三元食品物流與分銷管理系統(tǒng)應(yīng)用案例

1、三元食品物流與分銷管理系統(tǒng)應(yīng)用案例 北京三元食品股份有限公司概況 北京三元食品有限公司（ ）是年初成立的一家中外合資企業(yè)，凈資產(chǎn)億元人民幣，是年月份股票在香港成功上市的北京控股有限公司的成員企業(yè)。公司具有年的乳品加工史，具有產(chǎn)加銷一體化的格局和乳品加工、商業(yè)、科技培訓(xùn)和物業(yè)管理等產(chǎn)業(yè)多元化的優(yōu)勢(shì)。具有“三元”、“燕山”、“綠鳥”等馳名商標(biāo)，生產(chǎn)袋裝鮮牛奶、屋形包裝鮮奶、超高溫滅菌奶、酸奶、嬰兒配方等系列奶粉、北京干酪及各種乳飲料、冷食等數(shù)十個(gè)品種。年產(chǎn)消毒奶億、奶粉、干酪、酸奶萬。鮮奶銷售占全市供應(yīng)量。三元公司是目前北京地區(qū)最大的袋裝鮮奶、奶粉、干酪的加工商，也是北京最大的超高溫滅菌長效奶的加

2、工商之一，三元公司以其骨干企業(yè)的悠久歷史和高品質(zhì)的產(chǎn)品享譽(yù)業(yè)內(nèi)。 北京三元食品股份有限公司實(shí)施背景分析 三元牛奶是北京地區(qū)最大的奶制品生產(chǎn)企業(yè)，占北京奶制品市場(chǎng)的份額。三元營銷公司作為日配企業(yè)，每日需要完成大量的日配送作業(yè)，隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈和生產(chǎn)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，原有的物流和分銷體系已經(jīng)不能適應(yīng)發(fā)展的需要。三元以前采用以手工為主的統(tǒng)計(jì)和匯總數(shù)據(jù)作業(yè)方式，銷售作業(yè)信息錯(cuò)誤率高，反饋速度慢，庫存預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，配送不及時(shí)，斷貨和積壓現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，庫存成本過高，決策數(shù)據(jù)不準(zhǔn)。財(cái)務(wù)預(yù)警和信用審核措施沒有建立起來，應(yīng)收帳款數(shù)額過大，經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)過高。三元在作業(yè)中所出現(xiàn)的這些問題，主要原因在于三元的組織結(jié)構(gòu)和

3、作業(yè)流程中缺乏合理的制度規(guī)范，同時(shí)，業(yè)務(wù)操作中主要依賴手工方式也是制約業(yè)務(wù)發(fā)展的瓶頸，這些已影響企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力進(jìn)一步提高。為了在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持優(yōu)勢(shì)，就必須采取有效的管理技術(shù)來組織、協(xié)調(diào)、控制企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)，全面實(shí)現(xiàn)由粗放管理到精細(xì)管理的轉(zhuǎn)換，向現(xiàn)代物流分銷管理技術(shù)靠攏。 在三元營銷公司信息化中的應(yīng)用應(yīng)用范圍 爭(zhēng)對(duì)以上三元公司現(xiàn)狀，年月開始，北京利瑪軟件信息技術(shù)有限公司按照企業(yè)的實(shí)際需求分步在四公司、三公司、二公司、一公司、外埠公司及營銷總部進(jìn)行軟件實(shí)施。逐步實(shí)施了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、客戶管理、銷售管理、配送管理、庫存管理、應(yīng)收管理、外埠管理、總部管理等。此外，后期又實(shí)施了總部與分公司間的數(shù)據(jù)接口。

4、以上系統(tǒng)的實(shí)施完成使各個(gè)子系統(tǒng)間有機(jī)的聯(lián)合運(yùn)行，滿足了三元物流分銷的業(yè)務(wù)需求。應(yīng)用效果 經(jīng)過系統(tǒng)實(shí)施后，各項(xiàng)業(yè)務(wù)得以規(guī)范，管理制度落實(shí)到每個(gè)人，制度、業(yè)務(wù)和系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)了管理的數(shù)字化、規(guī)范化和高效化。 首先，業(yè)務(wù)流程的整合，業(yè)務(wù)操作的規(guī)范，使企業(yè)真正實(shí)現(xiàn)了過程化管理。以前只能看到結(jié)果，無法控制過程，相對(duì)隨意的作業(yè)方式得到了規(guī)范?，F(xiàn)在，系統(tǒng)中設(shè)置的客戶信譽(yù)管理對(duì)每個(gè)客戶進(jìn)行信譽(yù)區(qū)間和信譽(yù)額度的雙重控制，對(duì)停訂客戶進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的處理，實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化管理。 其次，提高了企業(yè)的管理素質(zhì)，做到數(shù)字化管理。原來拖沓冗長的逐級(jí)匯報(bào)方式已時(shí)過境遷，不再有現(xiàn)實(shí)意義?，F(xiàn)在，各級(jí)管理者根據(jù)權(quán)限通過系統(tǒng)

