再談ERP費(fèi)用借貸

1、再談ERP費(fèi)用借貸 首先,舉個(gè)實(shí)例, 本期收到屠夫同學(xué)上次出差退回的差旅費(fèi),計(jì)現(xiàn)金250元,在做現(xiàn)金收入的同時(shí),沖減管理費(fèi)用,參考分錄1:借：現(xiàn)金 250 元貸：差旅費(fèi) 250元+ 成本中心XXXX(功能范圍:管理費(fèi)用)注:在SAP中科目是扁平的,無明顯的層級概念,功能范圍表示費(fèi)用屬性。根據(jù)會(huì)計(jì)原理上對“管理費(fèi)用”科目的定義解釋：借方反映費(fèi)用的支出數(shù),貸方反映費(fèi)用的結(jié)轉(zhuǎn)數(shù), 在手工記帳方式下，費(fèi)用類帳戶一般是借方分析式多欄賬，平時(shí)發(fā)生各項(xiàng)業(yè)務(wù)登記到借方，只有月底時(shí)才從總賬貸方轉(zhuǎn)出,出現(xiàn)貸方發(fā)生額,明細(xì)賬仍然用紅字從借方轉(zhuǎn)出。根據(jù)這個(gè)原理和國內(nèi)習(xí)慣,費(fèi)用報(bào)表通常按借方發(fā)生額取數(shù), 假設(shè)本期還有其

2、他同學(xué)正常發(fā)生差旅費(fèi)(記在借方),根據(jù)借方列支的報(bào)表上的差旅費(fèi)金額就失真了。為了迎合報(bào)表和核算需求,國內(nèi)ERP設(shè)計(jì)師想出了以下幾種典型解決方法：(1). 國內(nèi)典型解決方法：方法一：借方紅字法 在借方用紅字沖減費(fèi)用支出數(shù)，用藍(lán)字借記現(xiàn)金的增加數(shù),參考分錄2:借：差旅費(fèi) 250元+ 成本中心XXXX（紅字借記） 借：現(xiàn)金 250元 (藍(lán)字借記)如此, 收到現(xiàn)金做借方增加,也符合會(huì)計(jì)原理對“現(xiàn)金”的解釋,但是它違背了基本的借貸記帳規(guī)則:有借必有貸,借貸必平衡，手工記帳時(shí)，人們習(xí)慣采用這種方式處理此業(yè)務(wù),目前電算會(huì)計(jì)軟件規(guī)范禁止此種記帳方法。方法二：借貸紅字法借貸方都使用紅字,參考分錄3:借：差旅費(fèi)

3、250元+ 成本中心XXXX（紅字借記） 貸：現(xiàn)金 250元 （紅字借記）有人說這種方法的缺點(diǎn)是,其一,將現(xiàn)金紅字登記到貸方,表示現(xiàn)金的減少,更讓人難以理解; 其二, 按國內(nèi)習(xí)慣將記賬憑證分為收、付、轉(zhuǎn)三類,這筆業(yè)務(wù)本身為收款業(yè)務(wù),反映的卻是付款業(yè)務(wù),另人費(fèi)解。第二種解釋另我費(fèi)解,因?yàn)樵贓RP系統(tǒng)中延續(xù)手工記帳的思路,將憑證如此分類,意義不大!方法三：中間科目法處理方法見下面參考分錄4:借：現(xiàn)金 250元貸：中間科目250元 借：差旅費(fèi) + 成本中心XXXX  250元       貸：中間科目250元&

4、#160; (紅字）這種處理思路純粹是為了迎合報(bào)表編制和會(huì)計(jì)處理規(guī)范要求,非常無聊!方法四：欄目功能法 國內(nèi)會(huì)計(jì)軟件可以將會(huì)計(jì)科目設(shè)置一些屬性,比如”往來核算”、”部門”、”項(xiàng)目”等,都可設(shè)置為科目屬性, 這點(diǎn)實(shí)際類似SAP科目對應(yīng)的字段狀態(tài)組,科目字段狀態(tài)組中將某字段設(shè)置為必輸,則記帳時(shí)一定需要輸入該字段內(nèi)容。為了解決上述問題，有人想到一個(gè)目欄目功能解決上述問題, 大概的設(shè)計(jì)思路如下：設(shè)置欄目的科目只能是明細(xì)科目,欄目的特點(diǎn)是：欄目不記錄余額,只記發(fā)生額,可以從明細(xì)科目的借方或貸方,結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)可以直接從上級科目結(jié)轉(zhuǎn),只有月底結(jié)轉(zhuǎn)才能從總帳相反方向走。將損益類科目的明細(xì)科目設(shè)為欄目性質(zhì)，

