行政助理崗位說明書(共4頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上職 務 描 述職務名稱行政 專員所屬部門行政科職務代碼GA-HZH-006薪資等級十級直屬上級行政科科長所轄人員0定員人數(shù)2工作性質(zhì)全職工作目的：協(xié)助行政科長做好信息的接收傳遞和文稿的校印整理工作；做好每位來賓的公關接洽工作，同時樹立良好的企業(yè)禮儀服務形象。工作要點：1、熟悉公司的各級組織機構及相關的職能職責；了解部門的管理方式及運作流程，以便能很好的對來電咨詢者起明確周詳?shù)闹敢庹f作用，樹立公司良好的外部溝通氛圍。2、 詳細的了解公司各部門重要聯(lián)絡人員的聯(lián)系方式與業(yè)務轄屬范圍，以便在外部來電來人咨詢時能夠及時準確的起到指引傳達作用。3、來賓的公關接洽與預約登記。4、

2、會議室整體環(huán)境的日常維護與整理。4、參與會場的組織策劃與先期準備，同時提供周到的現(xiàn)場會務服務。5、會議室重要資產(chǎn)的統(tǒng)計管理與日常維護。工作活動內(nèi)容：1、職責內(nèi)容：職責內(nèi)容權限管理頻次/周期輸出載體作業(yè)依據(jù)（主要工作內(nèi)容）（本職責所擁有的權限）（日、周、月、季、年）（即輸出的結(jié)果）（制度及流程等）協(xié)助行政科長做好文字工作。校稿、修訂、編撰每日文件公文寫作公司內(nèi)外函電收發(fā)和報刊分發(fā)工作保管與查驗安排每日領取登記記錄文檔與傳真及登記備案排版、復印每日臺帳各種重要訊息與日常安排事項通知、記錄每日臺帳各種上報信息收集、分類、整理與反饋傳達每日臺帳領導交辦事項反饋、執(zhí)行每日對外重要事項溝通、接洽不定時臺帳

3、部門資產(chǎn)的登記管理，辦公耗材的使用統(tǒng)計、更替、維護與申領計劃定制，辦公設備及輔助設施的日常管理與維護管理與維護每年臺帳公司固定資產(chǎn)管理制度辦公用品申購、收集與統(tǒng)計每月臺帳來賓的預約登記、接待安排并隨時提供現(xiàn)場咨詢接待、咨詢不定時臺帳、臺帳來賓廠區(qū)參觀的導引與簡介，宣傳資料的發(fā)放與登記保管導引、簡介不定時臺帳、臺帳企業(yè)重要賓客（政企）或參觀團體的接洽安排與登記管理接洽、登記不定時臺帳、臺帳集團對外接待制度會議室及指定區(qū)域的衛(wèi)生清潔與整理每日現(xiàn)場6S管理會議室重要設施及輔助設備日常、維護每日現(xiàn)場確保會議室水、電、氣等設備的正常運行與及時服務及時服務不定時現(xiàn)場企業(yè)重要活動、集會的會務準備及禮儀接待工

4、作準備及禮儀接待不定時現(xiàn)場2、工作關系描述：關系類別對象關系描述溝通頻次公司外部（部門、崗位）（日、月、季、年）公司內(nèi)部（部門）部門內(nèi)部（崗位） 工作難點：1、 信息溝通傳達的及時性與準確性。2、 各項日常事務并行處理的溝通力、協(xié)調(diào)性與時效性。3、 如何與性情暴燥的賓客進行有利于本廠的交流和溝通。4、 及時的反饋賓客的建議并細心的聽取投訴與抱怨。5、提供服務的周到性、全面性與持續(xù)性。 工作禁忌：1、工作粗心大意，不注重方法原理，對于重要電話記載內(nèi)容有遺漏、錯摘現(xiàn)象，導致無法及時、準確、真實的傳達來電人的本意。2、辦事不細致耐心，缺乏對公司全面情況的了解，無法準確、細致耐心的聆聽來電咨詢并作相應

5、的解答。3、對所負責的打印、復印、傳真文件未進行有效登記，電話轉(zhuǎn)接、傳真收發(fā)不及時。4、辦公設備維護管理不嚴，耗材領用計劃缺乏控制，導致公司財產(chǎn)損失。5、工作態(tài)度不端正，辦事拖拉，導致信息的傳遞不具時效性和連貫性。6、處事不細致，辦事拖拉，不能很好的做好會務前準備工作職業(yè)規(guī)劃方向：橫向：縱向：行政科科長職 務 規(guī) 范生理要求：年齡：20歲30歲聽力：正常視力：矯正視力正常性別：不限身高：女性：1.55m1.70m 男性：1.60m1.85m體重：與身高成比例，在合理的范圍內(nèi)均可健康狀況：無殘疾、無傳染病外貌：無畸形、形象一般聲音：普通話發(fā)音標準、語音和語速正常任職資格：1、 工作背景及經(jīng)驗：1

6、、具備一年以上大中型企業(yè)工作經(jīng)驗，擔當過商務禮儀、辦公文秘、等相關職務。2、專業(yè)知識要求：熟悉日常的辦公自動化作業(yè)流程，懂文件的收發(fā)登記，熟悉商務禮儀的內(nèi)部細節(jié)與操作流程。3、專業(yè)及學歷要求：商務、公關類專業(yè)，大專以上專業(yè)4、語言要求：CET-4以上5、崗位/技能/職稱資格：普通話標準，善于人際間溝通與交流，懂商務禮儀服務，能熟練運用計算機進行快速的文檔編撰、校驗、編排與打字復印。崗位能力要求：工作細致耐心，有責任感，有良好的溝通能力崗位素質(zhì)要求：1、 有良好的職業(yè)道德和工作觀，對所負責的事物堅持到底。2、 工作耐心細致，辦事一絲不茍，具備嚴謹?shù)臈l理性和保密性原則。3、 具有敏銳的洞察能力和快

7、速的邏輯思維判斷能力。4、 具備較強的公關協(xié)調(diào)能力，能夠快速的與周圍環(huán)境進行融合，并且能夠及時有效的起到信息溝通、傳遞及反饋作用。5、工作主觀能動性強，富有積極進取的人生觀，具備良好的心理素質(zhì)，能夠承受一定的工作環(huán)境壓力。工作條件：1、工作時間要求：正常工作時間 8 小時/天， 5 天/周；2、班制：長白班3、特殊時間：平均加班時間 小時/天， 天/周，平均出差時間 小時/天， 天/周；4、工作環(huán)境描述：噪音 高溫 塵毒 眩目 潮濕 臟污（根據(jù)職業(yè)健康普查范圍列項） 5、作業(yè)風險描述：（根據(jù)危險工種范圍及常發(fā)生作業(yè)工傷描述）6、作業(yè)設備或輔助工具說明：計算機、打/復印機、傳真機及相關辦公設備的操作考核指標序號固定指標考核項目評分標準分值/比例得分123456合計100崗位績效衡量比例：