文控中心文件管理辦法

1、*有限公司作業(yè)文件版 本/次：A/0文控中心文件管理辦法第14頁 共14頁文控中心文件管理辦法文件編號(hào)：版 本/次:發(fā) 布:實(shí) 施：擬 制 審 核 批 準(zhǔn)更 改 記 錄版本次主要修改內(nèi)容或更改單號(hào)更改人更改日期發(fā)放部門口總經(jīng)理口副總經(jīng)理口管理者代表 口資材部 口研發(fā)部 口中試部 口生產(chǎn)部 口品質(zhì)部 口綜合部 口銷售部口財(cái)務(wù)部1、 目的：確保質(zhì)量/環(huán)境/安全管理體系的所有文件、資料均能保持其有效性和適用性，并且能夠安全有效地被管理與使用。2、 適用范圍：凡本公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件、技術(shù)文件、作業(yè)指導(dǎo)書，外來資料與文件均適用。3、 職責(zé):4。1品質(zhì)部負(fù)責(zé)文控室及文控資料的管理工作

2、。4。2各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門受控文件的草擬、審核、修訂和提報(bào)工作.4。3管理部負(fù)責(zé)各部門文件的復(fù)核工作，總經(jīng)理、管理者代表負(fù)責(zé)審批工作。4、定義公司各部門受控文件集中保管、集中管理和使用。5、管理規(guī)定5.1文控中心的主要職責(zé)：a. 制訂和組織實(shí)施公司有關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。b. 負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。c. 嚴(yán)格執(zhí)行保密，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。d. 開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料開發(fā)和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。e. 開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。f. 發(fā)揮文

3、件資料的教育功能,將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。g. 每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。h. 資料外借需填寫文件資料借閱登記表，并辦理登記手續(xù)，按時(shí)歸還，歸還時(shí)需確認(rèn)是否殘缺.5.2文件材料的管理工作5。2。1文件資料材料的收集：a. 確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)或編號(hào).b. 對(duì)遺缺不全的文件資料,采取不同措施，積極收集齊全。c. 及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收,在檢查齊全后整理立卷歸檔.5.2。2文件資料的歸檔、建檔與管理：a. 區(qū)分全宗,確定定檔單位。b. 分類:依

4、據(jù)文件資料來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。份類除按大類外,同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來分.1）大類分為:一級(jí)文件：QES；二級(jí)文件:QP；三級(jí)文件（規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)）：QW；WI:作業(yè)指導(dǎo)書；四級(jí)文件:QR。2）部門縮寫：總經(jīng)辦:MR;研發(fā)部：YF；中試部：JS；資材部：ZC；品質(zhì)部：PZ；生產(chǎn)部：SC；銷售部：XS；綜合部：ZH；財(cái)務(wù)部：CW。3）保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。4）密級(jí):絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS;無：OP。編碼原則：（文件資料大類）(部門代碼)（是否保密)（保密程度)（年份)（流水號(hào)）。如綜合部2018年某份制度編碼為：QWZHOP1800

5、01c. 歸檔前將資料分類，分組放置在待辦文件夾內(nèi)。d. 檔案排列：按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷,卷內(nèi)文件把文件、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制檔案目錄和案內(nèi)目錄.e. 整理文件夾，使之厚度適宜,字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件，以每一案卷端正書寫標(biāo)題。f. 對(duì)所以公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄,按一定次序排列和存放。5。2.3文件資料的保管a. 防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全;b. 公司設(shè)立專門人員地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募癖４嫖募Y料。c. 做好文控中心的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作,門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固.5。3文件資料借閱、利用工作a.