5、以上出現(xiàn)的分錄編制問題就可以迎刃而解，會(huì)計(jì)報(bào)表取數(shù)不再必拘泥于借方還是貸方。多年前做用友時(shí),發(fā)生過類似報(bào)表問題：“損益表科目如果同時(shí)有借貸方發(fā)生數(shù),結(jié)轉(zhuǎn)后借貸方平衡,差額為零,取不到數(shù)”,”本期費(fèi)用只有貸方發(fā)生數(shù), 結(jié)轉(zhuǎn)該費(fèi)用時(shí)用負(fù)數(shù)結(jié)轉(zhuǎn)在貸方,貸方為零,無論走借貸方都取不到數(shù)”,建議是讓用戶在期間結(jié)轉(zhuǎn)之前取數(shù),這樣,用戶非常辛苦,結(jié)算前前后后都要時(shí)刻去關(guān)注報(bào)表。(2). SAP的解決方法關(guān)鍵詞:反記帳|表結(jié)法|憑證借貸/科目借貸在了解SAP解決方法前,認(rèn)識一下反記帳,反記帳是SAP實(shí)現(xiàn)類紅沖采用的方法,同樣以退回的差旅費(fèi)250元為例,在SAP中處理見下面參考分錄5:借：現(xiàn)金 250

6、元 貸：差旅費(fèi) + 成本中心8233111002 250元(類紅字,反記帳) 分錄5差旅費(fèi)在記帳時(shí)依舊是貸方,但是,查看科目發(fā)生額,體現(xiàn)在科目的借方負(fù)數(shù),如圖1（Tcode: FAGLB03, SAP ECC6版本），即憑證分錄(類明細(xì)帳)在貸方，而反記帳后科目余額(類三欄總帳)卻在借方負(fù)數(shù), 手工記帳時(shí),總帳在每期末根據(jù)科目匯總表或明細(xì)帳的余額來填寫,ERP財(cái)務(wù)模塊現(xiàn)在是實(shí)時(shí)同步更新! 為什么說類明細(xì)帳和類總帳呢?因?yàn)镾AP科目只有一級,是不分層次扁平結(jié)構(gòu)，也就沒有嚴(yán)格意義的總帳和明細(xì)帳之分。 前面說過, 手工記帳方式下的費(fèi)用類帳戶一般設(shè)置借方分析式多欄賬, 圖1中可看到SAP系統(tǒng)

7、所有科目都設(shè)置了(本期)借方、(本期)貸方、余額(=本期借方-本期貸方法)和累計(jì)余額,SAP采用表結(jié)法,平時(shí)月結(jié)不通過”本年利潤”科目結(jié)轉(zhuǎn)損益,年結(jié)時(shí)才將損益結(jié)算到留存收益科目(該科目由Tcode:OB53定義),此時(shí)也不產(chǎn)生結(jié)轉(zhuǎn)分錄,這點(diǎn)和國內(nèi)習(xí)慣的帳結(jié)法不同,一般認(rèn)為,軟件系統(tǒng)替代了人工的復(fù)雜月結(jié)過程,采用帳結(jié)法在月結(jié)后一旦有調(diào)整,反結(jié)帳麻煩,這點(diǎn)不如表結(jié)法靈活。表結(jié)法中當(dāng)月利潤通過財(cái)務(wù)報(bào)表版本(Tcode:FSE2)自動(dòng)算出,本期期初余額即上期期末的累計(jì)余額,也通過公式計(jì)算得出,公式為年初余額 + 第1期直到上期的借貸發(fā)生額。 關(guān)于反記帳,簡單總結(jié)為以下兩個(gè)公式：I. 憑證借方+反記帳

8、= 科目貸方負(fù)數(shù)II. 憑證貸方+反記帳 = 科目借方負(fù)數(shù) 關(guān)于紅沖反記和表結(jié)帳結(jié),有點(diǎn)小的補(bǔ)充,我無意看到這樣一句話: “反記賬和反結(jié)賬功能對財(cái)務(wù)軟件產(chǎn)品設(shè)計(jì)而言,不僅要犧牲產(chǎn)品的效率,加大設(shè)計(jì)難度，而且還冒著違法的危險(xiǎn)：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度及財(cái)務(wù)軟件相關(guān)的法規(guī)明令禁止在財(cái)務(wù)軟件中提供反記賬、反結(jié)賬功能?！? 反記帳何以就消耗了產(chǎn)品的性能? 搞不懂, 傳說SAP有位高層抨擊過國內(nèi)ERP系統(tǒng)的反結(jié),應(yīng)該此人不懂財(cái)務(wù)又喜歡挑刺,其實(shí)采用SAP表結(jié)法調(diào)帳不更加隨意？SAP的一大功能就是允許用戶反復(fù)沖銷折騰,有某家實(shí)施SAP企業(yè)月結(jié),我問:月結(jié)完成乎?答曰:早已Ok,又問:報(bào)表還不上報(bào),何以繼續(xù)加班? 答曰

