Office2007辦公軟件基礎(chǔ)知識培訓(xùn)

1、OFFICE2007OFFICE2007EXCEL 2007EXCEL 2007WORD 2007WORD 2007PPT 2007PPT 2007EXCEL2007EXCELEXCEL OFFICE2007新特性 輸入與編輯數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)的分析和管理 excel的輔助功能 OFFICE2007 OFFICE2007新特性新特性 工作界面介紹 OFFICE按鈕 快速訪問工具欄 工作界面工作界面 整體布局介紹：整體布局介紹：功能區(qū)布局功能區(qū)布局功能區(qū)有三個部分組成。1.選項卡 功能區(qū)頂部有七個選項卡。2.組 每個選項卡都包含一些組。 3.命令 命令是指按鈕、用于輸入信息的框或菜單?！伴_始開始”選項卡

2、選項卡 “開始” 選項卡包含七個組：剪貼板、字體、對齊方式、數(shù)字、樣式、單元格、編輯。其中樣式組中 套用格式和單元格樣式都提供了豐富的格式樣本。 在編輯組中提供了常用函數(shù)、排序和篩選、查找和選擇等常用功能命令，便于用戶使用?！安迦氩迦搿边x項卡選項卡 “插入” 選項卡包含六個組：表、插圖、圖表、鏈接、文本、特殊符號 。 其中插圖組中 SmartArt圖形是您的信息的視覺表示形式，您可以從多種不同布局中進(jìn)行選擇，從而快速輕松地創(chuàng)建所需形式，以便有效地傳達(dá)信息或觀點(diǎn)。 “頁面布局頁面布局”選項卡選項卡 “頁面布局” 選項卡包含五個組：主題、頁面設(shè)置、調(diào)整為合適大小、工作表選項、排列 。 頁面布局主要

3、用于打印時進(jìn)行格式的調(diào)整?！肮焦健边x項卡選項卡 “公式” 選項卡包含四個組：函數(shù)庫、定義的名稱、公式審核、計算 。 “函數(shù)庫”對各種類別的函數(shù)進(jìn)行了一個分類，使用戶能夠方便快捷的找到所需函數(shù)，excel2007 較2003版本提供一些新函數(shù)，如countifs，sumifs等?！皵?shù)據(jù)數(shù)據(jù)”選項卡選項卡 “數(shù)據(jù)” 選項卡包含五個組：獲取外部數(shù)據(jù)、連接、排序和篩選 、數(shù)據(jù)工具、分級顯示 。 在數(shù)據(jù)選項卡中，提供了排序和篩選，數(shù)據(jù)合并計算，組合，分類匯總等常用功能。“審閱審閱”選項卡選項卡 “審閱”選項卡包含四個組：校對、中文繁簡轉(zhuǎn)換、批注、更改。 在審閱選項卡中，提供了一些文字處理功能。“視圖

4、視圖”選項卡選項卡 “視圖”選項卡包含五個組：工作薄視圖、顯示/隱藏、顯示比例、窗口、宏。 在窗口組中，提供了凍結(jié)、拆分等功能。使用鍵盤操作功能區(qū)使用鍵盤操作功能區(qū)例如，在EXCEL中可使用按鍵提示居中對齊文本。1.按Alt 可以顯示鍵提示。2.然后按H選擇開始選項卡。3.按A，然后在“對齊”組中按C以居中對齊所選文本。 OFFICE OFFICE按鈕按鈕 通過使用“office 按鈕”可以打開或創(chuàng)建excel工作薄。點(diǎn)擊右下方的EXCEL選項可以對工作表進(jìn)行各項設(shè)置。 更豐富的模板更豐富的模板新建EXCEL2007時有更加豐富的模板以供下載選擇。 另存為功能另存為功能 點(diǎn)擊office按鈕，

5、另存為，可保存為PDF或XPS格式。同時也可以保存為EXCEL97-2003等版本。 快速訪問工具欄快速訪問工具欄 Excel 2007的快速訪問工具欄中包含最常用操作的快捷按鈕，方便用戶使用。單擊快速訪問工具欄中的按鈕，可以執(zhí)行相應(yīng)的功能，也可以在后面的下拉菜單中自定義快速訪問工具 。 輸入與編輯數(shù)據(jù)輸入與編輯數(shù)據(jù) 簡介與使用 數(shù)據(jù)錄入技巧 選擇性粘貼的應(yīng)用Excel 2007 入門 1、單元格 Excel中的每一張工作表都是由多個長方形的“存儲單元”組成，這些長方形的“存儲單元”即為單元格，這是Excel最小的單位。輸入的數(shù)據(jù)就保存在這些單元格中，這此數(shù)據(jù)可以是字符串、數(shù)學(xué)、公式等不同類型

6、的內(nèi)容。 2、列標(biāo)和行號 Excel使用字母標(biāo)識列，從A到XFD，共16384 (03版256)列，這些字母稱為列標(biāo)；使用數(shù)字標(biāo)識行，從1到1048576，共1048576(03版65536)行。每個單元格通過“列標(biāo)+行號”來表示單元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的單元格。 3、名稱框和公式編輯框 名稱框用來對Excel電子表格中的單元格進(jìn)行命名和名稱的顯示。利用名稱框，用戶可以快速定位到相應(yīng)的名稱區(qū)域。 公式編輯框用于輸入和顯示公式或函數(shù)的區(qū)域。Excel 2007 入門 4、工作表 工作表是由單元格組成，在excel中一張工作表由168341048576個單元格組成。Excel中默

