第七講——時(shí)間管理的80-20法則

1、第七講 時(shí)間管理的 80/20 法則本講要點(diǎn)】決策的必要性帕雷托 (PARETO) 時(shí)間原則運(yùn)用 ABC 分析法來(lái)設(shè)定優(yōu)先順序決策的必要性優(yōu)先順序 優(yōu)先順序就是決定哪件事情必須先做，哪件事情只能擺在第二位，哪些事情可以延緩來(lái)處理，即要有 意識(shí)地設(shè)定明確的有限順序，以便執(zhí)著、系統(tǒng)地依照這個(gè)順序處理計(jì)劃里的任務(wù)。決策的必要性設(shè)定優(yōu)先順序的好處1只做重要而且是必要的任務(wù) 在生活中，不管是工作、學(xué)習(xí)、人際關(guān)系等，你只做重要而且是必要的任務(wù)。作為一名職業(yè)經(jīng)理人，他的工作大部分時(shí)間是用在規(guī)劃、組織、用人、指導(dǎo)、控制上。 作為一名銷售經(jīng)理，他的工作可能就是把產(chǎn)品的知識(shí)傳授給屬下，統(tǒng)計(jì)整個(gè)單位的業(yè)績(jī)，走訪一些

2、 重要的顧客，把下級(jí)的一些意見(jiàn)反映給上級(jí)等。作為一個(gè)銷售人員，他的優(yōu)先順序就是打電話約見(jiàn)客戶，然后準(zhǔn)備銷售的工具以和材料，到客戶那 去，向客戶介紹產(chǎn)品，最后簽訂定單。所以每一個(gè)人，因?yàn)樗ぷ鞯慕巧煌蛔鲋匾捅匾娜蝿?wù)。2每一次只集中在一件事情上每個(gè)人的角色不同， 在當(dāng)時(shí)的狀況之下設(shè)定目標(biāo)， 應(yīng)以每一次仍能夠最完美的完成目標(biāo)為原則， 這樣在計(jì)劃周期結(jié)束時(shí)，每個(gè)人至少都處理了重要事情。帕雷托(PARETO寸間原則19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕雷托(PARETO發(fā)現(xiàn)：80%勺財(cái)富掌握在20%勺人手中。從此這種 80/20規(guī)則在許多情況下得到廣泛應(yīng)用。一般表述為：在一個(gè)特定的組群或團(tuán)體內(nèi)，這組群中一個(gè)

3、較小的部分比相對(duì) 勺大部分擁有更多勺價(jià)值。在時(shí)間管理中，在優(yōu)先順序里，也有一個(gè)PARETO寸間原則，也稱80/20法則。假定工作項(xiàng)目是以某價(jià)值序列排定勺，那么 80%勺價(jià)值來(lái)自于 20%勺項(xiàng)目，而 20%勺價(jià)值則來(lái)自于 80%勺項(xiàng)目。時(shí)間管理勺重要意義在于能經(jīng)常以20%勺付出取得 80%勺成果，最后勺結(jié)果占了 80%勺大部分。因此，在你的工作或生活中，你應(yīng)該把十分重要的項(xiàng)目挑選出來(lái)，專心致志地去完成，即把時(shí)間用在更有意義的 事情上。表7-1 Pareto 時(shí)間原則（80 : 20原則）你使用或準(zhǔn)備的時(shí)間占 80%即次要的多數(shù)問(wèn)題占 80%造成的成果只占所有成果的 20%而使用或投 入的時(shí)間占2

4、0%即重要的少數(shù)問(wèn)題，造成的成果卻占80%例如：作為銷售人員推銷時(shí)，你打50個(gè)電話，可能只有5個(gè)顧客給你相約見(jiàn)面，就是說(shuō)你花了80%勺時(shí)間在約見(jiàn)客戶，但是只有 20%的客戶跟你見(jiàn)面。作為一個(gè)職業(yè)經(jīng)理，可能你花了兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間做準(zhǔn)備，但是會(huì)議進(jìn)行可能不到30分鐘，也就是說(shuō)用80%的時(shí)間做準(zhǔn)備，造成的結(jié)果是 20%但是這20%勺準(zhǔn)備造成了 80%的結(jié)果。也可用下圖來(lái)表示：圖7-1 80 : 20原則成果產(chǎn)出的過(guò)程中，使用時(shí)間的前20% （投入）造就了 80%的成果（產(chǎn)出）；相對(duì)的，使用其余80%勺時(shí)間，只有20%勺效果?！咀詸z】一天里，你怎樣去運(yùn)用時(shí)間管理的80/20原則?運(yùn)用ABC分析法來(lái)設(shè)定優(yōu)

