Word長篇文檔排版技巧(免費)

1、目 錄Word 2003 長篇文檔排版技巧(1)1一、設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格1二、設(shè)置樣式2三、查看和修改文章的層次結(jié)構(gòu)7四、對文章的不同部分分節(jié)8五、為不同的節(jié)添加不同的頁眉10六、在指定位置添加頁碼11七、插入目錄12八、小結(jié)13Word 2003 長篇文檔排版技巧(2)15一、預(yù)留裝訂線區(qū)域15二、設(shè)置節(jié)和頁眉頁腳16三、添加不同內(nèi)容的頁眉17四、添加不同類型的頁碼20五、雙面打印設(shè)置23六、小結(jié)25八招挽回受損Word文檔27一、自動恢復(fù)尚未保存的修改27二、手動打開恢復(fù)文件27三、“打開并修復(fù)”文件27四、從任意文件中恢復(fù)文本28五、禁止自動宏的運

2、行28六、創(chuàng)建新的Normal模板28七、轉(zhuǎn)換文檔格式29八、顯示混亂的解決29Word 2003 長篇文檔排版技巧（1）要點：（1）制作長文檔前，先要規(guī)劃好各種設(shè)置，尤其是樣式設(shè)置；（2）不同的篇章部分一定要分節(jié)，而不是分頁。下面就看看如何制作一篇幾十頁的長文檔。這份報告要求的格式是：A4紙；要有封面和目錄；單面打?。怀饷婧湍夸浲?，每頁的頁眉是報告的題目；頁碼一律在頁面底端的右側(cè)，封面和目錄沒有頁碼，目錄之后為第1頁。一、設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格寫文章前，不要上來就急于動筆，先要找好合適大小的“紙”，這個“紙”就是Word中的頁面設(shè)置。 從菜單中選擇【文件】|【頁面設(shè)置】命令

3、，顯示“頁面設(shè)置”對話框，選擇【紙張】選項卡，如圖1所示。圖1通常紙張大小都用A4紙，所以可采用默認設(shè)置。有時也會用B5紙，只需從“紙張大小”中選擇相應(yīng)類型的紙即可。很多人習(xí)慣先錄入內(nèi)容，最后再設(shè)紙張大小。由于默認是A4紙，如果改用B5紙，就有可能使整篇文檔的排版不能很好地滿足要求。所以，先進行頁面設(shè)置，可以直觀地在錄入時看到頁面中的內(nèi)容和排版是否適宜，避免事后的修改?？紤]到閱讀報告的領(lǐng)導(dǎo)年齡都比較大，對于密密麻麻的文字閱讀起來比較費力，還可以調(diào)整一下文字。通常，很多人都采用增大字號的辦法。其實，可以在頁面設(shè)置中調(diào)整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號，也能使內(nèi)容看起來更清晰。在“頁面設(shè)置

4、”對話框中選擇“文檔網(wǎng)格”選項卡，如圖2所示。 圖2選中“指定行和字符網(wǎng)格”，在“字符”設(shè)置中，默認為“每行39”個字符，可以適當(dāng)減小，例如改為“每行37”個字符。同樣，在“行”設(shè)置中，默認為“每頁44”行，可以適當(dāng)減小，例如改為“每頁42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。二、設(shè)置樣式 現(xiàn)在，還是不用急于錄入文字，需要指定一下文字的樣式。通常，很多人都是在錄入文字后，用“字體”、“字號”等命令設(shè)置文字的格式，用“兩端對齊”、“居中”等命令設(shè)置段落的對齊，但這樣的操作要重復(fù)很多次，而且一旦設(shè)置的不合理，最后還要一一修改。熟悉Word技巧的人對于這樣的格式修改并不擔(dān)心，因為他可以用“格式刷”將修

5、改后的格式一一刷到其他需要改變格式的地方。然而，如果有幾十個、上百個這樣的修改，也得刷上幾十次、上百次，豈不是變成白領(lǐng)油漆工了？使用了樣式就不必有這樣的擔(dān)心。樣式是什么？簡單地說，樣式就是格式的集合。通常所說的“格式”往往指單一的格式，例如，“字體”格式、“字號”格式等。每次設(shè)置格式，都需要選擇某一種格式，如果文字的格式比較復(fù)雜，就需要多次進行不同的格式設(shè)置。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設(shè)置時只需選擇一下某個樣式，就能把其中包含的各種格式一次性設(shè)置到文字和段落上。 樣式在設(shè)置時也很簡單，將各種格式設(shè)計好后，起一個名字，就可以變成樣式。而通常情況下，我們只需使用Word提供的