6、 因工作需要,公司內(nèi)部人員需借閱文件資料，借閱時(shí)間超過4小時(shí)，須填寫文件資料借閱登記表，并辦理登記手續(xù)方可借閱，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù).b. 借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo).c. 外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心.d. 公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1）提供文件資料原件;2）提供文件資料復(fù)印件。e. 出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù),主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、

7、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。5。4文件資料的鑒定和銷毀a. 需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀;部門顳部檔案由部門主管核準(zhǔn)銷毀；凡屬于密級(jí)的文件資料必須又總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀；一般的文件資料由管理者代表批準(zhǔn)后方可銷毀.b. 銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，并填寫檔案銷毀登記表。c. 對(duì)已失效的超過保存期、且無保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀，批準(zhǔn)銷售的公司文件資料,文控中心須認(rèn)真核對(duì)，填寫檔案銷毀登記表，將批準(zhǔn)的檔案銷毀申請(qǐng)表和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。6、 作業(yè)過程過程輸入過程輸出過程績(jī)效1 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全要求。2 顧客要求（含外來文件及法律

8、法規(guī)如RoHS/WEEE)。3 新項(xiàng)目及各種更改。4 各部門運(yùn)作的實(shí)況。5 持續(xù)改進(jìn)的內(nèi)容.1 文件批準(zhǔn)后的發(fā)放/回收記錄。2 外來文件評(píng)審批準(zhǔn)后的發(fā)放/回收記錄。3 文件制訂/修改/廢止申請(qǐng)單.4 分類的文件管理清單.1 文件的檢索時(shí)間不超過5分鐘.2 文件按規(guī)定時(shí)間內(nèi)送達(dá)工各相關(guān)部門。7、作業(yè)程序流程目標(biāo)輸入作業(yè)方法描述輸出信息時(shí)效/反饋職責(zé)體系文件編制100%評(píng)審1.過程責(zé)任矩陣2.各部門運(yùn)作的實(shí)況3。質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)要求.顧客要求（含外來文件及法律法規(guī)如RoHS/WEEE等)7.1內(nèi)部文件7.1.1一、二級(jí)文件編制7。1。1。1管理者代表組織人員制訂一級(jí)、二級(jí)文件草案，相關(guān)

9、區(qū)域副代表初審,企管科通知召開文件評(píng)審會(huì)議。文件草案管理者代表、品質(zhì)部制訂文件人員1生產(chǎn)工序需管制的重點(diǎn)2工作特性需要3 作業(yè)指導(dǎo)書4 標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范7.1.2三級(jí)文件編制各部門根據(jù)生產(chǎn)工序需管制的重點(diǎn)或工作特性需要,由技術(shù)員制定作業(yè)指導(dǎo)文件和檢驗(yàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等,部門經(jīng)理批準(zhǔn)即可生效;如牽涉到跨部門運(yùn)作，則需更高一層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。作業(yè)指導(dǎo)文件、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)員、經(jīng)理制定文件人員各作業(yè)流程須管制的重點(diǎn)7。1。3四級(jí)文件編制各部門根據(jù)本部門的工作特點(diǎn)，作業(yè)流程以及需管制的重點(diǎn),自行設(shè)計(jì)表格，經(jīng)企管科審核并備份存檔。表格表單之格式企管科各部門主管流程目標(biāo)輸入作業(yè)方法描述輸出信息時(shí)效/反饋職責(zé)文件識(shí)別管制審核、

10、批準(zhǔn)權(quán)責(zé)7.1.4文件審核、批準(zhǔn)權(quán)責(zé)文件等級(jí)/代碼審核批準(zhǔn)保存年限一級(jí)/QES管理者代表總經(jīng)理5年二級(jí)/QP副管理者代表管理者代表3年三級(jí)/QW/WI部門組長(zhǎng)級(jí)及以上人員部門主管3年四級(jí)/QR品質(zhì)部根據(jù)記錄清單審核、批準(zhǔn)的體系文件品質(zhì)部文件會(huì)審?fù)ㄟ^后24H內(nèi)要批準(zhǔn)審核、批準(zhǔn)人員1。文件草案；2。各與會(huì)人員意見；7。1。4.1一、二級(jí)文件由制訂者將文件草案分發(fā)給各與會(huì)人員，并由制訂者宣讀、講解,征求各方意見.各相關(guān)評(píng)審人員將評(píng)審意見反饋給制訂者。若3/4與會(huì)人員通過，則該份文件可定稿.文件會(huì)審管理者代表、文件編制人員文件草案完成后5天內(nèi)會(huì)審文件文件評(píng)審人員1. 審議通過之文件2。文控統(tǒng)一文件編號(hào)