5、先順序ABC分析法ABC分析法一一這個(gè)技術(shù)是來(lái)自于經(jīng)驗(yàn)，也就是重要和次重要的任務(wù)。在所有任務(wù)的集合中，由不同 任務(wù)所組成的百分比通常是固定的。字母A、B、C將不同的任務(wù)，依照它們對(duì)達(dá)成職業(yè)與個(gè)人目標(biāo)的重要ABC分析法基礎(chǔ)圖7-2 ABC分析法一天里最重要的一件事情，可能占很少數(shù)，稱為A級(jí)任務(wù)，次等重要的 B級(jí)任務(wù)不多，其他都是不重要的，是C級(jí)任務(wù)。從功能有效的達(dá)成角度去看，C級(jí)任務(wù)的成果比較低，次要任務(wù)成果平平，而重要任務(wù)的成果比較大，這就是 ABC法則。仔細(xì)回想一下，一天里實(shí)際上做的最有意義、最有成果的事情也許只有20%大部分的時(shí)間，即80%勺時(shí)間做的都不是特別重要的事情。任務(wù)價(jià)值觀圖7-3

6、任務(wù)價(jià)值觀消耗了 20%勺時(shí)間可創(chuàng)造80%勺效益，可有時(shí)往往消耗了 80%勺時(shí)間，只創(chuàng)造了 20%勺效益，這叫做80/20 的任務(wù)價(jià)值圖，也就是說(shuō)當(dāng)你從事最重要的任務(wù)，用最少的作為就能夠達(dá)到最大的成果。最重要的任務(wù) A占15%因?yàn)樽鳛轭I(lǐng)導(dǎo)人的任務(wù)總和差不多是15%而這些任務(wù)的本身價(jià)值就占達(dá)成目標(biāo)貢獻(xiàn)的65% 個(gè)單位經(jīng)理是很少的，他是關(guān)鍵的少數(shù)，決定了關(guān)鍵多數(shù)的事情，這也就是80/20規(guī)則中的A級(jí)任務(wù)。中等任務(wù) B任務(wù)，占一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人的綜合的比例是20%相當(dāng)于它也只有20%勺價(jià)值。較不重要的C任務(wù)，反而占到65%勺時(shí)間，但是他的價(jià)值很小，只有15% C任務(wù)，雖然數(shù)量多但是它的貢獻(xiàn)很小。所以對(duì)于A任

7、務(wù)，是必須做的，應(yīng)該投入更多的時(shí)間。B任務(wù)是應(yīng)該做的，而 C類任務(wù)是不值得做的。【自檢】A、B、C事件的順序是通過(guò)比較來(lái)確認(rèn)的，對(duì)于待辦的許多事項(xiàng)，首先分析其重要性，排岀優(yōu)先順序，然后分配時(shí)間, 是一項(xiàng)有效時(shí)間管理的方法。針對(duì)你要做的事情，利用ABC分析法來(lái)管理時(shí)間。待辦事項(xiàng)重要性計(jì)劃用時(shí)完成確認(rèn)ABC【總結(jié)】本講主要闡述了時(shí)間管理的 80/20法則。決策就是設(shè)定優(yōu)先順序，80/20時(shí)間法則是時(shí)間管理的重要原則，時(shí)間管理的重要意義在于你能經(jīng)常以20%的付出取得80%的成果。因此，在你的工作或生活中，你應(yīng)該把十分重要的項(xiàng)目挑選出來(lái)，專心致志地去完成，即把時(shí)間用在更有意義的事情上。要運(yùn)用ABC分析法來(lái)設(shè)定優(yōu)先順序?！拘牡皿w會(huì)】授權(quán)的基本原則80/20與授權(quán)有相當(dāng)密切的關(guān)系授權(quán)，一般的了解就是，一個(gè)管理者職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)或者轉(zhuǎn)移到一個(gè)部屬的身上，與 工作托付的同時(shí)，專業(yè)范圍內(nèi)，完成任務(wù)所需要的權(quán)限與責(zé)任也應(yīng)當(dāng)一并授權(quán)。管理者保留并承擔(dān)其管理行為責(zé)任，這是不能授權(quán)的。授權(quán)是任何工作技術(shù)者以和領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)鍵作為，其直接或間接的好處是很可觀的，授權(quán) 幫