7、認(rèn)新建的工作簿包含3個工作表，工作表的標(biāo)簽名為sheet1、sheet2、sheet3?？梢酝ㄟ^單擊工作表標(biāo)簽在不同的工作表之間進(jìn)行切換。 5、工作簿 工作簿是處理和存儲數(shù)據(jù)的文件。標(biāo)題欄上顯示的是當(dāng)前工作簿的名稱。Excel默認(rèn)的工作簿名稱為“book1”。 每個工作簿包含多個工作表，默認(rèn)狀態(tài)工作薄包含張工作表，但是張工作表往往不能滿足用戶的需求，所以一個工作簿中可能包含多張工作表.管理工作簿 1、單擊鼠標(biāo)右鍵在菜單中選擇“新增”副菜單中的“Office 模板” 建立新工作?。ㄈ鐖D1） 2、開始所有程序microsoft office“Office 模板” PS：創(chuàng)建模板的方法 1、在新建的

8、空白工作簿中輸入通用性的內(nèi)容并進(jìn)行必要的處理。 2、選擇“office按鈕” “另存為”菜單項，打開“另存為”對話框。 3、 輸入文件名，單擊“保存”按鈕，即可生成模板。 創(chuàng)建工作簿12管理工作簿 1、單擊“常用”工具欄中的“打開”按鈕 2、按快捷鍵【Ctrl+O】 3、選擇“文件” “文件搜索”菜單項，在“基本文件搜索”任務(wù)窗格中可填寫搜索條件，單擊“搜索”按鈕，以搜索的方式打開工作簿。 1、打開工作簿 保存工作簿 1、單擊“常用”工具欄中的“保存”按鈕 2、按快捷鍵【Ctrl+S】 3、選擇“文件” “保存”菜單項 PS：設(shè)置自動保存恢復(fù)信息 選擇“工具” “選項” “保存”選項卡，可以根

9、據(jù)需要設(shè)置自動保存恢復(fù)信息。當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障后，Excel可以根據(jù)自動保存的文件數(shù)據(jù)在下一次打開該文件時自動恢復(fù)文件。 為了不會因為意外情況的發(fā)生（如停電或硬件故障）而造成工作結(jié)果的丟失，建議用戶養(yǎng)成經(jīng)常保存文件的習(xí)慣。管理工作簿 2、新建窗口 前面所講的拆分窗口并沒有產(chǎn)生新的窗口，當(dāng)需要用多個窗口來觀察同一個工作簿時就要新建窗口。 選擇“窗口” “新建窗口”菜單項，就可以建立一個新的窗口。 3、增刪及重命名工作表 在工作表的標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，將會彈出一個快捷菜單，如下圖，通過該快捷菜單中的選項可以執(zhí)行對工作表的常用操作。管理工作簿 5、隱藏窗口 如果有多個窗口暫時不用，但又不能關(guān)閉這些窗口是

10、，可以將它們隱藏起來以便對其他窗口進(jìn)行操作。 選擇“窗口” “隱藏窗口”菜單項即可將其隱藏。 當(dāng)需要使用這些窗口時，可取消隱藏： 選擇 “窗口” “取消隱藏”菜單項，在“取消隱藏”對話框的列表框中列出了所有被隱藏的窗口，選擇要取消隱藏的窗口，然后單擊“確定”按鈕，就可以將該窗口重新顯示出來。 4、切換工作表 單擊某個工作表的標(biāo)簽，就可以從一個工作表切換到另一個工作表中。 6、凍結(jié)窗口 當(dāng)窗口中數(shù)據(jù)很多時，可能需要在觀察其他數(shù)據(jù)項時某些數(shù)據(jù)項始終保持可見，這時就可以使用凍結(jié)窗格的功能。 （1）在窗口中選擇一個單元格。 （2）選擇“檢視” “凍結(jié)窗格”菜單項，位于所選單元格上方及左邊的數(shù)據(jù)將始終保

11、持可見。 如果需要取消凍結(jié)窗格，只需選擇 “檢視” “取消凍結(jié)窗格”菜單項即可。數(shù)據(jù)錄入 選擇單元格 1、單個單元格的選擇 PS：在單元格之間切換 按【Tab】鍵可以切換到同行相鄰的下一個單元格，按快捷鍵【Shift+Tab】可以切換到同行相鄰的上一個單元格。 按【Enter】鍵可以切換到同列相鄰的下一個單元格，按快捷鍵【Shift+Enter】可以切換到同列相鄰的上一個單元格。 2、選擇連續(xù)的多個單元格 3、選擇不連續(xù)的多個單元格 4、選擇局部連續(xù)總體不連續(xù)的單元格 5、選擇行 6、選擇列 7、選擇工作表的所有單元格 輸入數(shù)據(jù) 1、輸入字符型數(shù)據(jù) 字符型數(shù)據(jù)：漢字以及英文字母，也就是通常所說

12、的文本。 2、輸入數(shù)值型數(shù)據(jù) 3、輸入日期和時間 （1）在Excel中允許使用斜線、文字、破折號與數(shù)字組合的方式來輸入日期（ 如：2008-7-22 2008/7/22 2008年7月22日），但系統(tǒng)默認(rèn)的日期格式只有一種，見編輯欄中顯示的格式。 數(shù)據(jù)錄入（2）設(shè)置日期格式： 選擇需要轉(zhuǎn)換日期格式的單元格。 選擇“常用” “格式”菜單項。 在“單元格格式”對話框的“數(shù)字”選項卡中，選擇“分類”列 表框中的“日期”選項，選擇需要的格式。 數(shù)據(jù)錄入 5、超鏈接 超鏈接定義了在工作表之間的、工作簿之間、Excel與其他文檔之間的跳轉(zhuǎn)。 （1）選擇“插入” “超鏈接”菜單項。 （2）在彈出的“插入超鏈

