銷售報告制作模板及原理

1、銷售報告制作模板及原理教你做一份優(yōu)秀的銷售報告何偉是一名優(yōu)秀的銷售代表，他工作非常努力，經(jīng)過兩年辛苦耕耘， 他負(fù)責(zé)的片區(qū)銷售業(yè)績突飛猛進(jìn)，從兩年前的不足 100 萬元的月銷售額激增到現(xiàn)在的 500 萬元。但是，最近的一件事情卻讓他輕松不起 來：公司在一周前突然任命他做北京營業(yè)部的銷 售經(jīng)理。肩上的責(zé)任和擔(dān)子固然沉重許多， 更“要 命”的是，做了營業(yè)部經(jīng)理就要每個月到公司總 部去開銷售月會了！對一直在銷售一線奮戰(zhàn)的何偉而言， 什 么困難沒見過？什么苦沒吃過？他并不怕業(yè)績 的壓力。但是一想到要開始經(jīng)常性地寫各種報告 和總結(jié)他就犯難了： 銷售報告怎樣寫？應(yīng)該有哪 些內(nèi)容？應(yīng)該注意什么？如何才能在各位

2、領(lǐng)導(dǎo) 面前順利“過關(guān)”呢？筆者在這里就把個人多年來的經(jīng)驗同 大家分享一下， 希望能對像何偉這樣有 “報告恐 懼癥”的一線人員有所幫助。要寫好銷售報告，必須特別注意三個環(huán) 節(jié)：一是平時一定要關(guān)注市場競爭狀況和銷售數(shù) 據(jù)的收集；二是在撰寫報告前要有充分的時間進(jìn) 行分析、討論；最后要考慮如何將報告的內(nèi)容呈 現(xiàn)出來、爭取上級領(lǐng)導(dǎo)的支持。這些環(huán)節(jié)一個都 不能少！否則就很可能將自己置于“當(dāng)眾出丑” 的尷尬境地。市場競爭狀況和銷售數(shù)據(jù)的收集無論是文字報告或者口頭報告，最令人 “無地自容”的就是被上級領(lǐng)導(dǎo)問時一問三不 知，滿口 “也許”、“可能”、“應(yīng)該”、“大 概”和“似乎”。筆者曾見過銷售主管因為太不了解

3、“數(shù) 據(jù)”而被老總在營銷會議上當(dāng)場撤職的事例。一位剛剛升任營業(yè)部經(jīng)理的“老業(yè)務(wù)”， 因為一向業(yè)績不俗，又同經(jīng)銷商的關(guān)系處得不 錯，在業(yè)務(wù)弟兄中的人緣也頗好，當(dāng)然自我感覺 非?！傲己谩薄？墒怯幸稽c，此人是一個典型的“電腦盲”，而且非常不習(xí)慣看數(shù)據(jù)、讀報告；有業(yè)績壓力或市場問題通常寧可“親歷親為”， 親自幫業(yè)務(wù)代表密集拜訪經(jīng)銷商、壓貨等。www中國最大的資料庫下載幾個月下來，雖然他的營業(yè)部銷售業(yè)績 有所起色，但是產(chǎn)品品類發(fā)展嚴(yán)重滯后，而且各 通路間的銷售比例也極不均衡，同其他區(qū)域的差 距逐步拉大。到第三個月的時候，總部召集季度 營銷例會，總經(jīng)理在聽取了他關(guān)于營業(yè)所的銷售 報告之后一口氣問了他十幾個

4、問題：“你有沒有注意到白銀市的經(jīng)銷商連續(xù) 三個月沒有出貨？”“你知道我們剛剛上市的新產(chǎn)品成品庫 存、在途、經(jīng)銷商庫存、零售店庫存還有多少？”“你知道你負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)一共有多少個可 能買我們產(chǎn)品而你又沒有鋪貨的零售店？”“你知道你一年總的預(yù)算促銷費用是多 少？而現(xiàn)在的促銷費用還剩多少?“你知道競爭產(chǎn)品正在做的大力度促銷活動是在哪個通路？哪個區(qū)域？效果怎 樣？”“你的業(yè)績回顧中每個品項的銷 售數(shù)字相加為什么不等于總計的數(shù)字？”當(dāng)聽完最后一個問題的時候，該營業(yè)部 經(jīng)理的臉已經(jīng)煞白了，因為他根本就不知道！在 眾目睽睽之下，他開始回答問題：“我的區(qū)域比 較大，白銀市的問題以前真沒注意到”“新產(chǎn)品到貨、庫存具

5、體的數(shù)量記不太清了，好像還 沒到吧” “競品的促銷活動感覺效果不錯， 在什么通路和商場做我回去再查查”“報告里面的時間確實有問題，可能是助理搞錯了我又 沒來得及看”后面發(fā)生的事情可想而知，這位老兄還 沒有回答一半，總經(jīng)理的巴掌就狠狠拍在了會議桌上：“你認(rèn)為、你覺得、應(yīng)該、可能、不知道，你還知道什么？這樣的水平怎么可以做如此重 要的工作？！”第二天， 總經(jīng)理就簽署了人事令， 重新 任命了一名高級業(yè)代做這個區(qū)域的營業(yè)部經(jīng)理。像這位銷售經(jīng)理的 “悲慘” 經(jīng)歷在我們 周圍經(jīng)常會發(fā)生。 因此，一定要注意平時銷售數(shù) 據(jù)和競爭者資料的收集， 將是制作一個優(yōu)秀報告 的基礎(chǔ)，有了它才可能實現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)說話”。那么

