員工手冊的建議

1、員工手冊的建議一、需走過民主制訂程序什么是民主制訂程序？原最高院關(guān)于勞動(dòng)爭議的第一個(gè)司法解釋，提出了這一概念，卻沒有明確相應(yīng)的含義，導(dǎo)致這一概念沒有起到實(shí)際的作用，此次勞動(dòng)合同法對這一概念進(jìn)行了細(xì)化，即要求通過與職工代表大會或者全體職工的對話，總結(jié)他們的意見之后，再通過與工會或者職工代表協(xié)商確定。這一細(xì)化同時(shí)產(chǎn)生的問題在于，如何選舉職工代表？2008年1月1日之前的員工手冊是否也需要走過同樣的程序?職工代表大會需要多次個(gè)職工代表參加或者參加者達(dá)到多大的比例才是有效的？參會者多大比例通過決議才是有效的？所有這些，目前還不具有操作性。在此情況下，企業(yè)通過自己的員工手冊時(shí)，應(yīng)該如何操作呢？最好的建議

2、還是在2008年之前通過，因?yàn)楫吘勾藭r(shí)，勞動(dòng)合同法還沒有生效，尚不需要按勞動(dòng)合同法的民主制訂程序的要求進(jìn)行操作。而勞動(dòng)合同法正式生效之后，再進(jìn)行制訂的話，就需要期待相應(yīng)的配套規(guī)定明確職工代表大會的問題之后，才實(shí)際具有切實(shí)可行的操作方案。二、員工手冊防范員工入職之前的風(fēng)險(xiǎn)首先需要了解員工入職之前的風(fēng)險(xiǎn)員工入職前，主要風(fēng)險(xiǎn)在于員工的身份真?zhèn)?、學(xué)歷真?zhèn)?、身體健康情況、有無現(xiàn)原單位解除勞動(dòng)關(guān)系、是否存在競業(yè)禁止義務(wù)、是否存在保密義務(wù)等各種情況。其次，在員工手冊中，規(guī)制防范方案。對不同的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)有不同的防范措施。查詢員工身份證信息真?zhèn)?、學(xué)歷真?zhèn)?，可以通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢；對健康狀況，可以通過體檢得知，對是

3、否解除，可以通過離職證明獲知，對是否存在競業(yè)禁止和保密，可以通過詢問和背景調(diào)查得知。而其中關(guān)于競業(yè)禁止和保密這一塊，目前企業(yè)認(rèn)真去做的較少，主要原因還是在于缺乏相應(yīng)的意識。除了實(shí)際的防范方案之外，員工手冊能夠做到的，主要還在于界定清楚員工入職之前，HR需要做的工作，以及這些工作需要完成的一個(gè)時(shí)間點(diǎn)，即以上工作，必須在員工實(shí)際入職之前做完，而不能在員工入職之后的一定期限內(nèi)完成。否則,企業(yè)就存在風(fēng)險(xiǎn)。三、員工手冊防范勞動(dòng)合同風(fēng)險(xiǎn)員工入職具有特殊的意義，勞動(dòng)合同法將入職的時(shí)間，作為了界定雙方正式建立勞動(dòng)合同關(guān)系的起點(diǎn)。所以這一時(shí)間，從今后將具有特殊的意義，會成為企業(yè)與員工勞動(dòng)爭議發(fā)生的一個(gè)起始點(diǎn)。對

4、于這一時(shí)間，企業(yè)必須在員工手冊中，要求HR們，在一個(gè)員工入職之前，就與員工簽訂好勞動(dòng)合同。這是一種最妥當(dāng)?shù)姆绞?。否則，如果不簽勞動(dòng)合同達(dá)到了一個(gè)月的時(shí)間，就會發(fā)生勞動(dòng)合同法所說的雙倍向員工支付工資的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，員工先入職再簽合同，也會產(chǎn)生員工入職之后，不再積極配合企業(yè)簽訂勞動(dòng)合同事宜，甚至?xí)l(fā)生員工故意不與企業(yè)簽訂勞動(dòng)合同的事項(xiàng)，或者員工對勞動(dòng)合同提出較多的修改意見，所有這些，都會給企業(yè)帶來工作的不便。因此企業(yè)在員工手冊中，要考慮公司的實(shí)際情況，較好地規(guī)制HR們與員工簽訂勞動(dòng)合同的具體時(shí)間同時(shí)，對于簽訂勞動(dòng)合同的時(shí)間，還要區(qū)分首簽與續(xù)簽的不同情況，作出不同的規(guī)制。四、員工手冊對試用期員工進(jìn)行更