5、可以查看實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，并以此調(diào)整經(jīng)營方式。總部與分公司間經(jīng)營數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞，為企業(yè)規(guī)避了經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。 第三，加速了物流、資金流的周轉(zhuǎn)速度。由于貨物調(diào)度方式的改變，因產(chǎn)品過期帶來的損失已大大減少。企業(yè)通過對(duì)貨物的快速分配，減少了庫存占用資金，轉(zhuǎn)移了經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)了庫存的利潤化。在系統(tǒng)中通過嚴(yán)密的邏輯運(yùn)算將庫存數(shù)量按客戶訂貨量進(jìn)行自動(dòng)分配，通過贈(zèng)品計(jì)算、補(bǔ)損計(jì)算及手工調(diào)整最大限度的減少庫存存量。 由于三元以往業(yè)務(wù)隨意性較強(qiáng)，經(jīng)常出現(xiàn)庫存積壓而客戶缺貨的現(xiàn)象，針對(duì)客戶的業(yè)務(wù)實(shí)際在設(shè)計(jì)中遵循“最大化分配與最小化庫存”的設(shè)計(jì)思想，經(jīng)過不斷對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化保證了業(yè)務(wù)的有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)了商品的最大化分配與

6、最小化庫存。系統(tǒng)優(yōu)化后的處理方式是根據(jù)客戶的訂貨數(shù)量對(duì)庫存商品進(jìn)行分配，當(dāng)庫存缺貨時(shí)，如果不進(jìn)行庫存商品預(yù)留，系統(tǒng)按設(shè)定的算法對(duì)庫存商品進(jìn)行最大化分配即將庫存商品數(shù)量分配為零，當(dāng)庫存剩貨時(shí)，經(jīng)過剩貨手工調(diào)整又可以對(duì)客戶的訂貨進(jìn)行加量分配以使庫存商品余量最小化。將“最大化分配與最小化庫存”的業(yè)務(wù)實(shí)際體現(xiàn)在軟件的各個(gè)環(huán)節(jié)，使三元業(yè)務(wù)處理方式更加優(yōu)化。 第四，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。使所有分公司原來組織數(shù)據(jù)、各自為政、相互獨(dú)立的情況得到了全面的改善，對(duì)所有的定義數(shù)據(jù)統(tǒng)一組織和管理，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)只有一個(gè)來源，被所有部門和應(yīng)用領(lǐng)域所共享。通過基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了總部對(duì)企業(yè)所有商品信息的維護(hù)

7、。 第五，業(yè)務(wù)處理簡便、靈活。客戶要求的多樣性要求訂單處理及時(shí)、準(zhǔn)確。以往對(duì)不同客戶的訂單處理錯(cuò)誤率高、速度慢。經(jīng)過系統(tǒng)應(yīng)用后，實(shí)現(xiàn)了對(duì)客戶的分類管理并對(duì)銷售訂單采取多種處理方式，滿足了銷售實(shí)際業(yè)務(wù)的多樣化需求。例如：在系統(tǒng)中通過提前訂單可以將預(yù)付款客戶的周期性訂貨要求調(diào)出，避免重復(fù)錄入時(shí)的數(shù)據(jù)丟失。對(duì)于客戶緊急訂貨要求，系統(tǒng)提供對(duì)客戶進(jìn)行先行處理，客戶要求得到及時(shí)滿足，滿意度提高。 第六，個(gè)性化業(yè)務(wù)，個(gè)性化經(jīng)營。三元根據(jù)自身的管理方式逐步形成個(gè)性化的經(jīng)營模式和業(yè)務(wù)處理規(guī)范，并在經(jīng)營的各個(gè)環(huán)節(jié)融入先進(jìn)的管理思想，最終形成了這套具有三元特色的系統(tǒng)管理軟件。 特色一：促銷業(yè)務(wù)是三元經(jīng)營的一個(gè)重點(diǎn)，