6、接下來的問題就是如何全面、 充分 地收集市場資料。 一份標(biāo)準(zhǔn)的銷售報告可能用到 的數(shù)據(jù)有：1. 市場規(guī)模、市場容量以及增長率；2. 主要競爭產(chǎn)品 （最好是分品項） 的銷 量和增長率；3. 自己產(chǎn)品各品項的銷售目標(biāo)、 實際銷 售量和增長率；4. 主要競爭品牌最近的新產(chǎn)品上市、 促 銷及陳列動態(tài)（越細(xì)越好，至少把活動的通路、 區(qū)域、產(chǎn)品和活動效果搞清楚）；5. 各經(jīng)銷商各產(chǎn)品的進(jìn)貨、 銷售和庫存 狀況（別忘了把在途的產(chǎn)品也考慮進(jìn)去）；6. 各經(jīng)銷商和直營客戶的賬款情況明 細(xì)；7. 報告期區(qū)域內(nèi)主要促銷活動、 陳列活 動、鋪貨行動的執(zhí)行狀況、效果評估；8. 轄區(qū)內(nèi)的營銷預(yù)算及實際使用、 節(jié)余 狀況。

7、真是好大一堆資料呀！ 難怪很多一線銷 售主管反映：不怕跑斷腿、就怕做報告。其實，以上這些數(shù)據(jù)收集起來并沒有那 么困難， 關(guān)鍵是個習(xí)慣問題， 因為很多資料根本 就不用自己去整理。有些“老道”的銷售主管會 在銷售會議前很早就把需要的資料、 表格列一個 單子，交給內(nèi)勤或副手“打理”，甚至可以讓他 們進(jìn)行一些初步的分析， 他們可能比你更清楚怎 么搞定這些“煩人”的東西，到準(zhǔn)備報告的時候 直接向他們要就行了。數(shù)據(jù)分析和報告準(zhǔn)備好了，現(xiàn)在一定有一堆報表、資料堆在 “何偉”面前了。接下來的工作就是對這些看似 雜亂的資料進(jìn)行分析和總結(jié)，變成可以表達(dá)自己 區(qū)域策略主張的銷售報告，讓看或聽你報告 的人了解你都做了

8、些什么、為什么這么做、結(jié)果 怎樣、未來打算怎么做以及有什么困難和需要公 司支持的地方。實際上這就是撰寫銷售報告的全部內(nèi) 容和目的。為了更加全面地在一份銷售報告里闡 述對區(qū)域銷售工作的總結(jié)和計劃，你需要一個全 面而實用的報告“模版”（或叫“標(biāo)準(zhǔn)格式”）。 實際上，不管是像康師傅、可口可樂這樣運作比 較規(guī)范的大企業(yè)，還是剛剛起步的小公司，在向 上一級領(lǐng)導(dǎo)做報告的時候總有一定“格式”和要 求。否則，每一個區(qū)域主管在做報告時各說各話、 內(nèi)容不一樣、時間不一樣，就沒有可比性了；這 樣的報告也很難讓領(lǐng)導(dǎo)拍板、決策。建議可以采用以下的報告結(jié)構(gòu):1. 本期銷售達(dá)成狀況 （各產(chǎn)品、各區(qū)域 的實際銷售及其與銷售目

9、標(biāo)、 去年同期的對比） ；2. 達(dá)成異常分析（說明沒有達(dá)成的區(qū)域 或產(chǎn)品的原因）；3. 鋪貨率達(dá)成異常分析 （為什么沒有達(dá) 成公司要求的鋪貨指標(biāo)）；4. 新產(chǎn)品上市追蹤 （各通路各區(qū)域的鋪 貨點數(shù)、鋪貨率、市場價格，以及促銷活動執(zhí)行 效果）；5. 通路建設(shè)達(dá)成分析 （各通路各區(qū)域的 經(jīng)銷商、分銷商和直營客戶的數(shù)量變化）；6. 主要競爭者促銷活動分析；7. 本期促銷活動檢討 （本公司促銷活動 執(zhí)行狀況， 以及目標(biāo)與實際達(dá)成的差異、 原因分 析）；8. 本期重要工作檢討及下期重要工作 計劃（重點分析前期工作的問題、 下一期的計劃， 以及需要上級支持和協(xié)助的事項）。結(jié)構(gòu)和內(nèi)容有了， 如何把這些內(nèi)容清

