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文檔簡(jiǎn)介

1、城建檔案數(shù)字化之我見(jiàn)隨著我國(guó)現(xiàn)代化建立進(jìn)程的不斷深化,城市開(kāi)展建立中的房屋建筑、道路橋梁以及地下管線根底設(shè)施等工程工程的數(shù)量也越來(lái)越多。城建檔案作為城市開(kāi)展進(jìn)程研究的重要根據(jù),傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的開(kāi)展需求,無(wú)法滿足人們對(duì)信息實(shí)現(xiàn)傳遞和共享的實(shí)際要求,這給城建檔案管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)。而以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為載體的信息通訊技術(shù)為城建檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支持,我國(guó)的城建檔案管理已經(jīng)逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)時(shí)代向數(shù)字化時(shí)代邁進(jìn)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是信息時(shí)代開(kāi)展的必然要求,是檔案管理開(kāi)展的必經(jīng)之路。積極推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建立已經(jīng)成為城建檔案工作開(kāi)展的必然趨勢(shì),也是城市開(kāi)展中的重要內(nèi)容。一、檔案

2、數(shù)字化概述檔案數(shù)字化是指通過(guò)掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等圖像采集設(shè)備,對(duì)原始紙質(zhì)檔案信息進(jìn)展完好的采集,進(jìn)而形成可以被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所識(shí)別的文件類(lèi)型,最后存儲(chǔ)到磁帶、光盤(pán)等信息載體之中,以進(jìn)步對(duì)檔案的管理效率,實(shí)現(xiàn)資源共享。隨著科技的開(kāi)展,人們進(jìn)步了對(duì)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí),加大了對(duì)于檔案數(shù)字化管理的研究力度,在整個(gè)檔案系統(tǒng)范圍內(nèi)都開(kāi)展了檔案管理數(shù)字化建立工作,并且已經(jīng)形成較為合理的管理體系,在城建檔案領(lǐng)域中也積極嘗試?yán)碚摿藱n案管理方式的轉(zhuǎn)變。當(dāng)前,雖然紙質(zhì)檔案仍是主要的保存方式,但紙質(zhì)檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢(shì)。隨著檔案數(shù)字化管理技術(shù)日趨成熟,檔案數(shù)字化開(kāi)展必將越來(lái)越快,對(duì)于檔案管理工作的作用也越

3、來(lái)越重要。二、城建檔案數(shù)字化應(yīng)注意的問(wèn)題和建議1.做好檔案鑒定,滿足實(shí)際需要城建檔案涉及門(mén)類(lèi)豐富,數(shù)量眾多,但并不是所有的紙質(zhì)檔案都需要或者都適宜進(jìn)展數(shù)字化管理,需要根據(jù)實(shí)際進(jìn)展數(shù)字化檔案的選擇,以進(jìn)步工作效率。在進(jìn)展檔案數(shù)字化處理之前,應(yīng)該首先調(diào)查摸底現(xiàn)有館藏檔案,搞清檔案的數(shù)量、類(lèi)型、信息利用等根本情況,確定應(yīng)該對(duì)哪些紙質(zhì)檔案進(jìn)展數(shù)字化管理。同時(shí)以現(xiàn)實(shí)需要為前提,按照"珍貴檔案、重點(diǎn)檔案、特色檔案、利用率高的檔案"優(yōu)先數(shù)字化的原那么,制定檔案數(shù)字化規(guī)劃,分階段、分步驟的施行,把現(xiàn)有重要實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源。當(dāng)前,城建檔案館館藏檔案絕大部分來(lái)源于建立工程檔案,因

4、此,工程檔案是城建檔案數(shù)字化管理的重點(diǎn)。首先是需要進(jìn)展搶救性保護(hù)的珍貴瀕危檔案要進(jìn)展數(shù)字化,這些珍貴瀕危檔案涉及到很多重要的信息資源,具有重要的歷史價(jià)值和研究?jī)r(jià)值,需要重點(diǎn)保護(hù)。其次,涉及民生工程建立檔案,比方有關(guān)醫(yī)院、學(xué)校、銀行、電力等房屋建筑工程、道路、橋梁、交通、水利、地下管線等根底設(shè)施以及國(guó)家、省市重點(diǎn)建立工程檔案應(yīng)進(jìn)展數(shù)字化管理。再是利用需求量大的檔案也需要進(jìn)展數(shù)字化管理。比方, 房屋建筑工程中的住宅小區(qū)工程建立、保障性安居工程建立檔案和各類(lèi)新區(qū)園區(qū)建立規(guī)劃拆遷檔案、村鎮(zhèn)規(guī)劃、建立檔案等??梢圆扇》制谶M(jìn)展數(shù)字化管理,以滿足使用者對(duì)這些檔案資源信息的需求。在這些工程檔案中,特別是房屋建

5、筑工程檔案,其前期工程準(zhǔn)備階段文件包括決策立項(xiàng)文件、征地拆遷文件、勘察、測(cè)繪和設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件和開(kāi)工審批文件、以及開(kāi)工驗(yàn)收文件、開(kāi)工圖等,這些檔案利用頻率較高,應(yīng)優(yōu)先進(jìn)展數(shù)字化管理。有條件的地方也可以采取全部館藏工程檔案數(shù)字化,把現(xiàn)有的實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源,從而利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為社會(huì)和政府提供效勞。2.嚴(yán)格信息管控,確保檔案數(shù)字化質(zhì)量在進(jìn)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理時(shí),應(yīng)該建立嚴(yán)格的管理制度。嚴(yán)格的管理制度有利于進(jìn)步工作人員的責(zé)任心,樹(shù)立質(zhì)量與平安第一的意識(shí),保證檔案數(shù)字化工作的順利開(kāi)展。還應(yīng)建立數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn),以確保加工環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化與檔案數(shù)字化的質(zhì)量。首先,城建檔案管理部門(mén)在委托數(shù)字化加

