航空大學(xué)后勤集團(tuán)文書(shū)檔案管理規(guī)定

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-307編號(hào)：_航空大學(xué)后勤集團(tuán)文書(shū)檔案管理規(guī)定審核：_時(shí)間：_單位：_航空大學(xué)后勤集團(tuán)文書(shū)檔案管理規(guī)定用戶指南：該管理規(guī)范資料適用于管理中，為使規(guī)則公開(kāi)化，讓所有人保持集體的協(xié)調(diào)，維護(hù)集體的利益，從而充分發(fā)揮團(tuán)體的力量，實(shí)現(xiàn)管理有法可依，內(nèi)部運(yùn)行有規(guī)則保障?？赏ㄟ^(guò)修改使用，也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。航空大學(xué)后勤集團(tuán)文書(shū)檔案管理規(guī)定文書(shū)檔案是集團(tuán)工作運(yùn)行的記錄，是集團(tuán)實(shí)施有效管理的依據(jù)。文書(shū)檔案的管理是辦公室日常工作的重要組成部分。管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)、遵守保密制度，嚴(yán)格執(zhí)行文書(shū)檔案管理的各項(xiàng)

2、規(guī)定。為規(guī)范集團(tuán)文書(shū)檔案管理工作，特制訂本規(guī)定。一、文書(shū)檔案管理的基本原則文書(shū)檔案管理應(yīng)遵循集中管理與分散管理相結(jié)合的原則，以集中管理為主。集團(tuán)各職能部門(mén)及各單位下發(fā)的紅頭文件及執(zhí)行辦理的公文應(yīng)在集團(tuán)黨政辦公室備案。集團(tuán)職能部門(mén)和各單位辦公室分別負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的管理，以便于及時(shí)利用和維護(hù)文書(shū)檔案的完整與安全。保密性文書(shū)按照上級(jí)規(guī)定執(zhí)行。二、歸檔文書(shū)的范圍1.學(xué)校和上級(jí)部門(mén)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。2.集團(tuán)各職能部門(mén)、各單位簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。3.各類請(qǐng)示、報(bào)告、通知、年度工作總結(jié)、工作計(jì)劃等。4.會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定、收發(fā)文記錄等。5.與有關(guān)單位的往來(lái)信件、各種協(xié)議書(shū)、責(zé)任書(shū)、合同書(shū)等。6.相關(guān)的法律法規(guī)

3、及標(biāo)準(zhǔn)。7.具有查存價(jià)值的資料。三、管理部門(mén)及職責(zé)1.集團(tuán)黨政辦公室：負(fù)責(zé)學(xué)校和上級(jí)部門(mén)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件以及各單位上報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告等文書(shū)檔案的管理。負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)各單位文書(shū)檔案管理工作實(shí)施監(jiān)督檢查。2.集團(tuán)各職能部門(mén)負(fù)責(zé)學(xué)校、上級(jí)有關(guān)部門(mén)和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書(shū)檔案以及本部門(mén)簽發(fā)文件的管理。3.各單位辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校、上級(jí)有關(guān)部門(mén)和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書(shū)檔案以及本單位簽發(fā)文件的管理。4.各單位應(yīng)確定一名文件管理人員，負(fù)責(zé)本單位文件的管理與歸檔工作。5.管理職責(zé) 搜集、整理、立卷、鑒定、保管單位的文書(shū)檔案。 積極開(kāi)展文書(shū)檔案的提供與利用工作。 進(jìn)行文書(shū)檔

4、案鑒定與統(tǒng)計(jì)。 保證文書(shū)檔案質(zhì)量，防止丟失、損壞。四、文書(shū)檔案的點(diǎn)驗(yàn)辦公室文件管理人員在文書(shū)檔案歸檔前應(yīng)按照下列要求對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行點(diǎn)驗(yàn)：1.檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺應(yīng)及時(shí)詢問(wèn)遞交人進(jìn)行追查補(bǔ)齊。2.對(duì)領(lǐng)導(dǎo)審批的文件，應(yīng)確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見(jiàn)是否已辦理，如已辦理，應(yīng)在辦理結(jié)果一欄簽字，并將相關(guān)文書(shū)合并統(tǒng)一歸檔。3.歸檔文書(shū)應(yīng)具有擬稿人、審核人、行文部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)，并注明簽發(fā)日期。五、立卷1.歸檔文件的種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。2.歸檔文書(shū)應(yīng)按照發(fā)文單位及類型進(jìn)行整理，每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復(fù)與請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)與原件等分別歸在一起，不得分開(kāi)，即正

