物業(yè)檔案收集

1、物業(yè)檔案的收集工作就是按照物業(yè)管理的有關(guān)規(guī)定，依據(jù)物業(yè)管理檔案歸檔范圍，通過一定的方法將物業(yè)管理機(jī)構(gòu)各部門和個(gè)人手中有保存價(jià)值的檔案（包括文字、圖表、錄音、錄像、磁盤等）集中到物業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)（檔案館、室）的過程。物業(yè)檔案的收集是實(shí)現(xiàn)物業(yè)檔案集中管理的重要內(nèi)容和基本措施。檔案收集工作的方法分為接收和征集兩種。作為物業(yè)公司檔案機(jī)構(gòu)，接收本公司文書處理部門和業(yè)務(wù)部門按規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案是其基本收集方法。征集是檔案部門按照國家規(guī)定征收散存在社會(huì)上的檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。物業(yè)公司一般不存在征集這一方式。通過收集工作，建立數(shù)量充足、種類齊全、質(zhì)量?jī)?yōu)化的館（室）藏檔案，是物業(yè)公司檔案室存在和發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)

2、，是輸岀物業(yè)檔案信息，為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的前提條件。因此，物業(yè)檔案的收集工作在物業(yè)檔案管理流程中占有非常重要的地位，有了物業(yè)檔案的收集工作，便有了物業(yè)檔案管理工作的開始。物業(yè)檔案是由物業(yè)管理文件材料經(jīng)立卷整理、歸檔轉(zhuǎn)化而來的。物業(yè)管理文件材料的形成、積累工作的直接影響到物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。一、物業(yè)管理文件材料的形成（一）物業(yè)文件材料的形成物業(yè)管理文件材料是物業(yè)管理檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，物業(yè)檔案情報(bào)價(jià)值和憑證價(jià)值的大小不但取決于檔案收集是否完整、齊全，而且取決于物業(yè)管理文件材料的形成是否規(guī)范、科學(xué)。沒有規(guī)范、完整的物業(yè)管理 文件，就不會(huì)有規(guī)范、齊全的物業(yè)檔案，更談不上物業(yè)檔案的整理，保管也就

3、失去了意義，利用價(jià)值當(dāng)然 大打折扣。從檔案的收集、整理、保管、利用等角度岀發(fā)，文件材料形成過程非常關(guān)鍵，因此，我們必須在物業(yè)管理工作中注入檔案工作機(jī)制，以便形成既符合物業(yè)管理需要，又符合檔案工作要求的物業(yè)管理文件材料。物業(yè)文件材料產(chǎn)生于物業(yè)管理公司各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的每個(gè)運(yùn)作過程，每一環(huán)節(jié)都產(chǎn)生相應(yīng)的文件材料。1物業(yè)的接管驗(yàn)收材料：（1）房產(chǎn)資料，包括房屋、設(shè)備及其附著物清單、清冊(cè)及表格。（2）技術(shù)資料，包括竣工圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)決算書、圖紙會(huì)審記錄、竣工驗(yàn)收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料。（3 ）接管資料，包括驗(yàn)收合格憑證、物業(yè)完好情況、接管文件。2. 住戶（租戶）入住材料：

4、裝修申請(qǐng)表、入住通知書、住戶家庭情況登記表、房屋交接單、住戶入住合約、身份證明材料。3. 物業(yè)租賃材料:（轉(zhuǎn)）租文件、委托書、公租賃合同、租賃審批材料、物業(yè)權(quán)屬證明材料、房屋安全鑒定材料、同意出 證書、證明、報(bào)告、分戶圖。4. 物業(yè)維修材料：維修審批表、修繕圖紙、驗(yàn)收合格證明、修繕工程許可證、工程預(yù)結(jié)算表、安全鑒定書、材料單。5物業(yè)行政管理、黨群工作材料：公司組織沿革、黨支部會(huì)議文件、黨政領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議文件、公司機(jī)構(gòu)設(shè)置文件、黨政工作計(jì)劃、總結(jié)、 黨員花名冊(cè)、團(tuán)支部會(huì)議文件、共青團(tuán)工作計(jì)劃總結(jié)、團(tuán)支部建設(shè)文件、團(tuán)支部成立、活動(dòng)文件、團(tuán)組織 關(guān)系調(diào)動(dòng)介紹文件。6. 物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理材料：公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展文