6、預(yù)設(shè)樣式就可以了，如果預(yù)設(shè)的樣式不能滿足要求，只需略加修改即可。從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在右側(cè)的任務(wù)窗格中即可設(shè)置或應(yīng)用格式或樣式，如圖3所示。要注意任務(wù)窗格底端的“顯示”中的內(nèi)容，在圖3中，“顯示”為“有效格式”，則其中的內(nèi)容即有格式，又有樣式。例如，“加粗”為格式，“標(biāo)題1”為樣式，“標(biāo)題1+居中”為樣式和格式的混合格式。對于初學(xué)者來說，很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”，則顯示如圖4所示的內(nèi)容。這時，將只會顯示文檔中正在使用及默認的樣式。 圖3 圖4“正文”樣式是文檔中的默認樣式，新建的文檔中的文字通常都采用“正文”樣

7、式。很多其他的樣式都是在“正文”樣式的基礎(chǔ)上經(jīng)過格式改變而設(shè)置出來的，因此“正文”樣式是Word中的最基礎(chǔ)的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會影響所有基于“正文”樣式的其他樣式的格式。 “標(biāo)題1”“標(biāo)題9”為標(biāo)題樣式，它們通常用于各級標(biāo)題段落，與其他樣式最為不同的是標(biāo)題樣式具有級別，分別對應(yīng)級別19。這樣，就能夠通過級別得到文檔結(jié)構(gòu)圖、大綱和目錄。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了“標(biāo)題1”“標(biāo)題3”的3個標(biāo)題樣式，如果標(biāo)題的級別比較多，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可選擇“標(biāo)題4”“標(biāo)題9”樣式。現(xiàn)在，規(guī)劃一下文章中可能用到的樣式。 （a）對于文章中的每一部分或

8、章節(jié)的大標(biāo)題，采用“標(biāo)題1”樣式，章節(jié)中的小標(biāo)題，按層次分別采用“標(biāo)題2”“標(biāo)題4”樣式。（b）文章中的說明文字，采用“正文首行縮進2”樣式。（c）文章中的圖和圖號說明，采用“注釋標(biāo)題”樣式。規(guī)劃結(jié)束之后，即可錄入文字了。 首先，錄入文章第一部分的大標(biāo)題，如圖5所示。注意保持光標(biāo)的位置在當(dāng)前標(biāo)題所在的段落中。從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在任務(wù)窗格中單擊“標(biāo)題1”樣式，即可快速設(shè)置好此標(biāo)題的格式，如圖6所示。圖5圖6用同樣的方法，即可一邊錄入文字，一邊設(shè)置該部分文字所用的樣式。注意在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可為文字和段落設(shè)置“正文首行縮進2”和“注釋標(biāo)題”樣

9、式。當(dāng)所需樣式都被選擇過一次之后，可顯示“有效樣式”，這樣不會顯示無用的其他樣式。 文章的部分內(nèi)容錄入和排版之后的效果如圖7所示。為了方便對照，圖中左側(cè)列出了對應(yīng)文章段落所用的樣式。在錄入和排版過程中，可能會經(jīng)常在鍵盤和鼠標(biāo)之間切換，這樣會影響速度。對樣式設(shè)置快捷鍵，就能避免頻繁使用鼠標(biāo)，提高錄入和排版速度。圖7將鼠標(biāo)指針移動到任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對話框，如圖9所示。 圖8 圖9單擊【格式】按鈕，選擇【快捷鍵】命令，顯示“自定義鍵盤”對話框，如圖10所示。此時在鍵盤上按下希望設(shè)置的快捷鍵，例如【Ctrl】+【1】，在“請按

10、新快捷鍵”設(shè)置中就會顯示快捷鍵。注意不要在其中輸入快捷鍵，而應(yīng)該按下快捷鍵。單擊【指定】按鈕，快捷鍵即可生效。圖10用同樣的方法為其他樣式指定快捷鍵。 現(xiàn)在，在文檔中錄入文字，然后按下某個樣式的快捷鍵，即可快速設(shè)置好格式。 文檔中的內(nèi)容采用系統(tǒng)預(yù)設(shè)的樣式后，格式可能不能完全符合實際需要。例如，“標(biāo)題1”樣式的字號太大，而且是左對齊方式，希望采用小一點的字號，并居中對齊。這時可以修改樣式。 將鼠標(biāo)指針移動到任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對話框，如圖9所示。選中“自動更新”選項，單擊【確定】按鈕完成設(shè)置。這樣，當(dāng)應(yīng)用了“標(biāo)題1”樣式的文

11、字和段落的格式發(fā)生改變時，就會自動更改“標(biāo)題1”樣式的格式。 選中采用了“標(biāo)題1”樣式的某段文字，例如“一、中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)宏觀狀況”，然后利用“格式”工具欄設(shè)置字號和居中對齊。注意文章中所有采用“標(biāo)題1”樣式的文字和段落都會一起隨之改變格式，不用再像以前那樣用格式刷一一改變其他位置的文字的格式。 因此，使用樣式帶來的好處之一是大大提高了格式修改的效率。三、查看和修改文章的層次結(jié)構(gòu)文章比較長，定位會比較麻煩。采用樣式之后，由于“標(biāo)題1”“標(biāo)題9”樣式具有級別，就能方便地進行層次結(jié)構(gòu)的查看和定位。 從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，可在文檔左側(cè)顯示文檔的層次結(jié)構(gòu)，如圖11所示。在其中的標(biāo)題上單