5、件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;轉(zhuǎn)發(fā)在前，原件在后。3.不同年度的文件不得放在一起立卷。跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，應(yīng)放在請(qǐng)示年度立卷;跨年度的計(jì)劃應(yīng)放在第一年立卷;跨年度的總結(jié)應(yīng)放在最后一年立卷。4.卷內(nèi)文件應(yīng)按照發(fā)文時(shí)間先后順序，依次編寫(xiě)公文份數(shù)及頁(yè)號(hào)。公文份數(shù)在每份公文的右上角填寫(xiě)，頁(yè)號(hào)在公文右下角連續(xù)填寫(xiě)。5.卷內(nèi)應(yīng)放置目錄和備考表。目錄放在卷首, 備考表放在卷尾。6.填寫(xiě)完整檔案盒各項(xiàng)內(nèi)容，將整理好的公文，放入檔案盒存入文件柜。六、歸檔管理1.各單位文件管理人員應(yīng)在每年一月底前，將上一年度的文件整理歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)按照立卷要求整理。2.個(gè)人不能保存應(yīng)歸檔的公文。3.擬

6、制、修改和簽批的公文，書(shū)寫(xiě)及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。4.歸檔文件除絕密級(jí)和注明不能翻印的以外，需翻印的須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。翻印的公文作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位印章。5.各單位應(yīng)設(shè)立專用文件柜，保持歸檔文件清潔，防止受潮、蟲(chóng)蛀、腐蝕。七、歸檔文書(shū)的借閱1.借閱歸檔公文應(yīng)履行借閱手續(xù)，填寫(xiě)檔案借(查)閱登記表。借閱秘密級(jí)以上的公文須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.原則上案卷不許借出，只供在辦公室查閱，需借出的須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室批準(zhǔn)。3.借閱期限一般不超過(guò)十天，到期應(yīng)及時(shí)歸還。需延長(zhǎng)借閱時(shí)間的，應(yīng)經(jīng)辦公室主任同意。到期未還的，文件管理人員應(yīng)

7、及時(shí)催促借閱人員歸還。4.借閱歸檔公文的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、勾畫(huà)、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)制、拍攝、轉(zhuǎn)借檔案。5.因工作需要復(fù)制檔案時(shí)，必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。6.借閱檔案歸還時(shí)，文件管理人員應(yīng)當(dāng)面認(rèn)真查驗(yàn)檔案的完整性，發(fā)現(xiàn)遺失、損壞時(shí)，應(yīng)查問(wèn)借閱人員原因，并報(bào)辦公室主任。7.集團(tuán)以外的單位借閱歸檔公文時(shí)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。八、公文保存期1.集團(tuán)、集團(tuán)黨委、集團(tuán)工會(huì)和各職能部門(mén)以及集團(tuán)各單位行文并下發(fā)的集團(tuán)內(nèi)部規(guī)章制度和機(jī)構(gòu)設(shè)置的通知、任命等類公文正在執(zhí)行期間均為保存期。2.指導(dǎo)工作運(yùn)行類公文保存期為三年。3.一般短期通知類公文保存期為一年。九、公文的收

8、回與銷毀1.不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)辦公室主任批準(zhǔn)后，可不作為歸檔公文存檔。需銷毀時(shí)，由文件管理人員填寫(xiě)文件銷毀清單，注明銷毀的公文名稱、發(fā)文編號(hào)、份數(shù)、銷毀日期，批準(zhǔn)人和銷毀人應(yīng)簽名。2.集團(tuán)、集團(tuán)黨委、集團(tuán)工會(huì)行文下發(fā)的公文由集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)收回并銷毀。集團(tuán)各職能部門(mén)行文下發(fā)的公文由本部門(mén)負(fù)責(zé)收回并銷毀。各單位行文下發(fā)的公文由本單位辦公室負(fù)責(zé)收回并銷毀。3.集團(tuán)黨政辦公室、各職能部門(mén)應(yīng)在每年一月份前對(duì)歸檔公文進(jìn)行清理，已到保存期的公文應(yīng)編寫(xiě)收回與銷毀公文的通知和目錄，明確應(yīng)收回和銷毀的公文發(fā)文編號(hào)、文件名稱、份數(shù)等。收回的公文應(yīng)建立收文登記。4.收回過(guò)期公文，文件管理人員應(yīng)填寫(xiě)文件銷毀清單，銷毀人和監(jiān)督銷毀人應(yīng)在清單上簽名，并注明銷毀日期。6.對(duì)銷毀的公文由行文部門(mén)負(fù)責(zé)留存一份以便查閱，并加蓋“作廢保存”印章。十、電子文檔的處理