5、件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、合資、合作文件。7. 物業(yè)財(cái)務(wù)管理材料：有關(guān)公司財(cái)會(huì)的政策性文件、公司財(cái)會(huì)明細(xì)文件、財(cái)會(huì)工作計(jì)劃總結(jié)、成本預(yù)結(jié)算文件、財(cái)會(huì)會(huì)議文 件。8. 物業(yè)人員管理材料：公司人員設(shè)置、調(diào)配、變遷文件、人事勞資文件、技術(shù)職稱文件、教育培訓(xùn)文件。9. 物業(yè)設(shè)備儀器管理材料：設(shè)備設(shè)施購買、安裝、使用、維修、報(bào)毀文件。10. 物業(yè)公司或個(gè)人參加各種活動(dòng)材料：獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、證書、紀(jì)念品。（二）物業(yè)管理文件材料形成的基本要求1. 物業(yè)管理工作的手續(xù)和程序必須標(biāo)準(zhǔn)化，每個(gè)工作環(huán)節(jié)必須做好記錄物業(yè)管理文件材料產(chǎn)生于物業(yè)管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，每一道手續(xù)和程序都產(chǎn)生相應(yīng)的記錄。如果物 業(yè)管

6、理工作的手續(xù)和程序不標(biāo)準(zhǔn)或沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)可參照，或有了標(biāo)準(zhǔn)不執(zhí)行，而造成物業(yè)管理文件材料 不齊全或不標(biāo)準(zhǔn)，事后是很難全面、準(zhǔn)確補(bǔ)回的。物業(yè)檔案本質(zhì)之一是它的原始記錄性，它是物業(yè)管理過程中自然產(chǎn)生的，而不像圖書、文獻(xiàn)那樣是在事后編輯加工。因而在工作過程中必須隨時(shí)做好記錄，某些工作中沒有記錄下來的數(shù)據(jù)材料是無法補(bǔ)救的。如，某年某月某日某領(lǐng)導(dǎo)視察某小區(qū)，如果當(dāng)時(shí)沒有進(jìn)行錄像、錄音，事后就不能再產(chǎn)生一樣的錄音、錄 像了。2.物業(yè)管理使用的載體材料必須規(guī)范和宜長(zhǎng)期保存文件制成材料是承受并反映文件內(nèi)容的物質(zhì)材料，它由承受文件內(nèi)容的載體材料和反映文件內(nèi)容的記錄材料組成。文件的載體材料主要有紙張、照片和音像材

7、料(含光盤)，文件記錄材料主要有墨、墨汁、墨水、墨水筆、油墨、印臺(tái)油、印泥、復(fù)寫紙、鉛筆、圓珠筆、感光材料、磁性材料等。物業(yè)檔案就制成材料來說，它與物業(yè)管理文件材料是相同的。因而要有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案實(shí)體，就必須 要求物業(yè)管理過程中使用標(biāo)準(zhǔn)化的載體材料。如，除對(duì)外張貼使用的公告、布告或特定的合同書、協(xié)定等 外，印制文件或作文字記錄都應(yīng)按國家公文格式和歸檔規(guī)定，選用16開紙(即260mmX 185 mm )或人4紙(即297mmX 210mm );錄音、錄像用的錄音帶、錄像帶，計(jì)算機(jī)使用的磁盤都應(yīng)符合國家或國際標(biāo)準(zhǔn)。文件材料轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行長(zhǎng)期或永久保存，其載體材料要宜于長(zhǎng)期或永久保存，即必須選用耐久