12、擊，即可快速定位到相應(yīng)位置。再次從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，即可取消文檔結(jié)構(gòu)圖。圖11如果文章中有大塊區(qū)域的內(nèi)容需要調(diào)整位置，以前的做法通常是剪切后再粘貼。當(dāng)區(qū)域移動距離較遠時，同樣不容易找到位置。從菜單選擇【視圖】|【大綱】命令，進入大綱視圖。文檔頂端會顯示“大綱”工具欄，如圖12所示。在“大綱”工具欄中選擇“顯示級別”下拉列表中的某個級別，例如“顯示級別3”，則文檔中會顯示從級別1到級別3的標(biāo)題，如圖13所示。圖12圖13如果要將“用戶職業(yè)”部分的內(nèi)容移動到“用戶年齡”之后，可將鼠標(biāo)指針移動到“用戶職業(yè)”前的十字標(biāo)記處，按住鼠標(biāo)拖動內(nèi)容至“用戶年齡”下方，即可快速調(diào)整該部分區(qū)域

13、的位置。這樣不僅將標(biāo)題移動了位置，也會將其中的文字內(nèi)容一起移動。從菜單選擇【視圖】|【頁面】命令，即可返回到常用的頁面視圖編輯狀態(tài)。四、對文章的不同部分分節(jié)文章的不同部分通常會另起一頁開始，很多人習(xí)慣用加入多個空行的方法使新的部分另起一頁，這是一種錯誤的做法，會導(dǎo)致修改時的重復(fù)排版，降低工作效率。另一種做法是插入分頁符分頁，如果希望采用不同的頁眉和頁腳，這種做法就無法實現(xiàn)了。正確的做法是插入分節(jié)符，將不同的部分分成不同的節(jié)，這樣就能分別針對不同的節(jié)進行設(shè)置。定位到第二部分的標(biāo)題文字前，從菜單選擇【插入】|【分隔符】命令，顯示“分隔符”對話框，如圖14所示。選擇“分節(jié)符”類型中的“下一頁”，并單

14、擊【確定】按鈕，就會在當(dāng)前光標(biāo)位置插入一個不可見的分節(jié)符，這個分節(jié)符不僅將光標(biāo)位置后面的內(nèi)容分為新的一節(jié)，還會使該節(jié)從新的一頁開始，實現(xiàn)既分節(jié)，又分頁的功能。用同樣的方法對文章的其他部分分節(jié)。圖14對于封面和目錄，同樣可以用分節(jié)的方式將它們設(shè)在不同的節(jié)。在文章的最前面輸入文章的大標(biāo)題和目錄，如圖15所示，然后分別在“目錄”文字前和“一、中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)宏觀狀況”文字前插入分節(jié)符。 圖15如果要取消分節(jié)，只需刪除分節(jié)符即可。分節(jié)符是不可打印字符，默認情況下在文檔中不顯示。在工具欄單擊“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕 ，即可查看隱藏的編輯標(biāo)記。在如圖16和圖17所示中，分別顯示了不同節(jié)末尾的分節(jié)符。圖16圖

15、17在段落標(biāo)記和分節(jié)符之間單擊，按【Delete】鍵即可刪除分節(jié)符，并使分節(jié)符前后的兩節(jié)合并為一節(jié)。五、為不同的節(jié)添加不同的頁眉利用“頁眉和頁腳”設(shè)置可以為文章添加頁眉。通常文章的封面和目錄不需要添加頁眉，只有正文開始時才需要添加頁眉，因為前面已經(jīng)對文章進行分節(jié)，所以很容易實現(xiàn)這個功能。設(shè)置頁眉和頁腳時，最好從文章最前面開始，這樣不容易混亂。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開始處，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。圖18注意在頁眉的左上角顯示有“頁眉 第1節(jié) ”的提示文字，表明當(dāng)前是對第1節(jié)設(shè)置頁眉。由于第1節(jié)是封面，不需要設(shè)置頁

16、眉，因此可在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁眉。第2節(jié)是目錄的頁眉，同樣不需要填寫任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕。 第3節(jié)的頁眉如圖19所示，注意頁眉的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁眉與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁眉區(qū)域輸入文字，則此文字將會出現(xiàn)在所有節(jié)的頁眉中，因此不要急于設(shè)置。圖19在“頁眉和頁腳”工具欄中有一個“同前”按鈕 ，默認情況下它處于按下狀態(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時頁眉右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當(dāng)前節(jié)的頁眉與前一節(jié)不同。此時再在頁眉中輸入文字，例如可用整篇文檔的大標(biāo)題“中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r”作為頁