5、好地管理試用期辭退員工，目前發(fā)生勞動(dòng)爭議的案件較少。但是勞動(dòng)合同法實(shí)施之后，違法辭退員工的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，就從目前的一倍變?yōu)榱硕渡踔寥叮S著經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金的成倍上升，利益會驅(qū)動(dòng)試用期遭辭的員工，積極維權(quán)，這一點(diǎn)對企業(yè)試用期辭退員工的行為，增加了風(fēng)險(xiǎn)成為勞動(dòng)爭議案件的概率。而企業(yè)試用期辭退員工，一直以來，都是存在較大風(fēng)險(xiǎn)的。首先，多數(shù)企業(yè)認(rèn)為，試用期可以隨時(shí)辭退員工，這是一個(gè)十分錯(cuò)誤的概念。一直以來，很多HR們認(rèn)為，試用期作為員工，可以隨時(shí)辭職，那么作為單位，也是可以隨時(shí)辭退員工的。這一認(rèn)識，是對法律的誤讀。實(shí)際上無論是當(dāng)初的勞動(dòng)法，還是目前的勞動(dòng)合同法，對于試用期辭退員工，都是有一定條件限制的，即只

6、有在員工不符合錄用條件時(shí)，才可以辭退員工。其次，不符合錄用條件這一法律概念與HR們的人力資源概念的脫節(jié)，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)一直存在。不符合錄用條件是一個(gè)法律的概念，在實(shí)際的HR管理中，這一概念并不是一個(gè)常用的概念。在實(shí)際的HR管理中，多數(shù)得到應(yīng)用的是試用期對員工的考核以及考核結(jié)論是否合格這一常用術(shù)語。兩者之間是否等同，法律并沒有明確規(guī)定。在這種情況之下，就需要企業(yè)運(yùn)用員工手冊對這些近似概念進(jìn)行疏理，將兩者之間的關(guān)系界定清楚，才能避免類似風(fēng)險(xiǎn)。否則，一旦在概念模糊的情況下，仲裁或者法院將不符合錄用條件等同于當(dāng)初的招聘條件，企業(yè)的試用期辭退權(quán)利就等同虛設(shè)。五、員工手冊解決調(diào)整工作崗位問題員工手冊的作用，除了

7、教育員工，使員工了解并認(rèn)可公司的文化之外，還有一個(gè)作用就是盡量避免僵化的勞動(dòng)關(guān)系。而公司在合理合法的情況下，可以調(diào)整員工的工作崗位，是避免僵化的一個(gè)表現(xiàn)。所以，公司就很有必要在公司的勞動(dòng)合同以及員工手冊中，對于調(diào)整工作崗位的情形作出約定。調(diào)整員工的工作崗位，是企業(yè)進(jìn)行正常工作管理的一種權(quán)力，同時(shí)，由于工作崗位涉及到員工的切身利益，一般情況下，員工的收入多少和心理優(yōu)越感跟工作崗位密切相關(guān)，所以一方面是企業(yè)的權(quán)力，另一方面是員工的切身利益，如何在二者之間作一個(gè)平衡，對雙方的利益進(jìn)行兼顧和尊重，是一個(gè)公司的員工手冊需要解決的問題。目前調(diào)整員工工作崗位的作法不外乎三種， 一種為直接規(guī)定企業(yè)有單方變更和