13、接”對話框中，根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置。 鏈接反映的是在其他文檔中的修改，而超鏈接則直接跳轉(zhuǎn)到該文件中。數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)錄入 6、自動填充數(shù)據(jù) 當(dāng)數(shù)據(jù)輸入過程中需要大量的相同數(shù)據(jù)或具有某種規(guī)律的同類型數(shù)據(jù)時，可以使用自動填充數(shù)據(jù)功能，從而提高數(shù)據(jù)輸入的效率。 （1）自動填充數(shù)據(jù)的操作步驟（以下表為例）： 在A1中輸入“1”。 將鼠標(biāo)指針放在A1填充柄上，這時鼠標(biāo)指針變?yōu)槭中螤睢?按住鼠標(biāo)左鍵并拖動，直到拉出的矩形框覆蓋要填充的所有單元格后，釋放鼠標(biāo)。 單擊“自動填充選項”按鈕可選擇自動填充的方式。如果沒有顯示“自動填充選項”按鈕，可以選擇原單元格并單擊其填充柄使“自動填充選項”按鈕顯示出來。數(shù)據(jù)錄入 編

14、輯數(shù)據(jù) 1、刪除數(shù)據(jù) 2、復(fù)制與粘貼數(shù)據(jù) PS：選擇性粘貼 默認(rèn)情況下進(jìn)行的粘貼操作是將原單元格中的所有內(nèi)容全部粘貼到目標(biāo)單元格中，如果僅需要復(fù)制元單元格中的數(shù)據(jù)而保持目標(biāo)單元格的格式，或者還需要進(jìn)行其他操作時，可使用“選擇性粘貼”功能。 選擇原單元格，并對其進(jìn)行復(fù)制。 在目標(biāo)單元格中單擊鼠標(biāo)右鍵， 選擇“選擇性粘貼”選項。 根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置和粘貼。 單擊“確定”按鈕。 注意：若第步單擊“粘貼鏈接”，那么當(dāng)修改原單元格中數(shù)據(jù)時，目標(biāo)單元格中的數(shù)據(jù)會隨之改變。數(shù)據(jù)錄入 撤銷與恢復(fù)操作 1、執(zhí)行撤銷的方法 （1）單擊常用工具欄中的“撤銷”按鈕 。 （2）按快捷鍵【Ctrl+Z】。 （3）選擇“編輯

15、” “撤銷”菜單項。 2、執(zhí)行恢復(fù)的方法 （1）單擊常用工具欄中的“恢復(fù)”按鈕 。 （2）按快捷鍵【Ctrl+Y】。 （3）選擇“編輯” “恢復(fù)”菜單項。數(shù)據(jù)錄入 添加批注 1、添加批注：為單元格添加說明性的文字。 （1）選擇要添加批注的單元格。 （2）選擇“插入” “批注”菜單項。 （3）在批注框中輸入批注內(nèi)容。 （4）單擊批注框以外的其他地方，隱藏批注框。 2、編輯批注 （1）選擇要編輯批注的單元格。 （2）單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“編輯批注”選項。 （3）對批注框中的文字進(jìn)行編輯。 （4）單擊批注框外的其他地方，隱藏批注框。使用工作表 1、插入列 單擊要插入位置后面的列標(biāo)，選擇一列單元格，單擊

16、右鍵，選擇“插入”命令，如下圖。 選中多列或在同一行中選中多個單元格，選擇“插入” “列”菜單項，則插入與所選列或單元格數(shù)量相同的列。使用工作表 2、增加單元格 通常這一功能很少用到，只有在輸入某行或某列數(shù)據(jù)后，發(fā)現(xiàn)少輸入一個數(shù)據(jù)，而且該數(shù)據(jù)后的其他數(shù)據(jù)都因它而提前了一格，這時需要插入一個單元格。具體操作如下： （1）選中單元格，選擇“插入”“單元格”菜單項。 （2）根據(jù)需要在“插入”對話框中進(jìn)行選擇。 3、刪除行、列和單元格 （1）選中要刪除的行、列或單元格，單擊右鍵，選擇“刪除”選項。 （2）選中要刪除的行、列或單元格，選擇“編輯” “刪除”菜單項。使用工作表 保護(hù)工作表 （1）選擇“校閱

17、” “保護(hù)工作表”菜單項。 選擇“校閱” “撤銷工作表保護(hù)”菜單項可撤銷對工作表的保護(hù)。（2）在彈出的“保護(hù)工作表”對話框中，根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置。 查找與替換 （1）查找：選擇“編輯”“查找”菜單項。/按快捷鍵【Ctrl+F】。 （2）替換：選擇“編輯”“替換”菜單項。/按快捷鍵【Ctrl+H】。使用工作表 1、設(shè)置行高與列寬 （1）用鼠標(biāo)修改行高與列寬。 （2）指定行高與列寬的精確值。 調(diào)整單元格使用工作表 2、合并單元格 （1）選擇要合并的多個相鄰的單元格。 （2）選擇“常用”“單元格”“對齊”選項卡。 （3）選中“合并單元格”。數(shù)據(jù)的快速填充方法數(shù)據(jù)的快速填充方法填充一系列數(shù)字、日期或其他