8、也是具有特色的業(yè)務(wù)之一。原來在手工作業(yè)時(shí)，促銷計(jì)劃多、促銷方式多樣，需要手工進(jìn)行計(jì)算，數(shù)據(jù)難以保證準(zhǔn)確?，F(xiàn)在系統(tǒng)按促銷方式分為贈(zèng)品促銷和價(jià)格促銷，在促銷區(qū)間內(nèi)通過對(duì)促銷商品和促銷客戶的設(shè)定，不僅能對(duì)渠道所有客戶還能對(duì)渠道下的具體客戶進(jìn)行促銷，促銷時(shí)限內(nèi)系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算結(jié)果，促銷時(shí)限外，贈(zèng)品促銷計(jì)劃自動(dòng)停止，價(jià)格促銷計(jì)劃中的促銷價(jià)格也自動(dòng)調(diào)回原來價(jià)格。 在贈(zèng)品促銷中，按商品預(yù)分配數(shù)量和設(shè)定的促銷比例自動(dòng)計(jì)算贈(zèng)品數(shù)量，在經(jīng)過對(duì)預(yù)分配數(shù)量進(jìn)行手工調(diào)整后，系統(tǒng)會(huì)按調(diào)整后的分配數(shù)量重新進(jìn)行贈(zèng)品計(jì)算，以使贈(zèng)品數(shù)量和分配數(shù)量按促銷比例嚴(yán)格保持一致。考慮到業(yè)務(wù)進(jìn)程中出現(xiàn)贈(zèng)品缺貨的實(shí)際情況，在贈(zèng)品缺貨時(shí)，系統(tǒng)會(huì)將所

9、欠贈(zèng)品記入客戶補(bǔ)贈(zèng)處理中待庫存貨盈時(shí)進(jìn)行贈(zèng)品的補(bǔ)貨處理，保證了贈(zèng)品促銷的完整性。 在價(jià)格促銷中，根據(jù)三元的價(jià)格促銷業(yè)務(wù)設(shè)定兩種價(jià)格促銷處理方式：統(tǒng)一折價(jià)促銷，即將促銷商品按統(tǒng)一促銷價(jià)格進(jìn)行操作；折扣促銷，即將促銷商品按設(shè)定的折扣比例進(jìn)行促銷，商品的不同客戶價(jià)格按折扣比例進(jìn)行自動(dòng)折算。相應(yīng)的客戶應(yīng)收款按折價(jià)后的金額計(jì)入應(yīng)收帳款。 特色二：貨品分配是三元經(jīng)營中的又一個(gè)難點(diǎn)。以往缺貨時(shí)，貨品分配無章可尋，經(jīng)常出現(xiàn)客戶貨品分配時(shí)有時(shí)無，造成客戶流失，而在庫存剩貨時(shí)，又不能及時(shí)處理，造成貨品積壓。運(yùn)用系統(tǒng)后不僅可以將貨品合理分配，還能對(duì)庫存余貨進(jìn)行再分配。系統(tǒng)根據(jù)訂貨數(shù)量和庫存數(shù)量進(jìn)行分配，缺貨時(shí)系統(tǒng)自

10、動(dòng)計(jì)算出分配數(shù)量，并可按實(shí)際情況對(duì)分配數(shù)量進(jìn)行手工修正；剩貨時(shí)系統(tǒng)按訂貨數(shù)量滿足客戶 ，經(jīng)手工操作可調(diào)整分配數(shù)量，在滿足客戶要求的同時(shí)降低了庫存存量。 特色三：貨物配載在業(yè)務(wù)中的應(yīng)用使原有貨物配送更加規(guī)范，送貨更加及時(shí)、準(zhǔn)確。系統(tǒng)按車道對(duì)客戶進(jìn)行車次分配，并根據(jù)客戶訂貨數(shù)量及時(shí)對(duì)車輛的運(yùn)力進(jìn)行調(diào)整，解決了車輛調(diào)配的瓶頸，配送業(yè)務(wù)得以快捷、有序進(jìn)行。通過系統(tǒng)中默認(rèn)配車計(jì)劃的管理，將所有客戶預(yù)先定義好車道，根據(jù)實(shí)際需要利用客戶或訂單的雙向調(diào)整完成車輛運(yùn)力的合理調(diào)配。使原來混亂的派車業(yè)務(wù)更加合理、便捷。 第七，系統(tǒng)的可擴(kuò)展性滿足三元經(jīng)營模式的轉(zhuǎn)變。三元營銷公司由五個(gè)銷售分公司組成，各分公司下的渠道都

