公司采購(gòu)流程管理制度DOC

1、公司采購(gòu)流程管理制度為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)本錢，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步標(biāo) 準(zhǔn)物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)及各部門間的配合，特制定本制度。一、請(qǐng)購(gòu)及其規(guī)定1. 請(qǐng)購(gòu)的定義請(qǐng)購(gòu)是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料， 并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些 物料的單子的整個(gè)過程。2. 請(qǐng)購(gòu)單的要素完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括以下要素：請(qǐng)購(gòu)的部門； 請(qǐng)購(gòu)物品所屬工程； 請(qǐng)購(gòu)的用途； 請(qǐng)購(gòu)的物品名； 請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量； 請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格； 請(qǐng)購(gòu)物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等； 請(qǐng)購(gòu)的物品的要求時(shí)間； 請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注；請(qǐng)購(gòu)單填寫人；(11)請(qǐng)購(gòu)部門主管；(12)請(qǐng)購(gòu)單審核人；(

2、13)采購(gòu)副總審核；(14)財(cái)務(wù)審核人；(15)公司總經(jīng)理。3. 請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定 請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門； 固定資產(chǎn)申購(gòu)按照附表一固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表的格式進(jìn)展填寫提報(bào)； 其他材料設(shè)備及工程工程申購(gòu)按照附表二物資采購(gòu)申請(qǐng)表的格式填寫提報(bào)； 日常零星采購(gòu)按照公司印制的按照附表三物資采購(gòu)審批單的格式填寫提報(bào)； 請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單是應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收人請(qǐng)購(gòu)部門備份； 涉及到請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)展提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提 交； 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以 或其他形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào) 采購(gòu)部門，簽

3、字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。 如果是單一來(lái)源采購(gòu)或指定采購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購(gòu)部門必須作出書面說明。 請(qǐng)購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。4. 公司物資請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門 公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他工程由生產(chǎn)部門提報(bào)； 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、效勞或其他生活及辦公工程由辦公室提報(bào)； 公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。二 . 請(qǐng)購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定1. 請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn) 采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)過 公司領(lǐng)導(dǎo)審批； 接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)方案不采購(gòu)，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購(gòu)，圖紙及技術(shù)資料不全不采購(gòu)，

4、庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購(gòu)的原那么； 通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查請(qǐng)購(gòu)物資是否有庫(kù)存； 對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。2. 請(qǐng)購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定 對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)展分工處理； 對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)工程應(yīng)優(yōu)先處理； 無(wú)法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門； 重要的工程采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3. 采購(gòu)周期的規(guī)定 單次采購(gòu)金額預(yù)算在 1 萬(wàn)元以下的零星采購(gòu)工程或預(yù)算在 1 萬(wàn)元以下可市區(qū)采購(gòu)的物資及產(chǎn)品的 采購(gòu)周期不應(yīng)超過 5 天； 單次采購(gòu)金額預(yù)算在 1 萬(wàn)元以上的工程比價(jià)采購(gòu)，采購(gòu)周期不應(yīng)超過 15 天； 請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)按照以上規(guī)定的時(shí)間提前提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部如

5、未能按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)時(shí)應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明原因； 遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略。三 . 詢價(jià)及其規(guī)定1. 詢價(jià)前應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)的及 請(qǐng)購(gòu)部門溝通；2. 屬于一樣類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu)；3. 對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)工程應(yīng)優(yōu)先處理；4. 所有采購(gòu)工程上必須向生產(chǎn)廠家或效勞商直接詢價(jià)，原那么能不通過其代理或各種中介構(gòu)造詢價(jià)；5. 對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物資或設(shè)備如有本錢較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品；6. 詢價(jià)時(shí)對(duì)于一樣規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)展詢價(jià)；7. 在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。四 . 比價(jià)

6、、議價(jià)1. 對(duì)廠商的供給能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或效勞質(zhì)量進(jìn)展確認(rèn)；2. 對(duì)于合格供給商的價(jià)格水平進(jìn)展市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；3. 收到供給單位第一次報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。4. 重要工程應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力， 資質(zhì)進(jìn)展驗(yàn)證和審查， 如通過進(jìn)展實(shí)地考察了解供給 商的各方面的實(shí)力等；5. 參考目標(biāo)價(jià)格及擬合作單位進(jìn)展價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。五 . 比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總1. 比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意前方可匯總；2. 比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六比價(jià)/ 招標(biāo)匯總表的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其

7、他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；3. 如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)展修改或重新處理。六 . 合同的簽訂及其規(guī)定1. 合同：是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣 義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。 合同正文應(yīng)包含的要素1) 合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；2) 采購(gòu)物品 /工程的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件及確認(rèn)圖紙是不可 分割的局部；3) 包裝要求；4) 合同總額應(yīng)含稅，特殊情況應(yīng)注明；5) 付款方式；6) 工期；7) 質(zhì)量保證期；8) 質(zhì)量要求及標(biāo)準(zhǔn)；9) 違約責(zé)

8、任和解決糾紛的方法；10) 雙方的公司信息；11) 其他約定。 合同簽訂及其規(guī)定1) 如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2) 擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3) 為防止合同工程量追加或追加無(wú)依據(jù)，打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；4) 遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較大且價(jià)格較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；5) 質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開場(chǎng)并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品保質(zhì)期；6) 詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；7) 及初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；8) 違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；9) 比價(jià)匯總表巡簽完畢前方可進(jìn)展合同的簽訂工作；10) 合同簽訂應(yīng)按照

9、附表七合同審查批準(zhǔn)單的格式對(duì)合同初稿進(jìn)展巡簽審查；11) 合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；12) 簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。七 . 付款及合同執(zhí)行1. 付款規(guī)定 按照進(jìn)度付款的采購(gòu)工程必須確保質(zhì)檢合格方可付款； 按照貴公司規(guī)定和合同約定到達(dá)付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八資金支出審批單 ，該審 批單巡簽我那比后提交財(cái)務(wù)部付款； 財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在 3 天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況狂 延期付款的應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2. 合同執(zhí)行 已簽訂合同由采購(gòu)部工程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)展監(jiān)視，如出現(xiàn)問題，采購(gòu)部應(yīng)及

10、時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)； 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并催促其 保質(zhì)保量，按時(shí)履約； 合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。八 . 報(bào)驗(yàn)及入庫(kù)1. 報(bào)驗(yàn) 供給單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)展驗(yàn)收； 對(duì)于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行； 到達(dá)質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門進(jìn)展質(zhì)檢、驗(yàn)收； 質(zhì)檢部門在接到采購(gòu)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生 產(chǎn)部門使用或不能入庫(kù)的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任； 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2. 入庫(kù) 公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)