6、工專業(yè)公司提供效勞時(shí),要與數(shù)字化加工專業(yè)公司簽署效勞質(zhì)量協(xié)議, 并提出質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量要求,以此標(biāo)準(zhǔn)檔案數(shù)字化加工行為,為其間出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題時(shí)提供解決問(wèn)題的根據(jù)。還要簽署平安保密協(xié)議,嚴(yán)防在數(shù)字化加工過(guò)程中發(fā)生紙質(zhì)檔案的損毀、喪失、泄密等現(xiàn)象。其次,科學(xué)、準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)地錄入機(jī)讀條目信息。檔案信息數(shù)據(jù)的錄入是館藏檔案數(shù)字化加工的重要環(huán)節(jié)。標(biāo)準(zhǔn)化地錄入機(jī)讀條目,可以使將來(lái)檔案信息的利用環(huán)節(jié)變得更加快捷便利,同時(shí)也可以為城建程檔案信息平安提供保障,進(jìn)步對(duì)檔案的管理效率,有利于資源信息的共享整合和高效利用。最后,嚴(yán)格監(jiān)視檢查工作,對(duì)數(shù)字化檔案的掃描質(zhì)量及時(shí)跟進(jìn)。檢查校驗(yàn)工作直接影響到城建檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量

7、,需要專業(yè)知識(shí)充足,經(jīng)歷豐富的工作人員進(jìn)展校驗(yàn)工作,以防止發(fā)生如漏掃、掃出來(lái)的PDF文件頁(yè)面不美觀、PDF文件檔號(hào)題名有誤等問(wèn)題,盡可能的防止因人為因素而出現(xiàn)的工作疏漏,保證城建檔案的平安性和真實(shí)性,數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和完好性。3.加強(qiáng)信息維護(hù),確保檔案平安信息資源的平安問(wèn)題是城建檔案管理工作的首要問(wèn)題?,F(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)在為人們消費(fèi)生活提供便利的同時(shí),也為一些不法分子進(jìn)展違法活動(dòng)提供了可乘之機(jī)。不法分子可以利用網(wǎng)絡(luò)竊取檔案管理中心的檔案信息,破壞檔案信息的機(jī)密性。因此,在進(jìn)展紙質(zhì)工程檔案數(shù)字化處理時(shí), 檔案管理人員應(yīng)注意加強(qiáng)對(duì)檔案信息的平安維護(hù)工作。城建檔案管理人員需要進(jìn)步信息平安意識(shí),

8、嚴(yán)格遵守相關(guān)的平安保密制度,加強(qiáng)平安防護(hù),防止失密、泄密的發(fā)生。在紙質(zhì)檔案進(jìn)展數(shù)字化加工過(guò)程時(shí),需要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)展掃描檢測(cè),以確保沒(méi)有非法拷貝程序和病毒程序。同時(shí),應(yīng)研究開(kāi)發(fā)先進(jìn)有效的電子文件管理系統(tǒng)、館藏檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)及檔案信息平安軟件,進(jìn)步計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)平安,進(jìn)步軟件的平安性,確保城建檔案信息的平安可靠。城建檔案數(shù)字化加工之后同樣需要重視檔案信息平安性的管理。首先,管理人員應(yīng)該對(duì)掃描之后的數(shù)字化檔案進(jìn)展核實(shí),將已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的城建檔案原件妥善保管,及時(shí)銷(xiāo)毀加工過(guò)程中的相關(guān)硬盤(pán),以防檔案信息被泄露。其次,做好日常平安管理和信息維護(hù)。在使用者查詢檔案信息時(shí),需進(jìn)展詳細(xì)身份信息的登記,詳細(xì)

9、詢問(wèn)調(diào)取檔案的目的、用途,并跟蹤管理。非公開(kāi)的城建檔案信息特別是城市地下管線信息,一律不得上互聯(lián)。在互聯(lián)網(wǎng)上提供已公開(kāi)檔案目錄查詢效勞的,必須認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等平安防護(hù)措施,保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的平安保密。對(duì)不同的用戶給予不同的權(quán)限,防止非法登錄和非法操作數(shù)據(jù)。重要數(shù)據(jù)嚴(yán)格進(jìn)展備份,并應(yīng)異地保存。此外,城建檔案管理人員還要加強(qiáng)監(jiān)視巡查工作,隨時(shí)對(duì)檔案信息庫(kù)進(jìn)展抽查,及時(shí)對(duì)信息平安軟件進(jìn)展晉級(jí),采取必要的計(jì)算機(jī)病毒防范措施,防止網(wǎng)絡(luò)受到病毒破壞,防止不法分子侵入檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),進(jìn)展不法活動(dòng)。以保證數(shù)字化檔案信息資源的平安存儲(chǔ)與調(diào)用。城建檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作,任重道遠(yuǎn)。城建檔案館應(yīng)加強(qiáng)城建檔案信息平安保障體系建立,健全檔案信息平安管理體制。城建檔案管理人員要進(jìn)步認(rèn)

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