8、性能 好的紙張和音像材料。3.物業(yè)管理使用的記錄材料、記錄手段、記錄技術(shù)必須科學(xué)物業(yè)管理文件材料轉(zhuǎn)化為物業(yè)檔案時(shí)其所記錄的內(nèi)容不能修改和刪節(jié)。這就是說，文件材料的內(nèi)容記錄時(shí)是什么，歸檔后檔案內(nèi)容就是什么。保存檔案的目的是提供利用，假如由于記錄材料、記錄手段、記 錄技術(shù)的不規(guī)范造成利用時(shí)字跡模糊、錄音質(zhì)量不佳、錄像畫面不清，便失去了保存檔案的意義。為使保 存起來的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范便于利用，具體要求是：(1) 書寫要工整、清晰，要用炭素墨水、黑色油墨、藍(lán)黑墨水或檔案專用筆等耐久性好的記錄材料，不 得用或盡量不用普通圓珠筆、鉛筆或復(fù)寫紙等不耐久的記錄材料。(2) 文件編制要使用國家規(guī)定的簡(jiǎn)化漢字、專業(yè)術(shù)

9、語、符號(hào)和計(jì)量單位；文件編制必須有編制(記錄)時(shí)間、地點(diǎn)，有編制人簽字，重要文件要有領(lǐng)導(dǎo)審批，須蓋公章時(shí)應(yīng)及時(shí)蓋上公章。(3) 在不能避免復(fù)寫紙復(fù)寫的情況下，要保留書寫版本；有些傳真文件則要進(jìn)行復(fù)印后一起保存，或要 求傳真者事后提交原件。二、物業(yè)管理文件材料的積累對(duì)于物業(yè)管理檔案收集能否齊全完整來講，物業(yè)管理文件材料的積累與物業(yè)管理文件材料的形成同等重要。物業(yè)管理過程中形成的文件材料如果不注意積累，造成丟失、散失、損壞或只留下復(fù)印件，歸檔時(shí) 便岀現(xiàn)檔案的殘缺，不能到達(dá)維護(hù)檔案完整、齊全的目的。文件材料的積累工作不是一天兩天能完成并達(dá)到效果的，必須長(zhǎng)年累月地進(jìn)行。從文件材料形成的那一刻開始，物業(yè)

10、管理人員就應(yīng)意識(shí)到進(jìn)行文件材料積累工作的重要性。只有從形成時(shí)就開始積累的文件材 料才能齊全、準(zhǔn)確，因?yàn)橛行┎牧显谑潞蠓e累會(huì)比較困難，并且不一定準(zhǔn)確、真實(shí)。（一）文件材料積累的方法文件材料的積累工作一般由物業(yè)管理人員自行完成，并進(jìn)行登記。積累的方法有以下幾種：1. 落實(shí)責(zé)任每個(gè)科室（部門）設(shè)一名專（兼）職資料員，負(fù)責(zé)本科室（部門）有關(guān)文件材料的積累工作。2收集齊全，分類存放分類可參照物業(yè)公司分類方案進(jìn)行，為立卷工作做好準(zhǔn)備，減少重復(fù)勞動(dòng)。3.簡(jiǎn)要登記工作人員登記自己經(jīng)辦的材料，資料員登記資料的收集、借岀情況。（二）文件材料積累要求物業(yè)管理文件材料在積累時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1. 文件材料的積累范圍要

11、符合物業(yè)檔案的歸檔范圍。也就是說，每做一項(xiàng)工作都要記錄和形成一定的 文件材料，并對(duì)照物業(yè)檔案歸檔范圍把有保存價(jià)值的部分積累起來，待任務(wù)結(jié)束后再進(jìn)行整理、歸檔。切 忌在工作中把有關(guān)無關(guān)的材料都隨意堆放在一起。 |2. 在積累過程中，盡可能保留文件正文和原件。在無法保存原件的情況下，應(yīng)注明復(fù)印件岀處。3. 積累的文件一定要進(jìn)行登記，供有關(guān)人員使用時(shí)，要有借用手續(xù)，并嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)章制度。三、物業(yè)管理文件材料的歸檔（一 ）歸檔的含義及其重要性物業(yè)管理文件的歸檔是指物業(yè)管理機(jī)構(gòu)及個(gè)人在物業(yè)管理過程中形成、積累的有保存價(jià)值的文件材料,由業(yè)務(wù)部門整理立卷，定期交本單位檔案室或檔案機(jī)構(gòu)集中管理的過程。狹義的