11、，格式3。打印文件。7。1。4。2經(jīng)會(huì)審已通過之文件，交由文控統(tǒng)一編號(hào)，統(tǒng)一格式,統(tǒng)一字號(hào)字體打印，經(jīng)制定、審核、批準(zhǔn)者簽名即可發(fā)行，若審議未通過之文件,修改后再審議，直至通過為止。1文件審核、批準(zhǔn)文件編制人員管理者代表、各主管負(fù)責(zé)人流程目標(biāo)輸入作業(yè)方法描述輸出信息時(shí)效/反饋職責(zé)文件識(shí)別管制1管理體系文件要求2公司過程流程圖7。1.5文件的識(shí)別管制7。1。5.1本公司體系文件分四級(jí),并以不同代碼識(shí)別,如下表：文件等級(jí)文件類別代碼一級(jí)手冊(cè)QES二級(jí)程序文件QP三級(jí)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等WI、QW四級(jí)表格、表單、記錄QR備注：一級(jí)文件/二級(jí)文件的代碼依據(jù)體系整合編制進(jìn)行更改,三級(jí)文件/四級(jí)文件的代碼保持

12、不變。1文件等級(jí)代碼各部門管理者代表文件識(shí)別管制0重復(fù)，0錯(cuò)誤1部門代碼、文件編號(hào)、編號(hào)格式、文件版本、版次.7.1。5。2文件編號(hào)規(guī)定、管理手冊(cè)的編號(hào)由7碼構(gòu)成，格式如下：1 2 3 4 5 6 7 編碼說明：第1、2碼，代表,縮寫為：HW;第3、4、5碼是針對(duì)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全三個(gè)體系的代碼， 如Q表示ISO9001、E表示ISO140001、S表示OHSAS18001,第6、7碼，表示文件序號(hào)（流水號(hào)),如 01、02、03例：HW-QES01。、程序文件的編號(hào)由6碼構(gòu)成,格式如下：1 2 3 4 56 編碼說明:第1、2碼,代表,縮寫為：HW;第3、4碼是程序文件的代碼縮寫：QP

13、;第5、6碼,表示文件序號(hào)（流水號(hào)）,如 01、02、03例：HW-QP01。、三級(jí)文件的編號(hào)由6碼構(gòu)成,格式如下:-1 2 3 4 56 編碼說明：第1、2碼，代表*，縮寫為:HW;第3、4碼是三級(jí)文件的代碼縮寫:QW或WI；第5、6碼,表示文件序號(hào)（流水號(hào)）,如 01、02、03例：HWQW01或HW-WI01；作業(yè)指導(dǎo)文件:WI,其它三級(jí)文件：QW。1文件、記錄的編號(hào)方法，版本版次的識(shí)別管理者代表、各文件持有人各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人流程目標(biāo)輸入作業(yè)方法描述輸出信息時(shí)效/反饋職責(zé)文件識(shí)別管制0出錯(cuò)1文件等級(jí)、部門代碼、文件編號(hào)、編號(hào)格式、文件版本、版次7.1。5.3文件版本、版次規(guī)定A、管理手冊(cè)