10、晰 地表現(xiàn)出來還是一個問題， 這就需要一套比較實 用的報告格式幫助我們。 文中表格是一個銷售報 告的實用模型，我們可以按這樣的格式進(jìn)行銷售 報告的撰寫。 （ 見表 ）這樣，當(dāng)所有的數(shù)據(jù)和分析全都填到這 套標(biāo)準(zhǔn)表格中以后， 一份完整的銷售報告就完成 了！臨門一腳銷售報告如何精彩紛呈銷售報告的呈現(xiàn)一般有兩種方式： 一種 是書面報告，就是將寫好的報告經(jīng)報告人審核確 認(rèn)后，以書面的形式向上級部門提交； 另一種就 是召開專門的銷售或營銷工作會議， 報告人（通 常就是省區(qū)經(jīng)理或大區(qū)銷售經(jīng)理） 以口頭的方式 當(dāng)面向上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作匯報。書面報告比較簡單， 可是，偏偏在最簡 單的環(huán)節(jié)上容易發(fā)生一些最“致命”的

11、錯誤：1. 低級錯誤。內(nèi)勤或助理人員粗心大 意，報告時間寫錯了、數(shù)據(jù)加減乘除算錯了、報 告內(nèi)容的前后次序搞錯了、 錯別字滿篇， 甚至直 接將上月的銷售報告當(dāng)成這個月的提交上去而你呢，又恰恰特別“放心”部屬的工作， 隨便翻翻、 簽上你的名字就交給領(lǐng)導(dǎo)了， 這樣的 報告后果可想而知。2. 簡單空洞。一份優(yōu)秀的銷售月報除了 要結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確之外，還要言之有物、邏 輯清楚、觀點明確?？墒俏覀兘?jīng)常會在報告里發(fā) 現(xiàn)這樣的問題：“因為去年的銷售達(dá)成較高所以今年 沒有達(dá)成銷售目標(biāo)”“由于淡季的到來， 本月的銷售量大 幅下降”“由于市場部的海報沒有及時到位， 造成新產(chǎn)品推動不利”滿篇都是數(shù)據(jù)和資料的羅列，

12、根本看 不見分析和銷售主張。提出了一大堆的“構(gòu)想”、建議，就 是找不到任何數(shù)據(jù)和分析去說明為什么要這么 做而不是那么做。以上的錯誤實際上都可以通過提交報 告之前的審核過程及時糾正和避免，因此絕對不 要輕視報告審核工作，應(yīng)該給自己留出充足的時 間進(jìn)行“糾錯”，否則，當(dāng)報告交到領(lǐng)導(dǎo)那里， 怕是后悔都來不及！至于同上級領(lǐng)導(dǎo)、其他同事進(jìn)行“面對 面”的口頭報告，就更有“挑戰(zhàn)性”了，它對銷 售經(jīng)理的語言表達(dá)能力、溝通能力、臨場應(yīng)變能 力以及“形象氣質(zhì)等綜合素質(zhì)都提出了較高的 要求。雖然像語言表達(dá)能力等基本素質(zhì)不是 一年半載就能夠獲得的；而且作為銷售主管，這 方面的水平也不是最重要的考察指標(biāo) （當(dāng)然是業(yè)

13、績和渠道管理最重要）。但是，我們還是可以通 過一些基本方法和技巧的訓(xùn)練，使自己少犯錯 誤。首先，要有自信。 在向上級領(lǐng)導(dǎo)報告工 作的時候，特別是那些剛剛走上“領(lǐng)導(dǎo)崗位”的 銷售主管， 最容易出現(xiàn)的問題就是缺乏自信。 在 會議中， 我們經(jīng)常會碰到這樣的銷售經(jīng)理： 眼神 閃閃爍爍、面無表情，說話吞吞吐吐、 不知所云。 這就是缺乏自信的典型表現(xiàn)。在報告中務(wù)必做 到：1. 面對聽眾。眼睛不要總盯著自己的講 稿和PPT要習(xí)慣領(lǐng)導(dǎo)和幾十雙眼睛一起看你。2. 不要念稿子。其實，你的記性并不差， 只要在報告前有充足的時間看報告， 自己先把報 告“預(yù)演”幾遍，就應(yīng)該沒問題。要養(yǎng)成用自己 的語言和邏輯去說話， 千

14、萬不要只是將那些表格 中的數(shù)字一個個都念出來！其次，要學(xué)會使用“報告語言”，避免 低級錯誤的發(fā)生。 以下一些不“專業(yè)”、領(lǐng)導(dǎo)“不 中聽”的話，雖然可能陳述“事實”，但是最好 不要說：1“某某品牌實在是太厲害了” 應(yīng) 該說“雖然我們的產(chǎn)品在整體上具有優(yōu)勢， 通路 的信心也很足，但是”。2“因為競爭對手增加了促銷力度，我 品市場接受度有所下降” 應(yīng)該說“我們的市 場接受度有所下降， 一個原因是競爭對手” 。3. “由于公司對我們區(qū)域不夠重視” 應(yīng)該說“非常感謝公司給了我們很大支 持，但是 ”。4. “至于去年的問題，我那時還沒來這 里，不太清楚”應(yīng)該說“非常抱歉，雖然我去年 沒有負(fù)責(zé)這個區(qū)域，但是還是有責(zé)任 ”。5. 還有就是諸如“可能”、“也許”、 “應(yīng)該” 、“感覺” 等模棱兩可的話， 少說為妙；沒有把握的事情， 最好干脆提都別提，