12、物業(yè)檔案收集工作指的就 是物業(yè)檔案的歸檔工作。由于歸檔既是文件處理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，又是檔案工作開始的一個(gè)環(huán)節(jié)，是文件 處理和檔案工作交接點(diǎn)和結(jié)合部，因而歸檔無論對(duì)文件管理還是對(duì)檔案工作，都有積極重要的意義。1.歸檔使文件材料基本屬性發(fā)生變化，進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展階段文件材料在形成和使用過程中，是現(xiàn)行的文件材料，具有文件材料的各種基本屬性，而通過歸檔，它 們就從現(xiàn)行的文件材料轉(zhuǎn)化為檔案，發(fā)生了基本屬性的變化。就是說，文件和檔案是同一事物的兩個(gè)不同 發(fā)展階段，通過歸檔，使文件材料完成了自己的現(xiàn)實(shí)使命，并從此具有檔案的使命和屬性。2. 歸檔是貫徹“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”原則，豐富檔案信息資源的重要措施“統(tǒng)

13、一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”是我國檔案工作的基本原則。只有通過歸檔，才能達(dá)到檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo), 分級(jí)管理”的目的。3.歸檔是確保檔案保管單位質(zhì)量的重要關(guān)口由于文件材料在歸檔過程中要經(jīng)過業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)人員進(jìn)行積累、整理、立卷并向檔案室或檔案人員 辦理歸檔手續(xù)等一系列工作程序，特別是檔案部門要利用這一有利時(shí)機(jī)對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行全面的檢查 驗(yàn)收，這就能有效地提高檔案材料的質(zhì)量。實(shí)踐證明，在歸檔過程中，有關(guān)部門能做好歸檔文件材料的審 查，檔案室能嚴(yán)格把關(guān)，檔案的質(zhì)量就有保證；反之，檔案的質(zhì)量就會(huì)受到影響。（二）歸檔制度為了做好文件材料的歸檔工作，物業(yè)管理機(jī)構(gòu)必須制訂文件材料的歸檔制度。歸檔制度是指導(dǎo)文件材

14、料歸檔的基本依據(jù)。歸檔制度的制訂要符合物業(yè)管理的實(shí)際情況及文件材料的特點(diǎn)；要與物業(yè)機(jī)構(gòu)其他有 關(guān)制度相銜接，并成為整個(gè)物業(yè)管理制度的有機(jī)組成部分。歸檔制度的內(nèi)容主要包括：1歸檔范圍確定歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)要以文件材料是否具有保存價(jià)值為依據(jù)。凡是物業(yè)管理公司在物業(yè)管理各項(xiàng)工作 中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料都應(yīng)劃入歸檔范圍。正在辦理或暫不辦理的案卷和項(xiàng)目未完成的 文件材料，不屬歸檔范圍。（1）黨群工作、行政管理和經(jīng)營(yíng)管理類檔案包括黨委、組織人事、工會(huì)、團(tuán)委、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理等。 上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的文件材料：1）上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料；2）上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)

15、務(wù)主管部門頒發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的非本公司主管業(yè) 務(wù)但要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；3）代上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門草擬并采用的文件的最后草稿和印本；4）上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門轉(zhuǎn)發(fā)本公司的文件（包括報(bào)紙和刊物轉(zhuǎn)載）。 本公司的文件材料：1）本公司黨、政、工、青、婦召開工作會(huì)議的全套會(huì)議文件材料；2）本公司黨委、行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的文件材料，本公司召開的工作會(huì)議、專題會(huì)議材料;3）本公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他公司聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿；4）本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的批復(fù)文件，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本公司的批復(fù)文件；5）本公司及內(nèi)部職能部門、管