8、調(diào)整權(quán)，員工必須服從，這一種做法，從根本上漠視了員工的權(quán)利，排除了員工的主要權(quán)利，是一種違法和無效的約定；另一種為依據(jù)公司的經(jīng)營狀況、員工的工作表現(xiàn)以及工作業(yè)績等多方面原因調(diào)整員工的工作崗位，這一種約定乍看比前一種要委婉、溫和，貌似尊重了員工的權(quán)利，而實(shí)際上經(jīng)營狀況、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等概念也是一種模糊性的規(guī)定，經(jīng)營狀況到了什么程度可以調(diào)整崗位，難以明確，從而使這種條款本身也成為了公司暗箱操作并侵犯員工利益的一個(gè)根源，也成了一個(gè)員工在受到調(diào)崗時(shí)，不認(rèn)同調(diào)崗理由，不接受調(diào)崗安排的一個(gè)原因。貌似給了企業(yè)權(quán)利，實(shí)際上卻成了勞動(dòng)爭議發(fā)生的一個(gè)禍?zhǔn)?。值得提倡的是第三種做法（目前也是本站原創(chuàng)提倡并努力推廣

9、的一種做法），在員工手冊中，明確約定調(diào)整員工工作崗位的具體條件，這些條件要明確具體，具有可操作性，而且跟企業(yè)實(shí)際的管理水平管理風(fēng)格切近，具有實(shí)用價(jià)值。這些約定，一方面便于使員工知道在何種情況下，企業(yè)可以調(diào)崗，另一方面，便于使企業(yè)在條件滿足時(shí)，確實(shí)可以調(diào)整員工的工作崗位，以解決勞動(dòng)關(guān)系僵化問題。這種做法，是從根本上消除勞動(dòng)爭議的措施。六、員工手冊解決調(diào)整工資問題調(diào)整員工的工資，也是人力資源管理中的一個(gè)難題。很多企業(yè)的薪酬，可升難降。而一旦降薪，隨之而來的一般都是勞動(dòng)爭議。所以，如何在員工手冊中，解決這一問題，是所有公司的HR們需要不斷思索不斷總結(jié)的問題。我們的建議有二：1、對工資進(jìn)行合理的結(jié)構(gòu)性

10、劃分其中的崗位工資隨工作崗位可作變動(dòng)，績效工資隨公司的績效考核而變動(dòng)，這樣做便于使員工的工資收入與實(shí)際的工作付出相配套和吻合，提高員工的滿意度，消除不平衡心理出現(xiàn)的概率。2、對調(diào)整條件作出具體約定這一點(diǎn)同上述的工作崗位調(diào)整條件。七、員工手冊界定模糊概念很多勞動(dòng)法和勞動(dòng)合同法的模糊概念，需要企業(yè)的員工手冊進(jìn)行界定和明確，諸如前述的“不符合錄用條件”，還有“不勝任工作”“客觀情況發(fā)生變化”“嚴(yán)重失職”“嚴(yán)重違紀(jì)”或者“嚴(yán)重違犯公司規(guī)章制度”等法律概念。這些法律概念跟一個(gè)公司的人力資源管理概念，并不統(tǒng)一，所以公司需要將這些概念跟人力資源管理概念進(jìn)行統(tǒng)一。同時(shí)，這些概念皆是模糊性概念，本身不具有操作性

11、，所以公司需要考慮公司的管理經(jīng)驗(yàn)和實(shí)際操作模式，吸納別的公司的管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)考慮合理化，對這些概念進(jìn)行具體化。只有如此，才能使公司的員工手冊具有實(shí)用價(jià)值。八、員工手冊灌輸取證意識員工手冊不但是管理企業(yè)員工的管理工具，同時(shí)也是企業(yè)HR的操作工具。人力資源的風(fēng)險(xiǎn)，一向可以分為兩種，一種為文本風(fēng)險(xiǎn)，另一種為執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。文本風(fēng)險(xiǎn)需要企業(yè)在文本中盡量預(yù)見風(fēng)險(xiǎn)，在制度內(nèi)容上盡可能地完善規(guī)定出各種情形，并提供處理方案；執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)一般存在于執(zhí)行制度的過程中，處理問題的過程中。一般人皆認(rèn)為，執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因，在于具體執(zhí)行者的執(zhí)行能力，但是實(shí)際上，通過完善的文本規(guī)范處理問題的流程和細(xì)節(jié)，可以大大減輕和降低執(zhí)行的風(fēng)險(xiǎn)