18、項目。在同一行或列中填充數(shù)據(jù)。 同步錄入同步錄入1、選中工作表中需要錄入相同內(nèi)容的單元格2、錄入內(nèi)容3、按住ctrl鍵，單擊回車 選擇性粘貼的應(yīng)用選擇性粘貼的應(yīng)用粘貼值：粘貼值：1.選擇需要復(fù)制的單元格，復(fù)制2.選擇需要復(fù)制的目的單元格3.在“開始”選項卡的“剪貼板”組中，單擊“粘貼值” 選擇性粘貼的應(yīng)用選擇性粘貼的應(yīng)用粘貼運(yùn)算：粘貼運(yùn)算：1.在任一空白單元格錄入1000，復(fù)制該單元格2.選擇需要運(yùn)算范圍3.在“開始”選項卡的“剪貼板”組中，單擊“選擇性粘貼”，選擇“運(yùn)算”中的“除”，單擊確定。 選擇性粘貼的應(yīng)用選擇性粘貼的應(yīng)用表格轉(zhuǎn)置：表格轉(zhuǎn)置：1.選擇原始數(shù)據(jù)表，復(fù)制2.選中要粘貼位置3.

19、在“開始”選項卡的“剪貼板”組中，單擊“轉(zhuǎn)置” 數(shù)據(jù)的分析和管理數(shù)據(jù)的分析和管理 排序 篩選 刪除重復(fù)值 分類匯總 數(shù)據(jù)透視表排序排序?qū)?shù)據(jù)清單排序：對數(shù)據(jù)清單排序： 如果按照單列的內(nèi)容進(jìn)行排序，可以直接“開始”選項卡的“編輯”組中完成排序操作。如果要對多列內(nèi)容排序，則需要在“數(shù)據(jù)”選項卡中的“排序和篩選”組中進(jìn)行操作。 數(shù)據(jù)的高級排序：數(shù)據(jù)的高級排序： 數(shù)據(jù)的高級排序是指按照多個條件對數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序，這是針對簡單排序后仍然有相同數(shù)據(jù)的情況進(jìn)行的一種排序方式。排序排序篩選篩選自動篩選：自動篩選： 自動篩選為用戶提供了在具有大量記錄的數(shù)據(jù)清單中快速查找符合某種條件記錄的功能。自定義篩選：自定義

20、篩選： 使用Excel 2007中自帶的篩選條件，可以快速完成對數(shù)據(jù)清單的篩選操作。但是當(dāng)自帶的篩選條件無法滿足需要時，也可以根據(jù)需要自定義篩選條件。篩選篩選篩選篩選 數(shù)據(jù)的高級篩選：數(shù)據(jù)的高級篩選： 使用高級篩選功能，必須先建立一個條件區(qū)域，用來指定篩選的數(shù)據(jù)所需滿足的條件。條件區(qū)域的第一行是所有作為篩選條件的字段名，這些字段名與數(shù)據(jù)清單中的字段名必須完全一樣。刪除重復(fù)值刪除重復(fù)值 選擇單元格區(qū)域，在“數(shù)據(jù)”選項卡上的“數(shù)據(jù)工具”組中單擊“刪除重復(fù)項”。分類匯總分類匯總 在數(shù)據(jù)選項卡上的分級顯示組中，單擊分類匯總。在分類匯總框中單擊要計算分類匯總的列。在匯總方式框中，單擊要用來計算分類匯總的

21、匯總函數(shù)。在選定匯總項框中，對于包含要計算分類匯總的值的每個列，選中其復(fù)選框。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表：創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表：在Excel 2007工作表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的步驟大致可分為兩步：第一步是選擇數(shù)據(jù)來源；第二步是設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的布局。數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表篩選數(shù)據(jù)表：篩選數(shù)據(jù)表： 單擊透視表標(biāo)題旁邊的 ，可以按“標(biāo)簽”和“值”兩種方式來篩選。數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表 改變數(shù)據(jù)改變數(shù)據(jù)： 在想要的數(shù)據(jù)上點(diǎn)擊右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“值字段設(shè)置”改變數(shù)據(jù)匯總方式。在“值字段設(shè)置”中設(shè)置相應(yīng)函數(shù)即可。按日期分組：按日期分組：單擊報表中某個日期。然后在“選項”選項卡上“分組”組中單擊“將所

22、選內(nèi)容分組”。在“組合”對話框中，可按月、季度、年份分組查看數(shù)據(jù)，可以多選。數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表 公式、函數(shù)公式、函數(shù) 公式 函數(shù)新增功能新增功能可調(diào)整的編輯欄：可調(diào)整的編輯欄： 編輯欄會自動調(diào)整以容納長而復(fù)雜的公式，從而防止公式覆蓋工作表中的其他數(shù)據(jù)。新增功能新增功能函數(shù)記憶式鍵入：函數(shù)記憶式鍵入：使用函數(shù)記憶式鍵入，可以快速寫入正確的公式語法。公式公式數(shù)組的操作：數(shù)組的操作：數(shù)組的操作方式以CTRL+SHIFT+回車來表示確認(rèn)函數(shù)函數(shù)函數(shù)名函數(shù)名功能功能Sum求和Average平均值Count計數(shù)Counta計數(shù)Max最大值Min最小值Product連乘常用函數(shù)：常用函數(shù)：函數(shù)函數(shù)語法：=