17、眉。后面的其他節(jié)無需再設(shè)置頁眉，因為后面節(jié)的頁眉默認為“同前”，即與第3節(jié)相同。在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁眉編輯狀態(tài)。 用打印預(yù)覽可以查看各頁頁眉的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒有頁眉，目錄之后才會在每頁顯示頁眉。 六、在指定位置添加頁碼通常很多人習(xí)慣從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令插入頁碼，這樣得到的頁碼，將會在封面和目錄處都添加頁碼。而現(xiàn)在希望封面和目錄沒有頁碼，從目錄之后的內(nèi)容再添加頁碼，并且頁碼要從1開始編號。這同樣要得益于分節(jié)的設(shè)置。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開始處，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)，如圖18所

18、示。在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕 ，顯示頁腳區(qū)域，如圖20所示。 圖20注意在頁腳的左上角顯示有“頁腳 第1節(jié) ”的提示文字，表明當(dāng)前是對第1節(jié)設(shè)置頁腳。由于第1節(jié)是封面，不需要在頁腳區(qū)域添加頁碼，因此可在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁腳。第2節(jié)是目錄的頁腳，同樣不需要添加任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕。第3節(jié)的頁腳如圖21所示，注意頁腳的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁腳與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁腳區(qū)域插入頁碼，則頁碼將會出現(xiàn)在所有節(jié)的頁腳中，因此不要急于插入頁碼。 圖21在“頁眉和頁腳”工具欄中有一個

19、“同前”按鈕 ，默認情況下它處于按下狀態(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時頁腳右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當(dāng)前節(jié)的頁腳與前一節(jié)不同。這時再插入頁碼，就能讓頁碼只出現(xiàn)在當(dāng)前節(jié)及其后的其他節(jié)。 從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對話框，如圖22所示。采用默認設(shè)置即可。單擊【格式】按鈕，顯示“頁碼格式”對話框，如圖23所示。默認情況下，“頁碼編排”設(shè)置為“續(xù)前節(jié)”，表示頁碼接續(xù)前面節(jié)的編號。如果采用此設(shè)置，則會自動計算第1節(jié)和第2節(jié)的頁數(shù)，然后在當(dāng)前的第3節(jié)接續(xù)前面的頁號，這樣本節(jié)就不是從第1頁開始了。因此需要在“頁碼編排”中設(shè)置“起始頁碼”為“1”，這樣就與前面節(jié)是否有頁碼

20、無關(guān)了。 圖22 圖23第3節(jié)之后的其他節(jié)無需再設(shè)置頁碼，因為頁腳的默認設(shè)置為“同前”，而且頁碼格式默認設(shè)置均為“續(xù)前節(jié)”，將會自動為每一節(jié)編排頁碼。在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁腳編輯狀態(tài)。用打印預(yù)覽可以查看各頁頁腳的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒有頁碼，目錄之后才會在每頁顯示頁碼，并且目錄之后的頁碼從1開始編號。七、插入目錄最后可以為文檔添加目錄。要成功添加目錄，應(yīng)該正確采用帶有級別的樣式，例如“標(biāo)題1”“標(biāo)題9”樣式。盡管也有其他的方法可以添加目錄，但采用帶級別的樣式是最方便的一種。 定位到需要插入目錄的位置，從菜單選擇【插入】|【引用】|【索引和目錄】命令，顯示“索引和目

21、錄”對話框，單擊“目錄”選項卡，如圖24所示。 在“顯示級別”中，可指定目錄中包含幾個級別，從而決定目錄的細化程度。這些級別是來自“標(biāo)題1”“標(biāo)題9”樣式的，它們分別對應(yīng)級別19。 如果要設(shè)置更為精美的目錄格式，可在“格式”中選擇其他類型。通常用默認的“來自模板”即可。 圖24單擊【確定】按鈕，即可插入目錄。目錄是以“域”的方式插入到文檔中的（會顯示灰色底紋），因此可以進行更新。當(dāng)文檔中的內(nèi)容或頁碼有變化時，可在目錄中的任意位置單擊右鍵，選擇“更新域”命令，顯示“更新目錄”對話框，如圖25所示。如果只是頁碼發(fā)生改變，可選擇“只更新頁碼”。如果有標(biāo)題內(nèi)容的修改或增減，可選擇“更新整個目錄”。 圖

22、25八、小結(jié)至此，整篇文檔排版完畢。在整個排版過程中，可以注意到樣式和分節(jié)的重要性。采用樣式，可以實現(xiàn)邊錄入邊快速排版，修改格式時能夠使整篇文檔中多處用到的某個樣式自動更改格式，并且易于進行文檔的層次結(jié)構(gòu)的調(diào)整和生成目錄。對文檔的不同部分進行分節(jié)，有利于對不同的節(jié)設(shè)置不同的頁眉和頁腳。有關(guān)樣式和分節(jié)應(yīng)用，以及頁眉頁腳的設(shè)置，這里介紹的僅僅是最基本的用法。下一篇文章將會看到更為精彩和美妙的應(yīng)用。Word 2003 長篇文檔排版技巧（2）雜志、書刊、碩博士論文的編排難點很多，主要有以下幾個特點：（1）正反面打印或印刷。（2）如果雜志、書或論文比較厚，每頁的左側(cè)會留出一些空白，以