11、不統(tǒng)一，總部下發(fā)的計(jì)劃信息在各分公司執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不一，導(dǎo)致各公司上報(bào)數(shù)據(jù)出現(xiàn)誤差，不利于決策層制定相應(yīng)經(jīng)營策略，貽誤公司發(fā)展機(jī)遇。針對(duì)由于經(jīng)營模式導(dǎo)致的諸多問題，經(jīng)過機(jī)構(gòu)調(diào)整，將所有分公司的渠道重新進(jìn)行整合，實(shí)行總部直接按渠道進(jìn)行管理的模式，方便的進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸和數(shù)據(jù)共享，使經(jīng)營業(yè)務(wù)更加順暢，計(jì)劃更加準(zhǔn)確、組織更加協(xié)調(diào)、管理更加規(guī)范、控制更加有效。系統(tǒng)針對(duì)三元實(shí)際提供了多級(jí)渠道設(shè)置，滿足了三元渠道模式的轉(zhuǎn)變，并將分支機(jī)構(gòu)的資金流、物流以及實(shí)時(shí)的信息流完全整合起來。 第八，業(yè)務(wù)時(shí)間點(diǎn)的有效控制，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確。在原有業(yè)務(wù)中，各項(xiàng)業(yè)務(wù)的交叉進(jìn)行沒有有效的控制，如銷售對(duì)庫存資源的占用、入出庫業(yè)務(wù)

12、等在庫存盤點(diǎn)時(shí)對(duì)庫存數(shù)據(jù)造成的影響，在實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)許多業(yè)務(wù)在時(shí)間上出現(xiàn)重疊，導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)信息不準(zhǔn)，業(yè)務(wù)進(jìn)程需要按時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定，針對(duì)業(yè)務(wù)實(shí)際，在對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行的時(shí)間進(jìn)行分析比較后，確定按每日下午點(diǎn)至次日點(diǎn)為統(tǒng)一作業(yè)周期，各項(xiàng)業(yè)務(wù)作業(yè)按時(shí)間結(jié)點(diǎn)進(jìn)行。例如：在當(dāng)日作業(yè)周期內(nèi)的所有銷售、配送、庫存業(yè)務(wù)都記入當(dāng)日業(yè)務(wù)中，保證每日按時(shí)間點(diǎn)截取的庫存、銷售統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。 總之，這套物流分銷管理軟件不僅幫助企業(yè)整合了業(yè)務(wù)流程，同時(shí)也促進(jìn)了基層營銷公司的作業(yè)規(guī)范和管理水平的提高。它在不少方面考慮了國內(nèi)企業(yè)的實(shí)際情況，國情化較好。這為企業(yè)不斷提高管理水平提供了條件。企業(yè)信息化實(shí)施的基本要素：前提、基礎(chǔ)、關(guān)

13、鍵 三元物流與分銷系統(tǒng)的成功實(shí)施以及取得的成績，來之不易。它包含了方方面面的努力和心血，是多方合作，共同攻關(guān)的結(jié)晶?？偨Y(jié)起來有這么幾點(diǎn)：領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和直接參與是項(xiàng)目實(shí)施的前提 企業(yè)信息化工程俗稱“一把手工程”，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，一把手必須在關(guān)鍵時(shí)刻起到關(guān)鍵作用，否則難以保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行。無論是從人員、組織、資金上企業(yè)都應(yīng)積極調(diào)配資源，為信息化的進(jìn)程掃清障礙。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須經(jīng)常組織調(diào)度協(xié)調(diào)會(huì)議，過問工程進(jìn)度并指導(dǎo)工作，解決工程中出現(xiàn)的問題。在處理問題的時(shí)候需遵循兩個(gè)原則：既要保留軟件的先進(jìn)性、科學(xué)性、合理性，又要保證滿足企業(yè)個(gè)性化的需求?？傊獙?duì)信息化建設(shè)抱有正確的認(rèn)識(shí)即信息化不是萬能的，不是什么問題都能依靠信息化，在信息化建設(shè)的同時(shí)也必須對(duì)管理進(jìn)行優(yōu)化，才能保證信息化建設(shè)的成功。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理、管理的規(guī)范是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ) 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理是項(xiàng)目實(shí)施的基礎(chǔ)，也是前期實(shí)施的關(guān)鍵?；A(chǔ)數(shù)據(jù)實(shí)施中需要實(shí)施人員與企業(yè)全體職工的共同努力，需要對(duì)所有基本信息進(jìn)行核對(duì)。在進(jìn)行充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，對(duì)所有基礎(chǔ)信息進(jìn)行分類編碼并需認(rèn)真核對(duì)，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。在實(shí)施過程中，管理制度的規(guī)范是實(shí)施信息化的前提，三元公司就是在實(shí)施過程中逐步規(guī)范了公司的管理，堵塞了管理漏洞，使公司管理更加科學(xué)化，制度化和規(guī)范化。軟件的用戶化修改工作是工程成功的關(guān)鍵 實(shí)施過程中隨