14、、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書初版時(shí),皆為A版0次,版本號(hào)以大寫字母A、B、C、順推，版次以0、1、2、3順延;B、若局部修訂1次，則版次順升.如：某文件修訂了2次，則表示為A版2次，若局部修訂超過了3次,則升版本，版次返回到0次,如：某文件第4次修訂時(shí),則改為B版本0版次，之后以此類推。C、表格（表單）無須標(biāo)注版本。D、文控對(duì)文件編號(hào)要列表記錄和管理，文件編號(hào)不得有重復(fù)或不符合格式等情形。1文件、記錄的編號(hào)方法，版本版次的識(shí)別管理者代表、各文件持有人各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人文件發(fā)行0過期1文件會(huì)審意見2經(jīng)批準(zhǔn)的文本文件3文件受控標(biāo)識(shí)“文件發(fā)行章”7.1。6文件發(fā)行7。1。6。1經(jīng)會(huì)審?fù)ㄟ^的文件，按確定的分發(fā)

15、范圍復(fù)印所需文件份數(shù)。7.1。6。2已批準(zhǔn)發(fā)行的文件,由文控在每頁加蓋紅色受控文件章，被列為受控文件。7。1。6.3加蓋受控文件印章時(shí),不可蓋在文字上，統(tǒng)一蓋在空白處。7。1。6。4文件正式發(fā)行時(shí)，由文控填寫文件發(fā)放/回收登記表，收文單位代表在文件發(fā)放/回收登記表內(nèi)簽名確認(rèn)已收到。7。1。6。5所有文件自正式發(fā)行日起即生效，有關(guān)體系運(yùn)行活動(dòng)均依文件規(guī)定執(zhí)行。1受控文件副本 2文件發(fā)放/回收登記表各文件持有人文件批準(zhǔn)后24小時(shí)內(nèi)發(fā)到各部門文控文件增訂/修訂/刪訂0自改1發(fā)現(xiàn)文件不合理或不完善處7.1.7文件修訂廢止作業(yè)7。1。7。1文件在執(zhí)行時(shí)，若發(fā)現(xiàn)有不合理或不完善之處，需增、修、刪訂時(shí)，由提

16、出人員填寫文件申請(qǐng)表，寫明修改的理由和修改的文件條款以及建議修改的內(nèi)容,交由管理者代表決定是否修改.1文件申請(qǐng)表管理者代表申請(qǐng)后5天內(nèi)提出人員、文控1文件申請(qǐng)表2原文件7。1。7.2經(jīng)同意修改的文件,由制訂人員與相關(guān)人家談?wù)摼唧w修改內(nèi)容,并將討論確定的修改內(nèi)容做電子檔處理，修改完后，按受控文件流程執(zhí)行.7。1。7。3修訂后的文件，由制訂人家提交副管理者代表審核，管理者代表批準(zhǔn)后由文控發(fā)行。1修改后的文件2文件申請(qǐng)表管理者代表制訂人員、文控流程目標(biāo)輸入作業(yè)方法描述輸出信息時(shí)效/反饋職責(zé)文件增/補(bǔ)發(fā)0私印1文件申請(qǐng)表2文件增/補(bǔ)受控標(biāo)識(shí)7。1。8文件增/補(bǔ)發(fā)7。1.8.1各部門若有遺失、缺頁、破損

17、、字跡模糊或需新增時(shí)，由部門主管填寫文件申請(qǐng)表,交由管理者代表批準(zhǔn)。7.1。8。2文控按文件申請(qǐng)表上申請(qǐng)份數(shù)復(fù)印文件,加蓋受控文件章后發(fā)行,并登錄于文件發(fā)放/回收登記表上，列為受控文件。1文件發(fā)放/回收登記表2文件申請(qǐng)表管理者代表1申請(qǐng)?jiān)?補(bǔ)發(fā)文件的部門主管2文控文件增/補(bǔ)發(fā)0誤用1廢止文件.2廢止文件標(biāo)識(shí)作廢章>7。1.9文件回收/廢止7.1。9。1文件修訂及廢止，文控頒發(fā)新文件時(shí)收回舊版文件，回收時(shí)應(yīng)注意頁數(shù)及內(nèi)容完整性,并于文件發(fā)放/回收登記表上注明收回的日期。7。1。9。2文件廢止申請(qǐng)、審核、批準(zhǔn)、頒布作業(yè),同文件之增修刪訂作業(yè)相同.7。1。9。3回收之舊版文件，由文控在文件的中