23、便裝訂后不會遮擋文字。（3）奇數(shù)頁總是位于翻開的書的右側(cè)頁上，偶數(shù)頁總是位于左側(cè)頁上，如圖1所示。（4）對于書而言，每一章的首頁總是位于右側(cè)頁（奇數(shù)頁），如圖1所示中的目錄和第1章首頁。（5）如果某章的前一頁沒有內(nèi)容，會保留空白頁，空白頁總是位于左側(cè)頁（偶數(shù)頁），如圖1所示中的目錄左側(cè)的頁和第1章首頁左側(cè)的頁。（6）奇偶頁的頁眉可以不同，一般偶數(shù)頁可顯示文章或書名，奇數(shù)頁顯示本章標(biāo)題，如圖1所示。（7）每一章的首頁都沒有頁眉，如圖1所示。（8）目錄和正文部分采用不同的頁碼格式，（例如：目錄用羅馬數(shù)字，正文用阿拉伯?dāng)?shù)字），并且都從1開始編號。圖1怎么設(shè)計這樣的文檔呢？抓住以下幾個關(guān)鍵就行了：（1

24、）頁面設(shè)置決定了頁面布局、節(jié)的起始位置、奇偶頁頁眉和首頁頁眉；（2）分節(jié)時，每一節(jié)可以從奇數(shù)頁或偶數(shù)頁開始，而不一定是從下一頁開始；（3）域可以幫助自動填寫某些內(nèi)容（例如目錄、頁眉文字）；（4）打印設(shè)置可以讓紙張實現(xiàn)自動化或半自動化的正反面打?。措p面打?。?。一、預(yù)留裝訂線區(qū)域為了讓雙面打印的比較厚的文檔能夠在裝訂后不會遮擋文字，可以預(yù)留出裝訂線區(qū)域。從菜單中選擇【文件】|【頁面設(shè)置】命令，顯示“頁面設(shè)置”對話框，選擇【頁邊距】選項卡，如圖2所示。圖2在“頁碼范圍”中，設(shè)置“多頁”為“對稱頁邊距”；在“頁邊距”中，設(shè)置“裝訂線”為“2厘米”，并可預(yù)覽效果；在“預(yù)覽”中設(shè)置“應(yīng)用于”為“整篇文檔

25、”。 二、設(shè)置節(jié)和頁眉頁腳文檔中已經(jīng)用【插入】|【分隔符】|【分節(jié)符類型】|【下一頁】的方式為不同的章分節(jié)（參見上篇文章的內(nèi)容），現(xiàn)在需要將節(jié)和頁眉頁腳進一步設(shè)置。在“頁面設(shè)置”對話框中選擇“版式”選項卡，如圖3所示。 圖3在“節(jié)”中選擇“節(jié)的起始位置”為“奇數(shù)頁”，這樣可以讓每一節(jié)都從奇數(shù)頁開始，從而讓每章的首頁位于奇數(shù)頁。 在“頁眉和頁腳”中選中“奇偶頁不同”和“首頁不同”，這樣可以分別添加奇數(shù)頁、偶數(shù)頁和每一節(jié)的首頁的頁眉和頁腳，并使其內(nèi)容不同。在“預(yù)覽”中選擇“應(yīng)用于”為“整篇文檔”。如果此時打印預(yù)覽，會看到在目錄前和第1章前等位置出現(xiàn)空白頁。這是因為每一節(jié)都從奇數(shù)頁開始的緣故。當(dāng)上一

26、節(jié)的文字在奇數(shù)頁就結(jié)束時，為了讓本節(jié)從奇數(shù)頁開始，就會自動加入空白頁。特別要注意，這個空白頁只有打印預(yù)覽時才可看到，在編輯狀態(tài)下無法看到，不要誤以為沒有加入空白頁。三、添加不同內(nèi)容的頁眉在添加頁眉時，只要充分理解了分節(jié)的作用，就能快速設(shè)置出復(fù)雜的頁眉。設(shè)置頁眉和頁腳時，從文檔開始位置設(shè)置不容易出錯。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵定位到文檔開始位置，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，如圖4所示。 圖4首先會顯示第1節(jié)的首頁頁眉，這是封面的頁眉，無需設(shè)置。 在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示第2節(jié)的首頁頁眉，如圖5所示。圖5第2節(jié)的首頁頁眉右側(cè)顯

27、示“與上一節(jié)相同”，表示與上一節(jié)的首頁頁眉相同，目錄同樣無需設(shè)置頁眉。 在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示第3節(jié)的首頁頁眉，如圖6所示。圖6第3節(jié)的首頁頁眉右側(cè)顯示“與上一節(jié)相同”，表示與上一節(jié)的首頁頁眉相同，每一章的首頁同樣無需設(shè)置頁眉。 在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示第3節(jié)的偶數(shù)頁頁眉，如圖7所示。圖7在本文檔中，這是第一次出現(xiàn)正文中的偶數(shù)頁頁眉的內(nèi)容。如果文檔的前面部分也有偶數(shù)頁頁眉（例如目錄比較長時，就有可能在目錄節(jié)首先出現(xiàn)偶數(shù)頁頁眉），就應(yīng)該使此處的偶數(shù)頁頁眉與上一節(jié)不同。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“同前”按鈕 ，使“與上一節(jié)相同”消失。在頁眉