23、if（邏輯判斷式，真值，假值）說明：“邏輯判斷式”是進(jìn)行判斷的條件；“真值”是當(dāng)判斷條件為真時的操作；“假值”是當(dāng)判斷條件為假時的操作。IFIF函數(shù)：函數(shù)：統(tǒng)計函數(shù)統(tǒng)計函數(shù)單條件計數(shù)：單條件計數(shù)：CountifCountif函數(shù)函數(shù)語法：=Countif（條件范圍，條件）說明：“條件范圍”是用來計數(shù)的數(shù)據(jù)范圍；“條件”是指明需要的數(shù)據(jù)的類型或范圍。多條件計數(shù)：多條件計數(shù)：CountifsCountifs函數(shù)函數(shù)語法：=Countifs（條件范圍1，條件1，條件范圍2，條件2 ）說明：“條件范圍”是用來計數(shù)的數(shù)據(jù)范圍；“條件”是指明需要的數(shù)據(jù)的類型或范圍。統(tǒng)計函數(shù)統(tǒng)計函數(shù)單條件求和：單條件求和：

24、SumifSumif函數(shù)函數(shù)語法：=Sumif（條件范圍，條件，求和范圍）說明：“條件范圍”是用來指定條件篩選的數(shù)據(jù)范圍；“條件”是指明篩選的條件；“求和范圍”用于指定與篩選條件相對應(yīng)的用于求和的數(shù)據(jù)范圍。多條件求和：多條件求和：SumifsSumifs函數(shù)函數(shù)語法：=Sumifs（求和范圍，條件范圍1，條件1，條件范圍2，條件2 ） 函數(shù)函數(shù)語法：= Vlookup Vlookup （查詢值，數(shù)據(jù)源，顯示序列，匹配參數(shù)）說明：“查詢值”是用于指定查詢的條件；“數(shù)據(jù)源”是查詢的原始數(shù)據(jù)；“顯示序列”用于指定需要顯示的內(nèi)容，位于“數(shù)據(jù)源”的第幾列上，通常是一個數(shù)字；“匹配參數(shù)”用于指定查詢時使用

25、精確匹配或大致匹配，只有“false”或者“true”兩個值。查找函數(shù)查找函數(shù)VlookupVlookup： 輔助功能輔助功能 條件格式 限制輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性 數(shù)據(jù)的安全性SmartArt圖形圖表制件條件格式條件格式突出顯示單元格規(guī)則：突出顯示單元格規(guī)則： 選擇單元格區(qū)域，在“開始”選項卡的“樣式”組中，單擊“條件格式”旁邊的箭頭，然后單擊“突出顯示單元格規(guī)則”。選擇所需命令，輸入要使用的值，然后選擇格式。限制輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性限制輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性設(shè)置文本長度：設(shè)置文本長度： 選擇你想設(shè)置時間有效性的單元格，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項卡，“數(shù)據(jù)工具”中“數(shù)據(jù)有效性”。在設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的對話框中

26、，在“允許”下選擇“文本長度”。 限制輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性限制輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性設(shè)定序列：設(shè)定序列： 在一個連續(xù)的單元格區(qū)域輸入列表中的項目。單擊“數(shù)據(jù)有效性”，在“允許”下選擇“序列”。在“來源”中選擇數(shù)據(jù)，單擊“確定”。 限制輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性限制輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性設(shè)定出錯提示信息：設(shè)定出錯提示信息： 在“數(shù)據(jù)有效性”對話框的“出錯警告”選項卡中，可以輸入在出錯時彈出的警告信息。 數(shù)據(jù)的安全性數(shù)據(jù)的安全性保護(hù)工作表：保護(hù)工作表： 在“審閱”選項卡上的“更改”組中，單擊“保護(hù)工作表” 。打開如下 保護(hù)工作表對話框，輸入密碼即可。 數(shù)據(jù)的安全性數(shù)據(jù)的安全性保護(hù)工作?。罕Ｗo(hù)工作?。?在“審

27、閱”選項卡上的“更改”組中，單擊“保護(hù)工作薄”，選擇“保護(hù)結(jié)構(gòu)和窗口”。打開 保護(hù)工作薄對話框，輸入密碼即可。使用使用SmartArtSmartArt獲得視覺效果獲得視覺效果 在工作表中插入SmartArt圖形可便于演示流程、循環(huán)、關(guān)系以及層次結(jié)構(gòu)。在“插入”選項卡的“插圖”組中單擊SmartArt按鈕，即可打開“選擇SmartArt圖形”對話框。在對話框中選擇一種SmartArt圖形樣式，然后單擊“確定”按鈕，即可將其插入至當(dāng)前工作表中。圖表制作 在Microsoft Office Excel 2007中，建立具有專業(yè)外觀的圖表是一件很輕松的事情，您只需要選擇圖表類型、圖表配置和圖表樣式，這

28、些功能在新的Office Excel 2007功能區(qū)中都很容易取得；每次當(dāng)您建立圖表時，您將會立即獲得專業(yè)的結(jié)果。圖表制作 Excel支持許多類型的圖表，可協(xié)助您使用對查看資料之用戶有意義的方式來顯示數(shù)據(jù)。當(dāng)您建立圖表或變更現(xiàn)有的圖表時，可以從各式各樣的圖表類型(如柱形圖或圓形圖)及其副類型(如立體圖表中的堆棧柱形圖或圓形圖)中進(jìn)行選擇.制作右圖：圖表制作1、先將資料導(dǎo)入表格2、選擇圖形圖表制作3、將數(shù)據(jù)導(dǎo)入圖形1、在圖表中單擊右鍵2、在菜單中選擇“選取資料”圖表制作4、更改圖標(biāo)（圖例）圖表制作5、增加副坐標(biāo)軸EXCELEXCEL常用快捷鍵一覽表常用快捷鍵一覽表序號序號快捷鍵快捷鍵功能功能1