18、間加蓋紅色作廢文件>章，廢止之原稿在中間加蓋作廢文件章后，由文控作為歷史檔案保存。7.1。9。4文控保存的舊版作廢文件，至少要追溯到現(xiàn)行使用版本文件的前一個(gè)版次文件則可銷毀。7。1.9。5文控在文件發(fā)放/回收登記表上做好回收作廢記錄,作廢文件由文控與編制部門共同統(tǒng)一銷毀。1文件發(fā)放/回收登記表2作廢文件章>品質(zhì)部新版生效后4H內(nèi)舊版收回文控文件管理規(guī)定1最新有效受控文件2各式空白表單原稿3發(fā)行文件的受控標(biāo)識(shí)4各部門代碼標(biāo)識(shí)7。1.10文件管理規(guī)定7。1.10。1所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)行的文件，由文控中心登錄在受控文件清單，確保該表上所列的文件為最新有效之文件.7。1.10。2文件發(fā)行時(shí)， 文

19、控中心加蓋“受控文件"章.7。1.10。3所有已頒布發(fā)行之體系文件及各式空白表單之原稿，均由文控保存,現(xiàn)場(chǎng)使用的文件須置于作業(yè)場(chǎng)所，以便于取閱，使用部門不得自行復(fù)印受控文件，非現(xiàn)場(chǎng)使用文件部門指派人員自行管理。7.1。10.4若文件有更新版本時(shí)，由文控中心統(tǒng)一發(fā)行，所有文件的最新版次必須登錄在受控文件清單(電子文檔)內(nèi),供各部門核對(duì)所使用的文件是否為最新版。1受控文件清單持有受控文件的人員文控中心流程目標(biāo)輸入作業(yè)方法描述輸出信息時(shí)效/反饋職責(zé)文件管理規(guī)定1顧客要求7.1.10。6文控中心負(fù)責(zé)體系文件的管理，文件管理須納入內(nèi)部審核項(xiàng)目，以確保文件的正確使用.7.1.10。7當(dāng)客戶提出索

20、取本廠體系文件時(shí),須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)方可提供.7。1.10。8將本公司各部門保密文件識(shí)別并制作清單。7.1。10。9各部門的作廢記錄由各部門按季度列制成記錄報(bào)廢清單提交文控中心， 由文控中心統(tǒng)一交管代批準(zhǔn)銷毀，文控中心銷毀記錄后要在批準(zhǔn)的記錄報(bào)廢清單上簽署銷毀時(shí)間， 銷毀人員, 確認(rèn)人員并實(shí)時(shí)存檔, 以備后查！1受控文件清單持有非受控文件的人員文控文件管理規(guī)定1各種設(shè)備說明書。2國(guó)家或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。3客戶提供的圖紙4其他對(duì)本廠體系有指導(dǎo)意義的外來文件。5。2 外來文件5。2.1 外來文件的識(shí)別、管制5。2。1.1外部提供之外來文件，如：各種設(shè)備的說明書,國(guó)際或國(guó)家的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及其它對(duì)本廠體系有指導(dǎo)意

21、義的外部文件，其編號(hào)由9位組成，格式如下：文(外)W1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15編碼說明：第12碼，代表外來文件第3 4 5 6 7碼，外來文件識(shí)別碼W+外來文件流水序列號(hào)第8 9 10 11 12 13 14 15,表示外來文件接收日期.5.2.2 管制權(quán)責(zé) A、所有設(shè)備說明書，由設(shè)備科編號(hào)管制,登錄于<外來文件登記表中B、所有有關(guān)產(chǎn)品或工藝方面的國(guó)家/國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)由技術(shù)科編號(hào)管制，登錄于<外來文件登記表>中。C、所有有關(guān)體系方面的國(guó)家/國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，由資料室管理員編號(hào)管制,登錄于<外來文件登記表中。5.2.3外來文件需要變更或已有變更時(shí),