28、處輸入本文檔的大標(biāo)題（一般是雜志名或書名），并使其左對齊，如圖8所示。圖8在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示第3節(jié)的奇數(shù)頁頁眉，如圖9所示。 圖9在本文檔中，這是第一次出現(xiàn)正文中的奇數(shù)頁頁眉的內(nèi)容。如果文檔的前面部分也有奇數(shù)頁頁眉（例如目錄比較長時，就有可能在目錄節(jié)首先出現(xiàn)奇數(shù)頁頁眉），就應(yīng)該使此處的奇數(shù)頁頁眉與上一節(jié)不同。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“同前”按鈕 ，使“與上一節(jié)相同”消失。奇數(shù)頁的頁眉要顯示每章的標(biāo)題，如果按照常用方法，可以錄入標(biāo)題內(nèi)容，但是，必須在以后的每一節(jié)錄入不同的標(biāo)題，比較麻煩。利用插入域的方法，可以一次性設(shè)置好所有奇數(shù)頁的標(biāo)題，并使標(biāo)題自動采用該節(jié)的

29、標(biāo)題。注意到每一章的標(biāo)題都采用了“標(biāo)題一”樣式，可以用一個域引用“標(biāo)題一”樣式，這樣就能自動根據(jù)當(dāng)前節(jié)的“標(biāo)題一”樣式顯示它所對應(yīng)的文字內(nèi)容，無需反復(fù)錄入。定位到頁眉中，從菜單選擇【插入】|【域】命令，顯示“域”對話框，如圖10所示。 Word2000的界面如圖10（a）（b）所示。圖10 圖10（a） 圖10（b）在“域名”中選擇“StyleRef”域，并在“樣式名”中選擇“標(biāo)題一”樣式，表示引用“標(biāo)題一”樣式中的文字（Word2000中操作略有不同，參見圖10（a）（b）)。單擊【確定】按鈕后，即可將本節(jié)“標(biāo)題一”樣式對應(yīng)的文字插入頁眉，設(shè)置頁眉右對齊后，得到如圖11所示的效果。圖11在“

30、頁眉和頁腳”工具欄連續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示其他節(jié)的首頁、偶數(shù)頁和奇數(shù)頁頁眉，此時都保持默認設(shè)置即可，讓每個頁眉都與上節(jié)相同。其中奇數(shù)頁頁眉會根據(jù)當(dāng)前節(jié)的“標(biāo)題一”樣式所對應(yīng)的文字的變化自動改變。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“關(guān)閉”按鈕，退出頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。去除頁眉中多余的水平線：在文檔的首頁頁眉中會注意到，雖然沒有文字，卻保留了一條水平線?？梢匀コ@條多余的水平線。按【Ctrl】+【Home】鍵定位到文檔開始位置，在頁眉處雙擊即可快速進入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。要成功去除頁眉中的水平線，必須先選中頁眉中的段落標(biāo)記，如圖12所示。 圖12從菜單選擇【格式】|【邊框和底紋】命令，顯示“邊框

31、和底紋”對話框，如圖13所示。圖13在預(yù)覽中可以看到段落底部添加了一條水平線，頁眉中的水平線實際上是用段落的下邊框線制作出來的。在左側(cè)的“設(shè)置”中選擇“無”，即可去除段落邊框，從而使頁眉中的水平線消失。由于是在第1節(jié)的首頁去除水平線，后續(xù)其他節(jié)的首頁設(shè)置均為“與上一節(jié)相同”，因此后續(xù)節(jié)首頁的水平線也會消失，不必再進行設(shè)置了。 四、添加不同類型的頁碼在雜志和書中，目錄和章節(jié)可以分別采用不同類型的頁碼。例如，目錄的頁碼用羅馬數(shù)字I，II，III，IV等，章節(jié)的頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字1，2，3等。要實現(xiàn)這樣的頁碼編排，同樣要借助分節(jié)來實現(xiàn)。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵定位到文檔開始位置，從菜單選擇【

32、視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕 ，切換到頁腳，顯示第1節(jié)首頁頁腳，如圖14所示。圖14第1節(jié)是封面，不需要添加頁碼，在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示第2節(jié)的首頁頁腳，如圖15所示。 圖15第2節(jié)是目錄，需要添加羅馬數(shù)字的頁碼。在第2節(jié)首頁頁腳的右上方顯示“與上一節(jié)相同”，表示與第1節(jié)首頁相同，顯然，需要斷開和第1節(jié)之間的鏈接。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個”按鈕 ，“與上一節(jié)相同”提示文字消失。從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對話框，如圖16所示。 圖16選擇“對齊方式”為“外

