辦公室業(yè)務(wù)知識PPT課件

1、辦公室業(yè)務(wù)知識PPT課件辦公室基本職能有四項辦公室基本職能有四項:參謀職能、承辦職能、管理職能、協(xié)調(diào)職能參謀職能、承辦職能、管理職能、協(xié)調(diào)職能參謀參謀執(zhí)行中反饋協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)事前擬計劃決策提建議結(jié)果后總結(jié)承辦承辦主辦會辦催辦轉(zhuǎn)辦管理管理文書信息事務(wù)橫向縱向內(nèi)部 當好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手為第一要務(wù)。督查督辦職能督查督辦職能辦公室督促和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)督促工作落實的職責貫穿于部門各項職能中。 在秘書者一書中：督促檢查是秘書部門輔助領(lǐng)導(dǎo)決策付諸實施的一項重要服務(wù)工作辦公室應(yīng)該發(fā)揮督促檢查作用，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，推動決策落實，以適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求。督查工作內(nèi)容督查工作內(nèi)容督查工作的重點督查工作的重點是公司的重大決策、重要工作部署

2、、重要會議、公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示的落實情況。督查的主要內(nèi)容包括：督查的主要內(nèi)容包括： 1、公司的重大決策、重要工作部署的貫徹落實； 2、公司工作會議和經(jīng)理辦公會及其它重要會議決定事項的貫徹落實； 3、公司領(lǐng)導(dǎo)的重要批示、指示和交辦工作的貫徹落實； 4、公司各項目經(jīng)營管理工作的開展情況； 5、公司各部室計劃任務(wù)的完成情況； 6、公司安全制度執(zhí)行、隱患治理和服務(wù)質(zhì)量管理情況； 7、公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它督查事項。 督查工作程序督查工作程序分解立項督促檢查審核辦理辦結(jié)反饋 寫書面專題報告 制發(fā)督查通報 辦理情況反饋單立案歸檔督查方式督查方式 日常督查 重點督查 專項督查 跟蹤督查 調(diào)研督查督查制度督查制

3、度通報制度。督查結(jié)果報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審閱后，以督查通報的形式進行通報?？荚u制度。公司應(yīng)對各部室和項目完成事項的態(tài)度、質(zhì)量、時效和結(jié)果進行考核?？己私Y(jié)果，應(yīng)納入公司年終評比先進單位、先進部室和各負責人經(jīng)營業(yè)績的考核之中。督查工作要求 辦公室嚴格按照職責要求，本著高度負責的態(tài)度，講效率、重實效，做到批必辦、辦必果、果必報。 辦公室對公司下達的督查事項認真督查，并做到堅持原則、秉公辦事，對督查結(jié)果負責，對不宜公開的內(nèi)容嚴格遵守保密規(guī)定。 各部室、項目部要主動配合辦公室的督查與督辦工作 督 交辦(直查) 查 工作 限時 做到:件件有結(jié)果督 流程 結(jié)案 事事有回音辦 呈報領(lǐng)導(dǎo)工作 督辦與問責結(jié)合機 激勵約

4、束 檢查與考核結(jié)合 形成一個完整鏈條制 考核與用人結(jié)合 管理職能中的文書管理管理職能中的文書管理公文處理中常見問題公文處理中常見問題行文中的常見錯誤行文中的常見錯誤1、濫發(fā)文件， 主要表現(xiàn)： （1）所發(fā)公文屬可發(fā)可不發(fā)之列 （2）所發(fā)公文只是照抄照轉(zhuǎn)上級的公文（翻印即可） （3）行文所涉及的問題可口頭溝通、請示、匯報解決 （4）部門間意見分歧，未經(jīng)協(xié)商取得一致時就行文2、行文關(guān)系混亂 ， 主要表現(xiàn)： （1）該職能部門行文的“升格”為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)行文 （2）該領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)行文的“降格”為職能部門行文 文種使用常見錯誤文種使用常見錯誤“請示請示”與與“報告報告”不分不分1、請示必批復(fù)；報告不一定給予批復(fù)。

5、 2、請示一文一事，必須提出明確的請求事項。報告可一文一事，也可反映多方面情況，但不能在報告中寫入請示事項，也不能請求上級批復(fù)。3、請示必須事前行文，不能先斬后奏；報告可以事后行文，也可以事中行文。請求時間性要求強，報告時間性要求一般較差。 4、一般主送一個機關(guān)，不多頭主送，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當用抄送形式，但不得在請示的同時又抄送下級機關(guān)。5、應(yīng)按隸屬關(guān)系逐級請示，一般情況不得越級請示，如確需越級請示，應(yīng)同時抄報直接主管部門。 函函是不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準事項時所使用的公文。函的作用函的作用：1、相互商洽工作 2、詢問和答復(fù)問題 3、向有關(guān)

6、主管部門請求批準 除有直屬上下級之間隸屬關(guān)系外的一切不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，甚至請求批準和答復(fù)審批事項，一律用“函”?！罢埵菊埵尽迸c與“函函”不分不分發(fā)文字號中的常見錯誤發(fā)文字號中的常見錯誤 年號不全， 如：將“2011”省略為“11”。括弧不對， 發(fā)文年度用方括弧“”，錯用成圓括弧“（）”、六角括弧“”、方頭括弧“【】”。序號累贅。 發(fā)文順序號中多加了“0”變成“0” 標題和簽發(fā)人標注中的常見錯誤標題和簽發(fā)人標注中的常見錯誤1、文字累贅 ，如關(guān)于請求解決的請示2、標題文種混用，如關(guān)于的請示報告 3、上行文未標注簽發(fā)人姓名4、下行文也標注了簽發(fā)人姓名主送機關(guān)中的常見錯誤主送機

7、關(guān)中的常見錯誤 1、多頭主送。向上級機關(guān)行文，只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。2、主送個人。公文不得主送領(lǐng)導(dǎo)者個人。3、越級主送。一般不得越級請示，特別情況下必須越級請示時，應(yīng)當抄送被越過的機關(guān)。公文處理的誤區(qū)公文處理的誤區(qū) 將被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件當成附件。被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件是主體的有機組成部分，不能視為附件。部門文件直接報送領(lǐng)導(dǎo)。除特殊情況外，公文應(yīng)當送辦公室按規(guī)定程序處理，不應(yīng)當直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。部門間公文橫傳。公公 文文 呈呈 批批 單單密級（ ）急級（ ）標題：文號：主送：擬稿部門及擬稿人：擬稿部門經(jīng)理審核意見：綜合辦公室擬辦意見：會簽部門意見計劃財務(wù)部：人力資源部：工程部：保衛(wèi)部：客務(wù)部：綜合辦公室：主管副