16、理處活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；6）反映本公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的文件材料；7）本公司檢查下級(jí)單位（小區(qū)、大廈、酒店、經(jīng)營(yíng)公司）工作、調(diào)查研究形成的重要文件材料；8）本公司形成或本公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料；9）本公司黨委、團(tuán)委、工會(huì)及其他職能部門、管理處在工作活動(dòng)形成的重要文件材料；10）內(nèi)容重要的群眾來信、來訪材料及處理分析材料；11）本公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄等文件材料；12）本公司各部門、管理處成立、合并、撤銷、更名、啟用印信以及組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料；13）本公司制定的工作條例、章程、制定等文件材料；|14）本公司的歷史沿革、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書等文

17、件材料；15）本公司（包括上報(bào)和下批）干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘、黨團(tuán)員名冊(cè)、職工名冊(cè)、職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離退休（職）、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、撫恤及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；16）本公司辦理的黨團(tuán)員關(guān)系、職工轉(zhuǎn)移工資等文件材料；17）本公司編印的簡(jiǎn)報(bào)及編輯出版物的定稿、樣本；18）本公司與國內(nèi)其他單位或國外簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；19）本公司在外事活動(dòng)中形成的重要文件材料；20）各種普查工作中形成的材料。 同級(jí)機(jī)關(guān)（單位）和非隸屬機(jī)關(guān)（單位）的文件材料：1）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司主管業(yè)務(wù)但要執(zhí)行的法規(guī)性文件；2）有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本公司工作檢查形成的重要文件;3）同級(jí)機(jī)

18、關(guān)（單位）和非隸屬機(jī)關(guān)（單位）與本公司聯(lián)系工作的重要來往文件。 下級(jí)單位的文件材料：一1）下級(jí)單位報(bào)送的重要工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料；2）下級(jí)單位報(bào)送的重要科技文件材料；3）下級(jí)單位報(bào)送的法規(guī)性備案文件材料。（2 ）基建檔案包括新建物業(yè)接管、原有物業(yè)接管、物業(yè)管理中改建、擴(kuò)建、大修、公共范圍內(nèi)的維修形成的文件及 圖紙?；窘ㄔO(shè)前期工作文件，包括可行性研究文件、計(jì)劃任務(wù)書、選址和設(shè)計(jì)原始資料、基本建設(shè)計(jì)劃、 申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)等； 基本建設(shè)工程設(shè)計(jì)文件，包括設(shè)計(jì)依據(jù)文件、初步設(shè)計(jì)文件、技術(shù)設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等； 基本建設(shè)工程施工文件，包括施工準(zhǔn)備文件、施工文件、驗(yàn)收總結(jié)文件等；

19、 基本建設(shè)竣工文件，包括竣工圖、工程決算、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等； 基本建設(shè)工程使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建形成的文件。（3 ）設(shè)備檔案本公司作為固定資產(chǎn)的機(jī)器設(shè)備和儀表儀器等方面的檔案材料。 設(shè)備購置文件材料（設(shè)備技術(shù)經(jīng)濟(jì)計(jì)算材料、有關(guān)購置的談判文件及定購協(xié)議或合同書等）； 隨機(jī)文件材料（設(shè)備圖冊(cè)和說明書、合格證、裝箱單、配件目錄、安裝規(guī)程等）； 設(shè)備安裝、使用以后形成的文件材料（設(shè)備安裝記錄、試車驗(yàn)收記錄和總結(jié)報(bào)告、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備保養(yǎng)維修記錄等）。（4）會(huì)計(jì)檔案包括財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、工資單及其他。（5）人員檔案主要為已故人員檔案（離退休、除名、岀國或赴港、澳、臺(tái)定居人員檔案視不同情況歸檔

