公司電子檔案管理方法

1、電子檔案管理方法一、總則1、對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，由行政辦公室統(tǒng)一協(xié)調，指定專人負責，保證管理工作的連續(xù)性。2、電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管、整理和移交工作，行政辦公室檔案管理員進行指導。3、 電子文件的管理由行政辦公室負責，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。4、 為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就要嚴格的按照管理制度和技術實施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。二、電子文件的形成、整理1、電子文件的收集范圍：與項目有關的草稿性電子文件、正式電子文件、無紙電子文件、文本文件、圖象文件。當正式文件是紙質時，需對紙質文件做轉換工作。

2、2、由相關業(yè)務人員對在形成過程中的電子文件進行保管，并在項目結束后對電子文件進行校對、整理。3、頁面中有紅頭、印章、彩色照片、插圖的電子文件需采用彩色模式顯示。三、電子文件的收集由業(yè)務人員向合規(guī)部門移交已整理好的電子文件，文件需格式統(tǒng)一且是不可更改的格式，并附紙質移交清單及相關人員簽字。四、電子文件鑒定合規(guī)部門對電子文件進行檢查，確認符合要求或需整改。五、電子文件移交1、檔案室接收合規(guī)部確認已檢查的檔案，并附紙質移交清單及簽字。按照清單核對電子文件數(shù)量和名稱。2、檔案管理員在收到電子檔案后，確認其完整、符合要求后在辦公系統(tǒng)中確認歸檔。六、電子檔案歸檔工作1、電子檔案按項目品種分類登記，根據(jù)電子

3、檔案的關聯(lián)性，編制檔案號，如：同項目的流程、報告、企業(yè)資料應給予相連的檔案號，填寫歸檔電子檔案登記表；同一項目電子文件應集中于一個文檔中。2、分別在電腦和移動設備上進行存儲備份。電子檔案登記表應與電子檔案一同保存。七、電子檔案保管1、填寫電子檔案入庫登記表對電子檔案的存儲設備進行登記，電子檔案載體及載體裝具上應做好標簽以便查找和管理。2、更新后隨時備份；每月應將檔案存儲到符合保管要求的移動載體上，并應多套備份，查閱使用和封存保管分開，歸檔載體應作防寫處理。3、備份載體選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式，實現(xiàn)多套備份。4、每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%。5、讀取設備更新時應確認兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉換工作。6、電子檔案需每4年轉存一次。八、電子檔案利用1、電子檔案的封存載體不得外借。2、查看、拷貝檔案需辦理相關登記手續(xù)。八、電子檔案的銷毀1、超過保管期限的電子檔案，檔案管理員需先鑒定，經(jīng)上報審批通過后，方可銷毀。2、需銷毀的電子檔案，應對銷毀檔案做好登記，方可實施。3、銷毀檔案，需