29、1TabTab在選定區(qū)域中從左向右移動在選定區(qū)域中從左向右移動2 2Shift+TabShift+Tab在選定區(qū)域中從右向左移動在選定區(qū)域中從右向左移動3 3Ctrl+Ctrl+；輸入當(dāng)天日期輸入當(dāng)天日期4 4Ctrl+Shift+Ctrl+Shift+；輸入當(dāng)天時間輸入當(dāng)天時間5 5Ctrl+EnterCtrl+Enter用當(dāng)前輸入項填充選定區(qū)域用當(dāng)前輸入項填充選定區(qū)域6 6Alt+EnterAlt+Enter在單元格內(nèi)換行在單元格內(nèi)換行7 7Ctrl+Ctrl+方向鍵方向鍵定位數(shù)據(jù)表的方向定位數(shù)據(jù)表的方向8 8Ctrl+ACtrl+A選定整張工作表選定整張工作表9 9Alt+Alt+向下鍵

30、向下鍵顯示下拉列表顯示下拉列表1010Shift+F11Shift+F11插入工作表插入工作表1111EnterEnter在選定區(qū)域中從上往下移動在選定區(qū)域中從上往下移動序號序號快捷鍵快捷鍵功能功能1212F4F4或或Ctrl+YCtrl+Y重復(fù)上一次操作重復(fù)上一次操作1313Ctrl+DCtrl+D向下填充向下填充1414Ctrl+RCtrl+R向右填充向右填充1515Ctrl+F3Ctrl+F3定義名稱定義名稱1616Ctrl+KCtrl+K插入超鏈接插入超鏈接1717Ctrl+ZCtrl+Z撤銷上一次操作撤銷上一次操作1818F2F2在單元格內(nèi)容末尾編輯在單元格內(nèi)容末尾編輯1919F11

31、F11或或ALT+F1ALT+F1創(chuàng)建所選區(qū)域數(shù)據(jù)的圖表創(chuàng)建所選區(qū)域數(shù)據(jù)的圖表2020Shift+EnterShift+Enter在選定區(qū)域中從下往上移動在選定區(qū)域中從下往上移動2121Alt+Alt+；選取當(dāng)前區(qū)域的可見單元格選取當(dāng)前區(qū)域的可見單元格Word 2007的基本操作的基本操作 Word 2007是Microsoft公司最新推出的文字處理軟件。它繼承了Windows友好的圖形界面，可方便地進(jìn)行文字、圖形、圖像和數(shù)據(jù)處理，制作具有專業(yè)水準(zhǔn)的文檔。用戶需要充分掌握Word 2007的基本操作，為以后的學(xué)習(xí)打下牢固基礎(chǔ)，使辦公過程更加輕松、方便。Word 2007的工作界面的工作界面啟動

32、Word 2007后，將打開如圖2-1所示的工作界面。該界面主要由Office按鈕、快速訪問工具欄、功能選項卡和功能區(qū)、標(biāo)題欄、文檔編輯區(qū)及狀態(tài)欄和視圖欄等部分組成。Office按鈕按鈕 Office按鈕是Word 2007新增的功能按鈕，位于界面左上角。單擊Office按鈕，將彈出Office菜單(如下圖)，在其中選擇相應(yīng)命令后即可執(zhí)行相應(yīng)操作。Word 2007的Office菜單中包含了一些常見的命令，例如新建、打開、保存和發(fā)布等?？焖僭L問工具欄快速訪問工具欄 Word 2007的快速訪問工具欄中包含最常用操作的快捷按鈕，方便用戶使用。在默認(rèn)狀態(tài)中，快速訪問工具欄中包含3個快捷按鈕，分別為

33、“保存”按鈕 、“撤銷”按鈕 、“恢復(fù)”按鈕 ?？焖僭L問工具欄顯示在功能區(qū)下方功能選項卡和功能區(qū)功能選項卡和功能區(qū)每個選項卡對應(yīng)不同的功能區(qū)。在Word 2007中，單擊功能選項卡中的某個選項卡可打開相應(yīng)的功能區(qū)。默認(rèn)狀態(tài)下，功能選項卡主要包含“開始”、“插入”、“頁面布局”、“引用”、“郵件”、“審閱”、“視圖”和“加載項”7個選項卡。下圖所示為“視圖”選項卡對應(yīng)的功能區(qū)。圖片工具格式圖片工具格式新特性之一：在文檔編輯欄內(nèi)插入或者粘貼圖片后，功能菜單會多出一個“圖片工具”格式功能欄，上面功能欄內(nèi)可以對圖片做出各種相對應(yīng)的操作處理。小提示：在office2007各種辦公軟件內(nèi)，都有這樣的新特性

34、，凡是做一些特殊功能操作的時候，功能菜單欄內(nèi)會相對應(yīng)的多處功能欄給用戶方便操作。圖片功能欄選擇的圖片標(biāo)題欄標(biāo)題欄 標(biāo)題欄位于窗口的頂端，用于顯示當(dāng)前正在運(yùn)行的程序名及文件名等信息，如下圖所示。標(biāo)題欄最右端有3個按鈕，分別用來控制窗口的最小化、最大化和關(guān)閉應(yīng)用程序。 文檔編輯區(qū)就是輸入文本、添加圖形、圖像以及編輯文檔的區(qū)域，用戶對文本進(jìn)行的操作結(jié)果都將顯示在該區(qū)域。文檔編輯區(qū)文檔編輯區(qū)文檔編輯區(qū)狀態(tài)欄和視圖欄位于Word窗口的底部，顯示了當(dāng)前文檔的信息，如當(dāng)前顯示的文檔是第幾頁、第幾節(jié)和當(dāng)前文檔的字?jǐn)?shù)等，如圖2-7所示。在狀態(tài)欄中還可以顯示一些特定命令的工作狀態(tài)，如錄制宏、當(dāng)前使用的語言等，當(dāng)這