9、:目前為試月結(jié),一旦利潤等考核指標(biāo)未達(dá)到,老總不滿意,隨即玩玩利潤調(diào)節(jié),嗚呼,調(diào)就調(diào)了,還出來炫耀,什么世道! 又傳, 既然表結(jié)法如此神奇,國內(nèi)ERP紛紛轉(zhuǎn)向支持表結(jié)法了?，F(xiàn)在，再設(shè)想一個(gè)實(shí)例，屠夫同學(xué)本期發(fā)生差旅費(fèi) 250元，已入帳后發(fā)現(xiàn)實(shí)際金額應(yīng)為2500元，需要沖銷,通常人們喜歡使用反記帳沖銷,即方法二的借貸紅字法,有人解釋, 雖然紅藍(lán)沖都符合會(huì)計(jì)制度和復(fù)式記賬原理,但是,紅沖比藍(lán)沖更直觀真實(shí),更能正確地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生,有的企業(yè)則干脆強(qiáng)調(diào)只能使用紅沖! 接著圖1,假設(shè)當(dāng)月其他同學(xué)還發(fā)生差旅費(fèi)10000元,對應(yīng)的成本中心也為8233111002，則期末月結(jié)前借方發(fā)生總額為9750元,使

10、用表結(jié)法無需結(jié)轉(zhuǎn),從借方自然就抓到數(shù)據(jù); 使用帳結(jié)法的系統(tǒng)期末從貸方轉(zhuǎn)出后,借貸平衡,如平時(shí)記帳費(fèi)用也使用了貸方,獲取數(shù)據(jù)就出現(xiàn)問題,這樣的問題其實(shí)解決思路非常簡單,就是使用字段區(qū)分出貸方究竟是平時(shí)記帳引起的還是期末結(jié)轉(zhuǎn)引起的,有了這些輔助字段,對于費(fèi)用,平時(shí)計(jì)入借方貸方其實(shí)無關(guān)緊要,為此,SAP引入了兩個(gè)術(shù)語: 業(yè)務(wù)事務(wù)和參考交易。SAP的費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)包括費(fèi)用的分配、分?jǐn)?、重過帳和費(fèi)用的結(jié)算，每種業(yè)務(wù)都對應(yīng)一中類業(yè)務(wù)事務(wù)和參考交易，現(xiàn)在，假設(shè)將成本中心8233111002的差旅費(fèi)9750元全部分配到另一成本中心2222222222,在ECC6版本中如果采用FICO實(shí)時(shí)統(tǒng)馭，見下面參考分錄6:借:

11、 差旅費(fèi)9750 + 成本中心8233111002 + 貸: 差旅費(fèi)9750 + 成本中心2222222222這樣單從Tcode: FAGLB03看科目余額,同時(shí)虛增借貸方,更加地,如果將分配循環(huán)反復(fù)沖銷了幾次,由于分配循環(huán)沖銷無法使用反記帳,每次沖銷都將虛增借貸方,如圖2，借貸方都虛增，余額為9750元，報(bào)表如何體現(xiàn)第9期發(fā)生的差旅費(fèi)呢？使用業(yè)務(wù)交易和參考交易兩個(gè)字段。雙擊第9期余額，連接到明細(xì)，可以看到圖3的畫面，在行格式中將業(yè)務(wù)交易和參考交易兩個(gè)字段拉出，如格式中找不到這倆字段，請使用SE16: V_FAGL_T021S將其放出。如圖3，要取到成本中心8233111002第9期發(fā)生的差旅

12、費(fèi),只要在明細(xì)憑證項(xiàng)目中選擇業(yè)務(wù)事務(wù)為RFBU,參考交易為BKPF的匯總數(shù)就可以,不再區(qū)分借貸方,也就是說無論你怎么記帳或紅沖藍(lán)沖,只要不違反會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，都沒有關(guān)系, 而業(yè)務(wù)事務(wù)COFI,參考交易COBK則表示分配時(shí)FICO統(tǒng)馭產(chǎn)生的借貸業(yè)務(wù)。否則，畢竟軟件系統(tǒng)并非手工記帳可以假如認(rèn)為的職業(yè)判斷，單從借貸關(guān)系上去報(bào)表取數(shù)，當(dāng)然就可能得出紅沖比藍(lán)沖更好的結(jié)論！ 在財(cái)務(wù)軟件設(shè)計(jì)時(shí)，如果依舊僅僅局限在手工記帳時(shí)代的思維，就設(shè)計(jì)出優(yōu)秀的管理軟件，將十分艱辛，無怪乎SAP的又一高層看了國內(nèi)ERP后會(huì)不屑道：中國的ERP軟件不過是財(cái)務(wù)軟件+購銷存，根本不蘊(yùn)涵管理思想。SAP將FI和CO巧妙分開為兩大模塊，實(shí)際上從CO模塊取數(shù)，使用Tcode：S_ALR_87013611也很容易地得到某期間各成本中心發(fā)生的全部差旅費(fèi)，如圖4。 圖4顯示，成本中心的借方(費(fèi)用規(guī)集方)發(fā)生差旅費(fèi)9750元,雙擊可看明細(xì),業(yè)務(wù)追溯是SAP的強(qiáng)大功能之一,貸方(費(fèi)用轉(zhuǎn)出方)為-9750元,費(fèi)用分配后成本