33、側(cè)”，并可以在對話框中預(yù)覽頁碼位于外側(cè)的效果。選中“首頁顯示頁碼”。有些書籍在每章的首頁不顯示頁碼，如果是這種情況，也可以不選中此選項。單擊“格式”按鈕，顯示“頁碼格式”對話框，可設(shè)置頁碼的格式和起始編號，如圖17所示。圖17在“數(shù)字格式”中選擇羅馬數(shù)字格式“I，II，III，”，在“頁碼編排”中選擇“起始頁碼”為“I”。單擊【確定】按鈕結(jié)束設(shè)置。注意第2節(jié)的頁腳提示文字變?yōu)椤捌鏀?shù)頁頁腳 -第2節(jié)-”，并且沒有出現(xiàn)預(yù)期的頁碼，如圖18所示。這是由于在如圖16所示的對話框中，選擇了“首頁顯示頁碼”，從而使原來的“首頁不同”功能失效，自動轉(zhuǎn)變?yōu)槠鏀?shù)頁頁腳，并且會顯示“與上一節(jié)相同”。如果切換到頁眉

34、，還會看到自動添加了一條水平線，這是因為此節(jié)已經(jīng)變?yōu)槠鏀?shù)頁頁眉，從而與上一節(jié)的首頁頁眉格式不再一樣了?？梢栽谕瓿伤械捻摯a設(shè)置后，按照前面“去除頁眉中多余的水平線”的方法去除水平線。圖18重復(fù)一遍剛才的操作即可設(shè)置好此節(jié)的頁碼：在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個”按鈕 ，“與上一節(jié)相同”提示文字消失。從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對話框，如圖16所示。此時的頁碼格式已經(jīng)自動采用了上次的設(shè)置，因此只需單擊【確定】按鈕即可?，F(xiàn)在可以看到羅馬數(shù)字頁碼出現(xiàn)在第2節(jié)奇數(shù)頁右側(cè)，如圖19所示。 圖19如果目錄較長，在目錄的第2頁會顯示偶數(shù)頁頁腳，其中將自動采用羅馬數(shù)字格式，無需再進行

35、設(shè)置。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示第3節(jié)的首頁頁腳，如圖20所示。 圖20第3節(jié)的首頁頁腳會顯示“與上一節(jié)相同”提示文字。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個”按鈕 ，“與上一節(jié)相同”提示文字消失。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“設(shè)置頁碼格式”按鈕 ，顯示“頁碼格式”對話框，如圖21所示。 圖21在“數(shù)字格式”中選擇“1，2，3，”，在“頁碼編排”中選擇“起始頁碼”為“1”。設(shè)置完畢，后面的所有節(jié)都會延續(xù)頁碼的設(shè)置和編號。至此，整篇文檔的頁碼格式和編號設(shè)置完畢。最后，按照前面“去除頁眉中多余的水平線”的方法去除第2節(jié)（目錄）頁眉中的水平線即可完成所有的設(shè)置。五、雙面打印

36、設(shè)置文檔需要雙面打印時，可以有多種設(shè)置和打印方法。（A）手動雙面打印從菜單選擇【文件】|【打印】命令，顯示“打印”對話框，如圖22所示。 圖22選中“手動雙面打印”，其他設(shè)置保持默認值。當(dāng)開始打印時，打印機會在打印完一面后提示換紙，將紙張背面放入打印機即可打印出背面內(nèi)容。每張紙都需要手動放入打印機才能打印背面。手動雙面打印的方法比較麻煩，適合打印紙張很少的情況。（B）分別打印奇數(shù)頁和偶數(shù)頁如果先打印所有的奇數(shù)頁，再在所有奇數(shù)頁的背面打印偶數(shù)頁，就能比較快速地完成雙面打印。 從菜單選擇【文件】|【打印】命令，顯示“打印”對話框，如圖23所示。圖23在“打印”中選擇“奇數(shù)頁”，并單擊【確定】按鈕開

37、始打印。打印時，通常會將紙匣中最上面的紙先送入打印機。打印完畢，會得到按1，3，5順序排列的所有奇數(shù)頁。將這些奇數(shù)頁重新放入紙匣，一般應(yīng)將背面未打印的部分朝向正面。注意如果開始打印，第1張送入打印機的紙不是第1頁，而是頁碼最大的紙。還需要注意紙張方向，不要使背面在打印出來后文字顛倒。此外，打印背面時會從奇數(shù)頁的最后一頁開始逆頁序打印，需要注意Word文檔中最后一頁的頁號。如果最后一頁的頁號為偶數(shù)，直接將所有的奇數(shù)頁放入紙匣；如果最后一頁的頁號為奇數(shù)，應(yīng)取出已打印好的最后一頁紙，并將余下的奇數(shù)頁放入紙匣，否則將會出現(xiàn)偶數(shù)頁打印錯位（例如，最后一頁為99頁時，如果把所有的奇數(shù)頁放入紙匣，第98頁會