20、或暫由人事部門報(bào)管)(6) 科教檔案包括科研項(xiàng)目及成果、培訓(xùn)教育管理等的文件材料。(7) 物業(yè)管理專門檔案包括物業(yè)清冊(cè)、物業(yè)維修、物業(yè)租賃、住戶(業(yè)主)等文件材料。物業(yè)清冊(cè)，包括房屋的棟數(shù)、戶數(shù)、面積、結(jié)構(gòu)、完損情況、產(chǎn)權(quán)歸屬、使用性質(zhì)等文件材料；物業(yè)維修材料，包括單元范圍內(nèi)的維修申請(qǐng)審批表、工程預(yù)決算表、用料單、施工圖、驗(yàn)收證明材 料，公共范圍內(nèi)的維修、大修材料歸入基本建設(shè)檔案內(nèi)；物業(yè)租賃材料，包括租賃審批表、租賃合約、計(jì)租表、租金繳交情況表、租賃雙方身份證明材料、 租賃房屋產(chǎn)權(quán)證明材料； 業(yè)主、住戶資料，包括戶主類型(業(yè)主或租戶)、姓名、年齡、職業(yè)、工資狀況、家庭人口數(shù)量及結(jié)構(gòu)、聯(lián)系電話、

21、入住通知。|(8) 聲像檔案： 反映本公司概貌的聲像材料； 歷屆主要領(lǐng)導(dǎo)人的照片； 上級(jí)機(jī)關(guān)來本公司視察、檢查工作形成的聲像材料； 本公司召開各類重要會(huì)議形成的主要聲像材料； 反映本公司主要職能活動(dòng)和工作成果的聲像材料； 本公司領(lǐng)導(dǎo)、專家、學(xué)者參加重大公務(wù)或?qū)W術(shù)活動(dòng)形成的聲像材料； 本公司組織或參加重要外事活動(dòng)形成的聲像材料； 本公司安全保衛(wèi)方面的聲像材料 本公司其他重要活動(dòng)、重要事件或重大事故形成的聲像材料； 本公司獲各級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、證書等的聲像材料；11與其他載體檔案有密切聯(lián)系的聲像材料。(9)榮譽(yù)檔案:包括本公司及全體員工所獲各級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)品、證書、外單位贈(zèng)品、領(lǐng)導(dǎo)

22、題詞、條 幅、字畫、印章等有紀(jì)念、觀賞價(jià)值的物品。不予歸檔的文件材料包括： 重份文件； 沒有查考價(jià)值的信封和通知卡； 與物業(yè)管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)無關(guān)的群眾來信； 無保存價(jià)值介紹信、便條、錄音帶、錄像帶。2. 歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間是指業(yè)務(wù)部門將立卷完畢的檔案向檔案部門移交的時(shí)間。各項(xiàng)工作完成后，對(duì)所形成的文件材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、立卷并歸檔。對(duì)于一些馬上就要查考利用的 文件材料在工作完成后立即整理歸檔，如住戶資料、物業(yè)技術(shù)方面的資料、房屋的常規(guī)資料。這樣才便于 管理人員熟悉房屋的棟數(shù)、戶數(shù)、面積、結(jié)構(gòu)、完損情況、產(chǎn)權(quán)歸屬、使用性質(zhì)、設(shè)備安裝、管道埋設(shè)情 況以及業(yè)主和住戶的家庭情況。其他行政管理檔案、黨群檔案、

23、會(huì)計(jì)檔案、審計(jì)檔案、經(jīng)營(yíng)管理檔案等等 可根據(jù)工作情況一年歸檔一次，一般在次年上半年完成。3歸檔要求(1) 收集齊全，經(jīng)過分類、立卷，并正確劃分保管期限。案卷質(zhì)量符合規(guī)范要求，卷內(nèi)文件材料線條、 字跡清楚、紙質(zhì)優(yōu)良。檔案部門在歸檔時(shí)應(yīng)嚴(yán)格把握部門立卷原則，對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行檢查，不合格的退回 檔案形成部門重新整理；(2) 經(jīng)過必要的技術(shù)加工，正確擬制案卷標(biāo)題，填寫案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表。有條件的單位 可采用計(jì)算機(jī)打印。(3) 編制案卷目錄或移交清單一式數(shù)份，以供歸檔時(shí)雙方核準(zhǔn)后簽名使用。案卷目錄最少應(yīng)包括案卷號(hào)、案卷標(biāo)題。4.歸檔手續(xù)建立和履行歸檔手續(xù)，有利于明確責(zé)任和義務(wù)，保證歸檔案卷的質(zhì)量。(1)