12、。而企業(yè)的員工手冊在內(nèi)容上，對于細(xì)節(jié)上多做規(guī)定，注重取證，是降低執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)有效方式。比如企業(yè)在制訂員工手冊時(shí)，注重HR工作的具體流程規(guī)定，對于流程化的工作程序，盡可能地細(xì)化，而且每個(gè)環(huán)節(jié)皆要求HR取到相應(yīng)的書證，貫輸書面化的工作方式和習(xí)慣。通過這種方式，消化執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。九、員工手冊通過訪談方式解決辭退問題員工手冊的一個(gè)重大作用，就在于可以據(jù)此解除與員工之間的勞動(dòng)合同，所以，員工手冊解決辭退問題，是公司員工手冊負(fù)有的天生使命。勞動(dòng)合同法以嚴(yán)重違犯公司規(guī)章制度代替了嚴(yán)重違紀(jì)的概念，更使員工手冊的這個(gè)使命感愈加濃厚。但是員工手冊如何解決辭退問題，卻并非一個(gè)容易和簡單的事。筆者在為多家公司修改員工手

13、冊時(shí)皆發(fā)現(xiàn)，很多公司都認(rèn)識到了員工手冊在這方面的重要作用，而且都力圖解決這個(gè)問題，但是事實(shí)上，多數(shù)公司做得并不理想。很多企業(yè)在制訂這一塊時(shí)，也充滿困惑。有的公司直接從網(wǎng)上下載，有的公司向朋友公司求助，將別的公司的規(guī)定混合摘來自用，有的公司召開人力資源部會議，進(jìn)行公開討論，有的公司進(jìn)而委托律師介入修改過程，參加討論來進(jìn)行界定。我們認(rèn)為，這些做法都不足取。對于公司的實(shí)際管理，每一家公司各不相同，每家公司的發(fā)展?fàn)顩r，目前所面臨并急需要解決的問題，更是大不相同，所以從網(wǎng)上下載來的或者從朋友公司借過來的，肯定存在與本公司實(shí)際需要脫節(jié)的地方；人力資源部的人員，多數(shù)只對公司歷年來發(fā)生的爭議類型有所了解，對于

14、公司的整體狀況以及整體的問題，缺乏全面的認(rèn)識；律師哪怕是專業(yè)律師，也只是基于經(jīng)驗(yàn)，對于公司的實(shí)際需要，并沒有足夠的了解。所以通過這些渠道所制訂出來的員工手冊，并不能夠適合于公司的實(shí)際需要。制訂員工手冊的能力是一方面，同樣重要的，是應(yīng)該有一個(gè)良好的方法。我們認(rèn)為，了解公司實(shí)際需要，了解公司潛在的用工風(fēng)險(xiǎn)，全面規(guī)范公司的用工制度，最好的一種方式就是在制訂員工手冊的過程中，建立一個(gè)訪談制度。通過對在職員工的訪談，了解他們對公司的認(rèn)識，對公司的發(fā)展前景是否有信心，了解公司的用工流程，了解公司一般情況下，會在哪些用工的環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，出現(xiàn)什么樣的問題，問題的原因是什么，了解員工對同一個(gè)問題由于立場不同所產(chǎn)

15、生的不同的認(rèn)識，什么樣的行為才是真正損害公司利益的行為，什么樣的行為正在損害公司的利益，公司的日常性錯(cuò)誤是什么，公司管理中潛在的問題是什么，員工對公司有沒有潛在的抱怨和相應(yīng)的要求。所有這些，是公司內(nèi)部用工現(xiàn)狀的第一手最直觀的資料，是最有利于制訂員工手冊需要的。建立訪談制度，是制訂員工手冊過程中必須要走的一個(gè)程序。同時(shí)，在具體操作訪談時(shí)，又需要有所側(cè)重，對于不同的訪談目的，設(shè)計(jì)不同的訪談提綱，采取不同的訪談方法，界定合適的訪談范圍。這是提高工作效率，同時(shí)也使訪談工作更有效率的一個(gè)基本要求。十、員工手冊的公示問題公司常見的公示做法有以下幾種：1、將公司的規(guī)章制度，公布在公司的會議室內(nèi)，沒有特意去提