38、打印在第99頁背面，正確的應(yīng)該是打印在第97頁背面）。在“打印”對話框的“打印”中選擇“偶數(shù)頁”，并單擊“選項”按鈕，顯示對話框，如圖24所示。圖24選中“打印選項”中的“逆頁序打印”，將會從最后一頁開始逆序打印。如果紙匣中最上面的紙已打印的頁面是第97頁，則背面將會打印第98頁，并按照96，94，92的順序打印其他頁，從而實現(xiàn)雙面打印。分別打印奇數(shù)頁和偶數(shù)頁效率較高，但如果出現(xiàn)卡紙等問題，就需要重新打印出現(xiàn)問題的奇數(shù)頁和偶數(shù)頁。 （C）全自動雙面打印全自動雙面打印需要采用具備雙面打印功能的打印機。利用打印機的設(shè)置，就能在打印完一張奇數(shù)頁后，自動將紙重新卷回并打印背面的偶數(shù)頁。具體用法可參見雙

39、面打印機的使用說明。在打印設(shè)置中通常采用默認設(shè)置即可。 六、小結(jié)無論多么復(fù)雜的排版，只要用好了分節(jié)、樣式、頁面設(shè)置和頁眉頁腳設(shè)置，就能輕松快捷地制作出專業(yè)水準(zhǔn)的文檔。域是提高效率、自動生成文本內(nèi)容的工具。 Word的打印功能極其強大，可以滿足各種打印需求。八招挽回受損Word文檔在你試圖打開一個Word文檔時，如果系統(tǒng)沒有響應(yīng)，那么可能的原因是該文檔已經(jīng)損壞。此時，請試試以下所述方法，或許能夠挽回你的全部或部分損失。一、自動恢復(fù)尚未保存的修改Word提供了“自動恢復(fù)”功能，可以幫助用戶找回程序遇到問題并停止響應(yīng)時尚未保存的信息。實際上，在你不得不在沒有保存工作成果就重新啟動電腦和Word后，系

40、統(tǒng)將打開“文檔恢復(fù)”任務(wù)窗格（圖1），其中列出了程序停止響應(yīng)時已恢復(fù)的所有文件。文件名后面是狀態(tài)指示器，顯示在恢復(fù)過程中已對文件所做的操作，其中：“原始文件”指基于最后一次手動保存的源文件；“已恢復(fù)”是指在恢復(fù)過程中已恢復(fù)的文件，或在“自動恢復(fù)”保存過程中已保存的文件?！拔臋n恢復(fù)”任務(wù)窗格可讓你打開文件、查看所做的修復(fù)以及對已恢復(fù)的版本進行比較。然后，你可以保存最佳版本并刪除其他版本，或保存所有打開的文件以便以后預(yù)覽。不過，“文檔恢復(fù)”任務(wù)窗格是Word XP提供的新功能，在以前的版本中，Word將直接把自動恢復(fù)的文件打開并顯示出來。二、手動打開恢復(fù)文件在經(jīng)過嚴重故障或類似問題后重新啟動Wor

41、d時，程序自動任何恢復(fù)的文件。如果由于某種原因恢復(fù)文件沒有打開，你可以自行將其打開，操作步驟如下：1 在“常用”工具欄上，單擊“打開”按鈕；2 在文件夾列表中，定位并雙擊存儲恢復(fù)文件的文件夾。對于Windows 2000/XP操作系統(tǒng)，該位置通常為“C:documents and settingsApplication DataMicrosoftWord”文件夾；對于Windows 98Me操作系統(tǒng)，該位置通常為“C: WindowsApplication DataMicrosoftWord”文件夾；3 在“文件類型”框中單擊“所有文件”。每個恢復(fù)文件名稱顯示為“自動恢復(fù)保存file name

42、”及程序文件擴展名；4 單擊要恢復(fù)的文件名，然后單擊“打開”按鈕。三、“打開并修復(fù)”文件Word XP提供了一個恢復(fù)受損文檔的新方法，操作步驟如下：1 在“文件”菜單上，單擊“打開”命令；2 在“查找范圍”列表中，單擊包含要打開的文件的驅(qū)動器、文件夾或Internet位置；3 在文件夾列表中，定位并打開包含文件的文件夾； 4 選擇要恢復(fù)的文件； 5 單擊“打開”按鈕旁邊的箭頭，然后單擊“打開并修復(fù)”。 四、從任意文件中恢復(fù)文本W(wǎng)ord提供了一個“從任意文件中恢復(fù)文本”的文件轉(zhuǎn)換器，可以用來從任意文件中提取文字。要使用該文件轉(zhuǎn)換器恢復(fù)損壞文件中的文本，操作步驟如下： 1 在“工具”菜單上，單擊“選項”命令，再單擊“常規(guī)”選項卡； 2 確認選中“打開時確認轉(zhuǎn)