(zhí)行后，要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)支持,開始在OA系統(tǒng)中正式運(yùn)行的流程,拒收紙質(zhì)文件（遇特殊情況除外）但是流程審批后,必須在OA系統(tǒng)中補(bǔ)齊.如有使用中的問(wèn)題如表單制作錯(cuò)誤，流程流向錯(cuò)誤，缺少使用流程等情況，及時(shí)與系統(tǒng)管理員溝通。2. 任務(wù)管理模塊 從試運(yùn)行開始，取消微信群通知制度，各部門領(lǐng)導(dǎo)做好相應(yīng)的通知，有任務(wù)的下發(fā)通過(guò)OA軟件管理平臺(tái)或手機(jī)釘釘端的任務(wù)管理模塊進(jìn)行下發(fā)，執(zhí)行人員必須在完成工作后及時(shí)的回復(fù)。有群溝通需要請(qǐng)?jiān)卺?/p>

5、釘建立溝通群，請(qǐng)各部門領(lǐng)導(dǎo)起到帶頭作用并監(jiān)督。3. 工作溝通模塊 工作溝通模塊的主要應(yīng)用是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)辦公資料，工作事項(xiàng)的交流進(jìn)行記錄和反應(yīng)。請(qǐng)各位相關(guān)部門負(fù)責(zé)人視情況使用 4.會(huì)議管理模塊 從試運(yùn)行開始，取消前臺(tái)會(huì)議預(yù)約本，全面使用OA平臺(tái)進(jìn)行會(huì)議室預(yù)約，有撞單情況以O(shè)A平臺(tái)為準(zhǔn)。 5.新聞管理，公文管理 由人事行政部門負(fù)責(zé)，公司內(nèi)部的新聞、重要通知公告、公文等信息不再使用紙質(zhì)文檔下發(fā)應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確的在OA平臺(tái)上進(jìn)行發(fā)布，所有收到的人員需要進(jìn)行查看并回復(fù)。如需要紙質(zhì)文檔請(qǐng)?jiān)诟郊孕邢螺d或聯(lián)系人事行政部。 6.知識(shí)中心 知識(shí)中心已經(jīng)建立完成,要求每個(gè)部門開始上傳所負(fù)責(zé)目錄的資料,每周每個(gè)

6、部門至少上傳1篇工作中的心得體會(huì).每周統(tǒng)計(jì)完成量,并匯報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),直至自己所負(fù)責(zé)的文檔全部傳完為止.從正式運(yùn)行開始的新資料,必須上傳至OA系統(tǒng)。6、 回復(fù)要求為實(shí)現(xiàn)信息的暢通現(xiàn)擬定如下幾條要求：1、 相關(guān)人員按職責(zé)對(duì)相關(guān)信息，應(yīng)及時(shí)對(duì)可回復(fù)內(nèi)容給予回復(fù)；2、 公司通知、企業(yè)制度、指令等欄目?jī)?nèi)容涉及全體員工的， 每個(gè)員工必須在三天內(nèi)給予回復(fù)，涉及相關(guān)人員的必須在兩天內(nèi)給予回復(fù)； 3、其他欄目，若要求必須回復(fù)的，格式為在標(biāo)題前標(biāo)注（請(qǐng)回復(fù)）；并應(yīng)在三天內(nèi)給予回復(fù)； 4、急辦的內(nèi)容發(fā)布，內(nèi)容上應(yīng)注明“緊急”，對(duì)急辦的內(nèi)容，相關(guān)人員必須在當(dāng)天給予回復(fù)； 6、新聞、知識(shí)中心、投票管理、員工可自由參與，不

7、強(qiáng)求回復(fù)。 7、相關(guān)人員按職責(zé)對(duì)相關(guān)信息，必須及時(shí)給予回復(fù)；如若未能按照回復(fù)的規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的回復(fù)，則本部門OA管理員普查上報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)。罰款100元并通報(bào)全公司。 7、 保密要求 1.OA系統(tǒng)的所有用戶，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國(guó)家、集體和他人利益的活動(dòng)，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會(huì)治安和不健康的信息，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。2. OA系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號(hào)，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。3. 未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無(wú)關(guān)人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容；4. 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)做開除處理！ 八、其他要求1、鼓勵(lì)全體員工對(duì)OA系統(tǒng)的維護(hù)管理提出建議；2、