35、些命令的按鈕為高亮?xí)r，表示目前正處于工作狀態(tài)，若變?yōu)榛疑瑒t表示未在工作狀態(tài)下，用戶還可以通過雙擊這些按鈕來設(shè)定對應(yīng)的工作狀態(tài)。另外，在視圖欄中通過拖動“顯示比例滑桿” 中的滑塊，可以直觀地改變文檔編輯區(qū)的大小。狀態(tài)欄和視圖欄狀態(tài)欄和視圖欄查找和替換文本查找和替換文本 在文檔中查找某一個特定內(nèi)容，或在查找到特定內(nèi)容后將其替換為其他內(nèi)容，是一項費(fèi)時費(fèi)力又容易出錯的工作。Word 2007提供了查找與替換功能，使用該功能可以非常輕松、快捷地完成操作。文檔格式化規(guī)范文檔格式化規(guī)范選擇文本或?qū)ο蠓椒ǚ椒ㄐЧЧp擊選擇一個單詞CTRL+鼠標(biāo)單擊左鍵選擇一句話在文檔選擇區(qū)單擊左鍵選擇鼠標(biāo)所在的一行文字在

36、文檔選擇區(qū)雙擊左鍵選擇鼠標(biāo)所在的一段文字在文檔選擇區(qū)三擊左鍵或CTRL+A全選整篇文檔CTRL+鼠標(biāo)左鍵選擇間斷文字SHIFT+鍵盤左右鍵以字母為單位選擇SHIFT+鍵盤上下鍵以行為單位選擇ALT+鼠標(biāo)左鍵選擇以列為單位選擇文字文檔段落設(shè)置文檔段落設(shè)置段落對齊格式 在工具欄上提供了四種對齊方式的選項按鈕，分別是：“兩端對齊”、“居中對齊”、“右對齊”、和“分散對齊”。 分散對齊與兩端對齊的區(qū)別是，使用分散對齊的時候，如果一行內(nèi)容不滿一行，它將拉開字符的間距，使該行的文本在一行內(nèi)均勻分布。而使用兩端對齊的時候，如果一行內(nèi)不滿，將靠左排版。段落縮進(jìn)格式首行縮進(jìn)懸掛縮進(jìn)段落縮進(jìn) 段落縮進(jìn)指定的是正文

37、與頁邊距之間的距離，由標(biāo)尺上的游標(biāo)來控制。如圖所示：“首行縮進(jìn)”控制段落的第一行的縮進(jìn)“懸掛縮進(jìn)”控制出了段落第一行以外的其他的行“段落縮進(jìn)”控制整個段落的縮進(jìn)，并保持“首行縮進(jìn)”與“段落縮進(jìn)”的相對位置不變。 使用段落縮進(jìn)，只需要用鼠標(biāo)選中相應(yīng)的縮進(jìn)游標(biāo)，用左鍵在標(biāo)尺上移動即可。文檔段落文檔段落設(shè)置設(shè)置段落的行間距 行間距表示文本行之間的垂直間距，在默認(rèn)情況下，WORD采用1倍行距，并且行距你的調(diào)整只對標(biāo)準(zhǔn)的五號字起作用。設(shè)置段落文字的行間距的時候，可以采用以下快捷鍵：l CTRL+1:1倍行距l(xiāng) CTRL+2:2倍行距l(xiāng) CTRL+5:1.5倍行距文檔段落文檔段落設(shè)置長篇文檔的規(guī)范制作長篇

38、文檔的規(guī)范制作頁眉和頁腳是文檔中每個頁面的頂部、底部和兩側(cè)頁邊距（即頁面上打印區(qū)域之外的空白空間）中的區(qū)域，如圖所示。 可以在頁眉和頁腳中插入或更改文本或圖形。例如，可以添加頁碼、時間和日期、公司徽標(biāo)、文檔標(biāo)題、文件名或作者姓名。如果要更改已插入的頁眉或頁腳，在“頁眉和頁腳工具”下的“頁眉和頁腳”中可以找到更多的頁眉和頁腳選項。頁眉頁腳的制作在整個文檔中插入相同的頁眉和頁腳在整個文檔中插入相同的頁眉和頁腳： 在“插入”命令標(biāo)簽上的“頁眉和頁腳”組中，單擊“頁眉”或“頁腳”按鈕，如圖2所示，單擊所需的頁眉或頁腳設(shè)計，頁眉或頁腳即被插入到文檔的每一頁中。使用“文檔結(jié)構(gòu)圖”瀏覽文檔 文檔結(jié)構(gòu)圖可以顯

39、示W(wǎng)ord文檔的標(biāo)題結(jié)構(gòu)，可以幫助用戶快速掌握Word文檔的大致內(nèi)容。要想在文檔結(jié)構(gòu)圖中顯示文檔標(biāo)題結(jié)構(gòu)，用戶首先需要設(shè)置Word文檔的各級標(biāo)題。在Word2007中顯示文檔結(jié)構(gòu)圖的步驟如下所述：第1步，打開Word2007窗口，切換到“視圖”功能區(qū)。在“視圖”功能區(qū)的“顯示/隱藏”分組中選中“文檔結(jié)構(gòu)圖”復(fù)選框，如圖1所示。使用使用“文檔結(jié)構(gòu)圖文檔結(jié)構(gòu)圖”瀏覽文檔瀏覽文檔 第2步，在打開的“文檔結(jié)構(gòu)圖”窗格中可以看到文檔的標(biāo)題結(jié)構(gòu)，如圖2所示。自動生成目錄1、點(diǎn)右下方的大綱視圖按鈕，切換到大綱視圖。2、光標(biāo)停在某個第一級標(biāo)題上，左上角的下拉框拉開，選1級。同樣，光標(biāo)停在某個第二級標(biāo)題上，下拉