16、醒員工注意或者確實(shí)提醒了員工，但沒有任何證據(jù)可以證明，甚至沒有任何證據(jù)可以證明是何時(shí)公布的；這一做法常見于一些老國企。2、將公司的員工手冊，公布在公司的內(nèi)部網(wǎng)站上，每個(gè)員工皆可以通過公司系統(tǒng)進(jìn)行查詢查看。這一做法常見于新型的IT公司，甚至一些知名的國際化的IT公司。3、將公司的員工手冊，通過電子郵件系統(tǒng)，向公司的每一名員工送達(dá)。這一做法常見于新興的企業(yè)，雖然不是IT行業(yè)，但是工作習(xí)慣依賴于網(wǎng)絡(luò)，習(xí)慣于在工作過程中使用網(wǎng)絡(luò)溝通方式。上面的第一種做法，是一種比較傳統(tǒng)的做法，也是一種風(fēng)險(xiǎn)最大的做法。因?yàn)檫@種做法事實(shí)上沒有任何證據(jù)可以證明將這些制度對員工進(jìn)行過公示。那么在這種情況下，只要員工一否認(rèn)，基

17、本上就是員工手冊無效的結(jié)局。上面的第二種做法以及第三種做法，有一定的相似之處。目前由于網(wǎng)絡(luò)工具的興起，因?yàn)槠涫褂么_實(shí)具有極大的便利性，而且尤其便于異地員工的管理，所以在實(shí)踐中受到了廣泛的應(yīng)用。這些做法本身可以節(jié)省人力資源的很多瑣碎性的工作，可以節(jié)省人力，節(jié)省勞動(dòng)量，減輕工作壓力，提高工作效率。但是與之相伴而生的就是法律上的風(fēng)險(xiǎn)。這些公示方式，由于皆是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，目前司法實(shí)踐考慮到網(wǎng)絡(luò)本身的易于修改而且不留痕跡，一旦出現(xiàn)員工否認(rèn)而公司無法提供其他的可參考性證據(jù)時(shí)，一般情況下，也是認(rèn)定為員工手冊無效的。法律本身并沒有對公示作出任何解釋。目前司法實(shí)踐對公示的理解是公司要將員工手冊通知到員工本人，

18、并不在意是否通知到了其他的員工。所以仲裁訴訟中也曾經(jīng)出現(xiàn)過被訴公司為了證明公示過員工手冊，由所有在職的員工集體簽名證明這一點(diǎn)。但是由于在職的員工跟所在的公司之間具有隸屬關(guān)系，也就具有了一定的經(jīng)濟(jì)利害關(guān)系，因此這樣的證據(jù)在實(shí)踐中并不能得到仲裁員或者法官的認(rèn)可。從而也就引申出了結(jié)論，即企業(yè)如果要證明對員工手冊進(jìn)行了公示，就必須要有證據(jù)證明對發(fā)生爭議的員工進(jìn)行過明確的告知。在實(shí)踐中我們也碰到過以下幾類比較好的公示方式，為大家介紹一下，以供借鑒：1、員工入職時(shí)，公司會為員工準(zhǔn)備一些工作需要的資料或者勞動(dòng)工具，與這些資料和勞動(dòng)工具同時(shí)交付給員工的，就有員工手冊（需要單獨(dú)列明），同時(shí)，要求員工簽字確認(rèn)收到了。這一種做法，既有充分的證據(jù)向員工進(jìn)行了公示，同時(shí)也便于員工在入職之時(shí)就了解企業(yè)的規(guī)章制度，便于迅速地了解企業(yè)的文化以及工作流程。2、員工入職時(shí)，為員工進(jìn)行適當(dāng)培訓(xùn)時(shí)（時(shí)間也許只有二三天），其中就有對員工手冊的內(nèi)容培訓(xùn)，對于這種培訓(xùn)，主題以及到場人員工皆有登記，并要求每一名員工進(jìn)行簽到明示。這一種做法，比第一種做法更具有實(shí)際意義。3、在第二種做法的基礎(chǔ)上，企業(yè)在培訓(xùn)結(jié)束時(shí)，會對員工進(jìn)行關(guān)于員工手冊的開卷考試，第一名