管理制度編寫規(guī)范

1、皇明Himin 皇明潔能控股有限公司管理制度編寫規(guī)范2010年8月3日 第4次修訂 文件編號： 1 目的為了統(tǒng)一管理文件、制度的編寫格式，特制定本規(guī)定。2 適用范圍各部門對手冊、程序文件、三階管理制度（技術(shù)圖紙標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)卡片、工藝卡片等除外）的編制。3 具體內(nèi)容3.1頁面設(shè)置3.1.1質(zhì)量手冊、程序文件頁邊距上、下、右、左全部為2cm，紙型為A4，3.1.2三級管理制度頁邊距左為2cm，上、下、右全部為1.8cm，紙型為B5（JIS），其它為默認(rèn)。3.2 字體及段落設(shè)置：3.2.1 文本所有字體全部為宋體。3.2.2 除特殊要求外，其他字號全部為小四號字。3.2.3 輸入法狀態(tài)調(diào)整為中文標(biāo)點(diǎn)，

2、半角字符。3.2.4 段落設(shè)置：行距為固定值，設(shè)置值為18磅。3.3 文件標(biāo)題：3.3.1 公司標(biāo)識和公司名稱字號為三號字，公司標(biāo)識由中英文組合而成，字體加陰影，例如：皇明Himin 溫屏Winpin 。3.3.2編制公司文件時，公司名稱統(tǒng)一為“皇明潔能控股有限公司”或“山東溫屏節(jié)能玻璃有限公司”3.3.3 正文的標(biāo)題為小三號字，本行居中。3.4 版次說明及文件編號：3.4.1質(zhì)量手冊、程序文件建立封面在封面上描述。見附件1。3.4.2三級管理制度：a) 標(biāo)題下行為：文件制定或修訂的年月日、版次和文件編號標(biāo)識，其字號為5號字，且數(shù)字全部為阿拉伯?dāng)?shù)字,并有下劃線。例1：新建版文件第 1 頁 共

3、8 頁 年 月 日實(shí)施b) 第2、3、4頁（含附件）第一行右上角為“文件編號： ”字體為五號字。3.5 頁腳設(shè)置：3.5.1質(zhì)量手冊、程序文件無頁腳。3.5.2三級管理制度第一行為下劃線，第二行內(nèi)容為：“共 頁 第 頁” 和“ 年 月 日實(shí)施”字號為五號字。例如：第 2 頁共 8 頁 年 月 日實(shí)施注： “文件編號： ”“ 年 月 日實(shí)施”不用填，由圖書檔案中心發(fā)行時填寫。3.6 文件簽批欄要求：每個文件的簽批欄為小四號字，在正文尾頁底端，即附件（流程圖、表格等）前頁底端，格式如下：編制： 審核/會簽： 批準(zhǔn)：3.7 正文內(nèi)容編寫要求：3.7.1 正文順序號的書寫方法：a) 第一順序號為1 2

4、 3 ；b) 第二順序號為1.1 1.2 1.3 ；c) 第三順序號為1.1.1 1.1.2 1.1.3 ；d) 第四順序號為 a) b) c)；e) 第五順序號為 ；f) 順序號后無標(biāo)點(diǎn)符號，用一個半角空格隔開。g) 第一、二、三順序號一律無縮進(jìn)，第四、五順序號向右縮進(jìn)一個半角空格。3.7.2 第一順序號和標(biāo)題字體加粗后加冒號，內(nèi)容另起一行。例如：“ 1 目的：”。3.7.3 文件修訂時原則上使用原文件名稱和編號，若文件有以上變化時，須在2 適用范圍的內(nèi)容后加注，例如：“注：本規(guī)定代替原2008.5.13版S-0535制度、流程 編寫規(guī)則”。3.7.4 文中所有批注內(nèi)容字號均為5號字。第 2

5、 頁 共 8 頁 年 月 日實(shí)施3.7.5 正文中需強(qiáng)調(diào)的部分可用字體加粗表示。3.7.6 三級管理制度文件的倒數(shù)第二條款須為服務(wù)承諾項(xiàng)，即制定部門的自我約束條款。3.7.7三級管理制度文件的最末條款應(yīng)寫明本文件的編寫部門，例如：“4 本規(guī)定由×××負(fù)責(zé)起草/編制/修訂?！?。3.7.8 文件內(nèi)容中避免出現(xiàn)人名，涉及某個人的，用崗位或職務(wù)代替，例如：應(yīng)是“重要文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)”，避免出現(xiàn)“重要文件由×總批準(zhǔn)”。3.8 文件附件的要求：3.8.1 涉及多部門接口的流程性制度必須有流程圖。3.8.2 流程圖符號說明：過程： 示例見附件1：流程圖舉例（制度評審下

6、發(fā)流程圖）3.8.3 制度中涉及到的表格也要加入附件，并位于流程圖后。示例見附件2：表單舉例（文件評審記錄及簽到表）3.8.4 附件的格式為：a) 頁面第一行右上角為“文件編號： ”字體為五號字。b) 第二行為“附件1/2/3/： ”，靠左頂格，小四號字。c) 頁次底端格式為：第 頁 共 頁 年 月 日實(shí)施4 三、四階文件編碼流水號說明第 3 頁 共 8 頁 年 月 日實(shí)施4. 3 營建管理 40014200 4. 4 外來文件 43014499 4. 5 技術(shù)、研發(fā)管理50015200 4. 7 國際貿(mào)易管理 68016900 4. 8 800182004. 9四階文件管理：4.9.1 四階文件新建、換版需會知文管中心、質(zhì)量系統(tǒng)處，由質(zhì)量系統(tǒng)處審核、備案，文管中心負(fù)責(zé)編碼。電子、書面版均需在質(zhì)量系統(tǒng)處備份 4.9.2 四階文件修訂部門為文件使用部門。4.9.3四階文件、電子、書面版均需在文管中心備份 5 服務(wù)承諾5.1 質(zhì)量系統(tǒng)處負(fù)責(zé)對該制度解釋并組織培訓(xùn)。5.2 質(zhì)量系統(tǒng)處、文管中心對各部門上交制度進(jìn)行嚴(yán)格審查，保證受控制度的第 4 頁 共 8 頁 年 月 日實(shí)施規(guī)范。6 本規(guī)定由質(zhì)量系統(tǒng)處和文管中心共同起草/編制/修訂。編制： 審核/會簽： 批準(zhǔn)：第 5 頁 共 8 頁 年 月 日實(shí)施附件1：質(zhì)量手冊、程序文件封面舉例太陽能*文件編號：M-*撰寫單位: 皇明太陽