40、框中選2級。這樣，把整個文檔的結(jié)構(gòu)給標(biāo)注出來。自動生成目錄自動生成目錄3、也可以用左右的箭頭控制標(biāo)題的級別。 我們現(xiàn)在開始插入目錄：我們現(xiàn)在開始插入目錄：1、把光標(biāo)移動到要插入目錄的位置，點(diǎn)開引用選項卡，點(diǎn)開左側(cè)目錄。選一款自動目錄?；蛘?，如果需要對目錄的格式什么的需要加加工，可以點(diǎn)插入目錄。2、這里有些選項可以供選擇。（主要的就三個：格式里面有多種格式供您選擇，像一套套的模板，使用方便。目錄標(biāo)題和頁碼間的那條線可以用制表符前導(dǎo)符設(shè)置。顯示級別一般不需要更改，精確到三層足夠了。）3、完成后按確定。4、問題是你的論文以后會更改，標(biāo)題、頁碼都會變動，正文里的變動不會馬上反映在目錄里。等全部變動弄好

41、了，更新一下：引用 - 更新目錄 - 更新整個目錄 - 確定。要為文檔插入一個封面，可以通過以下的幾個步驟輕松地做到：1.在 Word 2007 中點(diǎn)擊 Ribbon 的“插入”。切換到插入頁后我們可以看到幾個分類，相比傳統(tǒng)的 Word 菜單，如今的 Ribbon 在分類上更加直觀，我們可以非常清晰明了地看到插入項中的各種功能，并且方便地進(jìn)行選擇。但是，對于這些新的東西，我們需要一段時間去熟悉。2、在“頁”選項中點(diǎn)擊“封面”。在默認(rèn)的封面集里我們可以看到各種風(fēng)格的模版，選擇自己喜歡的就可在當(dāng)前文檔前插入封面，并可以對封面內(nèi)容進(jìn)行編輯。插入封面插入封面保存封面到封面庫保存封面到封面庫如果你對于自

42、己編輯的一個封面非常滿意，并想把它保存起來以便日后使用，可以通過以下幾個步驟來完成：1、在 Word 編輯窗口中選擇已編輯好的封面，并點(diǎn)擊“插入” Ribbon。2、在“頁”選項中點(diǎn)擊“封面”。在出現(xiàn)的下拉選擇窗口中，點(diǎn)擊“將所選內(nèi)容保存到封面庫”即可。以后我們要使用這個封面模版，只要按照上面提到的插入封面的步驟操作，在“常規(guī)”分類中即可找到自己的模版。 一、制作一個演示文檔一、制作一個演示文檔1. 幻燈片的基本制作 1.1添加新的幻燈片 1.2 選擇幻燈片的板式2. 幻燈片的文字錄入 2.1 文字的分級處理 2.2 使用大綱視圖 2.3 Word標(biāo)題文字的快速導(dǎo)入3. 主題 3.1 什么是主

43、題 3.2 更改或自定義主題4. 幻燈片母版視圖1 .幻燈片的基本制作幻燈片的基本制作1.1添加新的幻燈片添加新的幻燈片1 .幻燈片的基本制作幻燈片的基本制作1.2 選擇幻燈片的板式選擇幻燈片的板式2. 幻燈片的文字錄入幻燈片的文字錄入以“標(biāo)題和文字”版式為例，在一個幻燈片頁面中，可以錄入文字的位置，只有在預(yù)設(shè)的文本框內(nèi)部。并且當(dāng)在內(nèi)容文本框中添加文字時，在每一段文字前，會自動出現(xiàn)項目符號。文字的升降級可以通過快捷鍵來操作，Shift+TAB是升級，TAB是降級。增大或減小字號的快捷鍵是：Ctrl+ 減小字號；Ctrl+ 增大字號。2.1 文字的分級處理文字的分級處理2. 幻燈片的文字錄入幻燈

44、片的文字錄入點(diǎn)擊PowerPoint左列窗口的“大綱”按鈕，可以調(diào)出大綱視圖。在大綱視圖中，可以進(jìn)行快速的文字錄入。利用Shift+TAB升級、TAB降級，可以在大綱視圖中快速進(jìn)行文字級別處理，和幻燈片的分頁操作。2.2 使用大綱視圖使用大綱視圖2. 幻燈片的文字錄入幻燈片的文字錄入制作演講稿時，除了手工錄入文字外，還可以直接使用PowerPoint的導(dǎo)入功能，自動從Word文檔中將需要的文字導(dǎo)入到演講稿中。如何把Office 2007課程案例PPT2007案例PPT培訓(xùn)教材.doc導(dǎo)入PPT？2.3 WORD標(biāo)題文字的快速導(dǎo)入標(biāo)題文字的快速導(dǎo)入3 .主題主題主題是應(yīng)用于一張幻燈片、若干張幻燈片或整個演示文稿的主題顏色、主題字體、主題效果及背景的組合。3.1 什么是主題什么是主題3 .主題主題單擊“顏色”、“字體”或“